職場環境とは?従業員にとって働きやすい環境をつくるためのポイントを解説

職場環境とは?従業員にとって働きやすい環境をつくるためのポイントを解説

ワークスタイル

職場環境とは、職場内の人間関係や室内環境もしくはその両方を指すものです。職場環境の良しあしは、既存の従業員のモチベーションを大きく左右するのはもちろん、求職者にとっても企業を選択する際の重要な条件のひとつとなります。では、従業員にとって良い職場環境とはどのようなものを指すのでしょう。今回は、職場環境の構成要素や働きやすい職場環境をつくるためのポイント、改善点についてお伝えします。

職場環境の構成要素

職場環境とは、仕事を行う場所の環境を指すものです。一般的には、オフィスの環境やオフィス内での人間関係などを意味しますが、テレワークが増加したことで、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなども含まれるようになりました。それぞれについて詳しく見てみましょう。

・オフィス環境

オフィスレイアウトや執務室、休憩室、会議室などの広さ・設備・備品などオフィス全体の環境を指します。また、オフィス内の温度、清潔さや最近では感染対策が徹底されているかどうかもオフィス環境のひとつです。そのほか広義では、福利厚生や給与、休暇、残業の多さなども含まれます。

オフィスレイアウトについてより詳しく知りたい方は、『オフィスレイアウトを工夫して業務効率化を目指そう』の記事もご覧ください。

・人間関係

上司と部下や部署全体の人間関係も職場環境のひとつです。具体的には、「コミュニケーションは取りやすいか」「職場外での付き合いはあるか」「大きなストレスを抱えている従業員はいないか」といったことが重視されます。

社内コミュニケーションについてより詳しく知りたい方は、『社内コミュニケーション活性化のために試したい、9つのアイデア』の記事もご覧ください。

・自宅およびオフィス外の環境

テレワークを導入している企業にとっては、従業員の自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースも職場です。「業務に必要なデバイスや機器はそろっているか」「セキュリティ対策は万全か」「オフィスで働く従業員とコミュニケーションを取れる環境が整備されているか」といったことが挙げられます。

サテライトオフィスについてより詳しく知りたい方は、『サテライトオフィスとは?メリット・デメリット、成果を上げるための導入のポイント』の記事もご覧ください。

従業員にとって働きやすい職場環境とは?

従業員にとって働きやすい職場環境とはどのような環境なのでしょうか。ここでは、「オフィス環境」「人間関係」「自宅やオフィス外の環境」の3つの要素に関し、それぞれの働きやすい環境について説明します。

働きやすいオフィス環境とは?

・設備・備品の充実

業務に必要な設備や備品がそろっているだけではなく、それらが常にメンテナンスされていて、いつでも快適な業務が行える環境が求められます。

・状況に応じた働き方ができるスペースの設置

思い立った際に予約の必要なく気軽にミーティングが行えるスペースがあることや、一人で集中したいときに使えるスペースが用意されていることが大切です。

集中ブースについてより詳しく知りたい方は、『コミュニケーションと集中のメリハリを実現する集中ブースの効果的活用方法』の記事もご覧ください。

・効率的に働けるレイアウト

たとえば、コピー機がミーティングルーム内もしくはすぐ近くにあるなど、オフィス内で無駄な動きをしなくてもよいようなレイアウトが必要になります。また、営業部と販売部、マーケティング部など関連部署、チームが隣り合っていることも効率的に働くうえで欠かせないポイントです。

・感染対策の徹底

これからのオフィスは感染対策の徹底も欠かせません。日々の殺菌、消毒はもちろん、ソーシャルディスタンスを意識したレイアウト、換気対策なども意識する必要があります。

感染対策についてより詳しく知りたいかたは、『オフィスにおけるソーシャルディスタンスとは?感染予防のためのレイアウトを紹介』の記事もご覧ください。

働きやすい人間関係をつくるには?

・人間関係の構築がしやすく社内のつながりが実感できること

所属部署やチームに関係なく社内イベントを開催し、社員が集まり関係を築く機会を設けるとよいでしょう。一方で、業務に集中しやすいスペースも確保し、個人の生産性が担保されつつ、気軽に周りと会話や意見交換ができるというバランスも重要です。

・コミュニケーションを取れる環境の整備

上司との定期的な面談実施のほか、社内SNSやグループチャットといったコミュニケーションツールを導入し、コミュニケーションを取れる環境の整備も求められます。

※コミュニケーションツールとしてのリモート会議導入について、詳しくは「リモート会議とは?メリット・デメリットや円滑に行うポイントを解説」をご覧ください。

・コミュニケーションが取れるレイアウトの工夫

カフェスペースの設置、フリーアドレスの導入など、イベントや面談だけではなく普段から気軽にコミュニケーションが取れるレイアウトを工夫するのも人間関係構築に欠かせないポイントです。

カフェスペーシについてより詳しく知りたい方は、『社内コミュニケーション活性化に効果!事例で見るオフィスカフェの効能』の記事もご覧ください。また、オフィス内でのコミュニケーション活性化については、『職場内コミュニケーション活性化の実現にいますぐ取り組める施策とは?』の記事で解説しています。

・情報共有の徹底

もちろん一定の閲覧ルールは必要ですが、必要な情報には誰でも簡単にアクセスできるようにします。また、その際、策定するルールは、明確かつ透明性が高いことも重要です。

情報共有について詳しく知りたいかたは、『情報共有の重要性とは?コミュニケーションが生まれやすいオフィス』の記事もご覧ください。

働きやすい自宅・オフィス外施設とは?

・ペーパーレス化の実施

資料確認や押印だけのために出社しなくてはならないようでは、自宅やオフィス外では集中して仕事ができません。ペーパーレス化を実施し、できるだけ無駄な出社を減らすようにしましょう。

ペーパーレス化についてより詳しく知りたいかたは、『ペーパーレス化が進まない理由とは?推進のポイントを考える』の記事もご覧ください。

・デバイスの貸与

デバイスの選択を従業員任せにすると、スペックの差による作業量の違いやセキュリティ対策に不安が残ります。そこで、パソコンやスマートフォンなどは会社側から貸与し、安心してスムーズに業務を行えるようにすることが必須です。

・オフィス外施設の積極的な活用支援

事情によっては自宅で仕事をできない従業員も少なくありません。そこで、サテライトオフィスの設置やコワーキングスペースとの契約など、従業員がオフィス外で働けるための支援を積極的に行うようにします。

職場環境を改善するためのポイント

職場環境を改善するためにはいくつかのポイントがありますが、ここではそのなかでも重要なポイントを3つ紹介します。

1. 現状の把握

従業員の現在の状況を把握しましょう。アンケートや面談などで現在の職場環境に満足しているか、不満がある場合、何が不満なのかを明確にします。面談やアンケートでは把握しきれない点については、従業員のストレスチェックを行うのがおすすめです。

2. 業務プロセスの見直し

業務プロセスの見直しを行い、従業員に多大な負担がかかっているものがあれば、配置転換やシステム導入による自動化などを行いましょう。できるだけ負担を減らし、快適に働ける環境づくりを目指します。

3. 多様な働き方の実現

テレワーク、ハイブリッドワーク、時短など従業員の状況に合わせて多様な働き方ができるようルールを整備します。また、基本的には自身の裁量で働き方を選べるようにすることも重要です。

ハイブリッドワークについてより詳しく知りたいかたは、『ハイブリッドワークとは?テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』の記事もご覧ください。

良い職場環境をつくるには現状の把握が重要

良い職場環境をつくろうとする際には、設備や備品の充実、コミュニケーションの活性化なども重要ですが、それ以上に重要なポイントは、現在、従業員が何に不満を持っているのか、それをしっかりと把握することです。それを把握する前に改善をしようとしても的外れなものになってしまう可能性が高いでしょう。

まずは、現状を把握するためのコミュニケーションを実施する。そのためには常日ごろから何でも話し合える関係性の構築が欠かせません。例えば、カフェスペースやマグネットスペースの設置により、気軽に雑談ができる環境を整えることが、良い職場環境づくりのカギとなるでしょう。