情報共有の重要性とは?コミュニケーションが生まれやすいオフィス

ワークスタイル

社内における情報共有の重要性を認識しているでしょうか。情報共有を円滑に行うには、社員同士のコミュニケーションが大切です。近年は社内SNSやチャットなどのコミュニケーションツールも普及していますが、ツールだけでなく人が集まりやすいオフィス環境にすることで、コミュニケーションが活性化します。ほんの少しの会話から新しいアイディアが生まれたり、業務をスムーズに進められたりすることにもつながります。今回は、情報共有の重要性を再確認し、情報共有の方法とコミュニケーションが生まれやすいオフィス環境づくりについて考えてみましょう。

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情報共有の重要性を再確認!

日々の業務は一人で行うものではなく、グループのメンバーや他部署との連携により進められます。そのため、情報共有によりほかのメンバーや他部署の担当者の仕事を把握することが大切です。ここでは、情報共有の重要性を改めて確認しましょう。

グループ内における情報共有

通常、会社ではすべての業務を一人で行うことはありません。グループ内のほかのメンバーや上司などと一緒に進めていきます。同じ業務を進めるうえで重要なのが、グループ内における情報共有です。業務の役割分担は決まっていても、全体としてどのような進捗状況なのか、あるいはどのような問題があるのか把握する必要があります。グループのメンバー全員が情報共有することで業務を効率的に進めることができ、トラブルが生じたときにも迅速に対処できるでしょう。

ノウハウの共有

業務を進めていくうえで、個人やグループ、部署内で独自のやり方をすることもあります。業務の進め方は業務内容やメンバー、仕事の進捗状況によっても変わってくるものです。しかし、気づかないうちに非効率的なやり方で仕事を進めていることもあるかもしれません。そのため、ほかのメンバーや他部署でどのようなやり方をしているのか情報共有することも大切です。ノウハウを共有することで、業務の改善を図ることができます。

グループや部署を越えた情報共有

会社の組織が大きいほど、グループや部署を越えて情報共有することが難しくなります。とはいえ、情報共有が難しい環境だからこそ、積極的に社内コミュニケーションの場をつくり、情報共有をすることが重要です。組織として生産性を上げるためには、グループや部署を越えた連携が必要になります。情報共有がしっかりできていれば、組織全体で業務の効率化を図ることができるでしょう。そのためには、情報共有のルールや環境づくりが大切です。

情報共有を円滑に行う3つの方法

情報共有の重要性は認識できていても、うまくできずに悩んでいる会社や部署もあるでしょう。組織内で情報共有を円滑に行うためには、ルールや環境づくりが必要です。ここでは、情報共有を円滑に行う3つの方法を紹介します。

情報共有ツールの導入

情報共有を円滑に行う手段として、社内SNSや情報共有アプリなどのツールが注目されています。ツールを導入することで、グループ内や他部署とのコミュニケーションが活性化し、情報共有をスムーズに行えるでしょう。日報やスケジュール管理など日々の業務に関する情報や、社内ルールやイベントなど全社的な情報まで簡単に共有することができます。必要に応じてビデオ通話機能や文書管理機能など、さまざまな機能を選べるのもメリットです。

オフィス環境づくり

ツールの導入は情報共有の手段として有効ですが、円滑な情報共有のためには社員同士のコミュニケーションが欠かせません。そこで、社員が気軽にコミュニケーションをとれる場所を提供することが大切です。例えば、気軽に打ち合わせができるスペースを設けたり、軽く休息がとれる場所を提供したりするのもよいでしょう。気軽に話せる場所があれば、自然と情報共有も円滑に進むものです。情報共有しやすいオフィス環境づくりが求められます。

情報共有のマニュアル化

どれほど優れたツールがあっても、社内で定着しなければ意味がありません。ツールは使っているものの、特定の機能しか使わないため、情報共有がうまくいかないということもあるでしょう。また、社員同士のコミュニケーションにおいてもどこまで共有してよいのか認識していないと、思わぬトラブルに発展することもあるかもしれません。そのため、オフィス内で情報共有のルールをマニュアル化することが大事です。マニュアル化によりルールに基づいた情報共有が可能となります。

コミュニケーションが生まれやすいオフィス

社内コミュニケーションは、情報共有を行ううえで欠かせないものです。そのためには、コミュニケーションが生まれやすいオフィス環境づくり必要不可欠です。オフィスのレイアウトや家具を見直し、コミュニケーションが生まれやすいオフィスを目指しましょう。

立ったままミーティングできるハイテーブル

情報共有の場として、オフィス内にハイテーブルを設置してみてはいかがでしょうか。人通りの多い場所にハイテーブルを設けることで行き交う人と視線が合い、コミュニケーションがとりやすくなります。立ったままミーティングを行えるため、通常のミーティングよりもラフに相談を行えることもメリットです。また、ハイテーブルを設置することで、資料を見ながら相談もできます。

オープンなミーティングスペース

予約のいらないオープンなミーティングスペースを設置することで、気軽に打ち合わせができるでしょう。ミーティングスペースは人が立ち止まるような場所に置くと効果的です。執務スペースの近くなど、皆がさっと集まれる場所に設置するとよいでしょう。オープンなミーティングスペースなら、通常の業務や会議よりも気軽に話すことができ、同僚や上司、部下と容易にコミュニケーションをとりやすくなります。

リラックスできるリフレッシュスペース

リフレッシュスペースなら、リラックスした環境で社員同士のコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。通常、こういったスペースは休憩中にしか使われないものですが、仕事にも使えるようにすると業務時間中も利用しやすくなります。近年、リフレッシュスペースを仕事にも使えるようにする企業が増え、コミュニケーションの場として活用されています。

オフィスにチャットスペースを。

オフィスにリビングを。

オフィスにをハブスペースを。

オフィス環境を改善して情報共有をスムーズに!

情報共有は、業務の可視化や改善、効率化のために重要です。情報共有を円滑に行うためには、社員同士がコミュニケーションしやすい環境づくりが必要不可欠です。ツールの導入やオフィス環境づくり、マニュアル化をすることで、情報共有をスムーズに行うことができます。さらに、コミュニケーションが生まれやすいスペースやオフィス家具の設置により、情報共有を円滑に行えるようにするとよいでしょう。

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