オフィスレイアウトを工夫して業務効率化を目指そう

オフィス移転・リニューアル

社員数の増減や業務内容の変化など、オフィスレイアウトを変更する理由はさまざま。せっかく手間とコストをかけてレイアウトを変えるのであれば、そこに業務効率化という視点を組み込んでみてはいかがでしょうか。業務効率化を目的としてレイアウトを変更する際に、考慮しておきたいポイントをまとめました。

まずはレイアウトのタイプを考える

執務スペースのデスクのレイアウトパターンにはいくつのかの種類があり、業務内容や業種に合わせて選ぶことが大切です。以下に、代表的なレイアウトのタイプを紹介しましょう。

対向式レイアウト

部署ごとにデスクを固め、対向させて配置する形式。「島型」と呼ばれることもあり、事務職や営業職などさまざまな職種で使われている汎用性の高いレイアウトです。

このレイアウト形式を採用するメリットは、デスクがまとまっているため、部署内のコミュニケーションがとりやすい点にあります。同僚が目の前にいるので、書類の受け渡しや情報の共有・交換もスムーズです。上長のデスクを端に置けば、メンバーの働く姿を見渡しやすいため、管理上のメリットも生まれます。また、デスクまわりのスペースに余裕を持たせておけば、デスクを増やすだけで人員の増加にも対応できます。

【対向式レイアウト事例】住友林業クレスト株式会社様


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同向式レイアウト

大学の講義室のように、すべてのデスクが同じ方向を向いているレイアウト形式。ほかには大会議室などのデスクレイアウトなどにも使われ、「スクール式」または「並列式」と呼ばれることもあります。

部署内のコミュニケーションよりは、社員が集中できる環境の構築や、流れ作業のしやすさなどに重きを置いているレイアウトで、銀行の店舗やテレフォンオペレーター業務などで採用されています。

ブース型レイアウト

デスクの周囲をパーティションで囲い、小部屋のようなブースを構築するレイアウト形式。目の前の作業に集中できるため、プログラマーやデザイナーなど高い集中力を必要とする職種や個人での作業が多い職種に適しています。
集中できる環境をつくりつつ、ある程度のコミュニケーション性を確保したい場合は、パーティションの高さや位置を変えたり、「背面対向式レイアウト編」と組み合わせたりすることで、他の社員と会話できるようになります。このようにレイアウトを調整しやすい点がメリットといえるでしょう。
反面、デスクを一つひとつブースで覆うため、他のレイアウト形式に比べて空間効率が低下するというデメリットもあります。

【ブース型レイアウト事例】株式会社壽屋様

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フリーアドレス

それぞれの社員のデスクをあえて固定せず、自由な場所に座ることができるレイアウト形式。外回りの多い営業職や時短勤務などの社員が多く、時間帯によって社員の在席率に差があるオフィスの場合は、フリーアドレスにすることでスペースの効率化を図れるというメリットがあります。広いスペースを必要とする作業が多い職種や、個人で多くの書類を抱えない職種にも適しています。社内すべてをフリーアドレス化するのではなく、部分的に導入したり、集中して作業をするためのブース席と併用したりするなど、柔軟にレイアウトを構築できるのもメリットのひとつです。
毎日違う場所に座ることで、フレッシュな気持ちで仕事に向かえるほか、異なる部署や役職の社員と隣同士に座る機会を得ることで社内コミュニケーションの活性化につながるといったメリットがあります。自由でフレキシブルなオフィス環境を実現できるところがポイントです。

【ブース型レイアウト事例】グローバルセキュリティエキスパート株式会社様

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背面対向式レイアウト

対向式と同様のレイアウト形式で、お互いに背中合わせに座る方法です。一人ひとりが集中して作業することができ、同時にメンバー同士のコミュニケーションも可能になります。デスクの前にパーティションを設置して集中できる環境をつくりつつ、後ろを振り向いてメンバーと会話することができるため、「ブース型レイアウト」と「対向式レイアウト」のいいとこ取りのレイアウトといえるでしょう。
中央にテーブルを置けば、チーム専用のミーティングスペースを持つこともでき、また、プロジェクトごとに柔軟にテーブルを配置することが可能です。よって、プロジェクトごとにチームを形成する職種のほか、企画や開発など、チームでの作業が多い職種、メンバー間のコミュニケーションを重視したい場合に適したレイアウトといえます。

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関連性の高い部署は近くに配置する

デスクやオフィス家具のレイアウトとともに、オフィス全体のゾーニングにおいても、動線を考えたうえでのレイアウトが欠かせません。業務を効率化するためには、本来必要のない動作はできるだけ省きたいもの。例えば、ちょっとした打ち合わせや業務の確認のためだけに、一日に何度もオフィスを往復するのは非効率です。
オフィスレイアウトの工夫でこうした事態を防ぐためには、普段の業務でやり取りが多いなど、関連性の高い部署を近くに配置するという方法があります。こうすることで必要のない動きをカットできるだけでなく、社員にとっても働きやすいオフィスを実現することができるでしょう。

一般的に、以下のような部署は関連性が高いとされています。業務内容や組織体制によっても異なるので、自社の状況と照らし合わせて、適切なレイアウトを考えてみましょう。

  • 社長室・役員室と関連の高い部署:総務部

  • 総務部と関連の高い部署:社長室・役員室、経理部、購買部

  • 経理部と関連の高い部署:総務部、営業部

  • 購買部と関連の高い部署:総務部、営業部

  • 営業部と関連の高い部署:経理部、購買部

会議室や倉庫などのスペースの配置も考慮

業務の効率化を考えるなら、会議室や倉庫などのスペースの配置についても考慮してみましょう。こちらも基本的な考え方は部署の配置と同じで、使用頻度の高い部署の近くに配置することが重要です。会議室は使用頻度の高い営業部のそばに、伝票や帳簿などを収納する倉庫は経理部のそばに配置するなどはその一例といえます。

一般的に、これらのスペースには会議室や応接室、受付、倉庫、ロッカーのほか、サーバールームやリフレッシュルームなどが挙げられます。それぞれ、どの部署の社員の利用頻度が高いかをリサーチし、使用状況を踏まえてレイアウトを決めていくといいでしょう。

通路やデスクまわりのスペースはしっかりと確保を

業務効率化を図るためには、人が動きやすい空間を確保することも大切なポイントです。社員が頻繁に行き来する通路なのに幅が狭くすれ違いしにくかったり、コピー機の後ろの通路が狭くて通れなかったりしたのでは、作業にも支障が出てしまいます。

また、通路だけでなくデスクまわりのワークスペースを十分に確保するのも大切なポイントです。あまり狭いと作業がしにくくなるのはもちろんのこと、通路を通る人や後ろのデスクとの距離が近いとストレスを感じやすくなり、生産性を低下させてしまうことになるでしょう。

以下、一般的に最低限必要とされている人あたりのワークスペースや通路の幅をご紹介します。レイアウト計画を立てる際に、必要なスペースが確保されているか十分に確認しましょう。

収納スペースの確保

小規模なオフィスは少し物が増えただけで雑多になりやすく、収納スペースの確保は使いやすいオフィスを実現するうえで重要なポイントといえます。書類や関連資料が将来的にどのくらい増えるか、見越して収納スペースを確保するようにしましょう。

最近では書類をスキャンしてデータとして保存する方法もあります。紙書類をデータ化することで、収納スペースを減らせるだけではなく、検索性の高さから欲しい情報を瞬時に探すことができ、業務効率アップにもつながります。どうしてもスペースを確保するのが難しい場合は、オフィスのペーパーレス化ができないか検討してみてもいいでしょう。

通路やデスクまわりの幅はどのくらいが適正?

デスクや収納家具をレイアウトするうえで知っておきたいのが、人がすれ違ったり、作業をしたりするのに必要なスペースの目安です。特に、スペースが限られている場合は、オフィスの床面積とレイアウトしなければいけないデスクの数を見比べながら決めることもあるかもしれません。そんなときに、あまり窮屈なレイアウトにしてしまうと十分にチェアを引けなかったり、通路ですれ違うことができなかったりと働きにくくなってしまう場合があります。

ワークスペースの基準(一人あたり)

  • 1000×700mmのデスク:1.20㎡(0.36坪)

  • 1200×700mmのデスク:1.44㎡(0.44坪)

  • 1600×700mmのデスク:1.92㎡(0.58坪)

(いずれも、着座して作業を行うのに必要なスペースをデスクから400mmと想定)

通路に必要なスペース

  • 一人の人が通過するのに必要な最小限の通路幅:600mm

  • 一人の人が通過するのに必要な通路幅(両側が背中合わせのチェアの場合):700mm

  • 一人の人が通過するのに必要な通路幅(両側が壁もしくは収納家具の場合):800mm

  • 車椅子の通行および直角に曲がる場合に要する最小通路幅:900mm

  • 人がすれ違うために必要な通路幅:1350mm

対向式レイアウトや背面対向式レイアウトは、机と机の間が通路になるため、十分に間隔を空ける必要があります。
椅子に座っている人の動作寸法がそれぞれ500mmとすると、通路の両サイドの人の動作寸法に加え、人が通過するのに必要な通路幅を確保しなければならないため、500mm×2+600~800mm、すなわち1.6~1.8mの幅が必要です。
同様に、キャビネットのような収納家具を設置する場合、扉や引き出しの開閉寸法や人が収納物を探す動作寸法も考慮に入れて、デスクとの間隔を決める必要があります。
デスクと両開き書庫の通路寸法は、1200~1700mmくらいが適当とされています。

事務機器を設置する場合も、デスクや壁との間隔を十分にとる必要があります。例えば、コピー機を置く場合は、デスクとの間隔が1000~1500mm、壁との間隔が450~1000mmくらいが適当とされています。
そのほかの注意点として、オフィスレイアウトプランを平面で見るだけでなく、立体で見る必要があるということが挙げられます。パーティションやキャビネットの高さを把握することで、着席時にどのくらい他者の視線を遮ることができるかといったことを確認できます。

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オフィスが狭くて思うようなオフィスレイアウトが実現できないときのヒント

オフィスが狭くて、レイアウトが思いどおりにいかないというときには、上述のように、紙の文書を電子化してペーパーレス化を図るほか、以下のような方法で共用スペースを確保できる可能性もあります。オフィスの実態に合わせて検討してみてはいかがでしょうか。

会議室をオープンに

使用頻度の低い会議室をオープンスペースに変更。社員がいつでも気軽に使える場所にします。空間としての稼働率も上昇するでしょう。

デスクに占拠されているスペースを解放

在席時間の短い職種を中心に、デスクを狭めたり、グループアドレス席(※)に変更したりしてみましょう。空間にゆとりが生まれます。
※グループアドレス:グループ単位で決められた席の範囲内で、席を自由に選択する方法。

スタンディングスタイルで効率よく

事務機器や執務スペースの周辺にスタンディングテーブルを設置すれば、思い立ったときに社員同士で情報の共有・交換ができます。

オフィスレイアウトで考慮すべき点

実際にオフィスレイアウトを考える際、はじめに考慮すべき点として来客者が使う場所が挙げられます。また、日常的に頻繁に使うトイレや給湯室も先に決めておきたい場所です。
配置を決めるときは日当たりにも注意する必要があります。では、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

来客スペースの場所

応接室や会議室など、来客者が使う可能性のある部屋は、なるべく入り口近くに設置することが大切です。入り口近くに設置することで、スムーズに案内しやすくなるでしょう。また、従業員が使う執務室や廊下などが見えない位置に設置するのが理想的です。執務室を通過するような配置では、パソコンの画面や書類が見えてしまうこともあります。重要な情報や個人情報などを管理するうえでも、執務室が見えないほうが安心です。

トイレや給湯室の場所

トイレは来客者が使うことを考慮して、執務室を通らずに行ける場所に配置します。また、トイレは従業員が快適に仕事をするためにも欠かせない場所でもあるので、配置場所や個室の数にも配慮が必要です。小規模オフィスでは、プライバシーにも配慮し、執務室から離れた場所にするとよいでしょう。男女共用のトイレに抵抗がある人も多いので、なるべく男女別に設置したいところです。どうしても執務室から近くなる場合は、音もれ防止装置を設置するのがおすすめです。
給湯室も、来客者から見えない場所に設置する必要があります。ただし、来客スペースから離れていると給茶の際に不便なので、来客スペース近くに設置するのが理想的です。賃貸オフィスで給湯室を移動できない場合は、応接室の近くに給茶用の簡単なスペースを設けるという方法もあります。

執務室や会議室の日当たり

オフィスの日当たりにも考慮が必要です。特に、執務室や会議室は長時間使う場所なので、できるだけ日当たりのよい場所に設定したいものです。ただし、直射日光が当たるとパソコン画面が見えにくくなってしまうため、ブラインドやカーテンなどを用意しなければなりません。物件の場所やレイアウトの状況で、どうしても部屋が暗くなってしまう場合は、照明や壁の色などで部屋が明るく見えるような工夫をしましょう。

オフィスレイアウトを業者に依頼する際の流れ

オフィスレイアウトを大幅に変更する場合は、業者へ依頼するのが一般的です。見積りやレイアウトの提案は無料で依頼できることも多いので、複数の会社に問い合わせをして比較するとよいでしょう。レイアウト変更の依頼から完成までの流れは以下のとおりです。

  1. 問い合わせ
    間取りや社員数などの情報を伝えます。レイアウトの希望を伝える際は、現在の社員数や家具の状況だけでなく、将来的な人員の増減や事業計画なども考慮することが大切です。

  2. 現場での打ち合わせ
    業者をオフィスに呼び、現場を見てもらいながら打ち合わせをします。レイアウトやデザインのコンセプトを決め、家具の色やデザインなどを選んでいきます。

  3. レイアウトの提案・見積りの確認
    打ち合わせ結果をもとに、業者からレイアウトの提案、見積書の提示を受けます。現在の課題は解決できているか、コンセプトに沿っているかなどをしっかりチェックすることが大切です。また、工事費の内訳や料金が適正なのかも確認しましょう。

  4. 契約
    提案書や見積書に問題がなければ契約手続を行います。

  5. 工事に向けての準備~着工
    ビルの管理会社と打ち合わせをして、工事のスケジュールを決めます。依頼する側も、着工の2~3週間前から家具や書類などを梱包し、事前準備を進めなければなりません。施工にかかる期間は規模にもよりますが、数日から1週間程度が目安です。

  6. 完成
    工事が完了すると、引き渡しとなります。

レイアウト変更は、オフィスの課題解決のチャンス

執務室だけでなく、会議室や休憩室などオフィスにはさまざまなスペースが必要となります。それらのスペースを有効的に活用するためには、ゾーニングやオフィス家具のレイアウトを工夫するだけではなく通路の幅や社員の動線など、さまざまな要素への配慮が欠かせません。
オフィスレイアウトの変更は手間のかかる作業ではありますが、同時にオフィスの課題を解決するチャンスでもあります。業務効率化という視点を織り交ぜて、さらなるオフィス機能の強化を目指してみてはいかがでしょうか。