オフィス、テレワークで集中力を高めるための効果的な施策とは?

オフィス、テレワークで集中力を高めるための効果的な施策とは?

テレワーク・在宅勤務

業務効率化や生産性向上を実現するための施策は数多くありますが、その多くはシステムやツールを活用したものです。しかし、それ以前に社員が集中して業務に取り組めなければ、どれほど高い効果を持つシステムやツールを使ったとしても成果を上げるのは難しいでしょう。そこで、今回はシステムやツールの効果を最大限に発揮させるために欠かせない、オフィスやテレワークで高い集中力を持って働く方法についてお伝えします。

集中力を欠くと業務効率化、生産性向上が難しくなる理由

少子高齢化の影響もあり、多くの業種で人手不足が恒常化している今、限られた人員で継続的に売り上げを上げていくには、業務効率化しつつ、生産性向上を目指さなくてはなりません。しかし、それを妨げるのが集中力の欠如です。なぜ、集中力の欠如が業務効率化を妨げ、ひいては生産性向上を難しくするのか、その理由としては次のような点が考えられます。

  • ケアレスミスの増加

計算ミス、メールの誤送信、添付ミス、商談のダブルブッキングなど、集中力を欠くとケアレスミスが増加します。そうなれば、やり直し、リスケジュール、謝罪メールの送信など本来であれば行う必要のなかった業務が増え、その分、業務の非効率化が進みます。

  • 雑談、私語の増加

集中力を欠くと、雑談や私語が増えがちです。仕事を円滑に進めるうえで、多少の雑談は有効となる場合もありますが、それも程度の問題で、周囲の業務を妨げるほどの雑談や私語が増えれば、やはり業務の非効率化を生んでしまいます。

また、テレワークであれば、周りに人がいないため、雑談や私語の心配はありませんが、テレビやネットを見てしまい、業務が滞るケースが考えられます。

オフィスで集中力を高めるための方法

業務効率化、生産性向上の妨げになってしまう集中力の欠如。では、どうすれば集中力を高めて業務に向かえるようになるのか、まずはオフィスで集中力を高める方法を紹介します。

  • オフィス集中スペースの設置

かなり集中して業務をこなしているときは、周囲の話し声や動きも気になりませんが、少しでも集中力が欠けてくると途端に気になってしまいます。こうした状況に対応するには、周囲の雑音から隔離されて業務を行える集中スペースの設置がおすすめです。電話の音で業務を止められてしまうこともなく、集中力を持続できます。

≪一緒に見たい記事≫コミュニケーションと集中のメリハリを実現する集中ブースの効果的活用方法

  • フリーアドレスの導入

現在、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入している企業が増えています。テレワークにはペーパーレス化が欠かせませんが、それをさらに加速させるのがフリーアドレスの導入です。固定席を持たないため、自分の荷物は最小限となり、どこで仕事をしても整理整頓された状態で気が散りにくくなります。

≪一緒に見たい記事≫フリーアドレス導入時の4つの課題とその解決方法

  • オフィス環境の整備

例えば、オフィスの床や壁を青緑や水色など集中力が高まる色にする。スタンディングディスクを取り入れ、気分転換をしやすくする。間仕切りや衝立を設置し、周囲の目がいかないようにするなど、オフィス環境を集中しやすいように整備、改善します。

テレワークで集中力を高めるための方法

次にテレワークで集中力を高めるための方法を紹介します。

  • 仕事をするための環境を整える

家にいると、どうしても日常生活との区切りがつけづらくなり、それが集中力を欠いてしまう原因にもなります。そこで、スマートフォンをそばに置かない、テレビのない部屋で仕事をする、部屋着やパジャマではなく最低限の身だしなみを整えて仕事に向かうなど、仕事と日常生活の切り替えを明確にします。

  • 時間管理をしっかりと行う

ひとりでいると、どうしても時間管理の仕方が曖昧になりがちです。これも集中力を欠き、ダラダラと仕事をしてしまうことにつながるため、あらかじめ食事時間、休憩時間を設定し、一日の作業予定を決めてから仕事を始めるようにします。

  • 家族の協力を求める

家族は、仕事をしているとはわかっていても、家にいればどうしても頼みごとをしたり話しかけたりしてしまうでしょう。お子さんがいれば遊んでほしくて仕事の邪魔をするといったことも起こり得ます。そこで、家族にも一日のスケジュールを共有し、休憩時間以外は仕事を妨げないよう、協力を求めるようにします。

効率的な気分転換が集中力を高める

どんなに優秀な社員であっても継続して集中できる時間には限界があります。そのため、業務効率化や生産性向上を実現するには、その限られた時間のなかで高い集中力を発揮できるようにすることが大切です。

今回紹介した方法はオフィスであれ、テレワークであれ集中できる環境の整備、時間の管理を重視していますが、それと同様に重要なのが、集中力が切れたときの身の処し方です。オフィスであれば、集中スペースやフリーアドレスのエリアなど別の場所に移動するのが効果的ですが、テレワークではその場所も限られてしまいます。

そこで、集中力が切れたときには思い切って外に出て散歩や軽い運動をすることをおすすめします。短時間でも気分転換になるうえ、なかなか外に出られないテレワークにおいて体調管理にも大きな効果を発揮します。

オフィスや自宅での作業でなかなか集中力が高まらないと悩んでいるのであれば、環境づくりに加え、気分転換を重視してみてはいかがでしょう。

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