社内コミュニケーション活性化のために試したい、9つのアイデア

ワークスタイル

社内コミュニケーションを円滑なものにすることは、業務をスムーズに進行したり、働きやすい職場を実現したりするうえでも大切なもの。しかし、現状は必ずしも十分なコミュニケーションが取れている職場ばかりではなく、課題と感じている人も多いのではないでしょうか。今回はそんな場合に試してみたい、社内コミュニケーションを円滑にするためのアイデアをご紹介します。

1.社内チャットツールの導入

最近では遠方にある支社や工場など、離れた場所にいる社員とやり取りしながら業務を進めることもめずらしくありません。しかし、普段顔を合わせるわけではないだけに、コミュニケーション不足を感じることはありませんか。

そんなときに試してみたいのが社内チャットツールを導入すること。電話と違って相手の仕事の手を止める必要もなく、メールと違って「お疲れさまです」や「どうぞよろしくお願いします」といった定型の挨拶を書く必要もありません。
チャットツールを使う最大のメリットは、これらの手間を省くことができるため手軽に使えるという点にあります。それはそのまま、コミュニケーションの回数を増やすことにもつながるでしょう。

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2.オフィスのフリーアドレス化

HR総研の調査によると、社内コミュニケーションが特に不足していると考えられているのは「部門間・事業所間」「経営層と社員」二つのポイントなのだとか。オフィスのフリーアドレス化は、この二つのコミュニケーションを円滑にするのに特に効果的な施策のひとつです。

社員一人ひとりのデスクをあえて固定せず、その日その日で違う場所に座ることで、他部署の社員や役職の異なる管理職層の社員と隣同士になる機会が増えます。こうすることでいい意味での雑談が生まれるなど、自然なコミュニケーションが増えていくのではないでしょうか。

フリーアドレスについては別の記事で詳細にまとめてあります。詳しくは下記関連記事をご覧ください。
【関連記事】ルールと事前準備が大切!フリーアドレス導入で失敗しないために
【関連記事】失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは?

3.「感謝」を伝えるサンクスカード

従業員のモチベーション向上のために表彰制度を取り入れている企業は少なくありません。しかし、もっと気軽に、全社員を巻き込んでいきたいと考えているなら「サンクスカード」を導入してみてはいかがでしょうか。

「サンクスカード」とはその名のとおり、他の社員から受けた親切をカードに記して「感謝」の気持ちを伝えるもの。業務で頑張ったり、助けてもらったりしたことを当たり前とするのではなく、具体的に形にすることでより親近感を持ったり、信頼関係を築いたりすることにつながります。誰でも相手に「ありがとう」の気持ちを伝えられると嬉しいもの。サンクスカードが増えていけば、社内の雰囲気も明るくなり、自然とコミュニケーションも円滑なものになるのではないでしょうか。

4.ちょっとした会議に使えるミーティングスペースの確保

会議はビジネスの意思決定の場として重要なものですが、複数の社員の手を止めることになるため、業務の生産性を阻害するという指摘もあります。また、会議室に集まることで参加者を緊張させ、円滑なコミュニケーションが生まれにくいと感じる人も多いのではないでしょうか。

そんな場合には、デスクの周りにちょっとしたミーティングスペースを設けてみることをおすすめします。立ち話感覚でさっと意見交換や状況報告ができるような場所があれば、気軽にコミュニケーションをとれるだけでなく、貴重な時間をムダにすることもありません。デスク周りにスペースを確保するだけなので、手軽に導入できるのも見逃せないポイントといえるでしょう。

5.情報共有スペースの設置

自分の所属する部署内のコミュニケーションはうまくいっていても、隣の部署は何をしているのか知らない……。そういった企業は意外と多いものです。そんな「部門間・事業所間」のコミュニケーション円滑化のアイデアとしてオフィスのフリーアドレス化をご紹介しましたが、もう一つ、ぜひ試していただきたいのが情報共有スペースを設けることです。

執務室の壁面の一部をホワイトボードにして、各部署の取り組みを掲示したり、業務のアイデアを募集したりすることで、他部署がどんな動きをしているのかを「見える化」することができます。こうすることでコミュニケーションを円滑化するだけでなく、一部署だけでは生まれにくい画期的なアイデアを集めることにもつながるでしょう。また、自分たちの働きが社内に公表されることで、社員のモチベーションが向上するといった効果も期待できます。

6.社内ブログの立ち上げ

すでに多くの会社が実施していますが、社内ブログを立ち上げるというのもコミュニケーションを活性化するためのひとつの方法です。

実は、「社内でよくすれ違うので顔は知っているけれど、どんな人かはわからない……」と社員同士でお互いに思っていることは多いのではないでしょうか。そこで、社内ブログを立ち上げて、日替わり、週替わりで社員を一人ずつ紹介したり、社内プロジェクトに関する記事を参加メンバーのプロフィールとともに載せたりすれば、社員が他部署の社員や業務内容に興味を持つきっかけをつくることができます。他の人や仕事に興味を持つことは、コミュニケーションを増やすことにつながるでしょう。

7.写真、ポスター等を展示

普段知ることができない、他の社員のキャラクターや他部署の仕事を知るための方法として、写真展の開催やポスターなどの展示という方法も挙げられます。「仕事がオフの日のリラックスした自分の姿を見てもらいたい」という社員がいれば、旅先や行楽地などでの美しい写真、面白い写真を展示する会を開くのもよいでしょう。あるいは、社内プロジェクトにおけるハイライトシーンを、職場の写真を掲示するボードに設けるのも一案。掲示された写真から、普段話すことのない人の素顔を知ることができ、会話のきっかけにもなり得ます。

また、プロジェクト関連のポスターをさまざまな場所に貼って雰囲気を盛り上げれば、それをきっかけとしたコミュニケーションが生まれるだけでなく、社員のモチベーションやエンゲージメントのアップにもつながるでしょう。

8.雑談の促進

上述の「オフィスのフリーアドレス化」の話でも触れた「雑談」は、コミュニケーションの活発化を促すもののひとつ。社内が明るくなったり、チームワークが向上したり……といったさまざまな効果が期待できます。

普段、仕事の用件はついメールで済ませてしまって会話の機会がない……という人も多いのではないでしょうか。「話をするのは時間の無駄ではないか?」「必要もないのにしゃべっていると、さぼっていると思われそう」など、いろいろなことを心配して、雑談を避けているという場合もあるでしょう。しかし、メールで用件だけを伝えるのと、相手の目を見て直接言葉を交わすのとでは、相手との距離感が異なります。実際、日本能率協会がビジネスパーソンに対して行った調査では、「あなたは、職場の親睦を深めるのに何が有効だと思いますか」という問いに対し、半数近くの人が「雑談」と回答しています。
また、雑談はコミュニケーションを活性化するだけでなく、業務効率がアップするという計測結果も出ています。日立製作所が行った「ウェアラブル技術による幸福感の計測」(2015年)において、電話営業を行うコールセンターの従業員を対象に、行動と生産性の関係を研究した結果、休憩時間の雑談が全体的に活発だった日はそうでない日に比べて、全体の受注率が1.34倍アップすることが判明しました。雑談は組織全体の生産性アップにも影響しているようです。

9.交流会の実施

先述のように、社内コミュニケーションが特に不足していると考えられているのは「部門間・事業所間」や「経営層と社員」の間です。一般の社員が、他の部門や事業所、または経営層と話をする機会は、確かにあまりないということも多いでしょう。オフィスのフリーアドレス化によってそうしたチャンスを増やすこともできますが、社内交流会を開くというのも、普段話さない人と話すチャンスを持てる方法のひとつです。

クリスマス、ハロウィーン、周年記念などの機会に楽しいイベントを企画することで、わきあいあいとした職場を作れる可能性が高まるでしょう。そうした職場は、ストレスが少なく、仕事の話をするときも円滑なコミュニケーションが成り立ちやすくなります。

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業務内容や社風に合わせて導入を

今回ご紹介した5つのアイデアはすでに他の企業でも実践され、効果を出しているものばかり。ただ、全てのアイデアが全ての企業にも適しているとはいい切れないので、業務内容や社風に合わせて、効果的と思うものを取り入れることが重要です。社内コミュニケーションが不足していると感じたら、ぜひ参考にしてみてくださいね。

また、社内コミュニケーションについてオフィスのレイアウトをひと工夫して、活性化を実現した例もあります。詳細については別記事でまとめていますので、そちらもあわせて確認してみてください。
【関連記事】【事例】社内コミュニケーション活性化を実現するオフィスレイアウトとは?

参考:社内コミュニケーションに関するアンケートHR総研

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