この記事でわかること
- フリーアドレスがうまくいっていないときに表れるサインと、その原因
- 運用面から見直す、立て直しの進め方
- 席や設備など、物理的な環境の見直し方
- フリーアドレスを導入したオフィスの事例
フリーアドレスは、オフィスの効率化やコミュニケーションの活性化を目指す働き方改革の一環として、導入が増えています。一方で、導入したものの「毎回同じ席に座っている」「連絡がつかない」といった不満が出て、うまく機能していない企業も少なくありません。
この記事では、フリーアドレスがうまくいっていないサインと原因を整理し、運用面と物理的な環境の両面から立て直すポイントを紹介します。また、オフィスづくりのプロ・プラスがお手伝いしてフリーアドレスを導入した事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
フリーアドレス導入がうまくいっていないサインと原因
「最近、従業員が毎回同じ席に座っている」「新人がうまくなじめていない」といった様子に心当たりがあるなら、それはフリーアドレスが失敗しかけているサインかもしれません。以下の8つの原因に当てはまることがないか、チェックしてみましょう。
■フリーアドレス導入が失敗する主な原因
1. 導入目的がはっきりしない
「なぜフリーアドレスにしたのか」と聞かれても、現場で答えられない場合は要注意です。フリーアドレスを何のために導入するのか、目的が曖昧なまま押し進めると、従業員の理解を得ることができず、制度が社内に浸透しません。
導入の目的を明確にし、それを従業員全体に周知することが不可欠です。運用を始めた後でも、目的を伝え直すことで立て直せます。
2. 従業員の居場所がわかりづらい
「あの人は今どこにいる？」と探す場面が増えたり、来客時の取り次ぎに時間がかかったりしていないでしょうか。
フリーアドレスは席が固定されないため、社内で誰がどこにいるのか把握しにくくなります。その結果、来客対応や社内連絡がスムーズにいかず、業務効率が下がってしまう一面もあります。居場所検索システムの導入や、連絡手段の明確化といった工夫が必要です。
3. 席の固定化が起こりがち
本来は自由に席を選べるはずのフリーアドレスですが、実際には従業員が毎回同じ席に座る「なんちゃってフリーアドレス」になるケースもあります。そうなると、レイアウトの柔軟性やコミュニケーションの活性化といった本来の目的が果たせません。全席が誰にとっても均等な作業環境になるよう整備し、ルールを徹底して運用することが大切です。
4. 新人教育が難しいケースがある
新人が質問しにくそうにしている、相談が遅れて対応が後手に回っているといった場合は、席の離れ方が影響しているかもしれません。
フリーアドレスでは、固定席がないため、新人と教育担当者が常に近くにいる状況をつくりにくくなります。そのため、タイムリーな指導や相談がしにくくなり、新人教育の質に影響を及ぼすことがあります。対策として、定期的な1on1ミーティングの実施や、チャットツールなどを活用した相談体制の整備が求められるでしょう。
5. 雑談が増えて生産性が鈍化する
フリーアドレスは、部署や役職を越えた交流が生まれやすくなることが大きなメリットですが、その反面、雑談が増えてしまい集中力が低下するケースもあります。こうした課題には、集中作業に特化したエリアの設置や、業務中の会話マナーに関するルールづくりによってバランスを取ることが必要です。
6. オフィス外での業務環境が整っていない
フリーアドレスでは、社外でも作業できることが前提となるケースが多いため、自宅や外出先での業務環境が整っていないと、そのメリットを十分に活かすことができません。業務用ノートPCの貸与や、クラウドサービスの導入など、ICT環境の整備が不可欠です。
7. セキュリティリスクが増加する
フリーアドレスで席が固定されないと、社内にいる人物の特定が難しくなり、情報漏洩のリスクが高まります。また、個人席がないために書類や私物を持ち歩く必要が生じ、紛失や管理ミスのリスクも増えるかもしれません。
こうした課題には、入退室管理の徹底やセキュリティ教育の強化、ペーパーレス化、パーソナルロッカーの活用などで対応することが重要です。
8. 導入後のフォロー体制が足りない
導入後に現場の不満を聞く機会がなく、運用ルールも導入時のままになっていないでしょうか。フリーアドレスを導入しただけでは、現場での課題や不満は自然に解消されません。マネージャー層や導入担当者が現場の声に耳を傾け、柔軟に対応していく体制がなければ制度が定着せず形骸化してしまいます。導入から運用、改善まで一貫してサポートできるフォロー体制を整えることが成功のカギとなります。
フリーアドレスに不満が出た際の立て直しのポイント
ここでは、フリーアドレスを定着させ、効果を最大化するための具体的なコツをご紹介します。
■フリーアドレス導入後の立て直しポイント
立て直し事項 内容 従業員への周知徹底 全従業員に対して目的や効果、運用方法などを丁寧に説明し、理解と納得を得る。 改善案の段階的な試行と検証 見直したルールやレイアウトなどの改善案を、まず一部の部署やフロアで試し、効果と課題を検証する。得られたフィードバックをもとに調整してから全体へ広げれば、見直しによる混乱を防げる。 グループアドレスやABWの活用 チーム単位でエリアを共有する「グループアドレス」や、業務内容に応じて働く場所を自由に選べるABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を取り入れ、柔軟性と業務効率向上を狙う。 座席管理システムを効果的に活用する 座席予約やリアルタイムでの空席状況の把握が可能な座席管理システムを活用。無駄な移動や座席争いを防止できる。 ゾーニング改善とルールの最適化を繰り返す 従業員の声を定期的にヒアリングし、フィードバックを反映する。継続的な改善を前提とした体制づくりを心掛ける。
フリーアドレスに適したオフィスレイアウトの事例について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
フリーアドレスのオフィスレイアウト事例を紹介！導入プロセスや推奨設備まで
従業員が抱えがちなフリーアドレスの苦痛について、詳しくはこちらのページをご覧ください。
フリーアドレスを苦痛に感じる理由と課題解決のポイントを詳しく解説
フリーアドレスがうまくいかないときの物理的な見直しポイント
フリーアドレスの運用面を見直しても定着しない場合は、什器や設備といった物理的な環境の見直しも効果的です。ここでは、導入後に検討したい5つの見直しポイントを紹介します。
■フリーアドレスがうまくいかないときの物理的な見直しポイント
ICT環境の見直し・追加整備
モバイル端末の追加貸与やクラウドサービスの見直しに加え、電源タップ内蔵デスクや配線収納什器など、席で不便に感じる面がないかを見直します。席ごとに電源が足りない、配線が足元に散らかるといった状態は、席を選ぶ際のストレスになり、席の固定化にもつながります。どの席に座っても同じ環境で仕事ができる状態が、席を自由に選んでもらうための前提になります。
レイアウト・ゾーニングの改修
間仕切りパーティションや可動式収納を使えば、大がかりな工事をせずに、後付けでゾーンを区切れます。例えば、雑談が多いエリアと集中したいエリアの境目に置くことで、音や視線が気になりにくくなり、雑談による生産性の低下を抑えられます。ゾーンは、集中作業、コミュニケーション、休憩といった働き方の違いに合わせて分けると、従業員が目的に応じて席を選びやすくなるでしょう。
フリーアドレスに適したオフィスレイアウトの事例について詳しくはこちらをご覧ください。
フリーアドレスのオフィスレイアウト事例を紹介！導入プロセスや推奨設備まで
収納・パーソナルロッカーの後付け
荷物があふれて机の上に私物が残る、書類を持ち歩く負担が大きいといった課題が出てきた場合は、パーソナルロッカーの追加をおすすめします。
プラスの「L6パーソナルロッカー」は、フリーアドレスのオフィス向けの個人用収納です。人数や設置場所に合わせて、4人用・6人用・8人用などのタイプから選べます。荷物を預けられる場所があれば、帰るときに机の上を空にするクリアデスクのルールも守りやすくなるでしょう。
L6パーソナルロッカーについて詳しくは、こちらをご覧ください。
セキュリティ設備の追加導入
入退室管理システムや鍵付き収納什器など、必要なセキュリティ対策を追加しましょう。誰がいつ入退室したかを把握できる仕組みと、書類や私物を施錠して保管できる収納を組み合わせると、席が固定されないことによる情報漏洩や紛失のリスクを減らせます。併せて、離席時に書類を机に置いたままにしないといった運用ルールも徹底すると、設備の効果が高まります。
座席管理システムの導入
座席管理システムを導入すれば、出社時に席がない、相談したい人の居場所がわからないといった不満が出づらくなります。プラスの座席管理システム「Suwary（スワリー）」は、アプリを使ったカンタン予約のほか、デスクの空き状況をマップで確認できる機能、GPS座席キャンセル機能、誰がどこにいるかを検索できる在席検索などを備えています。空席状況を事前に確認できれば、出社してから席を探す手間が省け、席の取り合いも起こりにくくなることも利点です。
座席管理システム「Suwary（スワリー）」についてはこちらのページをご覧ください。
オフィスの移転・リニューアル時にフリーアドレスを導入した事例
ここからは、プラスが手掛けたオフィスの移転・リニューアルにおいて、フリーアドレスを導入した企業の事例をご紹介します。
【約524.75平方メートル】流動的な在席数に合わせて一部フリーアドレスを導入した日本アキュレイ株式会社 様
| 入居人数 | 約62名 |
| 延べ床面積 | 約524.75平方メートル |
| 業界・業種 | 製造業 |
従業員増加に伴うリノベーションを実施した際に、一部フリーアドレスを導入した同社。周囲を気にすることなく仕事に打ち込める集中ブースや、ソファ席を備えたリフレッシュコーナーなど、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出す工夫を散りばめています。
【約820平方メートル】ABWでフリーアドレスを導入し、働き方改革につなげた株式会社ジムブレーン 様
| 入居人数 | 約50名 |
| 延べ床面積 | 1F：約420平方メートル 2F：約400平方メートル |
| 業界・業種 | 電機・情報通信業 |
本社移転・新社屋のオフィスづくりをプラスがお手伝いしました。ABWを取り入れたオフィスには、働き方に合わせられるようさまざまな什器を配置。カラーリングをそろえることで統一感をもたせました。
【約1,000平方メートル】オフィス移転時にフリーアドレスを導入し、デスクレイアウトにも工夫を凝らした株式会社TOTOKU 様
| 入居人数 | 約40名 |
| 延べ床面積 | 約1,000平方メートル |
| 業界・業種 | 電機・情報通信業 |
同社は、親会社・社名変更に伴い、増員を見越したオフィス移転を実施。新たにフリーアドレスを導入しました。オープンなオフィスでは大胆なデスクレイアウトや壁面グラフィックを採用し、新たな出会いや共創にもつながりそうです。
詳しくはこちらのページをご覧ください。
【約5,173平方メートル】フリーアドレスで多様な働き方に対応した、株式会社セゾン情報システムズ 様
| 入居人数 | 約1,100名 |
| 延べ床面積 | 約5,173平方メートル |
| 業界・業種 | IT業界 |
本社移転の際に、働き方改革を背景にフリーアドレスを導入した同社。ワーキングスペースのほかに、受付付近には打ち合わせにも利用できるカフェや、集中して作業ができる個人ブース、少人数で簡単な会議ができるファミレス席などを取り入れ、働きやすい環境を整えました。
詳しくはこちらのページをご覧ください。
「イゴコチメイキング」でより働きやすい、場面に応じた居心地を実現させよう
フリーアドレスの不満の背景には、席や設備が合っていないといった物理的な要因と、人間関係やコミュニケーションにかかわる社会的な要因があります。プラスは、物理面と社会面の両方から居心地を整え、ワーカー一人ひとりが求める「イゴコチ」に寄り添う「イゴコチメイキング」を提案しています。
居心地のよさは人や場面によって異なるため、まずは今のオフィスを従業員がどう感じているかを見える化し、課題を把握することが欠かせません。
プラスなら、居心地の現状を見える化したうえで、自社のニーズに合わせた居心地を実現するオフィス設計が可能です。貴社のお悩みや課題に応じ、プラスが快適なオフィスづくりをお手伝いします。「イゴコチの見える化ソリューション」について詳しくは、次のページをご覧ください。
フリーアドレスの導入はポイントに沿えば立て直しでき、成功に導ける
フリーアドレスは、導入して終わりではありません。うまくいっていない点があっても、原因を1つずつ見つけて改善すれば立て直せます。まずは導入の目的を伝え直し、現場の声を聞きながら運用ルールを見直すほか、ICT環境、ゾーニング、収納といった物理的な環境にも目を向けてください。
自社だけでの立て直しに不安がある場合は、専門ツールの導入や、オフィス設計・運用に詳しいコンサルタントの力を借りるのがおすすめです。オフィスづくりのプロ・プラスでは、多くの事業者でフリーアドレスの導入をお手伝いし、各社の課題解決に実績があります。まずは貴社の課題について、ご相談ください。
フリーアドレスの失敗に関するよくある質問
フリーアドレスが失敗しているかもしれないサインを教えてください。
フリーアドレスに失敗しているかもしれないサインとして、「導入の目的を説明できる人がいない」「誰がどこにいるのかわからない」「毎回同じ席に座る人がいる」「新人が相談しにくそうにしている」「雑談で集中できないという声がある」「社外だと作業が進まない」「書類や私物が机に残っている」「導入後に現場の声を聞く機会がない」といった状態が挙げられます。当てはまるサインがあれば、運用や環境の見直しを検討しましょう。
フリーアドレス導入後に、物理的に環境を改善するポイントは何ですか？
フリーアドレス導入後に、環境を改善するには、モバイル端末や電源・配線などのICT環境の見直しがおすすめです。また、パーティションや可動式収納による後付けのゾーン区切り、パーソナルロッカーの追加、入退室管理システムや鍵付き収納などのセキュリティ設備の追加も欠かせません。さらに、座席管理システムの導入も検討し、運用の改善を図りましょう。
フリーアドレスの運用を立て直すコツはありますか？
フリーアドレスの運用を立て直すには、目的や運用方法を全従業員に改めて説明し、理解と納得を得ることが大切です。次に、見直した内容を一部の部署やフロアで試し、効果と課題を検証します。チーム単位のグループアドレスやABW、座席管理システムの活用も有効です。その後も、従業員の声を聞きながらゾーニングやルールを継続的に見直しましょう。
