社内コミュニケーション活性化のために試したい、5つのアイデア

ワークスタイル

社内コミュニケーションを円滑なものにすることは、業務をスムーズに進行したり、働きやすい職場を実現したりする上でも大切なもの。しかし、現状は必ずしも十分なコミュニケーションが取れている職場ばかりではなく、課題と感じている人も多いのではないでしょうか。今回はそんな場合に試してみたい、社内コミュニケーションを円滑にするためのアイデアをご紹介します。

1.社内チャットツールの導入

最近では遠方にある支社や工場など、離れた場所にいる社員とやり取りしながら業務を進めることもめずらしくありません。しかし、普段顔を合わせるわけではないだけに、コミュニケーション不足を感じることはありませんか。

そんな時に試してみたいのが社内チャットツールを導入すること。電話と違って相手の仕事の手を止める必要もなく、メールと違って「お疲れさまです」や「どうぞよろしくお願いします」といった定形の挨拶を書く必要もありません。
チャットツールを使う最大のメリットは、これらの手間を省くことができるため手軽に使えるという点にあります。それはそのまま、コミュニケーションの回数を増やすことにもつながるでしょう。

社内の雰囲気を変えるコミュニケーション改革の第一歩.jpg

2.オフィスのフリーアドレス化

HR総研の調査によると、社内コミュニケーションが特に不足していると考えられているのは「部門間・事業所間」「経営層と社員」の2つのポイントなのだとか。オフィスのフリーアドレス化は、この2つのコミュニケーションを円滑にするのに特に効果的な施策のひとつです。

社員一人ひとりのデスクをあえて固定せず、その日その日で違う場所に座ることで、他部署の社員や役職の異なる管理職層の社員と隣同士になる機会が増えます。こうすることでいい意味での雑談が生まれるなど、自然なコミュニケーションが増えていくのではないでしょうか。

3.「感謝」を伝えるサンクスカード

従業員のモチベーション向上のために表彰制度を取り入れている企業は少なくありません。しかし、もっと気軽に、全社員を巻き込んでいきたいと考えているなら「サンクスカード」を導入してみてはいかがでしょうか。

「サンクスカード」とはその名の通り、他の社員から受けた親切をカードに記して「感謝」の気持ちを伝えるもの。業務で頑張ったり、助けてもらったりしたことを当たり前とするのではなく、具体的に形にすることでより親近感を持ったり、信頼関係を築いたりすることにつながります。誰でも相手に「ありがとう」の気持ちを伝えられると嬉しいもの。サンクスカードが増えていけば、社内の雰囲気も明るくなり、自然とコミュニケーションも円滑なものになるのではないでしょうか。

4.ちょっとした会議に使えるミーティングスペースの確保

会議はビジネスの意思決定の場として重要なものですが、複数の社員の手を止めることになるため、業務の生産性を阻害するという指摘もあります。また、会議室に集まることで参加者を緊張させ、円滑なコミュニケーションが生まれにくいと感じる人も多いのではないでしょうか。

そんな場合には、デスクの周りにちょっとしたミーティングスペースを設けてみることをおすすめします。立ち話感覚でさっと意見交換や状況報告ができるような場所があれば、気軽にコミュニケーションをとれるだけでなく、貴重な時間をムダにすることもありません。デスク周りにスペースを確保するだけなので、手軽に導入できるのも見逃せないポイントといえるでしょう。

5.情報共有スペースを設置する

自分の所属する部署内のコミュニケーションはうまくいっていても、隣の部署では何をしているのか知らない……。そんな企業は意外と多いものです。そんな「部門間・事業所間」のコミュニケーション円滑化のアイデアとしてオフィスのフリーアドレス化をご紹介しましたが、もう一つ、ぜひ試していただきたいのが情報共有スペースを設けることです。

執務室の壁面の一部をホワイトボードにして、各部署の取り組みを掲示したり、業務のアイデアを募集したりすることで、他部署がどんな動きをしているのかを「見える化」することができます。こうすることでコミュニケーションを円滑化するだけでなく、一部署だけでは生まれにくい画期的なアイデアを集めることにもつながるでしょう。また、自分たちの働きが社内に公表されることで、社員のモチベーションが向上するといった効果も期待できます。

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業務内容や社風に合わせて導入を

今回ご紹介した5つのアイデアはすでに他の企業でも実践され、効果を出しているものばかり。ただ、全てのアイデアが全ての企業にも適しているとはいい切れないので、業務内容や社風に合わせて、効果的と思うものを取り入れることが重要です。社内コミュニケーションが不足していると感じたら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

参考:社内コミュニケーションに関するアンケートHR総研

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