Free address office
フリーアドレスオフィス
在宅ワークが急速に普及したことで再注目をあつめるフリーアレスオフィス。席を固定しないことでさまざまなメリットが生まれますが、その実現のためにはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？
そのポイントをまとめて紹介します。
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フリーアドレス導入のポイント
働き方の多様化で再注目！
フリーアドレスオフィスを実現するポイントとは？
社員一人ひとりの席をあえて固定せず、自由に席を選べるオフィスのフリーアドレス制が、近年再び注目を浴びています。
フリーアドレスには作業内容の変化や人員の増減に柔軟に対応できるなど数多くのメリットがありますが、
そのメリットをうまく引き出し、社内に浸透させるためにはいくつかの課題があります。
オフィスのフリーアドレス化を進める上では、どのようなポイントに気をつける必要があるのでしょうか？
働き方の多様化で注目を集める、
フリーアドレスオフィスとは
フリーアドレスオフィスとは、社員の席を固定しないオフィス形態のこと。
電源やLANの配線だけを用意したデスクを社内に配置することで、空いている席を自由に選ぶことが可能になります。
実はこうしたオフィス形態は以前から存在していましたが、近年また注目を集めるようになってきました。
フリーアドレスが改めて注目を集めるようになった背景には、時間や場所にとらわれない、多様な働き方が浸透してきたことがあげられます。
最近では育児や介護などライフイベントに対応するため、ビデオ会議システムなどを活用し、テレワークを行う社員もめずらしくありません。
フリーアドレス化することで、こうした社員にも柔軟に対応できるオフィス作りが可能になるのです。
フリーアドレスオフィス導入のメリット、実施する上での注意点を考える
フリーアドレスを導入することで、企業にも従業員にも、それぞれにメリットがもたらされます。
2019年6月、ザイマックス総研が行った「大都市圏オフィス需要調査2019春」によると、大都市圏のオフィスレイアウトでフリーアドレス席を設けている割合は、2017年春の段階で16.7%でした。
しかし、2年後の2019年春では25.2%と8.5%増加しています。このことからもフリーアドレスのメリットを取り入れようと考えている企業が、少しずつではあるものの増えていることがわかります。
では、具体的にどういったメリットがあるのかをご紹介します。
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メリット 1
従業員間コミュニケーションの活性化
フリーアドレスにより他部署や異なる役職の社員が隣に座ることもあり、自然な形でコミュニケーションの活性化につながります。
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メリット 2
コスト削減
簡易的な会議であればデスク上で行えたり、執務スペースを共有したりすることで、オフィススペースの節約につながります。
また、社内体制の変更や人員の増減があってもレイアウト変更が必要なく、オフィスのメンテナンスコストを削減できます。 -
メリット 3
業務生産性の向上
作業内容に合わせて適切な席に移動したり、その場にいない社員のスペースを内勤者が広く使えたりするため、業務の生産性向上にもつながります。
こうして見ていくと、フリーアドレス化のメリットは
「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」「生産性向上」など、
現代の企業に求められているものばかり。
しかし、必ずしもメリットばかりというわけではなく、以下のようなデメリットがあることも指摘されています。
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実施する上での注意点 1
業務に集中しにくい
固定席では、毎日同じメンバーと顔を合わせるので安心して仕事ができます。
そのため、毎日同じ席で固定されたほうが、仕事がはかどるという人も多いです。フリーアドレスの場合では毎日席が変わり、隣に座る人も同じ人とは限りません。
そのため、席が変わると集中できない人、周囲で仕事をする人が日々変わることが気になって集中できない人にとっては厳しい環境となる可能性もあるでしょう。 -
実施する上での注意点 2
疎外感やプレッシャーを感じる人もいる
社員全員が社交的な人ばかりとは限りません。中には人見知りで、毎日違う人が隣に座ることにプレッシャーを感じるという人も。
また、自分の座席がないことで会社への帰属意識が弱まったり、疎外感を感じたりすることもあります。 -
実施する上での注意点 3
フリーアドレスの形骸化
フリーアドレスを導入した直後は、多くの従業員が毎日、席を移動していたものの、しばらくすると誰も席を移動しなくなってしまうことがあります。
そして、最終的には、同じメンバーで固まって固定席と同じ状況になってしまうこともあります。これではオフィス家具やレイアウトが変わっただけで、中身は従来のままです。フリーアドレスのメリットが生かせないという意味で、形骸化は大きなデメリットだといえます。
フリーアドレスのデメリットを解消する方法
フリーアドレスの効果を得るためには、そのための事前準備やルールづくりが大切です。導入するにあたり、以下の点に注意してください。
POINT 1導入目的を明確にする
導入を検討する際は、目的を明確にしておくことが大切です。たとえば、他部署との連携が目的なら、導入後、具体的にどのような効果があったのかを検証することが重要となります。
また、導入に際して数値目標を設置することも欠かせません。オフィスの省スペース化による賃貸料の削減、ペーパーレス化による印刷代の削減、新たなコラボレーションによる新規事業の創出などの数値目標を設定することで、どれだけの導入コストをかけられるかが明確になります。また、数値目標化することでフリーアドレスに対する上層部の理解も得やすくなるのです。
POINT 2適していない部署もある
たとえば、総務部門は企業のなかで中心となる部署なので、従業員が出入りする機会も多いでしょう。
このような部門が導入すると、担当者を見つけにくくなるため、不便に感じられるかもしれません。また、情報部門も、固定のシステムを使うことが多いため、フリーアドレスには向いていない可能性があります。
フリーアドレスを導入するからといって必ずしも全社一律で導入するのではなく、部署の特性を考慮して導入することが重要です。
POINT 3一部で試験的に実施してみる
先述したように、すべての部署で一斉にフリーアドレスを導入することは難しいでしょう。急にオフィス環境が変わると混乱が生じ、組織がうまく回らなくなるリスクもあります。最初はチーム内や1つの部署内など一部で導入し、実際にうまく機能するのか見極めましょう。そのうえで、段階的に導入することも検討してみることが大切です。
POINT 4運用ルールづくりをする
フリーアドレスには、ルールづくりが欠かせません。フリーアドレスを導入しても、毎日同じ席に座る人が多く、結局は固定席と同じ状況になってしまったという失敗例は多いです。そのため、席の決め方には一定のルールが必要となり、企業によってはくじ引きやルーレットで席を決めているケースもあります。自分でその日の業務に合わせて席を決めることも重要ですが、形骸化を防ぐためにくじやルーレットによる「運」の要素も入れてみることで、フリーアドレスが活性化する可能性も高まるでしょう。実際に、導入して問題が発生したら、その都度話し合ってルールを決めることが大切です。
フリーアドレスオフィスのメリットを発揮するには
こうしたデメリットをなくし、フリーアドレスのメリットを享受するためにはどうすればいいのでしょうか。
そのためには、以下のようなポイントに気をつける必要があります。
POINT 1フリーアドレスの運用イメージを共有する
導入する上でまず覚えておきたいのは、フリーアドレスどんな業種や職種にも適したオフィス形態ではないということです。
例えば総務や経理など常にオフィス内で働く人にとっては、毎日同じ席に座り、常に自分の手の届くところに資料がある環境のほうが、業務効率がアップする場合もあります。
また、部署間で常に綿密なコミュニケーションを必要とするような場合も、フリーアドレス制を導入することで社員の席がバラバラになってしまい、かえって働きにくくなってしまうことがあります。
そうならないためには、自社内でフリーアドレスを導入することで、どのような働き方を目指したいのかを社員と導入側でしっかり共有しておく必要があります。
場合によっては、業務プロセスを見直したり、社内チャットを導入したりするなどコミュニケーションのあり方を見直したほうがいい場合もあるかもしれません。
また、営業部門など社員が社内に常駐しない部署に限って導入するなど、柔軟に対応することも必要です。
POINT 2運用を見越したオフィスデザインを構築する
フリーアドレス制を導入するといっても、ただデスクを並べただけではあまり意味がありません。
ただの席替えに終わってしまう可能性があります。
「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」「生産性向上」といったフリーアドレスのメリットを最大限に引き出すためには、オフィスデザインもそれにあわせて再構築する必要があるのです。
例えば企画書作成やデータ入力など集中力を必要とする作業のために個室スペースを用意したり、会話が生まれやすい長机のスペースを設けたりするなど、執務スペースにいくつかのバリエーションをもたせると、作業内容に応じて適した席を選択できるようになります。
執務スペース全てに同じデスクを並べるのではなく、社員にどのようにスペースを使ってほしいかを意識し、それにあわせてオフィスを再構築することで、社員にとって居心地のいいオフィスが実現できるのです。
プロの視点で解決！フリーアドレスオフィス導入支援サービス
フリーアドレス制を導入してみたいけれど、
オフィスデザインを一から再構築するのは難しいとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな時は、ぜひプロの手によるフリーアドレスオフィス導入支援サービスを検討してみてください。
プラスファニチャーカンパニーでは、オフィス空間提案を軸にしたオフィス家具製造やオフィス構築のノウハウを活かし、
個々のお客さまの状況に応じて、最適なフリーアドレスプランをご提案しています。
具体的には以下のようなプロセスで、ヒアリング～設計～実行までをオールインワンでご支援させていただきます。
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1.ヒアリング
お客さまの業務内容や状況、現状のオフィスに対する課題などを丁寧にヒアリングさせていただきます。
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2.フリーアドレスオフィスデザインのご提案
ヒアリング内容を基に、個々のお客さまに合わせたフリーアドレスオフィスのデザインをご提案させていただきます。
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3.オフィス家具のご提案
フリーアドレスのメリットを最大限に引き出すためのオフィス家具の提案をさせていただきます。特にフリーアドレス制はオープンな空間となるため、企画書作成やデータ入力など集中力を必要とする作業がしづらくなることもあります。そのため、以下のような家具を活用し、オフィス内に集中するためのスペースを用意することが大切です。
Genela → 
STAGEO FREE → 
フリーアドレスの座席管理
フリーアドレスの導入とあわせて考える必要があるのが座席管理方法です。
フリーアドレスにした場合の座席管理は、導入と同時にスタートさせる必要があります。
運用ルールを決め徹底させる方法が一般的ですが、フリーアドレス化により座席数を少なくした場合は、席が足りずあふれてしまうことも想定されます。
そんな事態を事前に防いだり、誰がいつどこに座っていたかコロナ禍で必要とされる情報も管理できるシステムの導入がおすすめです。
オフィスのデスクをIoT化してフリーアドレス座席の予約・履歴管理、在席確認・利用データ分析ができる
最新クラウドサービス Suwary（スワリー）。
アナログ管理では取れない情報もSuwary（スワリー）の導入で解決できます。
【お役立ち資料】フリーアドレス導入ガイド のご紹介。
このページでご説明した内容に加え、フリーアドレスを導入する際、
メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてまとめた資料です。
フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。
導入事例 グローバルセキュリティエキスパート株式会社様
フリーアドレス制には「コミュニケーションの活性化」「コスト削減」「生産性向上」といった見逃せないメリットがあるものの、導入する上では逆に業務の妨げになったり、形骸化したりしないよう慎重に進める必要があります。
具体的にはどのような点に注意すればいいのでしょうか。事例をご紹介しましょう。
情報セキュリティ専門のコンサルティング業を営む「グローバルセキュリティエキスパート株式会社」様もフリーアドレス制を導入している企業のひとつ。
オフィスの中央に平机を配置し、自由に席を選べるようにしています。
同社では執務スペースには座席ごとの区切りを置かずに、作業内容に合わせて自由に使える設計にしています。
また、チェアはさまざまな人が座ることを前提とし、簡単な操作で快適な座り心地が得られるカイルチェアを選定。背もたれが大きめのハイバックタイプを採用することで、心地の良い作業環境を構築しています。
フリーアドレスには空間がオープンになるため集中力を必要とする作業に向かないというデメリットがありますが、同社ではパーティションで区切られたブースを設置することでこの問題を解決。その日の作業内容にあわせて、柔軟に場所を選べるようになっています。
また、景色の良い窓側にはソファ席を設け、ちょっとした打ち合わせや偶発的なコミュニケーションが生まれやすい環境を構築。
コミュニケーションの活性化にもつながっています。
フリーアドレスと聞くとすべての席がオープンになった執務室を想像しがちですが、実際には集中するためのブースやコミュニケーションスペースをバランス良く配置することで、さらに使い勝手のいいオフィスになります。
同社の事例は、フリーアドレス制を検討している企業にとって、参考になるのではないでしょうか。
フリーアドレスの浸透は、運用イメージの共有がカギに
オフィスをフリーアドレス化することは多くのメリットがありますが、
しっかりとした運用イメージをもっていないとうまく社内に浸透しないこともあります。
メリットを最大限に引き出すためにも、最適なオフィスデザインを構築し、働き方改革を進めてみてはいかがでしょうか？