ペーパーレス化が進まない理由とは?推進のポイントを考える

ワークスタイル

国が掲げる「働き方改革」を実現させるうえで、効果が高いといわれているペーパーレス化。業務効率化やテレワークの推進など、さまざまなメリットを企業にもたらします。

しかし、当初に考えたほどペーパーレス化は進んでいないというのが現状のようです。なぜ、多くのメリットのあるペーパーレス化が進んでいないのでしょう。今回はペーパーレス化のメリットとデメリットをふまえ、なかなか企業にペーパーレス化浸透しない理由、そして定着させるための方法について考えてみましょう。

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ペーパーレス化を推進するメリット

ペーパーレス化を行うことの具体的なメリットとしては次のようなことが挙げられます。

書類を探す手間が省ける

ペーパーレス化した場合、文書はデジタルで利用することになるでしょう。デジタル文書は一定のセキュリティのもとに、いつどこにいても閲覧が可能です。そのため情報共有にタイムラグがなくなります。さらにテレワークやモバイルワークの推進にもつながるでしょう。

情報の共有が瞬時に行える

デジタル文書は、一定のセキュリティのもとに、いつどこにいても閲覧が可能です。そのため情報共有にタイムラグがなくなります。さらにテレワークやモバイルワークの推進にもつながるでしょう。

紙を保管する必要がなくなりオフィスの省スペース化になる

ペーパーレス化して書類を保管するラックや棚が必要なくなることで、オフィスの省スペース化が実現します。固定費の削減も可能です。

柔軟なオフィススタイルが可能になる

紙がなくなることで、各自のデスクの引出しをなくすことも可能でしょう。これによって常に席が固定しているスタイルから、フリーアドレスのように新たなオフィススタイルも取り入れやすくなります。

印刷やFAXにかかる時間とコストが削減される

ペーパーレス化が社内に浸透すれば、会議のたびに人数分の資料を印刷する必要がなくなり、印刷にかかる時間やコストを削減できます。またFAXもパソコン上で確認できれば、わざわざFAX機まで書類を確認しに行く手間もかからなくなります。

震災や天災の際に重要書類が守られる

デジタル文書をクラウドに保管しておくことで、震災や天災が起きた際にも重要な書類を紛失するリスクを軽減でき、昨今多くの企業が取り組んでいるBCP(事業継続計画。自然災害・事故・不祥事など被害を最小限に止め、早急な復旧をさせるマニュアルのようなもの)対策にもなります。

ペーパーレス化のデメリットと進まない理由

これだけ多くのメリットを持つペーパーレス化ですが、次のようなデメリットが挙げられます。

システムダウンが起きた際に書類が読めない

停電やサーバトラブルなどによって、デジタル文書が読めなくなってしまう可能性があります。ペーパーレス化で紙文書をなくすことの弊害といえるかもしれません。

画面の大きさによって見づらいケースもある

モバイルやモニターの大きさ、解像度によっては、紙の文書に比べて視認性が低くなる場合があります。

ITリテラシーの差によって情報共有がしづらくなる

社員のITリテラシーの差によって、紙の文書よりもかえって情報共有がしづらくなる場合もあります。 もちろん細かいデメリットをあげればこれだけではありません。しかし、多くのメリットに比べれば、それを覆すほど大きなデメリットはないといってよいでしょう。

しかし、なぜ思ったほどにペーパーレス化が進んでいないのでしょうか? その理由として、次のようなことが考えられます。

紙で見ることに慣れ過ぎてしまって移行が難しい

特に年配の社員は、これまで何十年も文書は紙で見ることが当たり前だったため、デジタル文書になじまず移行が進まないといったケースは少なくありません。

初期導入コストがかかる

これまでの膨大な紙の文書をデジタル化するために時間とコストがかかるため、導入をためらう企業も多いようです。

すべての書類をデジタル化することで、かえって効率が悪くなり途中でやめてしまう

書類にはデジタル化すべきものと紙のままにすべきものがあります。無駄なものまですべてデジタル化することで、効率が悪くなってしまうことがあります。また効率が悪くなったことでデジタル化を途中でやめてしまい、さらに効率の悪化が引き起こされるケースもあります。

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ペーパーレス化を実現させるためのポイント

なかなかペーパーレス化に踏み切れない理由を踏まえたうえで、実現させるにはどうすればよいのでしょう。ここでいくつかのポイントをご紹介します。

事前にデジタル化するものとしないものを明確に分ける

ペーパーレス化を導入するうえで、デジタル化するものとしないものを明確に分ける作業は非常に重要です。仕分けをせずにデジタル化を進めると、必要のないデジタル文書が増えることになり、メリットである検索性が損なわれてしまうでしょう。ペーパーレス化のメリットを最大限に生かすためにも、事前の仕分けは必須といえます。

ペーパーレス化は一気に行うのではなく、できるところから始める

企業によっては一部を紙で残しておきたいといった理由から、すべてのデジタル化ができないケースがあります。ペーパーレス化は必ずしも全社で一気に行う必要はありません。できるところから始めてみましょう。

クラウドサービスを活用し、コストをかけずに行う

ペーパーレス化の導入を低コストで進めるには、クラウドサービスをいかに効果的に活用するかがポイントです。またクラウドサービスの活用で、テレワークやモバイルワークの導入も可能になります。

業務効率化だけではないペーパーレス化の大きな効果

ペーパーレス化は無駄な紙資料を減らすことでのコストダウンや、時間の短縮による業務効率化に大きく貢献します。しかしペーパーレス化のメリットはそれだけではありません。地震、台風といった自然災害や大火災、そしてテロ攻撃などを受けた時のBCP対策としても大きな効果を発揮します。ほかにもフリーアドレス制を導入しやすくなることで、社員間のコミュニケーション活性化にも役立つでしょう。

デジタルデータを閲覧するためのタブレット端末購入といった初期コスト、システムダウン時の対応など、解決しなければならない課題があることは確かです。そのため一気に導入するのではなく、できるところから進めていくことをおすすめします。

コストダウンや省スペース化などの効果を見つつ、段階的に導入することがペーパーレス化を実現させるポイントといえます。