ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点

ここ数年で一気に導入が加速したテレワーク。しかし、業務によっては対面のほうが効率的に進められる場合もあり、オフィスワークの重要性も見直されつつあります。そこで、オフィスワークとテレワークの両方のいいとこ取りができるハイブリッドワークが注目されています。

今回はテレワークの導入を進め、多様な働き方を実現させる施策のひとつであるハイブリッドワークについて、その概要やメリット・デメリット、ハイブリッドワークを成功させるポイントや導入の流れ、適したオフィス環境などの観点で解説します。

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方を指します。具体的には、出社、在宅を含め柔軟な働き方を社員が選択できる働き方です。

ハイブリッドワークは、オフィスワークか自宅でのテレワークかという二者択一ではありません。その日の事情や業務内容に合わせて、オフィスに出社したり、自宅でテレワークを行ったり、自宅ではなくフレキシブルオフィスで業務を行ったりすることができます。

ハイブリッドワークは個人の事情だけでなく災害やパンデミックにも対応でき、より柔軟な働き方が可能です。そのため、これからの主流になると考えられています。

ハイブリッドワークの働き方

企業によっては、次のような形でテレワークとオフィスワークを分けるのもハイブリッドワークと呼びます。

状況に合わせてテレワークかオフィスワークかを選ぶ

すべての社員が、業務内容や状況に合わせて、オフィスワークとテレワークを使い分ける方法です。毎日その日の業務に合わせて、今日はオフィスワーク、明日はテレワークと自由に選ぶことができます。

状況に応じてテレワークとオフィスワークに分ける

育児や介護などにより毎日の出社が難しい社員以外の社員が、状況に応じてオフィスワークとテレワークを行う方法です。出社が難しい社員は、基本的にテレワークを利用することができます。

テレワーク希望者のみ、テレワークを導入する

テレワークを希望する人を募り、希望した社員は基本的にテレワークで働きます。それ以外の社員は状況に応じてテレワークを行いますが、基本的にはオフィスで働くという方法です。

ハイブリッドワークでは、テレワークとオフィスワークどちらか一方だけを選択するのではなく、社員の事情や考え方により、働く場所を自由に選択できるというのが基本的な考え方です。

ハイブリッドワークのオフィスづくりについては、『フレキシブルオフィスとは？柔軟な働き方を実現するための効果的な活用のアイデア』の記事をご覧ください。

ハイブリッドワークの背景

コロナ禍により出社を自粛する流れから、業種・業界を問わず、多くの企業でテレワークが導入されたため、広く普及しました。

しかし多くの企業でテレワークを導入した結果、テレワークにはメリットだけでなく、いくつもの課題があることもわかったのです。

また、テレワークでもオフィスと変わらずにできる業務もありますが、オフィスワークや対面での作業に向いた業務も多く残っています。

そこでこれらの課題を解決しながらテレワークのメリットを生かすため、ハイブリッドワークという働き方が生まれたのです。

ハイブリッドワークは社員の状況に合わせてテレワークを使ったり、業務に合わせてオフィスワークを行ったりすることができます。オフィスワークとテレワークをバランスよく組み合わせることで、両方のメリットを生かし、デメリットを補うことが可能な働き方です。

アフターコロナにおけるハイブリッドワークの位置付けと必要性

テレワークは新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに導入が進みました。しかし、新型コロナウイルスの流行が収束したあとも、テレワークを継続し、オフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークを実施したいと考えている企業は多くなっています。ハイブリッドワークを導入することで、社員満足度の高まる傾向があるためです。ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワーク双方のメリットを得られる働き方として定着しつつあるようです。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークを導入することで得られるメリットはさまざまですが、主なものとしては次の点が挙げられます。

多様な働き方の実現

ハイブリッドワークでは、テレワーク・オフィスワークどちらかに限定するのではなく、本当の意味で社員の自主性に任せた働き方が可能です。その結果、会社側からの押し付けや決まりごとではなく、本人の意思による多様な働き方が実現します。

出社率については、『オフィスの出社率は今後どうなる？より柔軟な働き方を可能に！』の記事もご覧ください。

社員が主体性を持って働けるようになる

会社でテレワークを導入したからそれに従いテレワークを行うのではなく、自身の状況や働き方に合わせ、自身でテレワークにするかオフィスワークにするか、もしくは両方を使い分けるかといった選択をします。そのため、結果として社員が主体性を持って働けるようになるでしょう。

生産性が向上する

業務には、オフィスワークに適したものと、テレワークに適したものがあります。たとえば、打ち合わせで細かいニュアンスを伝えなければならない業務はオフィスワークが適しています。逆に、データ入力や分析といった個人で行う業務であれば、多くの場合、テレワークでも問題ありません。ハイブリッドワークでは、これらを使い分けられるようになり、結果として生産性向上が期待できます。

柔軟なオフィススタイルの構築が可能になる

テレワークを選択する社員がいれば、同時に出社する社員の数が減り、オフィススペースの有効活用が可能になります。これまでは難しかった休憩室の拡張や集中ブースの設置、パーソナルスペースの拡張なども可能です。

集中力を高める施策については、『オフィス、テレワークで集中力を高めるための効果的な施策とは？』の記事をご覧ください。

多様な人材を確保できる

近年、多様な人材を活用することが企業価値の向上につながると考える企業が増えてきました。ハイブリッドワークを導入することで、オフィスが遠くて通勤が困難な人材でも採用できる可能性があります。たとえば、子育て中の女性やシニア世代、外国人など、オフィスへの通勤が難しい人を雇用することが可能です。多様な人材に活躍してもらうことで、人材不足の解消にもつながります。

ワークライフバランスの実現

仕事は生活するために必要なものですが、家族との時間や趣味の時間を持つことも大事です。ハイブリッドワークなら、プライベートな事情に合わせて働き方を選べるようになるため、仕事とプライベートのバランスをとりやすくなります。たとえば、子育てや介護などで長時間働きに出ることが難しい人でも、ハイブリッドワークなら勤務時間を調整しながら働き続けられる可能性があります。

緊急時の対応が可能になる

地震や台風などの自然災害により公共交通機関がストップしてしまうと、オフィスへの通勤が困難になる人も多くなります。しかし、ハイブリッドワークを導入していれば、オフィスへ出勤できなくてもテレワークやサテライトオフィスなどで業務を継続することが可能です。緊急時でも柔軟に対応できることが、ハイブリッドワークの大きなメリットだと言えます。

ハイブリッドワークのデメリット

多くのメリットを持つハイブリッドワークですが、デメリットがないわけではありません。特に、次に挙げる点に関しては、通常のテレワーク導入以上に注意しなければならないでしょう。

社員の勤怠管理が煩雑になる

テレワークは社員の勤怠管理が難しいとよく言われますが、ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークが組み合わさるため、さらに管理が煩雑になります。「勤怠管理ツールを活用する」「グループウェアや社内SNSを導入する」などの工夫が必要になるでしょう。

予定外の業務が入った時の対応が困難になる

緊急の業務が入ったり、トラブルが発生したりしてミーティングが必要になった場合、担当の社員がテレワークでオフィスにいないといったことが起こる可能性があります。前述した勤怠管理に加え、どこにいてもすぐにミーティングが行えるよう、Web会議ツールやチャットツールなどの準備も欠かせません。

評価制度で不公平感が生まれる可能性がある

前述したように緊急の業務が発生して対応が必要になった場合、オフィスにいる社員に依頼せざるを得なくなります。そのため、どうしてもテレワークよりオフィスワークを中心に働く社員の評価が高くなってしまう可能性が高まるでしょう。そうした状況が続けば、必然的にテレワークを行う社員が減り、ハイブリッドワークが形骸化してしまいます。

社内コミュニケーションが不足しやすい

ハイブリッドワークでは、テレワークをする人、オフィスワークをする人が混在し、お互いが顔を合わせる機会が減ってしまう可能性があります。社内コミュニケーションが不足すると情報共有がうまくいかず、思わぬミスにつながる原因にもなります。また、顧客からの信頼喪失や人間関係の悪化も懸念されます。定期的なミーティングの実施やコミュニケーションツールの活用など、社内コミュニケーションが不足しないような工夫が必要です。

セキュリティ面で不安がある

ハイブリッドワークでは、社内の情報が外部に漏れるリスクが高くなります。たとえば、個人情報が入った書類やデータの紛失、不正アクセスやフィッシングなどのサイバー攻撃、公共の場でののぞきなどによる情報漏えいが増えています。情報漏えいにより会社に多額の損害が生じる可能性も否定できません。ハイブリッドワークではセキュリティ対策をどのように行うのかも重要な課題です。

ハイブリッドワークを成功させるポイント

ハイブリッドワークのメリットを生かしつつ、デメリットを解消し、導入を成功させるためには何をすべきなのでしょう。そのポイントとしては次の5点が挙げられます。

出社日数のルールを細かくしすぎない[S1] 

テレワークを行う社員のオフィス出社に関するルールは、細かい数字を決めず、社員が柔軟な選択をできるようにしましょう。また、全社でルールを統一させるのではなく、部署ごとの業務内容に応じてルールを策定したほうがより効率的です。

セキュリティ教育の徹底

テレワークは、在宅勤務以外にモバイルワークやサテライトオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィスなどでの業務も含まれます。そのため、ほかの企業の社員が同じ場所で働くことも珍しくありません。そこで、セキュリティソフトやセキュリティ管理ツールを搭載したデバイスの貸与はもちろん、社員に対するセキュリティ教育の徹底も重要です。

サテライトオフィスについては、『サテライトオフィスと通常勤務・在宅勤務の違いは？安定運用のポイントも紹介』の記事をご覧ください。

属人性に頼らない業務形態の整備

取引先から連絡が来た際、テレワークを行っている社員しかできない業務があると、スピーディーな対応が難しくなります。多様な働き方を実現したものの、業務に滞りができてしまっては意味がありません。

また、そうした状況が続けば業務が滞るだけではなく、競合に乗り換えられてしまうリスクも発生します。そこで、オフィスワーク・テレワークにかかわらず誰もが複数の業務に対応できる態勢を整えておくことが重要です。

ICTツールの導入

オフィスワークを行うだけでなく、ICTツールを導入することで、ハイブリッドワークの課題のいくつかを解決することもできます。テレワークで効率的に業務を行い、少なくなりがちなコミュニケーションを促進するようなツールが必要です。

たとえば、次のようなツールを導入すると効果が期待できます。

• コミュニケーション不足を解消するためのメールシステム、チャットシステム、グループウェア
• 対面での打ち合わせや研修の代わりとなるオンライン会議システム、ウェビナー、社内Wiki、ナレッジベース
• プロジェクトごとの進捗管理を行うプロジェクト管理ツール、タスク管理ツール
• チームでの情報共有を可能にするファイル共有ツール、ドキュメント管理システム
• テレワークでの勤怠管理、健康確認を行うグループウェア、バーチャルオフィスツール

また、導入したツールを使いこなすには、ある程度の慣れや教育が必要です。導入時の教育がなければ、利用が定着しないおそれもあります。使いやすいツールを選び、導入サポートを行いましょう。

フリーアドレスの導入

ハイブリッドワークでは出社しない社員が多くいるため、オフィスレイアウトはフリーアドレスが前提です。フリーアドレスを導入すれば、日々変動する出社率に対応しやすくなります。固定された席がないため、社員がその日の業務内容に合わせて柔軟に席を選べることもメリットです。

一方で、メンバー同士のコミュニケーションが取りづらいというデメリットもあります。誰がどこにいるのかわかりづらいため、人を探すのに手間取ることもあるでしょう。

職種によっては、顔を合わせた密な連携が求められるケースも少なくありません。そのため、一部で固定席や、部署ごとのフリーアドレスを採用するのも有効です。

プラスではフリーアドレスのデメリットを解消できる「座席管理システムSuwary（スワリー）」を提供しています。座席の利用状況を把握できるため、探している人をすぐに見つけることができます。

座席管理システムSuwary（スワリー）の詳細はこちら

ハイブリッドワークに適したオフィス環境

ハイブリッドワーク導入を成功させるには、テレワーク環境の整備だけでなく、オフィスワーク時のオフィス環境の整備も欠かせません。そこで、ハイブリッドワークに適したオフィス環境を整備するポイントを紹介します。

ピアレンスをコンセプトにしたオフィスづくり

ハイブリッドワークの導入が進むにつれて、オフィスの役割も変わってきました。オフィスだからこそ実現できるチーム活動、社内コミュニケーションを促すオフィス環境を整備する必要があります。

プラスでは「ピアレンス」というコンセプトのもと、人が集まって一緒に働くことで相乗効果が生まれやすいオフィス環境づくりを目指しています。オフィスを目的別に区切ることで、より生産性が高まる環境を実現することが可能です。

ピアレンスの詳細はこちら

ハイブリッドワークでフリーアドレス導入時にみられる問題点

ハイブリッドワークでは基本的にフリーアドレスが前提ですが、次のような点には注意が必要です。

フリーアドレスを導入してもコミュニケーションが少ない

ハイブリッドワークを導入すると、テレワークを行う社員もいるため、出社する社員が少なくなります。そのため、出社しているのにコミュニケーションが増えないことも多いでしょう。

それでは、部署を問わないコミュニケーションの活性化や新たなアイデア創出などのメリットが生まれないこともあります。

オンラインでのコミュニケーションが重視される

フリーアドレスの導入目的の1つは、周りとのコミュニケーションを活性化することです。しかし、周囲にいるメンバーとのコミュニケーションが少なくなることがあります。それは、テレワークを行うメンバーとのオンラインでのコミュニケーションが重視されるためです。

テレワークではコミュニケーションが少なくなるのが問題だというのはよく知られています。そのため、テレワークを行っている社員とのコミュニケーションが積極的に行われ、対面でのコミュニケーションが後回しになってしまうのです。

レイアウトを変更しなければスペースが無駄になる

ハイブリッドワークとフリーアドレスを導入するときには、オフィスのレイアウトを変える必要があります。全員がオフィスに出社するわけではないので、そのままでは不要な席が増えてしまうためです。

レイアウトをそのままにしておくと、空席が目立ってコミュニケーションがとりづらくなってしまいます。

打ち解けたコミュニケーションがしにくい

フリーアドレスでは、他の部署やチームの社員が周りにいます。そのため、機密性の高い話はしにくい環境となります。また、チーム内での打ち解けた会話もしにくくなるでしょう。そのため、円滑なコミュニケーションが取れないこともあります。

セキュリティ対策が重要

ハイブリッドワークを導入するためには、クラウドサービスのシステムを利用したり、外部から社内ネットワークにアクセスしたりすることが増えます。そのため、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクが高くなることは避けられません。

これまでよりもセキュリティ対策を強化し、社員にもセキュリティに関する教育を行う必要があります。

コミュニケーション活性化の仕組みを強化する

テレワークを行う社員が増えると、どうしても対面でのコミュニケーションが減少してしまいます。マグネットスペース（マグネットゾーン）やカフェスペース、ハドルルームなど、社員がコミュニケーションを行えるスペースを設置しましょう。

もちろん、テレワークの社員が増えてもチャットやグループウェアなどで業務に欠かせない情報共有は可能です。しかし、オフィスにいるときのようなちょっとした雑談は難しくなります。そこで、上述したようなスペースを設置すれば、テレワークの社員が出社した際にコミュニケーションがスムーズに行えるようになるでしょう。

いい仕事は、いい雑談から。「5 TSUBO CAFE」の詳細はこちら

空いたスペースを効率的に活用する

これまでのオフィススタイルに固執せず、「打ち合わせ用のブースを増やす」「オフィスの一部をショールーム化させる」「セミナールームをつくる」など、空いたスペースを効果的に活用しましょう。それが結果として生産性の向上にもつながります。

空きスペースの活用については、『オフィスカフェのメリットを最大限に発揮させるためのポイントとは？』『コミュニケーションと集中のメリハリを実現する集中ブースの効果的活用方法』の記事をご覧ください。

ハイブリッドワークに欠かせない環境

テレワークとオフィスワーク双方を効果的に取り入れ、ハイブリッドワークを成功させるポイントとして、オフィス以外では次のような環境整備も必要です。

ハイブリッドワークの運用に役立つツール

リモートアクセスツールやコミュニケーションツール、労務管理システム、ペーパーレス化ツールなど、ハイブリッドワークを効率的に進めるためのツールの導入が必要です。テレワーク、オフィスワークどちらでも業務に支障が出ないように、スムーズにやりとりできる環境が求められます。

セキュリティ対策

セキュリティ対策としては、ガイドラインの策定や情報管理ルールの策定、データの暗号化、ウイルスソフトの導入、安全な回線の使用などが必要です。企業の機密情報や個人情報が外部に漏れないように、徹底した対策を行いましょう。

テレワークが不利にならないような評価制度の策定

社員の主体性を育成するためにも、テレワークをすると評価が下がるといったことのないよう、オフィスワークとテレワークで評価に差が出ないルール策定を行います。また、オフィスワークと変わらない業務ができるよう、在宅勤務の社員に向けた通信環境の整備やパソコン・スマートフォンの貸与も欠かせません。

ハイブリッドワーク導入の流れ

ハイブリッドワークを導入するには、環境の整備やセキュリティ対策、運用ルールの策定が必要です。ここでは、ハイブリッドワーク導入の流れを解説します。

環境を整備する

まずは、オフィス環境の整備やツールの導入など、ハイブリッドワークに合わせた環境の整備が必要です。前述したとおり、ハイブリッドワークでは固定席よりも柔軟に対応できるフリーアドレスのほうが向いています。また、テレワークとオフィスワーク双方に対応できるように、コミュニケーションツールや勤怠管理ツールの導入も必要です。

セキュリティ対策を行う

不正アクセスやコンピューターウイルス対策などを行うことも大切です。システムにログインする際には二段階認証を設定する、不審なメールは開かないなどの対策を行うようにしましょう。

運用ルールを策定する

ハイブリッドワークには決まった運用方法があるわけではありません。企業の状況や業務内容によって運用方法はさまざまです。特定の部署だけを対象にする方法もあれば、全部署を対象にする方法もあります。自社に合った運用ルールを策定し、状況に応じてテレワークの実施日や出社日などを決められるようにしましょう。

ハイブリッドワークによる多様な働き方の実現により社員の主体性向上も可能に

企業側が社員の都合にかかわらずテレワーク導入を決めてしまうやり方は、確かに多様性を確保できるものの、社員の主体性は育ちません。また、業務内容によってはオフィスワークのほうが適している場合もあり、完全テレワーク制はメリット以上にデメリットが多くなってしまうおそれもあります。

ハイブリッドワークはこれらの課題を解消するために非常に有効な施策で、「多様な働き方」「生産性の向上」に大きく貢献するでしょう。特に、テレワーク、オフィスワークを状況に応じて社員が選択できるようにすれば、自ずと社員の自主性も高まり、さらなる生産性向上も期待できます。

ただし、マネジメント側でオフィスワーク中心の社員を優遇するといったことが起きると、誰もテレワークをしなくなってしまいハイブリッドワークは失敗に終わってしまうでしょう。これを避けるためにも、明確な評価制度を策定したうえで、導入を進めていくことが、成功のポイントとなります。