フレキシブルオフィスとは？柔軟な働き方を実現するための効果的な活用のアイデア

「BCP対策」「多様な働き方の実現」「働きやすさの追求」など多くのメリットを持つテレワーク。
一部の企業では導入し始めたものの二の足を踏んでいる、もしくは、一旦導入したがやめてしまった企業も少なくありません。その理由のひとつとして考えられるのが、自宅での仕事になかなか慣れない点が挙げられます。そこでプライベートと仕事をしっかりと区別しながら、オフィス以外で働くことを実現する方法としておすすめなのがフレキシブルオフィスの活用です。今回は、フレキシブルオフィスの概要から注目を集める理由、メリット・デメリットまでを見たうえで、有効活用するためのポイントを紹介します。

フレキシブルオフィスとは？

「柔軟な」という意味を持つ「フレキシブル」。つまり「フレキシブルオフィス」とは柔軟な働き方を実現するためのオフィスです。ここでいう、「柔軟」とは、主に契約形態を指します。通常のオフィスは家主と賃貸契約を結び長期（2年以上）にわたって利用するのが一般的です。しかし、フレキシブルオフィスの場合、1日のみや1か月単位でも契約可能で、自分たちが使いたい時に使いたいだけ自由に使えます。

ただし、「フレキシブルオフィス」というオフィスがあるわけではありません。「シェアオフィス」「コワーキングスペース」「レンタルオフィス」などの総称がフレキシブルオフィスなのです。

近年、首都圏を始め全国各地でコワーキングスペースやレンタルオフィスが増加傾向にあり、テレワーク導入を進めたい企業と従来のオフィスで働く形態に縛られず自由に働きたいと考える社員、双方にとって最適な選択肢のひとつとして、フレキシブルオフィスは大きな注目を集めています。

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フレキシブルオフィスを導入するメリットとデメリット

フレキシブルオフィスを導入した場合、企業や社員にとってどういったメリット・デメリットがあるのでしょうか。

フレキシブルオフィスを導入するメリット

空きがあればすぐにでも入居が可能

新たにオフィスを契約する場合、最低でも半年前から動き始める必要があります。しかし、シェアオフィスやコワーキングスペースは、空きさえあれば即日契約して入居することも可能です。導入の決定からスタートまでの時間がかからないのは大きなメリットと言えるでしょう。

社員1名での契約も可能

シェアオフィスやコワーキングスペースでは、社員1名からの契約も可能です。また状況に応じた増減も簡単なため、業務内容やプロジェクトにより、都度、最適な態勢で仕事スペースの確保を行えます。

通信環境やデスク・椅子など快適に働ける環境が整っている

自宅でテレワークを行う場合、それに備えてデスクや椅子を購入する、通信環境を整備するといった準備が必要な場合があります。
しかし、シェアオフィスやコワーキングスペースであれば、テレワークに最適な環境が整っているため、契約さえすれば即日から業務開始可能です。

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社員の離職対策・採用時のアピールポイントにつながる

フレキシブルオフィスを導入し、多様な働き方を実現できれば、それが既存社員の離職対策となり、離職率低減も期待できます。
また、多様な働き方ができることは新規採用時にも大きなアピールポイントとなり、優秀な社員を獲得できる可能性も高まるでしょう。

フレキシブルオフィスを導入するデメリット

在宅勤務以上に社員の管理が難しくなる

テレワークのデメリットとして、オフィスに社員が出社しないことにより勤怠管理が困難になる点が挙げられます。

従来のテレワークは基本的に自宅での勤務となるため、まだ、どこにいるかの把握はそれほど難しくありませんでした。
しかし、フレキシブルオフィスはテレワークを行っている社員が自宅にいる場合もあれば、自宅以外にいる場合もあり、勤怠管理がより困難になりがちです。
そのため、フレキシブルオフィスを導入する際は予定管理の方法を決めたり、勤怠管理システムを導入することが重要なポイントとなります。

セキュリティリスクが高まる

働く場所がオフィス、自宅以外にシェアオフィスやコワーキングスペースなどと増えるため、その分、セキュリティリスクも増加します。これを避けるには、業務で使用するデバイスはセキュリティ管理を徹底したものを貸与し、社員に対するセキュリティ教育を強化することが求められるでしょう。

フレキシブルオフィスを有効活用するためのアイデア

フレキシブルオフィスの導入は、テレワークの実現に大きな効果を発揮しますが、それ以外にもアイデア次第でさまざまな活用が可能です。例えば、次のような活用方法があります。

地方の顧客開拓のための拠点

業種にもよりますが、新規顧客開拓を目指している場合、本社以外の地域に営業所を持ち、そこを拠点とすることで移動にかかるコストや業務効率向上が見込めます。

新規出店を見据えた市場調査用

飲食店や小売店など店舗を運営している企業では、新規出店を検討する際、市場調査を目的に事前に検討地域に拠点を構えることも考えられます。

全国の優秀な人材の獲得

これまではオフィスに出社することが難しい地域に住んでいた優秀な人材でも雇用が可能になるため、雇用の幅も広がり、優秀な社員獲得の可能性も高まります。

コストを抑えつつ最大限の効果を期待できるフレキシブルオフィス

これまで、地方もしくは首都圏進出を考えた場合、コストと時間をかけてその地域にオフィスを構える必要がありました。しかし、フレキシブルオフィスを活用すれば、低コストかつすぐにでも入居でき、スピーディーに業務を進めていけます。これにより、リスクを抑えつつ、新たな事業や顧客獲得の可能性を高めることができます。

また、自宅では仕事が難しい社員の働く場を確保できるため、テレワークの導入もしやすくなるうえ、全国の優秀な人材獲得のチャンスも広がるでしょう。「テレワークを定着させたい」「首都圏（地方）進出を果たしたい」といったことを検討しているのであれば、フレキシブルオフィスの活用を選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。

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