【チェックリスト付き】もう迷わない!オフィス移転の流れとやることまとめ

オフィス移転・リニューアル

移転先の物件探しやオフィス家具の選定、電気工事や内装工事など、とかくタスクが複雑になりがちなオフィスの移転。漏れなくスムーズに進めるためには、チェックリストを見ながら一つひとつ確実に作業を進めていくことが大切です。

旧オフィスを退去するまでの流れと関連作業

オフィス移転は、現在入居しているオフィスの契約状況を確認し、退去できる時期や原状回復工事の内容をチェックすることから始まります。まずは、旧オフィスに関する事務作業を確認していきましょう。

1. 旧オフィスの解約予約

  • 賃貸契約書の内容を確認(解約予告期間・敷金や委託金の返却時期)

  • 新オフィスの入居可能時期の確認

2. 旧オフィスの原状回復工事

・原状回復条件の確認(どこまで原状回復する必要があるか)

  • 指定業者の有無の確認

  • 業者の手配とスケジュール確認(指定業者がない場合)

  • 費用の目安の確認

移転計画の話が出たらすぐに読みたい一冊.jpg

新オフィス構築の流れと関連作業

オフィス移転はただ会社の所在地を移動させるだけではありません。オフィスを再構築することで、長年オフィスが抱えてきた課題を解決する絶好の機会でもあります。移転目的やオフィスデザインのコンセプトをしっかりと決めて、理想のオフィスを実現させましょう。

1. 移転目的の設定

  • 現状のオフィスの課題点の洗い出し

  • 移転に際して実現したいことを設定(移転先のエリアや内装、オフィスレイアウトなど)

2. 新オフィスの物件探し

  • 立地・場所・最寄駅からの所要時間

  • 社員の通勤時間や交通費の増減・主な取引先へのアクセス

  • 周囲の環境(銀行・郵便局・役所の所在地、飲食店・商業施設の有無など)

  • 入居コスト(賃料・共益費・保証金・権利金、更新料、不動産手数料など)

  • 設備(電気容量、電話回線数、空調設備の位置など)

  • 駐車場の有無・ビルの使用可能時間

3. レイアウトプランニング

  • 部署ごとのゾーニング計画

  • エントランス、会議室、応接室、休憩室、収納庫など執務室以外の配置

  • 具体的なレイアウトプランの作成

  • 移転目的に合わせたレイアウトになっているかを再確認

4. オフィス家具の選定〜発注

  • 新規で購入する家具・OA機器の洗い出し

  • リースする家具・OA機器の洗い出し

  • 家具の選定、見積り依頼

  • 家具の発注

  • 廃棄する家具の洗い出し

5. 引っ越し業者の選定〜打ち合わせ

  • 引越し業者の選定

  • 作業内容の確認

  • 廃棄物の引き取りが可能かどうか

6. 社内用マニュアル作成

  • 社内告知・社員への移転計画の説明

  • 引っ越しまでのスケジュール作成

  • 引っ越し準備の役割分担

  • 取引先へ移転案内の発送

  • 封筒・名刺など印刷物の発注

7. 引っ越し準備〜当日作業

  • 全体スケジュールの確認

  • 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成

  • データのバックアップ

  • 荷物の梱包作業(ワレモノや精密機器の梱包方法の確認)

  • 当日の作業分担の確認

  • 旧オフィス、新オフィスの立会い

8. 各種届出

  • 法務局(本店移転登記申請書)

  • 税務局(事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書/給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書)

  • 都道府県税事務所(事業開始等申告書)

  • 社会保険事務所(適用事業所所在地・名称変更(訂正)届)

  • 労働基準監督署(労働保険名称・所在地等変更届/労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届/労働基準法に関するもの。適用事業報告書(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届/安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告(様式第3号)・衛生管理者選任報告(様式第4号)・産業医選任報告(書式第4号))

  • 公共職業安定所(事業主事業所各種変更届)

  • 郵便局(郵便物届出変更届)

内装工事/電気・通信工事に関する作業

新オフィスを構築する上で、特に気が抜けないのが内装や電気・通信など工事に関する作業です。いずれも、新しいオフィスづくりのコンセプトに関わったり、全体のスケジュールに大きく影響するもの。しっかりとタスクを把握して、余裕をもって進めるようにしましょう。

1. 内装工事

  • 移転目的に合わせたレイアウトになっているか

  • 企業イメージにマッチしているか

  • 工事スケジュールの確認

  • セキュリティ/電気/通信/空調工事との調整

  • 間仕切りや内装は消防法上の問題がないか

  • 空調設備の追加、位置変更の必要はあるか

  • 電源が取りやすい位置にあるか

  • 収納スペースは十分か

  • 費用の目安の確認

2. セキュリティ/電気/通信/空調工事

  • 指定業者の有無の確認

  • 業者の手配とスケジュール確認(指定業者がない場合)

  • 費用の目安の確認

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オフィス移転をアウトソーシングするのもひとつの方法

オフィス移転は複雑多岐にわたる作業を、スケジュールに配慮しながら一つひとつこなしていく必要があります。もし、こうした作業を通常業務と並行して行うのが難しいと感じたら、オフィスの移転業務を一括で請け負う「オフィス移転プロジェクトマネジメント(PM)」へアウトソーシングするのもひとつの方法です。無理のない計画で、理想のオフィスを実現させましょう。

関連お役立ち資料はこちらです。
オフィス移転のスケジュールとタスクリスト
https://kagu.plus.co.jp/office-transfer/