タッチダウンオフィスで作業効率アップ!期待できる意外な効果

ワークスタイル

タッチダウンオフィスという言葉をご存じでしょうか。ビジネスパーソンが外出先で一時的にパソコン作業をしたり、資料に目を通したりできる場として活用されています。こういった場所は、「タッチダウンスペース」として自社に設けることも可能です。また、作業スペースとしてだけでなく、空間の有効活用や社員同士のコミュニケーションの場としても利用できます。今回は、タッチダウンスペースのメリットや設置のしかたについて解説しましょう。

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タッチダウンオフィスとはどのような場所なのか

外出先や出張先で空いた時間に仕事ができたら便利ですよね。社外で空いた時間を有効活用できる場所として設けられているのがタッチダウンオフィスです。タッチダウンオフィスとは、具体的にどのような場所なのでしょうか。

タッチダウンオフィスとは

タッチダウンオフィスとは、モバイルワークやテレワークをするビジネスパーソンや出張者などが一時的に仕事のできるオフィスのことをいいます。作業スペースや電源、通信環境が備えられ、資料の閲覧やメールチェックなど短時間の業務を行う場所として最適です。利便性の高い駅の近くに設けられていることが多く、出張や外出の際に気軽に利用することができます。会員契約を結ぶと、いつでも自由にタッチダウンオフィスが利用できるサービスもあります。

タッチダウンオフィスの目的

タッチダウンオフィスの目的は、一時的なオフィススペースとして利用できる場所を確保することです。そのため、カフェやレストランとは違い、仕事がしやすい環境が整っています。スペースだけでなく、プリンターやコピー機、事務用品などを利用できるところもあります。また、タッチダウンオフィスを利用することで、自社までの移動時間を業務にあてられるため、時間やコストを節約することも可能。企業の生産性向上にも役立っています。

タッチダウンオフィスのメリット

出張者やテレワークをする人が一時的に立ち寄って仕事に利用できるのが、タッチダウンオフィスのメリットです。通常在籍している自分のオフィス以外に働ける場所があることで、移動時間を短縮できるため仕事を効率化できます。タッチダウンオフィスの利用により、柔軟な働き方が実現可能です。また、いつもとは違う環境で仕事をすると雰囲気が変わるため、通常よりもリラックスして仕事ができるというメリットもあります。

オフィス内にもタッチダウンスペースは必要?

タッチダウンオフィスは、オフィス外の施設として利用できるオフィススペースのことをいいますが、同じようなスペースを自社のオフィス内に設置することもできます。オフィス内にタッチダウンスペースを設けることで、思わぬ効果もあるかもしれません。

すきま時間の有効活用や気分転換に

タッチダウンスペースとして、気軽に立ち寄りやすいカジュアルなテーブル席や、カウンター席を自販機やコーヒーマシーンのあるマグネットスペースを出入口や部門間の通路付近に設けると、さまざまな人が利用しやすくなるでしょう。会議の合間や外出までの隙間時間にわざわざ自席に戻らなくても、タッチダウンスペースに立ち寄って時間を有効活用したり、自席で考えが煮詰まったときにコーヒーブレイクがてら気分を変えてタッチダウンスペースで仕事をしたり、といった利用方法が考えられます。

タッチダウンスペースの効果

タッチダウンスペースは、一時的に仕事をする場所として設置されるものですが、オフィス内に設けることで、さまざまな効果を期待できます。

  • 簡単な調べものや作業がその場でできる

オフィスでは、常に自分の席だけで仕事をするわけではありません。資料を見るために書庫へ行ったり、簡単な打ち合わせをするために他部署へ行ったり、自席を離れて仕事をすることも多いものです。タッチダウンスペースが近くにあれば、簡単な調べ物や作業を移動先で済ませてしまうこともできます。

  • 社員同士のコミュニケーションの場として活用できる

タッチダウンスペースは、普段異なるオフィスで仕事をしている他部署の社員同士が、一緒に仕事をするためのスペースとして活用できます。社員同士のコミュニケーションが広がり、新しいアイディアや情報の共有にもつながるでしょう。

  • 作業の場を変えることで気分転換になる

自席で仕事をしていて、業務に集中できないことはないでしょうか。集中力が続かないときには、作業の場を変えることで気分転換になり仕事に集中できるかもしれません。タッチダウンスペースは仕事中の気分転換の場所として意外な効果をもたらします。

タッチダウンスペースの設置のしかた

タッチダウンスペースは、オフィス内の一部にオフィス家具や備品を設置するだけで、簡単につくることができます。ここでは、オフィス内にタッチダウンスペースを設置する手順を確認しましょう。

タッチダウンスペースが設けられる場所を確保する

タッチダウンスペースは、人通りが多くワーカーの動線となるような場所が最適です。たとえば、オフィスの出入り口付近や部署と部署との間、カフェテリア付近に設置できそうな場所はないでしょうか。アイディア次第では、意外な場所がタッチダンスペースとして重宝されるかもしれません。

オフィス家具や備品を用意する

タッチダウンスペースとして利用するために、必要なオフィス家具や備品を用意します。デスクや電源コンセント、無線LANは最低限必要です。椅子が置けない場合は、スタンディングのテーブルやカウンターを利用することもできます。また、広いスペースが確保できる場合は、プリンターやコピー機もあると便利です。スペースの広さに合わせて、家具や備品を選びましょう。

ワーカーへ告知する

オフィス内に突然タッチダウンスペースが設置されても、ワーカーは利用してよいものなのかわかりません。タッチダウンスペースを設置したら、目的や利用のしかた、場所などを告知する必要があります。気軽に利用できるスペースとして設置するので、空いていればいつでも利用できるスペースとするのが理想的です。

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タッチダウンスペースで柔軟な働き方を実現!

タッチダウンスペースを自社に設けることで、場所を変えて気分転換や効率性を図りながら仕事をすることが可能です。作業効率のアップや社員同士のコミュニケーション向上にも効果が期待できます。ワーカーが気軽に立ち寄れるスペースにオフィス家具を配置し、タッチダウンスペースとして有効活用しましょう。