社内コミュニケーション活性化の実現にいますぐ取り組める施策とは？

社内のコミュニケーション不足による人間関係悪化や業務非効率化の解消は、多くの企業にとって離職を防ぐ意味でも喫緊の課題です。特に在宅勤務（テレワーク・リモートワーク）が定着し、出社とのハイブリッドワークが増えてくるなど多様な働き方の模索が必要とされる今、従来より対面でのコミュニケーション機会が減る中で対話ができる環境づくりは必須といえるでしょう。そこで、今回は職場内コミュニケーション活性化のメリットから、すぐに取り組める施策までをお伝えします。

社内でのコミュニケーションの種類とそれぞれのメリット

社内でのコミュニケーションは、仕事の話と仕事以外の話の大きくふたつに分けられます。

ここではそれぞれのメリットについて見ていきます。

・仕事の話を中心として、意見を交換し合う

業務のやり方、進め方、情報交換などのコミュニケーションです。ルーティンワークのようにわざわざ話し合う必要のない業務もありますが、新しい取引先との業務や、転属、新入社員入社などによる新たな人材との初めての仕事の場合、互いの経験や知見を共有しつつ進めないと、誤解や齟齬が生まれやすくなります。逆にしっかりとコミュニケーションを取れば、業務効率化、生産性向上につながっていくでしょう。

・仕事以外の雑談

雑談というと、業務を妨げるものといったイメージがあるかもしれません。しかし、適度な雑談は、リラックス、気分転換、新たなアイデアのきっかけをつかむ、互いの人となりを知るなど、業務を円滑に進めるうえで潤滑剤となり、大きなメリットを生み出します。また、異なる部署の人と雑談を交わせれば、これまでにないコラボレーションにつながる可能性もあるでしょう。

【関連コラム】　雑談についてより詳しくは「雑談が仕事の生産性を上げる！？」をご覧ください。

社内でのコミュニケーションを活性化させるポイント

社内のコミュニケーションがいかに働く上で重要な要素であると理解できたとしても、これまで社内でのコミュニケーションがあまり重視されていなかった場合、すぐに活性化させることは困難です。そこで、ポイントとなるのが「オフィスレイアウトの見直しやツールの導入」また「オフィス環境や雰囲気の改善」です。ここでは、それらのポイントをいくつかご紹介します。

オフィスレイアウトの見直し・ツールの導入

・フリーアドレスの導入

フリーアドレスを導入すれば、これまで関りのなかった他部署の人とも気軽にコミュニケーションが取取りやすくなります。ただし、席の選択をすべて自由にした場合、結局同じ部署同士で固まってしまう等、意図通りにならない可能性も十分考えられます。「社内コミュニケーションを活性化させる」という目的に立ち返り、くじ引き制や同じ部署の人と隣同士に座らない等、社内でのルールを設けること・社内でルールとともに運用していくことが重要です。

【関連コラム】　フリーアドレスの導入についてより詳しくは、「【コロナ対応】ルールと事前準備が大切！フリーアドレス導入で失敗しないために」をご覧ください。

・ハドルルームの設置

アメリカンフットボールのプレイ中、わずかな時間で選手が集まって行う作戦会議（ハドル）が由来の「ハドルルーム」も社内コミュニケーション活性化に有効的です。会議室ほどかしこまったスペースではなく、2～3人程度で気軽にミーティングができる部屋であるためリラックスした雰囲気が特長的。ちょっとしたスペースがあれば設置可能なため、移転などの計画がなくてもすぐの検討が可能です。スペース確保が難しい場合も「オフィスダイエット®」で社内の整理整頓を実施し、有効活用できるスペースを作り出すことも一つの手段としておすすめです。

【関連コラム】　ハドルルームについてより詳しくは、「少人数で行うミーティングに最適なハドルルームの効果的な活用方法とは？」をご覧ください。

【関連資料】「オフィスダイエット®」についてより詳しくは、「オフィスダイエットガイドブック」をご覧ください。

・チャット、グループウェア、Web会議システムの導入

これもテレワークを導入した企業にとって重要なコミュニケーションツールとなります。在宅勤務が働き方の選択肢に含まれるとこれまで以上にコミュニケーションが難しくなるため、このようなチャット、グループウェア、Web会議システムなどの支援ツールは欠かせません。

気軽に雑談ができる環境・雰囲気づくり

・マグネットスペース（マグネットゾーン）の設置

「マグネットスペース」とはまさしく、人が磁石に吸い寄せられるように集まってくるスペースを指します。コピー機や給湯室など、さまざまな部署の人が集まるスペースに自動販売機や簡易式の机を設置し、気軽にコミュニケーションが取れるように工夫してみる手軽さが魅力です。

【関連コラム】　マグネットスペースについて詳しくは、「職場コミュニケーションの円滑化に効果あり！マグネットスペース（マグネットゾーン）とは」をご覧ください。

・オフィスカフェの設置

マグネットスペースをさらに進めたコミュニケーションスペースとして、オフィスカフェの設置があります。執務室の中でも少し和らいだ雰囲気をつくり出すことができ、雑談をしやすい環境を醸成します。

【関連コラム】　プラスのオフィスカフェについては、「5 TSUBO CAFE」をご覧ください。

・オフィスコミュニケーションのスタンスや心がけ

気軽に雑談ができるようにするには、環境やツールだけでなく、一人ひとりの意識も変えることも欠かせません。たとえば、上司と部下の場合、褒める、自己開示する、上司から積極的に話す、結論から話すなどの工夫が効果的です。

また同僚の場合であれば、わかりやすく話す、相手の関心があることも話題にする、雑談を受け入れるといった心がけにより、雑談をしやすい雰囲気をつくれるでしょう。

社内コミュニケーション活性化のために今すぐ取り組めることとは？

ツールや環境などだけを用意してもすぐにコミュニケーションが活性化するわけではありません。そこで、これらのツールや環境を使いやすくするための工夫やルールづくりが重要になります。具体的な方法として、ツール活用の場面・対面での場面それぞれのコミュニケーション状況に関して2点ずつポイントをご紹介します。

ツールを活用し雑談できる時間、環境をつくる

新型コロナウイルスの感染拡大防止策として多くの企業が、新たな働き方として「テレワーク」を導入しました。その結果、感染防止以外にBCP対策・社員のワークライフバランスの向上などさまざまなメリットが生まれ、2023年5月に新型コロナウイルスの5類移行後も人々の働き方に定着しています。しかし、テレワークによりメリットが生まれた反面、デメリットも少なくありません。

そのデメリットのひとつがコミュニケーション不足です。全社員が同じ職場内にいる従来の働き方に比べ、テレワークによりそれぞれが離れた場所から仕事をする環境は雑談は難しくなりがち。そこで、テレワーク時のコミュニケーション不足解消策として効果を発揮するのがツールの活用です。ツールを上手く活用するためには、次のような工夫・ルールの策定が必要でしょう。

・グループウェアやチャットで雑談専用のチャンネル、スレッドをつくり、適度な雑談をする居場所をつくる

オンラインでの雑談は、タイミングを見つけにくいため、なかなか行いにくいものですが、そもそも雑談をする場所がない場合もあります。グループウェアやチャットで雑談専用のチャンネルやスレッドをつくれば、気軽に利用できるようになるでしょう。

・Web会議を行う際、少し早めに集まる、もしくは終了後に少しだけ時間をつくる

Web会議の時間設定に少し余裕を持たせ、始まる前や終了後に雑談をする時間を設けてみましょう。前後5～10分程度もあれば、軽い雑談ができ、Web会議の雰囲気づくりにも活かせます。

対面で雑談できる時間、環境をつくる

これまで職場で雑談の習慣がなかった場合、急に雑談を生むにはきっとハードルが高いでしょう。特に対面での雑談は機会をつくるのにも一苦労します。そこで、ある程度、職場内で気軽に雑談ができる時間や環境をつくるため、次のようなルールの策定をおすすめします。

・1～2時間に一度、休憩を取ることを徹底する

業務中に席を立つのはタイミングも難しく、仮に立てたとしてもほかに誰も立っていなければ雑談もできません。そのため、1～2時間に一度、5～10分程度の休憩時間を設定し、席を立つきっかけをつくってみましょう。

・休憩のための受け皿としてマグネットスペースやオフィスカフェを設置する

休憩で席を立っても集まれる場所がなければ意味がありません。ただ休憩室に集まるだけでは椅子に座って長居してしまう可能性もあるため、立ったままで気軽に雑談できる場所が必要です。おすすめなのはマグネットスペースやオフィスカフェの設置です。社員が集まりやすくなるうえに、立ったままで短時間の雑談ができます。

職場でのコミュニケーションで避けるべきこと

職場でのコミュニケーションを活性化するために雑談ができる環境や雰囲気をつくることは重要ですが、雑談さえできればコミュニケーションが活性化するわけではありません。特に、次の点については注意しないと適切なコミュニケーションができないだけではなく、業務に支障が出るリスクも生まれてしまいます。

・ネガティブな話題ばかり話す

オフィス内での雑談といえば同僚や上司、部下の話題になりがちですが、悪口や陰口になってしまうと職場全体の雰囲気が悪くなるうえ、信頼関係を傷つけることにもつながります。また、他部署やチームの過度な批判や非難も相手のモチベーションを下げることになるため、避けたほうがよいでしょう。雑談は基本的にはポジティブで前向きな話題を出すことが重要です。

・目線を合わせない一方的なコミュニケーションの取り方

どちらか一方だけが目線も合わせずに言いたいことだけを言い続けるのも避けたほうがよいでしょう。雑談に限らずコミュニケーションは、双方が気持ちよく対話をすることが重要であり、どちらか一方だけの欲求を満たすものではありません。

・際限なく話す

雑談が盛り上がってしまうと、つい際限なく話し続けてしまう場合があります。しかし、あまり長時間になると業務にも差し支えてしまうため、5～10分程度で切り上げるようにすることが重要です。

近年はテレワークが増えたことで、対面だけではなく、チャットやグループウェアなどを使って雑談を行う場合があります。しかし、オンラインでは対面よりコミュニケーションを始めにくいだけでなくやめにくいといった特徴があるため、特に注意が必要です。

・お互いを尊重しない会話

雑談とはいえ、上司や部下といった関係性は意識したうえで進める必要があります。不適切な言葉遣いや態度は、相手の尊厳を傷つけることがあり、職場の雰囲気を悪化させる原因ともなってしまうでしょう。

また、感情的な反応や短気な態度も職場の雰囲気を悪化させる原因となるため、好ましくありません。お互いを尊重し合い、冷静に判断し、相手の立場や感情を理解することが大切です。

そのほかに、偏見や差別的な発言も控えなくてはなりません。特定の人種、性別、宗教、性的指向、年齢、障がいなどに基づく差別的な発言は、職場の雰囲気を悪化させるだけではなく、業務上の問題を引き起こす可能性があるので十分に注意する必要があります。

気軽に雑談できる職場環境づくりがコミュニケーション活性化のポイント

一般的に雑談というと業務の邪魔になり、非効率化を生んでしまうと思われがちです。しかし、オンオフの切り替えさえしっかりとできれば、雑談は気分転換になるだけではなく、新たな仕事のアイデア創出のきっかけにもなることも珍しくありません。

雑談のオンオフを切り替えやすくするためのポイントは、
①自席から離れること、②座り込まないこと、③他部署の社員とも気軽に話せる場所を用意することの3点。そして、それを実現するのがマグネットスペースやオフィスカフェです。

特に、オフィスカフェは、互いにお茶を淹れあったりすることで自然と会話が生まれやすく、コミュニケーション活性化にも最適な施策です。ぜひ、検討されてみてはいかがでしょう。

【お役立ち資料】

社内コミュニケーションの具体的な改善手法がわかる！ 『社員の主体性を育むオフィスづくり』

会社の雰囲気を変えたいと思っていても、何から手を付けてよいかわからないとお悩みですか？ 会社の文化・風土を変えるためには何が必要なのか。オキタ社長を通してコミュニケーション改善の具体策を見てみましょう。
社内コミュニケーションに関してお悩みの経営者・総務・働き方改革担当者におすすめの一冊です。

是非ご活用ください。