サテライトオフィスと通常勤務・在宅勤務の違いは?安定運用のポイントも紹介

サテライトオフィスと通常勤務・在宅勤務の違いは?安定運用のポイントも紹介

ワークスタイル

テレワークの導入が進むなか、従来のオフィスを縮小する企業も増えています。しかし、在宅勤務では「業務に集中できない」「仕事をするための設備がそろっていない」などの課題があることも実情です。そこで、本社や支社とは別にサテライトオフィスを設置し、柔軟な働き方に対応しようとする動きもあります。今回は、サテライトオフィスを導入するメリットやデメリット、運用のポイントなどを解説します。通常勤務や在宅勤務以外の働き方として、ぜひ参考にしてください。

サテライトオフィス勤務と通常勤務、在宅勤務の違い

多様な働き方を実現するためのひとつの方法として、サテライトオフィスが注目されています。テレワークが普及する前は、従業員は本社や支社などのオフィスに通勤し、それ以外の場所で働くことはあまり認められていませんでした。しかし、サテライトオフィスを導入することで、本社や支社以外のオフィスで働くことが可能となっています。サテライトオフィスとはどのようなものなのでしょうか。また、通常勤務や在宅勤務との違いは何なのかを解説します。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、企業にとって営業活動の本拠地となる本社や本店などとは別の場所に設けられたオフィスのことをいいます。オフィスであることには違いないため、支社や支店、営業所と同じようなイメージを持つ人もいるでしょう。しかし、支社や支店、営業所はあくまでも営業活動の拠点であり、従業員の通勤事情や働きやすさを考えて設置されるものではありません。一方で、サテライトオフィスは営業活動のためだけでなく、従業員にとって働きやすい環境を整えるために設置されることもあります。

さらに、サテライトオフィスは「都市型」「郊外型」「地方型」の3種類に分けられます。「都市型」とは、都心に設置されるサテライトオフィスのことです。都心にある本社の近くに設置されることもありますし、地方の企業が都市部に設置することもあります。「郊外型」とは、都心のベッドタウンから通勤する人が利用しやすいように、郊外に設置されるサテライトオフィスのことです。また、「地方型」とは、都心を本拠地とする企業が地方に設置するオフィスのことです。人材確保のほか、本社のバックアップ機能を付与する目的で設置されることもあります。

サテライトオフィス勤務と通常勤務との違い

通常勤務とは、本社や支社などの営業拠点となるオフィスに通勤することです。従業員は基本的に通常勤務をすることが多いでしょう。人によっては勤務地から離れた場所に住んでいて、通勤に時間がかかるケースもあります。通勤時間が長いほど負担が重くなり、日常生活や業務に支障が出る可能性が高いです。

サテライトオフィスは従業員の働きやすさを考慮した上で設置されることが多いため、場所によっては本社や支社などへ通勤するよりも通勤の負担が軽くなる可能性があります。通常勤務の人とは別の場所で働くため、社員同士のコミュニケーションはビデオ会議システムやチャットツールを使うケースが多いようです。また、サテライトオフィス勤務の扱いが、テレワークの一種という意味合いも強いです。

サテライトオフィス勤務と在宅勤務との違い

在宅勤務もテレワークの一種で、オフィスに通勤せずに自宅で働くことをいいます。自宅が就業場所となるため通勤にかかる負担が一切ありません。通勤のために身だしなみを整えたり、持ち物を準備したりする時間もなくなります。家事や育児、介護などで忙しい人にとっては、メリットが大きい働き方です。一方で、自宅はオフィスと違って働く環境が整っていないため、「仕事をする場所がない」「業務に集中できない」といったデメリットもあります。

サテライトオフィス勤務の場合は、在宅勤務よりも機能性やセキュリティ性が高い環境で仕事をすることが可能です。長時間の業務に最適なチェアやデスクがあり、コピー機や会議室なども利用できます。そのため、在宅勤務よりも生産性が高まる可能性があります。

《一緒に読みたい記事》ニューノーマルな働き方へ対応するための考え方や実践のポイント

種類別にサテライトオフィスの特徴やメリット・デメリットなどを解説!

サテライトオフィスには、設置場所の違いにより「都市型」「郊外型」「地方型」の3種類があります。また、契約形態の違いにより「専用型」「共有型」といった分け方もされます。ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットなどを解説します。

都市型・郊外型・地方型の特徴やメリット・デメリット

サテライトオフィスは設置場所により「都市型」「郊外型」「地方型」の3つに分けられます。

  • 都市型サテライトオフィス

都市型サテライトオフィスは、アクセスのよい都市に設置されるオフィスです。そのため、郊外や地方に本社のある企業が、営業活動の拠点として利用できることがメリットです。都市部に設置することで、営業活動がしやすくなる効果が期待できます。一方、都市部では賃料が高く、やや導入のハードルが高いことがデメリットです。運用コストが高くなる可能性があることに注意が必要です。

社員にとっては、営業で都市部に出たあとに本社へ戻らずに、サテライトオフィスに立ち寄って業務を行えるというメリットがあります。ただし、郊外に住んでいる社員にとっては、帰宅する際に時間がかかる可能性があることがデメリットです。

  • 郊外型サテライトオフィス

郊外型サテライトオフィスは、都心のベッドタウンといわれる場所に設置されます。都市部に比べて賃料が安く抑えられるため、導入しやすいでしょう。社員が多く住むエリアに設置すれば、通勤交通費を抑えられるメリットがあります。一方で、営業エリアでない場合は、営業拠点としての効果はあまり期待できません。

ベッドタウンに住む従業員にとっては、通勤しやすいことがメリットです。ただし、本社や支社とは離れた場所で仕事をするため、ほかの社員とのコミュニケーションが取りづらいと感じることもあるでしょう。

  • 地方型サテライトオフィス

地方型サテライトオフィスは、都市部に本社がある企業が地方に設置するオフィスです。地域に密着した営業活動を行える効果が期待できます。企業にとっては現地の人材を雇用できることがメリットです。

従業員にとっては、都市部を離れて自然豊かな環境で仕事ができることがメリットです。ただし、人によっては地方での生活が合わない可能性もあります。

専用型・共有型の特徴やメリット・デメリット

契約形態の違いによって、専用型と共有型に分けられます。

  • 専用型サテライトオフィス

専用型サテライトオフィスとは、自社専用のサテライトオフィスのことです。専用のオフィスなので周囲に気を遣う必要がなく、従業員の生産性が上がる効果が期待できます。また、情報管理やセキュリティ面で安心して運用できることもメリットです。ただし、専用オフィスを運用するにはコストがかかります。

従業員にとっては、自社専用のオフィスで集中して業務に取り組めることがメリットです。一方で、サテライトオフィスの場所によっては必ずしも通勤に便利とは限らない可能性もあります。

  • 共有型サテライトオフィス

共有型サテライトオフィスとは、複数の企業が共同で運用しているオフィスです。他社の従業員やフリーランスで働く人と情報交換できる機会があり、新しいアイデアを創出できる効果が期待できます。時間単位の利用が可能なため、企業にとってはコストが抑えられることもメリットです。一方で、情報漏えいやセキュリティ面については気を付ける必要があります。

従業員にとっては、新鮮な環境で働けることがメリットです。ただし、普段とは違う環境で働くため、落ち着いて仕事ができない可能性もあります。

《一緒に読みたい記事》サテライトオフィスとは?メリット・デメリット、成果を上げるための導入のポイント

サテライトオフィスを運用するために役立つツール

サテライトオフィスでは、さまざまなツールを活用することで、効果的な運用が可能となります。ここでは、サテライトオフィスの運用に役立つツールを紹介します。

ICTシステム

サテライトオフィスを運用するには、ICTシステムの導入が欠かせません。ICTシステムには、仮想デスクトップ方式、リモートデスクトップ方式、クラウドアプリ方式、VPN方式などがあります。仮想デスクトップ方式は、オフィスに設置されたサーバー内にユーザーの数だけデスクトップを構築し、遠隔にある端末からログインする方式です。リモートデスクトップ方式はオフィスにある端末を遠隔操作する方法で、仮想デスクトップ方式と比べて導入しやすいというメリットがあります。また、クラウドアプリ方式はWeb上のアプリからアクセスすることで、社内と同じ環境で作業ができます。VPN方式は、インターネットに仮想のトンネルを構築し、特定のユーザーだけが利用できるようにしたネットワークです。

セキュリティツール

サテライトオフィスを適切に運用するには、セキュリティ対策も必要です。セキュリティツールには、セキュアブラウザやセキュアコンテナなどがあります。セキュアブラウザとは、通常のブラウザとしての機能以外に、不正アクセスや情報漏えいなどを防止する機能がついたブラウザのことです。また、セキュアコンテナは、ファイルが格納されたフォルダを暗号化することで、セキュリティ性を高める機能のことをいいます。

業務支援ツール

業務支援ツールとは、企業の業務や営業活動を自動化・効率化するためのソフトウェアやアプリのことです。たとえば、営業活動を支援するツールには、MA(マーケティングオートメーション)やSFA(セールスフォースオートメーション)、CRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)などがあります。これらを用いて顧客データを管理することで、営業活動を効率的に行うことが可能です。

コミュニケーションツール

本社や支社など遠隔にいる社員と円滑にコミュニケーションをとるには、コミュニケーションツールの導入も必要です。コミュニケーションツールには、ビデオ会議システムやビジネスチャットなどがあります。ビデオ会議システムは、zoomやMicrosoft Teams、Googleハングアウトなどが人気です。また、ビジネスチャットはSlackやChatwork、LINE WORKSなどがあります。

労務管理ツール

サテライトオフィスで働く従業員の労働時間を適切に管理するためには、労務管理ツールが便利です。労務管理ツールを導入すれば、勤怠管理や在籍確認、入退室記録などが効率的、かつ適切に行えます。ツールの種類によって料金や機能が異なるため、複数のツールを比較して導入を検討しましょう。

《一緒に読みたい記事》リモートワークの効率化実現にはツールの活用が決め手

サテライトオフィスを安定運用するためのポイント

サテライトオフィスを安定運用するためには、社内制度や利用ルール、評価制度などを構築する必要があります。

社内制度を確立する

労働時間の管理や業務報告をどのようにするのか、社内制度を整備する必要があります。労働時間を管理するためには、始業や終業の報告、業務時間中の在席確認の方法を決めなければなりません。始業や終業の報告は、勤怠管理ツールで行うのが便利です。勤怠管理ツールを導入していない場合は、メールや電話などで報告してもらう方法があります。また、在席確認は在席管理ツールを活用する方法が効率的です。作業中のパソコン画面を確認したり、位置情報を確認したりする機能もあります。

業務報告の方法としては、業務報告書を提出してもらう方法があります。業務内容や業務の進捗状況、疑問点などを報告してもらいます。また、業務報告書に労働時間を記載してもらえば、労働時間の管理にも利用可能です。

利用ルールを設定する

サテライトオフィスを運用するにあたり、対象者や対象業務、利用回数など細かい利用ルールの設定が必要です。また、サテライトオフィス勤務の対象となった場合、事前に申請が必要なのか、申請方法や申請の条件なども明確にする必要があるでしょう。

評価制度を見直す

働き方の多様化に合わせ、評価制度を見直すことも必要です。サテライトオフィス勤務では、業務プロセスが見えにくいこともあるため、成果をもとに評価する制度が適しているといわれています。成果をもとに評価する方法としては、MBOやノーレイティングなどがあります。ただし、業種や業務内容によっては成果主義による評価が難しい場合もあるでしょう。そのため、目に見える成果だけでなく、業務報告書やWeb会議による面談を通じて総合的に評価する必要があります。

《一緒に読みたい記事》自由な働き方ができる会社の特徴を紹介!期待される効果とは?

《一緒に読みたい記事》オフィス分散とは?注目される背景やメリット・デメリット、導入のポイントを解説

サテライトオフィスなら働き方改革や非常時への対応も可能

サテライトオフィスなら、通常勤務よりも柔軟な働き方が実現できます。一方で、在宅勤務よりも働く環境が整っているため、業務の効率化や生産性の向上が期待できるでしょう。また、本社や支社とは別の場所にオフィスを設置することで、感染症の拡大や災害時の対応にも備えられます。設置場所によっては、地方在住の人材を活用することも可能です。サテライトオフィスを安定して運用するには、環境整備と社内制度の確立が必要となります。サテライトオフィスのメリットやデメリット、運用方法などを押さえたうえで、自社で導入が可能かどうか検討してみましょう。