職場内のコミュニケーション不足による人間関係悪化や業務非効率化の解消は、多くの企業にとって離職を防ぐ意味でも喫緊の課題です。特に感染症対策でテレワークが増加し、従来のように対面でのコミュニケーションが取りにくくなった今、少ない機会のなかで対話ができる環境づくりは必須といえるでしょう。そこで、今回は職場内コミュニケーション活性化のメリットから、すぐに取り組める施策までをお伝えします。

職場内でのコミュニケーションの種類とそれぞれのメリット

職場内でのコミュニケーションは、仕事の話と仕事以外の話の大きくふたつに分けられます。
ここではそれぞれのメリットについて見ていきます。

仕事の話を中心として、意見を交換し合う

業務のやり方、進め方、情報交換などのコミュニケーションです。ルーティンワークのようにわざわざ話し合う必要のない業務もありますが、新しい取引先との業務や、転属、新入社員入社などによる新たな人材との初めての仕事の場合、互いの経験や知見を共有しつつ進めないと、誤解や齟齬が生まれやすくなります。逆にしっかりとコミュニケーションを取れば、業務効率化、生産性向上につながっていくでしょう。

仕事以外の雑談

雑談というと、業務を妨げるものといったイメージがあるかもしれません。しかし、適度な雑談は、リラックス、気分転換、新たなアイデアのきっかけをつかむ、互いの人となりを知るなど、業務を円滑に進めるうえで潤滑剤となり、大きなメリットを生み出します。また、異なる部署の人と雑談を交わせれば、これまでにないコラボレーションにつながる可能性もあるでしょう。

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職場内でのコミュニケーションを活性化させるポイント

職場内のコミュニケーションが重要だとわかっても、それまであまりうまくいっていなければ、すぐに活性化させるのは困難です。そこで、ポイントとなるのが、レイアウトやツールなどのオフィス環境や雰囲気の改善です。ここでは、そのポイントをいくつか紹介します。

オフィスレイアウトの見直し・ツールの導入

• フリーアドレスの導入

フリーアドレスを導入すれば、これまで関りのなかった他部署の人とも気軽にコミュニケーションが取れるようになります。ただし、席の選択をすべて自由にすると、結局同じ部署同士で固まってしまう可能性もあるため、くじ引き制や同じ部署の人と隣同士に座らないといったルールづくりが重要です。

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• ハドルルームの設置

会議室ほどかしこまったスペースではなく、2～3人程度で気軽にミーティングができる部屋を設置します。新たにスペースをつくるのは難しいかもしれません。しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークを導入した企業であれば、出社人数が減った分、余ったスペースも増えるため、以前よりは設置しやすくなっているのではないでしょうか。

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• チャット、グループウェア、Web会議システムの導入

これもテレワークを導入した企業にとって重要なコミュニケーションツールとなります。在宅勤務が基本となると、これまで以上にコミュニケーションが難しくなるため、これらのツールは欠かせません。

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気軽に雑談ができる環境・雰囲気づくり

• マグネットスペースの設置

コピー機や給湯室など、さまざまな部署の人が集まるスペースに自動販売機や簡易式の机を設置し、気軽にコミュニケーションが取れるようにします。

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• オフィスカフェの設置

マグネットスペースをさらに進めたコミュニケーションスペースとして、オフィスカフェを設置します。執務室のなかでも少し和らいだ雰囲気をつくり出すことができ、雑談をしやすい環境になります。

5 TSUBO CAFE｜PLUS

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職場内コミュニケーション活性化のために今すぐ取り組めることとは？

ツールや環境だけを用意してもすぐにコミュニケーションが活性化するわけではありません。そこで、これらのツールや環境を使いやすくするためのルールづくりが重要になります。具体的な方法として次のことが挙げられます。

ツールを活用し雑談できる時間、環境をつくる

オフィスにいる時のように、隣同士であれば、ちょっとした際に雑談もできますが、テレワークによって離れた場所で仕事をしていると雑談は難しくなります。そこで、グループウェアやチャットで雑談専用のチャンネル、スレッドをつくり、適度な雑談ができる余裕をつくります。

また、Web会議を行う際、少し早めに集まる、もしくは終了後に少しだけ時間をつくり、雑談をするのもよいでしょう。

対面で雑談できる時間、環境をつくる

1～2時間に一度、休憩を取ることを徹底する、また、休憩のための受け皿としてマグネットスペースやオフィスカフェを積極的に使うよう推奨するのもおすすめです。

気軽に雑談できる職場環境づくりがコミュニケーション活性化のポイント

一般的に雑談というと業務の邪魔になり、非効率化を生んでしまうと思われがちです。しかし、オンオフの切り替えさえしっかりとできれば、雑談は気分転換になるだけではなく、新たな仕事のアイデア創出のきっかけにもなることも珍しくありません。

雑談のオンオフを切り替えやすくするためのポイントは、自席から離れること、座り込まないこと、他部署の社員とも気軽に話せる場所を用意することの3点。そして、それを実現するのがマグネットスペースやオフィスカフェです。

特に、オフィスカフェは、自分たちでお茶を淹れあったりすることで自然と会話が生まれやすく、コミュニケーション活性化にも最適な施策です。ぜひ、検討されてみてはいかがでしょう。