これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】

オフィス移転・リニューアル

移転先の物件探しやオフィス家具の選定、電気工事や内装工事など、とかくタスクが複雑になりがちなオフィスの移転。漏れなくスムーズに進めるためには、チェックリストを見ながら一つひとつ確実に作業を進めていくことが大切です。

旧オフィスを退去するまでの流れと関連作業

オフィス移転は、現在入居しているオフィスの契約状況を確認し、退去できる時期や原状回復工事の内容をチェックすることから始まります。まずは、旧オフィスに関する事務作業を確認していきましょう。

1. 旧オフィスの解約予約

  • 賃貸契約書の内容を確認(解約予告期間・敷金や委託金の返却時期)
    オフィスを退去する6カ月前に、オーナーやビル管理会社へ解約通知を出すことが一般的です。ただし、スモールオフィスの場合は3カ月の場合もありますので、敷金や委託金の返却時期と併せて事前に確認をしましょう。
  • 新オフィスの入居可能時期の確認
    新築ビルへ移転する際は、特に入居可能時期の確認は重要です。旧オフィス解約までに入居できるかどうかの確認は、見学の段階からしっかりと確認しておいてください。

2. 旧オフィスの原状回復工事

  • 指定業者の有無の確認
    特に指定業者が決まっていなければ、自分たちで工事業者を探す必要があるため、解約予約をする際に同時に確認します。
  • 業者の手配とスケジュール確認(指定業者がない場合)
    原状回復工事は特約がない場合、民法により「明け渡しの期日まで」に行うとされていますので、それに合わせたスケジュールを業者と確認しましょう。通常、移転2カ月前までには工事の発注を済ませます。
  • 費用の目安の確認
    オーナーやビル管理会社と原状回復の範囲を確認したうえで、業者に見積りを依頼します。例えば、床の一部が汚損している場合、その部分だけの修繕か、全面張り替えかによって費用は大きく変わります。後でトラブルにならないよう、しっかりと確認しましょう。

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新オフィス構築の流れと関連作業

オフィス移転はただ会社の所在地を移動させるだけではありません。オフィスを再構築することで、長年オフィスが抱えてきた課題を解決する絶好の機会でもあります。移転目的やオフィスデザインのコンセプトをしっかりと決めて、理想のオフィスを実現させましょう。すべきことは非常にたくさんありますが、一つひとつ着実に作業を進めてください。

1. 移転目的の設定

  • 現状のオフィスの課題点の洗い出し
    社員数の増加、賃料の見直し、立地など理由はさまざまですが、移転を決めた時点でまずは現状のオフィスの課題点を洗い出します。
  • 移転に際して実現したいことを設定(移転先のエリアや内装、オフィスレイアウトなど)
    課題点を洗い出したうえで、エリア、内装、レイアウトなどで実現したいことを明確にすれば、ある程度条件を絞ることができ、新オフィスを探す手間が軽減されます。

2. 新オフィスの物件探し

  • 立地・場所・最寄駅からの所要時間
    業種にもよりますが、どこにオフィスを構えるかは企業のブランディングにもつながるという意識をもって選択することが必要です。
  • 社員の通勤時間や交通費の増減・主な取引先へのアクセス
    多くの社員が通勤に時間がかかる、主な取引先へのアクセスが悪い場所は避けましょう。健康被害や業務効率の悪化を引き起こす可能性があるうえ、固定費の上昇にもつながります。
  • 周囲の環境(銀行・郵便局・役所の所在地、飲食店・商業施設の有無など)
    頻繁に行き来する銀行、郵便局、役所などが近くにあるかどうかはもちろん、オフィス内に社食や弁当を食べるスペースがない場合は、近くに飲食店が多いかどうかのチェックも必要です。
  • 入居コスト(賃料・共益費・保証金・権利金、更新料、不動産手数料など)
    オフィスの移転は、通常の住居移転に比べ保証金や権利金が高額になる場合がありますので、事前に確認し、資金を用意しておきます。
  • 設備(電気容量、電話回線数、空調設備の位置など)
    新しいビルであれば問題ありませんが、古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。使い始めてから容量不足となると工事の手間も大きくなるため、管理会社に確認をしておきましょう。
  • 駐車場の有無・ビルの使用可能時間
    営業に車を使う場合は駐車場の有無、賃料の確認をします。また、ビルによっては決まった時間にすべての電源が落とされるといったこともあるため、使用可能時間があるかどうかの確認もお忘れなく。

3. レイアウトプランニング

  • 部署ごとのゾーニング計画
    新オフィスが決まったら、部署ごとに必要なスペースの洗い出しを行います。
  • エントランス、会議室、応接室、休憩室、収納庫など執務室以外の配置
    来客者と従業員が共有する場、従業員のみが利用する場の2つに分けて配置を考えます。
  • 具体的なレイアウトプランの作成
    専門業者のアドバイスを参考にしつつ、具体的なレイアウトプランを作成します。
  • 移転目的に合わせたレイアウトになっているかを再確認
    最終的に社員増員、企業ブランディング、コスト削減など当初の移転目的に適ったレイアウトかどうかを確認します。ここまでをオフィス家具の選定、発注などを考慮し、移転4カ月前ぐらいまでに決めておきます。

4. オフィス家具の選定〜発注

  • 新規で購入する家具・OA機器の洗い出し
    作成したレイアウトプランをもとに必要な家具、OA機器をリストアップします。
  • リースする家具・OA機器の洗い出し
    コピー機、FAXなどのリース用品は、移転後もリースを継続するのか、新たなものに交換するのかを決めておきましょう。
  • 家具の選定、見積り依頼
    新オフィスのレイアウトプランに合わせ、家具の選定、見積り依頼を行います。
  • 家具の発注
    見積りを確認し、家具の発注を行います。
  • 廃棄する家具の洗い出し
    新たな家具の発注をすると同時に、必要なくなったもの、廃棄するものをリストアップし、業者に見積り依頼を行います。ここまでをレイアウトプラン完成後(移転4カ月前)から、1カ月を目安に行いましょう。

5. 引っ越し業者の選定〜打ち合わせ

  • 引越し業者の選定
    コストを抑えるためには、一社ではなく複数の業者に見積り依頼を行うのがポイントです。
  • 作業内容の確認
    見積りを確認するポイントは、価格だけではなく、何をしてくれるのか、何をしないのかをしっかりと確認することです。
  • 廃棄物の引き取りが可能かどうか
    効率よく引っ越しを行うには、引っ越し業者が廃棄物の引き取りまでを行ってくれるかどうかが重要なポイントです。多少割高でも、別会社に依頼する手間を考えれば安く済む場合もあるので、必ず確認しましょう。ここまでを2カ月前までを目安に行います。

6. 社内用マニュアル作成

  • 社内告知・社員への移転計画の説明
    社内告知、移転計画の説明は、移転が決まったらできるだけ早く行うようにしましょう。
  • 引っ越しまでのスケジュール作成
    解約予告を行った時点でその後のスケジュールを作成します。
  • 引っ越し準備の役割分担
    専門業者に依頼すること、自分たちで行うことを明確にしたうえで、自分たちが行うことの役割分担を行います。
  • 取引先へ移転案内の発送
    移転の1カ月前に行うのが一般的です。
  • 封筒・名刺など印刷物の発注
    移転案内の作成に併せて自社の封筒・名刺など印刷物の発注を行います。
  • 全体スケジュールの確認
    引っ越し準備全体のスケジュール確認は、移転の1カ月前に行います。
  • 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
    社員個人、部単位でそれぞれ移転する物品、残しておく物品、廃棄物のリストを作成します。
  • データのバックアップ
    引っ越し業者でデータバックアップサービスがない場合、自分たちで行うのは大変なので、専門業者に依頼することをおすすめします。
  • 荷物の梱包作業(ワレモノや精密機器の梱包方法の確認)
    荷物の量にもよりますが、通常、引っ越し業者から1カ月前には梱包材が送られてきます。現オフィスで使わないものから少しずつ梱包作業を開始します。
  • 当日の作業分担の確認
    引っ越し当日に誰が何をやるのかを1週間前までには決めておきましょう。

7. 引っ越し準備〜当日作業

  • 全体スケジュールの確認
    引っ越し準備全体のスケジュール確認は、移転の1カ月前に行います。
  • 移転物品・残留物品・廃棄物リスト作成
    社員個人、部単位でそれぞれ移転する物品、残しておく物品、廃棄物のリストを作成します。
  • データのバックアップ
    引っ越し業者でデータバックアップサービスがない場合、自分たちで行うのは大変なので、専門業者に依頼することをおすすめします。
  • 荷物の梱包作業(ワレモノや精密機器の梱包方法の確認)
    荷物の量にもよりますが、通常、引っ越し業者から1カ月前には梱包材が送られてきます。現オフィスで使わないものから少しずつ梱包作業を開始します。
  • 当日の作業分担の確認
    引っ越し当日に誰が何をやるのかを1週間前までには決めておきましょう。
  • 旧オフィス、新オフィスの立会い
    旧オフィスに積み残しがないか、移転先で荷物の搬入時にトラブルがないかを確認するため、必ず立ち会うようにしましょう。

8. 各種届出

  • 法務局(本店移転登記申請書)
    移転した日から2週間以内に本店移転登記申請書を提出します。なお、支店の場合は3週間以内です。
  • 税務局(事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書/給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書)
    移転した日から1カ月以内に各書類を提出します。
  • 都道府県税事務所(事業開始等申告書)
    移転した日から1カ月以内に事業開始等申告書を提出します。
  • 社会保険事務所(適用事業所所在地・名称変更(訂正)届)
    基本的に移転から5日以内に適用事業所所在地・名称変更(訂正)届を提出します。ただし、移転先が同一の年金事務所管内か管轄外の年金事務所であるかによって、手続き方法が若干異なります。確認しておきましょう。
  • 労働基準監督署(労働保険名称・所在地等変更届/労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届/労働基準法に関するもの。適用事業報告書(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届/安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告(様式第3号)・衛生管理者選任報告(様式第4号)・産業医選任報告(書式第4号))
    労働保険名称・所在地等変更届は保険関係が成立した日の翌日から10日以内、労働保険確定保険料申告書は保険関係が消滅した翌日から50日以内、労働保険概算保険申告書は保険関係が成立した日から50日以内、成立届は保険関係が成立した日の翌日から10日以内に提出します。それ以外は移転後、遅滞なく提出します。
  • 公共職業安定所(事業主事業所各種変更届)
    変更のあった日から 10日以内に提出します。
  • 郵便局(郵便物届出変更届)
    移転が判明したら、速やかに連絡をします。

内装工事/電気・通信工事に関する作業

新オフィスを構築する上で、特に気が抜けないのが内装や電気・通信など工事に関する作業です。いずれも、新しいオフィスづくりのコンセプトに関わったり、全体のスケジュールに大きく影響したりするもの。しっかりとタスクを把握したうえで、移転の3カ月前までに業者に依頼し、余裕をもって進めるようにしましょう。

1. 内装工事

  • 移転目的に合わせたレイアウトになっているか
    内装工事が始まる前にもう一度、確認しましょう。
  • 企業イメージにマッチしているか
    イメージカラー、コンセプトなどを確認します。
  • 工事スケジュールの確認
    内装工事を行う業者との連絡は担当者を決め、工事当日まで定期的に行うようにしましょう。
  • セキュリティ/電気/通信/空調工事との調整
    内装工事と電機関連、空調関連の工事日がバッティングしないように調整します。
  • 間仕切りや内装は消防法上の問題がないか
    内装工事業者立会いのもと、図面と相違がないか確認をします。
  • 空調設備の追加、位置変更の必要はあるか
    途中、レイアウトに変更があった場合などは必ず確認しましょう。
  • 電源が取りやすい位置にあるか
    入居前に実際に試してみて、必要であれば追加の依頼をします。
  • 収納スペースは十分か
    発注した家具と届いたものでサイズの相違はないかを確認します。
  • 費用の目安の確認
    工事の段階で追加費用がないかどうかを確認し、最終的な費用を明確にします。

2. セキュリティ/電気/通信/空調工事

  • 指定業者の有無の確認
    オーナーやビル管理会社へ確認します。
  • 業者の手配とスケジュール確認(指定業者がない場合)
    内装業者への依頼と同様、移転3カ月前までに自分たちで業者を探し依頼をします。また、それぞれの業者の担当者とスムーズに工事が進むよう、スケジュール確認を行います。
  • 費用の目安の確認
    複数の業者に見積り依頼をしたうえで、内容、価格を確認します。
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オフィス移転をアウトソーシングするのもひとつの方法

オフィス移転は複雑多岐にわたる膨大な作業を、スケジュールに配慮しながら一つひとつこなしていかなければなりません。通常の業務も行うなかで、こうした作業を通常業務と並行して行うのが難しいと感じたら、オフィスの移転業務を一括で請け負う「オフィス移転プロジェクトマネジメント(PM)」や「オフィスコンサルティング」へアウトソーシングするのもひとつの方法です。無理のない計画で、理想のオフィスを実現させましょう。

関連お役立ち資料はこちらです。
オフィス移転のスケジュールとタスクリスト
https://kagu.plus.co.jp/office-transfer/