社内コミュニケーションとは?重要性や課題、改善策をあらためて考える

社内コミュニケーションとは?重要性や課題、改善策をあらためて考える

ワークスタイル

在宅勤務やテレワークの導入が進むなか、社内コミュニケーションの重要性があらためて問われています。また、業務効率化や働き方の多様化により、社内コミュニケーションの機会が不足しているという実状もあります。そのため、今、これまで以上に社内コミュニケーションの課題を見直し、活性化させるための施策が求められているのです。今回は、そもそも社内コミュニケーションとは何か、重要性や課題、改善策について考えていきます。

そもそも社内コミュニケーションとは何か?

社内コミュニケーションとは、社内で日常的に行われている会話や情報交換、情報共有のことです。従業員が多い会社ほど、業務の役割分担がはっきり決まっており、業務外の仕事に関しては把握していないことも多いでしょう。しかし、多くの場合、仕事は一人で完結するものではなく、複数の人が協力して行うものです。そのため、自分の業務だけでなく、お互いの業務を把握することが大切です。チームで業務を遂行するうえで、情報共有をはじめとする良好な社内コミュニケーションは欠かせないものといえます。

そして社内コミュニケーションは、打ち合わせやメールのやり取りなどを通じて行われるやりとりを指します。また、業務時間中や休憩時間に交わされる雑談も、社内コミュニケーションの方法として重要と考えられています。何気ない会話から社員同士の交流が生まれ、顧客の獲得に関するひらめきや新しいアイデアの創出に結びつくこともあるでしょう。さらに、社内コミュニケーションが十分に行われることで細かな情報共有が頻繁に行われたり、気軽に話せる関係性が構築されることで、業務上防げるミスもあるかもしれません。このように、社内コミュニケーションは日々の業務をスムーズに行ううえで欠かせないものといえます。

社内コミュニケーションの重要性・活性化すると得られる効果

社内コミュニケーションが十分に行われていれば、情報共有がスムーズになり業務が進めやすくなります。例えば、情報共有をせずに各自で仕事を進めていると、チーム内で方針ややり方がずれてくることがあります。しかし、こまめにコミュニケーションを取ることでお互いの状況を把握できるため、ずれを解消しながらチーム全体で円滑に仕事を進めることが可能となります。結果として、業務がスムーズに進み、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、社内コミュニケーションがうまく行われていれば、気軽にお互いの意見を言えるようになります。その結果、ストレスがたまりにくくなり、社員の満足度も高まるでしょう。社内の人間関係がよくなることは、仕事に対するモチベーションアップにもつながります。社員間に仲間意識が生まれ、同じ目標に向かって取り組もうとする意欲も高まるはずです。上司と部下、同僚同士、他部署との関係が良好になることで、お互いが協力して業務を進めようとする意識が生まれやすくなります。

5tbcafe

社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションの重要性や効果は認められているものの、実際には十分に行われていないケースもあるでしょう。ここでは、社内コミュニケーションにおける課題を挙げます。

顔を合わせる機会が少ない

働き方の多様化により、社員同士が直接顔を合わせる機会が少なく、十分な社内コミュニケーションが取れないケースも多いようです。テレワークや在宅勤務、時間差出勤などでオフィスにいる時間が少ないと、どうしてもコミュニケーションの場は減ってしまいます。チャットやオンライン会議でやり取りはしていても、オフィスのように気軽に会話や雑談をすることは簡単ではないかもしれません。

業務効率化により雑談をする時間を良しとしない雰囲気

時間外労働やコストの削減などによって業務効率化を進める企業も多くなっています。その結果、社員は限られた時間で業務をこなさなければならなくなるため、従来のように雑談をする時間をあまり持てなくなるでしょう。長時間の会議や打ち合わせも見直されているため、社内コミュニケーションが減少する企業もあります。無駄だと思われるような雑談のなかにも、業務の水準を高めるヒントを生み出す可能性があります。そのため、あえて余裕を持って社内コミュニケーションが取れる環境をつくるのも一案です。

社員が社内コミュニケーションに積極的でない

全社で社内コミュニケーションの活性化に取り組んでも、社員があまり積極的でないケースもあります。チャットやメールでのやり取りはあっても、直接会話をすることに抵抗がある人も少なくありません。また、同じオフィス内ではコミュニケーションが取れていても、経営層や部門外の人とのコミュニケーションに壁を感じるケースも多いようです。仕事上必要な会話だけに留まると、社内コミュニケーションの効果も生まれにくいでしょう。

≪一緒に読みたい記事≫
職場内のコミュニケーションが不足する理由は?原因と対策を考えよう

社内コミュニケーションを改善するには?

社内コミュニケーションが不足している原因を把握したうえで、自社に合った改善策を考える必要があります。

課題に合わせた施策を実施する

社内コミュニケーションを改善するには、課題に合った施策を実施することが重要です。たとえば、上司と部下のコミュニケーションが取れていない場合は、定期的な面談は打ち手の1つといえます。

また、先輩と新人のコミュニケーションを活発にするには、メンター制度の導入が有効です。新人が相談しやすい状況をつくることで、仕事に対する悩みを早期に解決できます。社内全体のコミュニケーションを活性化するには、社内イベントの実施もおすすめです。普段はあまり接する機会がない社員同士の絆が深まる可能性があります。

≪一緒に読みたい記事≫
社内コミュニケーション活性化のために試したい、9つのアイデア

≪一緒に読みたい記事≫
社内イベントでコミュニケーションを活性化!企画・運営の方法は?

コミュニケーションツールを導入する

複数のオフィスがある会社やテレワークで働く人が多い場合には、コミュニケーションツールの導入が有効です。日々更新される新しい情報を迅速に共有できるメリットがあるためです。データやファイルの共有などにも適していますし、蓄積されたノウハウをたどって社員間の相談が生まれるケースもあります。

雑談できる環境を整える

前述のように、雑談は社内コミュニケーションのひとつとして重要と考えられています。会議やミーティングでは話しづらくても、雑談なら気軽に話せることもあるでしょう。雑談は環境を整えることで生まれやすくなります。休憩スペースやミーティングスペースを設置し、リラックスして会話しやすい環境をつくるといいでしょう。

≪一緒に読みたい記事》
『いい仕事はいい雑談から』5 TSUBO CAFE

≪一緒に読みたい記事≫
【事例】社内コミュニケーション活性化を実現するオフィスレイアウトとは?

社内コミュニケーション活性化へ向けて自社に合った施策を!

社内コミュニケーションを活性化させるには、さまざまな施策を実施することが大切です。とはいえ、そもそも社員が施策に積極的でないケースも多く、思うように進まないこともあるでしょう。そのようなときにおすすめなのが、自然に社内コミュニケーションの取れる環境を整えることです。気軽に社員同士が会話を楽しめる空間をつくり、社内コミュニケーションの活性化を促しましょう。

5tbcafe