オフィス解約時に欠かせないポイントと解約時に検討すべき事項とは？

オフィスの解約はやるべき点、確認すべき点が多くしっかりとした計画を立ててから行わないと、その後の業務にも大きな影響が出てしまいます。また、オフィスの移転は従来の働き方を改めて見直す大きなチャンスでもあるため、それも含めたレイアウトの検討が必須です。今回はオフィス解約から移転までの流れと注意点、そして、新しいオフィスで目的を実現するために検討すべきポイントについてお伝えします。

オフィス解約時の流れ

オフィスの解約をスムーズに行うにはどういった流れで進めていくべきなのでしょう。ここでは、オフィス解約から退去までの具体的な流れについて説明します。

オフィス解約予告

賃貸契約書の内容を見直し、解約予告のタイミングや敷金、委託金の返済時期を確認します。

新しいオフィスの入居可能時期の確認

新しいオフィスを決めたうえで、いつから入居できるのかを確認します。それに合わせ、旧オフィスの退去日を決定します。

旧オフィスの原状回復工事を行う

旧オフィスのオーナーに、原状回復を行う範囲、指定業者の有無などを確認します。また、指定業者がない場合は、業者の手配やスケジュール、見積もり額の確認も行います。

退去・移転

ここまですべてが決まれば、旧オフィスを退去し、新たなオフィスへ移転します。

オフィス解約時の注意点

オフィス解約から退去、移転までの流れを簡単に紹介しました。次はそれぞれのポイントで注意すべき点について説明します。

オフィス解約予告の確認はできるだけ早めに行う

自宅の移転の場合、解約予告は1～2か月前が一般的です。しかし、オフィスの場合、解約を希望する半年前に予告が必要なケースも少なくありません。すでに新しいオフィスが決まっている場合、入居日によっては退去後も家賃を払わなくてはならない場合もあるため、賃貸契約書の確認はできるだけ早めに行う必要があります。

また、旧オフィスを退去する際、原状回復工事を行いますが、通常、この工事には1か月程度かかる場合もあります。そのため、場合によっては、解約予告期限に1か月を足して、解約予告をする必要が生じるので注意が必要です。

新しいオフィスの仲介手数料の確認

通常、移転は直接交渉ではなく、不動産業者を経由して行います。そのため、新オフィスが決まった際、仲介手数料を支払わなくてはなりません。法律では最大で家賃一ヵ月分に消費税を加えた1.1か月分とされていますが、多くの場合、仲介手数料は家賃の50%という原則があります。

仮に新しいオフィスの一ヵ月の家賃が20万円の場合、最大で22万円。50%であれば11万円と11万円もの差額が発生します。1か月の家賃が高ければ高いほど、企業の負担が増えるため、これも事前に確認しておくべきでしょう。

新しいオフィスでの業務準備

オフィスの移転は、旧オフィスの解約作業と同時に新オフィスで業務を始めるための準備もしなければなりません。特に電気・水道・ガスの契約は移転日に合わせておかないと、移転してもすぐに業務が行えなくなります。これを避けるためにも契約関連は早めに済ませておきましょう。

オフィス解約時、新オフィスへ移転するうえで検討しておくべきこととは？

オフィスを解約し、新オフィスへ移転する際、どういった点を検討しておくべきなのでしょう。ここでは、いくつかのポイントを説明します。

新オフィスの面積

2020年は、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークが一気に増加。そして、緊急事態宣言が解除された後もテレワークを継続している企業は多く、オフィスに出社する人数が減少しています。そのため、従来ほどのオフィス面積を必要としなくなっており、移転先のオフィス面積は今後の業務形態を明確にしたうえで行う必要があるでしょう。

新オフィスのレイアウト

テレワークの増加とともに、オフィスの効率的な活用方法として、フリーアドレスを導入するかどうかも決めておかなくてはなりません。それにより、オフィス家具を買い替えるか、レイアウトをどうするかが大きく変わってくるからです。

また、テレワークの社員が出社した際のコミュニケーション用に、休憩室やミーティングルームの拡充、Web会議専用ルームや集中スペースの設置など、新たな働き方に合わせたレイアウトも考えておくべきでしょう。

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オフィス解約は新しい働き方を見直す絶好の機会

オフィス解約は、賃貸契約書や旧オーナー、不動産会社との確認事項が多く、あいまいにしてしまうとさまざまなトラブルにつながるリスクもあります。それぞれをできるだけ早めに確認しておきましょう。

また、新型コロナウイルス感染拡大の影響で業績悪化によって解約せざるを得ない場合もありますが、新オフィスへの移転は新しい働き方を見直すための絶好の機会でもあります。今後の成長のためにも理想とする働き方を実現するためのオフィス解約へつながるように検討することが重要です。