フリーアドレスに適した会社とは？フリーアドレスのメリットから考える新たなオフィスのあり方

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染拡大の影響により、ここ1～2年でオフィスのあり方も大きく変わろうとしています。多くの会社では、オフィスが従来のように全社員が出勤して働く場所から必要に応じて集まる場所へと変化しているのです。そこで、新たなオフィスのレイアウトとして注目を集めているのが「フリーアドレス」ですが、どんな業種に適したレイアウトだといえるのでしょうか？　今回はフリーアドレスのメリットを見直しつつ、新しいオフィスのあり方や、フリーアドレスに適した業種、部署について考えていきます。

変わりゆくオフィスの役割、オフィスに持たせるべき役割とは？

そもそもオフィスとは、従業員が集まりそれぞれの役割をこなすのに最適化された場所でした。しかし、現在では次のような理由もあり、オフィスのあり方自体が変わりつつあります。

• 少子高齢化による生産年齢人口の減少
• 介護や育児などの理由によりオフィスで働けない従業員の増加
• 新型コロナウイルス感染拡大

これらの問題を解決するには、国が推し進める働き方改革も重要ですが、それだけでは対応が難しくなっています。なぜならオフィスに全員が集まって働くのが当たり前といった考えでは、人手不足や多様な働き方に応えられないからです。また、新型コロナウイルス感染防止のためには、テレワークや時差出勤などに加え、オフィスレイアウトもコロナ対策を前提にしなくては大きなリスクを抱えることになってしまいます。こうしたさまざまな要因により、オフィスが持つ役割は、全員が集まって働く場所から、在宅、サテライトオフィスなど多様な働き方を実現する場所のひとつへと変わりつつあるのです。 《一緒に読みたい記事》新しいオフィスに求められるものとは？これまでのオフィスの在り方を変える新たなオフィスに必要なもの 《一緒に読みたい記事》緊急事態宣言が発令される前後のフリーアドレス導入率の違いとウィズコロナにおけるフリーアドレスの必要性

フリーアドレスの導入で得られるメリット

多様な働き方の実現や感染防止対策に向けた新たなオフィスの形態としてフリーアドレスが注目を集めています。具体的にフリーアドレスの導入で得られるメリットは次のとおりです。

多様な働き方の実現

固定席の場合、テレワークや時差出勤を行っている人としていない人との間で不公平感が生まれてしまうケースがあります。しかし、フリーアドレスであれば常に人の出入りがあるため、固定席ほどは他人の働き方が気にならず、多様な働き方の導入がしやすくなるでしょう。

従業員に主体性が生まれやすくなる

フリーアドレスを導入すると、毎日、決められた席に座って仕事をするのに比べ、常にその日にやる仕事に合わせ最適な環境を自らが選択して働くようになる傾向があります。そのため、与えられたことをただこなすのではない、主体性が生まれやすくなるでしょう。

ペーパーレス化が進む

フリーアドレスは固定席の机とは異なり、個人の引き出しがないため、常に書類を持ち歩かなくてはなりません。この不便を解消するため、自然とペーパーレス化が進みます。また、その結果、テレワークの導入をしやすくなるメリットも生まれます。

コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスにより、自分が所属する部署やチーム以外の社員とも同席するケースが増え、自然と交流が生まれやすくなります。その結果、コミュニケーションが活性化し、これまでにはない部署を超えたコラボレーションが生まれる可能性も広がるでしょう。

従来のレイアウトに比べ感染対策にもつながる

これまで一般的であった島型レイアウトはソーシャルディスタンスを取ることが困難でした。しかし、フリーアドレスは柔軟なレイアウトが可能になるため、感染対策を前提としたレイアウトも可能です。また、ペーパーレス化が進むと不特定多数の人が触る紙に触れるリスクが減るため、結果として感染対策につながります。 《一緒に読みたい記事》今後のフリーアドレスの役割とは？アフターコロナを見据えたオフィスへ

フリーアドレスの導入に適した会社、業種、部署とは？

フリーアドレスの導入がしやすい部署としては、オフィスに常に全員が集まっていなくても支障がない業務、営業職や取引先に常駐するケースの多いSEなどが挙げられます。また、すでにテレワークを導入している企業は部署にかかわらずフリーアドレスを導入しやすいでしょう。 ほかにも、販売促進部やマーケティング部と営業部、製造部など連携することでさらに業務効率化、生産性向上につながるような部署同士はフリーアドレスの導入がおすすめです。 一方、経理や秘書など機密情報を多く扱う部署はフリーアドレスの導入は難しいため、部署によって柔軟にレイアウトを考える必要があります。 《一緒に読みたい記事》オフィスでフリーアドレスが求められる背景とは？マッチする企業と期待できる効果

新しいオフィスのあり方は専門家と相談のうえ、自社に最適な形で取り入れましょう。

時代の流れや働き方の変化により、今、オフィスのあり方は大きな変革期が訪れています。そして、それに合わせてオフィスレイアウトも従来のままでは新しい働き方に合わなくなってくるケースも増えてくるでしょう。その対策のひとつがフリーアドレスです。 しかし、形だけを新しいものに変えても従業員の意識が変わらなければ意味がありません。また、業務によってフリーアドレスが向かない場合もあり、やみくもに取り入れれば時代の流れについていけるというわけではないため、十分な検討が欠かせません。 そこで、新しいオフィスレイアウトにお悩みの際は、専門家に相談することをおすすめします。自社にとって最適なオフィスのあり方とはどういったものなのか、専門家の意見を参考にしながら進めていけば、より明確な形が見えてくるでしょう。

【お役立ち資料】

フリーアドレス導入前のポイントを説明　フリーアドレス導入ガイド 在宅勤務の広がりなどで働く場が広がり、オフィスのフリーアドレス導入も増えています。フリーアドレスを導入する際、メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてご説明します。 フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。 【関連ページ】フリーアドレスのメリットとデメリット、導入のポイント