社内コミュニケーションとは?重要性や課題、改善策をあらためて考える | オフィス移転・リニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

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在宅勤務やテレワークの導入が進むなか、社内コミュニケーションの重要性があらためて問われています。また、業務効率化や働き方の多様化により、社内コミュニケーションの機会が不足しているという実状もあります。そのため、今、これまで以上に社内コミュニケーションの課題を見直し、活性化させるための施策が求められているのです。今回は、そもそも社内コミュニケーションとは何か、重要性や課題、改善策について考えていきます。

そもそも社内コミュニケーションとは何か?

社内コミュニケーションとは、社内で日常的に行われている会話や情報交換、情報共有のことです。従業員が多い会社ほど、業務の役割分担がはっきり決まっており、業務外の仕事に関しては把握していないことも多いでしょう。しかし、多くの場合、仕事は一人で完結するものではなく、複数の人が協力して行うものです。そのため、自分の業務だけでなく、お互いの業務を把握することが大切です。チームで業務を遂行するうえで、情報共有をはじめとする良好な社内コミュニケーションは欠かせないものといえます。

そして社内コミュニケーションは、打ち合わせやメールのやり取りなどを通じて行われるやりとりを指します。また、業務時間中や休憩時間に交わされる雑談も、社内コミュニケーションの方法として重要と考えられています。何気ない会話から社員同士の交流が生まれ、顧客の獲得に関するひらめきや新しいアイデアの創出に結びつくこともあるでしょう。さらに、社内コミュニケーションが十分に行われることで細かな情報共有が頻繁に行われたり、気軽に話せる関係性が構築されたりすることで、業務上防げるミスもあるかもしれません。このように、社内コミュニケーションは日々の業務をスムーズに行ううえで欠かせないものといえます。

社内コミュニケーションの重要性・活性化すると得られる効果

社内コミュニケーションが十分に行われていれば、情報共有がスムーズになり業務が進めやすくなります。例えば、情報共有をせずに各自で仕事を進めていると、チーム内で方針ややり方がずれてくることがあります。しかし、こまめにコミュニケーションを取ることでお互いの状況を把握できるため、ずれを解消しながらチーム全体で円滑に仕事を進めることが可能となります。結果として、業務がスムーズに進み、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、社内コミュニケーションがうまく行われていれば、気軽にお互いの意見を言えるようになります。その結果、ストレスがたまりにくくなり、社員の満足度も高まるでしょう。社内の人間関係がよくなることは、仕事に対するモチベーションアップにもつながります。社員間に仲間意識が生まれ、同じ目標に向かって取り組もうとする意欲も高まるはずです。上司と部下、同僚同士、他部署との関係が良好になることで、お互いが協力して業務を進めようとする意識が生まれやすくなります。

社内コミュニケーションが不足する理由

社内コミュニケーションの重要性や効果は認められているものの、実際には十分に行われていないケースもあるでしょう。ここでは、社内コミュニケーションにおける課題を挙げます。

顔を合わせる機会が少ない

働き方の多様化により、社員同士が直接顔を合わせる機会が少なく、十分な社内コミュニケーションが取れないケースも多いようです。テレワークや在宅勤務、時間差出勤などでオフィスにいる時間が少ないと、どうしてもコミュニケーションの場は減ってしまいます。チャットやオンライン会議でやり取りはしていても、オフィスのように気軽に会話や雑談をすることは簡単ではないかもしれません。

業務効率化により雑談をする時間を良しとしない雰囲気

時間外労働やコストの削減などによって業務効率化を進める企業も多くなっています。その結果、社員は限られた時間で業務をこなさなければならなくなるため、従来のように雑談をする時間をあまり持てなくなるでしょう。長時間の会議や打ち合わせも見直されているため、社内コミュニケーションが減少する企業もあります。無駄だと思われるような雑談のなかにも、業務の水準を高めるヒントを生み出す可能性があります。そのため、あえて余裕を持って社内コミュニケーションが取れる環境をつくるのも一案です。

社員が社内コミュニケーションに積極的でない

全社で社内コミュニケーションの活性化に取り組んでも、社員があまり積極的でないケースもあります。チャットやメールでのやり取りはあっても、直接会話をすることに抵抗がある人も少なくありません。また、同じオフィス内ではコミュニケーションが取れていても、経営層や部門外の人とのコミュニケーションに壁を感じるケースも多いようです。仕事上必要な会話だけに留まると、社内コミュニケーションの効果も生まれにくいでしょう。

社内コミュニケーションが不足する理由について詳しく知りたい方は、「職場内のコミュニケーションが不足する理由は?原因と対策を考えよう」の記事をご覧ください。

社員同士がお互いのことをよく知らない

大規模な企業では、顔を合わせる以前に互いのことを知る機会がないためにコミュニケーションが生まれにくい可能性があります。たとえ社内ですれ違っても業務で関わる機会がなければ、お互いがどのような人間なのかを理解する機会もないでしょう。また、同じ部署であっても業務が多忙で、お互いのことを知る機会がほとんどないケースもあります。

組織を円滑に運営するためには、経営層と社員、上司と部下、社員同士、部門間の相互理解が欠かせません。それぞれの間で相互理解が深まれば、業務がスムーズに進みやすくなったり、人間関係のトラブルを未然に防いだりすることも可能になるでしょう。

コミュニケーションの手段(ツール)が合っていないため使われていない

社内コミュニケーションを円滑にするために、ビジネスチャットツールや情報共有ツールなどのツールを導入している企業も多いでしょう。しかし、コミュニケーションツールを導入していても、使用目的がはっきりしていないためにほとんど使われていないというケースもあるようです。業務のなかには口頭やメールで対応できるものもあるため、ツールを導入するなら、そもそも何のために導入したのかを明確にする必要があります。

また、社員のなかにはツールの使用に慣れていないために、使いこなせていない人もいるかもしれません。導入したコミュニケーションツールが多機能で操作が難しい場合、ツールに慣れていない社員は使うのをためらってしまう可能性があります。

他部署との関係性が希薄

規模の大きな会社では、他部署との交流がほとんどないというケースも少なくありません。部門間のコミュニケーションが進まない原因として、お互いの関係性が希薄であることが挙げられます。「気軽に話す機会がない」「声をかけづらい」「話すことがない」など、会話を始めるきっかけがつかめないことが原因です。部署同士をまとめる立場の人がいないと、お互い交流する機会が生まれにくいでしょう。

また、経営陣に近い部署と現場との間に隔たりがあるケースもあります。経営陣に近い部署と現場では、同じ組織に属していても役割や立場が異なるためです。しかし、隔たりがあるからこそコミュニケーションの必要性を感じている人も少なくないでしょう。

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社内コミュニケーションが不足することで生じる課題

社内コミュニケーションが不足することで、さまざまな課題が生じる可能性があります。業務が円滑に進まない原因にもなるため注意が必要です。ここでは、どのような課題が生じるのかを解説します。

ストレスが増加する

社内コミュニケーションが不足すると、お互いの気持ちがわかりにくくストレスを感じやすくなります。普段からコミュニケーションを取っていると、相手の表情や雰囲気で気持ちが読み取れることもあるでしょう。しかし、コミュニケーションが取れていないと、相手の気持ちを読み取れず誤解が生じてしまうことも少なくありません。そのようなことが起こると業務がスムーズに進まず、さらにストレスが増加しやすくなります。

働くモチベーションが低下する

社内コミュニケーションの不足は、社員の働くモチベーションが低下する原因にもなります。特に、経営層と現場、上司と部下の間では立場が異なるため、もともと相互理解が難しいものです。しかし、お互いにコミュニケーションが取れていれば、それぞれの立場や考え方を理解できるため、協力体制が整いやすくなります。社員の会社に対する帰属意識が高まり、仕事に対するモチベーションも高まるでしょう。一方で、お互いの理解が不足していれば、働くモチベーションが下がり、生産性の低下や早期離職にもつながりかねません。

社員の定着や人材の育成が進まない

社内コミュニケーションが不足していると、新入社員や中途採用の社員は疎外感を抱きやすくなります。仕事で悩みを抱えていても、職場に気軽に話せる人がいなければ相談しづらいでしょう。なかには自分から積極的に話しかけるのが苦手な人もいます。そうした場合は上司や先輩から声をかけてあげると話しやすくなるでしょう。

また、社内コミュニケーションが不足していると、業務に必要な知識やスキルも伝わりにくく、人材の育成が進みにくいことも課題となります。業務に関する疑問や質問があっても気軽に聞ける相手がおらず、解決できないままになってしまう可能性があります。

連携不足やコミュニケーションのズレで業務効率が低下する

業務を効率的に進めるには、社内のスムーズな連携が不可欠です。ほとんどの業務は一人で進めるものではなく、さまざまな人と関わりながら進めていきます。そのため、連携が不足していると業務が滞ってしまい、業務効率の低下につながります。

また、普段からコミュニケーションを取っていないと相互理解が難しく、伝えたいことがうまく伝わらないケースも少なくありません。特に、複数の人が関わるプロジェクトでは、メンバーをまとめるリーダーが必要です。リーダーを通じてお互いのコミュニケーションをスムーズに進めていく必要があります。

経営層と現場などで認識のズレが生じる

経営層と現場で認識のズレが生じるケースは少なくないでしょう。それぞれの立場が異なることから、しっかりコミュニケーションを取らないと、誤解が生じやすくなります。経営層の考えが社員に浸透していないと、社員は自分が取り組んでいる業務が何のために必要なのかを理解できず、仕事に対するモチベーションも上がりません。

特に、大規模な組織では経営層の考えを理解しているのは、経営層に近い一部の部署だけというケースもあります。経営層の考えが現場まで浸透していないため、部門間での連携もうまくいかなくなります。経営層や経営層に近い部署の担当者は経営ビジョンや経営の目的を明確にし、社員にわかりやすく説明することが重要です。

属人化しやすくナレッジの共有が進まない

専門性の高い業務では、担当者だけが業務の詳細を理解していて、担当者以外はその業務について全く把握していない「属人化」の状態になっていることがあります。しかし、業務の情報が共有されていないと、担当者が不在になった場合に業務が進まなくなるリスクが生じます。また、属人化によりナレッジの共有が進まないと、担当者一人に業務が偏ってしまうでしょう。万一、担当者が退職してしまった場合、ナレッジが引き継がれず業務が滞ってしまうおそれがあります。

社内コミュニケーションを改善するには?

社内コミュニケーションが不足している原因を把握したうえで、自社に合った改善策を考える必要があります。

課題を適切に言語化し、共有する

まずは社内コミュニケーションが不足している原因を洗い出し、現状を把握することが大切です。そのうえで課題を適切に言語化し、社内で共有しましょう。課題が言語化されることで、どのような施策が必要なのかが見えてきます。

課題に合わせた施策を実施する

社内コミュニケーションを改善するには、課題に合った施策を実施することが重要です。例えば、上司と部下のコミュニケーションが取れていない場合は、定期的な面談は打ち手のひとつといえます。

また、先輩と新人のコミュニケーションを活発にするには、メンター制度の導入が有効です。新人が相談しやすい状況をつくることで、仕事に対する悩みを早期に解決できます。社内全体のコミュニケーションを活性化するには、社内イベントの実施もおすすめです。普段はあまり接する機会がない社員同士の絆が深まる可能性があります。

社内コミュニケーションの活性化について詳しく知りたい方は、「社内コミュニケーション活性化のために試したい、9つのアイデア」「社内イベントでコミュニケーションを活性化!企画・運営の方法は?」の記事をご覧ください。

コミュニケーションツールを導入する

複数のオフィスがある会社やテレワークで働く人が多い場合には、コミュニケーションツールの導入が有効です。日々更新される新しい情報を迅速に共有できるメリットがあるためです。データやファイルの共有などにも適していますし、蓄積されたノウハウをたどって社員間の相談が生まれるケースもあります。

雑談できる環境を整える

前述のように、雑談は社内コミュニケーションのひとつとして重要と考えられています。会議やミーティングでは話しづらくても、雑談なら気軽に話せることもあるでしょう。雑談は環境を整えることで生まれやすくなります。休憩スペースやミーティングスペースを設置し、リラックスして会話しやすい環境をつくるといいでしょう。

社内コミュニケーションが生まれるオフィス環境について知りたい方は、「5 TSUBO CAFE」「【事例】社内コミュニケーション活性化を実現するオフィスレイアウトとは?」の記事をご覧ください。

社内コミュニケーションに関するルールを繰り返し伝え続ける

フリーアドレスやビジネスチャットツールなど、社内コミュニケーションを活性化させるための施策については、社内ルールを決めたうえで社員に繰り返し周知する必要があります。施策の目的を明確にし、社員自らが積極的に取り組める環境の整備も必要です。継続的に施策を進めることで、社内コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

社内コミュニケーション活性化へ向けて自社に合った施策を!

社内コミュニケーションを活性化させるには、さまざまな施策を実施することが大切です。とはいえ、そもそも社員が施策に積極的でないケースも多く、思うように進まないこともあるでしょう。そのようなときにおすすめなのが、自然に社内コミュニケーションの取れる環境を整えることです。気軽に社員同士が会話を楽しめる空間をつくり、社内コミュニケーションの活性化を促しましょう。

 

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