リモート会議とは?メリット・デメリットや円滑に行うポイントを解説

リモート会議とは?メリット・デメリットや円滑に行うポイントを解説

テレワーク・在宅勤務

新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、テレワークを導入する企業が増加しました。また、これまでは対面で行っていた取引先とのやりとりもリモートで行うケースが増えています。いまや企業にとって非対面での会議が当たり前になってきているといっていいでしょう。そこで、今回は改めてリモート会議の概要や活用のメリット・デメリットを見たうえで、円滑に進めるためのポイントをお伝えします。

リモート会議とは?

昨今「リモートで打ち合わせ」「リモートでミーティング」といった言葉を交わすことは珍しくなくなっています。その多くはZOOMやSkypeを活用したWeb会議ではないでしょうか。Web会議は、オフィスや自宅はもちろん、外出先からでも気軽に参加できるため、多くの企業が活用しています。

Web会議とリモート会議とでは何が違うのでしょうか。実はWeb会議もリモート会議の一種です。リモート会議とは、遠く離れた者同士で行う会議を意味します。Web会議も離れた者同士で行うため、「リモート会議」ですし、テレビ会議や電話会議もすべて離れた者同士で行うため、「リモート会議」です。つまり、離れた者同士で行う会議の総称が「リモート会議」なのです。

2021年4月に商工中金が発表した、「中小企業のIT導入・活用状況に関する調査(2021年1月調査)」によれば、コロナ影響前とコロナ影響後のWeb会議システム実施率を比べると、営業部門では16%から63.2%へ、製造部門でも6.8%から21.2%へと上昇しています。これに電話会議も含めれば、ここ1~2年でリモート会議の導入率は確実に拡大しているといえるでしょう。

出典:中小企業のIT導入・活用状況に関する調査 [2021年1月調査]|商工中金

Web会議について詳しく知りたい方は、『Web会議を導入することのメリットと導入方法』の記事もご覧ください。

リモート会議のメリット・デメリット

リモート会議を行ううえで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。ここでは代表的なものを紹介します。

リモート会議のメリット

・感染症対策になる
対面での会議を避けられるため、感染症対策につながります。
・経費節減
出張や取引先まで出向く必要がなくなるため、経費や時間の節約につながります。
・場所を選ばず会議ができる
インターネット環境があれば、オフィスにいなくてもWeb会議に参加することができます。インターネット環境がない場合でも、電話回線があれば電話会議を行うことを検討できるでしょう。

リモート会議のデメリット

・途中で回線が切れてしまう場合がある

インターネット回線や電話回線は場所によっては途切れ途切れになってしまう場合もあり、重要なやりとりをしていても相手の言葉がきちんと聞き取れない可能性もあります。

リモート会議を円滑に進めるためのコツについて詳しく知りたいかたは、『テレワークに欠かせないWeb会議で起こりがちなトラブル「ハウリング」の解消方法』の記事もご覧ください。

・仕切り役がいないとまとまらない
リモート会議では、上述のとおり音声が途切れたり、参加者がツールをうまく使えなかったりするなど、さまざまなトラブルが想定されます。そのため、リモートの形態で会議を円滑に進められる進行役がいないと、思ったように話がまとまらない場合があります。

リモート会議を円滑に進めるためのポイント

リモート会議には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。そこで、リモート会議のデメリットを解決し、円滑に進めるためのポイントを紹介します。

・ツールの理解
リモート会議を行う際に活用するツールの特徴を把握し、使いこなせるようにする必要があります。機能を理解しないことで円滑に進まなくなってしまうトラブルが避けられるでしょう。
・円滑な進行のためのルール策定
リモート会議を行うには円滑に進めるためのルールが必要です。具体的には次のようなものが考えられます。
1. 会議内容は事前に共有して把握しておく
リモート会議に限った話ではありませんが、会議内容の事前共有は欠かせないルールのひとつです。対面であれば、表情やニュアンスで何となく伝わるものでも、リモートではそれができないため、事前共有のうえ、しっかりと把握しておくようにします。
2. 発言するときは挙手制にする
リモートは対面のような阿吽(あうん)の呼吸が難しくなります。そのため、ルールがないと発言がかぶってしまったり、逆に意識しすぎて発言がしにくくなったりといったケースが起こりがちです。そこで、発言する際は挙手制にする。そして、発言しない者はマイクをミュートにするといったルールを策定します。
3. 電話会議の際は発言時に必ず名乗る
Web会議は対面ではないものの、互いの顔を確認しながら進めていけます。しかし、電話会議となると声だけが頼りになるため、誰が発言しているのかがわからなくなるといった可能性も少なくないでしょう。これでは会議も円滑に進められません。そこで、「必ず発言する前に自分の名前を言う」ということをルール化します。
4. あらかじめ発言内容をある程度テキスト化しておく
会議内容を事前に把握したうえで、発言したい内容はあらかじめ簡単にメモ、もしくはテキストに起こしておきましょう。リモートでの会議は対面に比べ、場の雰囲気がつかめず思った以上に自分の意思が伝わらない場合もあります。これを避けるため、あらかじめ発言内容をまとめておけば、伝えたいことがシンプルになり、伝わりやすくなります。
・デバイスの貸与
在宅勤務や外出の際に社員が個人のパソコンやスマートフォンをリモート会議に使用すると、スペックの違いによって会議のスムーズさに差が生まれてしまう可能性があります。また、通信費が社員負担になる、セキュリティリスクがあるなどのデメリットも考えられます。これらを避けるには、デバイスを会社側が用意し、貸与するのがよいでしょう。
・オフィス環境の整備

オフィスでリモート会議を行う場合、自席では周囲に迷惑がかかるもしくは周囲の声がノイズになってしまう場合があります。そこで、集中ブースやリモート会議専用ルームをつくり、そこでリモート会議を行えるようにするのがおすすめです。

集中ブースについてより詳しく知りたい方は、『コミュニケーションと集中のメリハリを実現する集中ブースの効果的活用方法』の記事もご覧ください。

リモート会議はネットや電話、双方のメリットを生かすのがポイント

Web会議やテレビ会議、電話会議など遠く離れた者同士で行う会議の総称であるリモート会議。さまざまな形態があり、用途や状況に応じて最適なやり方を選択できますが、その分、ツールを理解していないと円滑に進められません。

リモート会議を円滑に進めるには、ツールの理解やルールの策定も重要ですが、それぞれの会議形態のメリットを生かすことも重要です。資料の閲覧が必要なときはWeb会議やテレビ会議、スケジュールの把握や確定事項の確認などは電話会議など、うまく使い分けることで効率的な業務運営が期待できます。

また、環境の整備も欠かせません。特にオフィスでリモート会議を行う場合、どうしても周囲の声が気になってしまうため、集中ブースやリモート会議専用ルームなど一人で集中して会議を行えるスペースの設置がおすすめです。