自由なオフィスを実現!フリーアドレスを導入するメリット・デメリット

ワークスタイル

働き方改革を進めるうえでも注目されている、フリーアドレス。社員が柔軟に働けるようになり、生産性の向上も期待されています。一方で、フリーアドレスの導入をめぐる否定的な意見も根強く、かえって働きにくいと感じる人もいるようです。実際にフリーアドレスを導入した場合、どのようなメリットやデメリットがあるのか、また、導入する際にはどのような点に注意が必要なのかを解説します。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入することで、企業にも働く人にも、それぞれにメリットがもたらされます。具体的に見ていきましょう。

社員が自ら考えて動けるようになる

毎日、決まった席で仕事をするほうが楽だと感じる人も多いでしょう。しかし、フリーアドレスのように自分の業務内容に合わせて席を選ぶ必要があると、自ら考えて行動できるようになります。たとえば、午前中は資料づくりに集中したいから集中席、午後は打ち合わせをしたいからミーティング席というように、主体的に動けるのです。時間によって席を移動することで、自らの業務をタイムマネジメントすることも可能です。

多様な働き方がしやすくなる

働き方改革の実現に向けて、テレワークや時短勤務、フレックス制を導入する企業も多くなりました。しかし、従来のような固定席では、人と違う時間に出社したり退社したりするのは気が引けるという人もいるでしょう。フリーアドレスでは固定席を設けないため、人と違う時間に出社や退社をしても目立ちません。そのため、柔軟な働き方が実現できます。

コストが削減できる

テレワークや時短勤務、フレックス制を導入すると、時間や曜日によって空席ができることも多くなります。従来であれば、たとえ空席でも人数分の座席は用意されていました。しかし、フリーアドレスでは、必ずしも人数分のオフィススペースやデスクを用意する必要がありません。また、社員の増減や組織再編があっても、レイアウトを変更する必要がないこともメリットです。このように、従業員の増減があっても対応不要のため、オフィスにかかるコストを削減することができます。

フリーアドレスのデメリット

一方で、フリーアドレスでは働きにくいと感じる人もいるかもしれません。デメリットとしては以下が挙げられます。

業務に集中しにくい

固定席では、毎日同じメンバーと顔を合わせるため、安心して仕事ができます。毎日同じ席のほうが、仕事がはかどるという人も多いでしょう。フリーアドレスでは毎日席が変わり、隣の人も同じ人とは限りません。そのため、席が変わると集中できない人、周囲の変化が気になって集中できない人には厳しい環境となります。

部門内の連絡調整が難しい

フリーアドレスにより、他部署の人とコミュニケーションがとりやすくなることは確かです。一方で、同じチームのメンバーとは連絡がとりづらくなることもあります。毎日同じ部門の人と同席になるわけではないので、連絡調整が難しいのです。チーム内の連携をどのようにとるのか、事前に話し合っておく必要があります。

人を見つけにくい

固定席の場合は、誰がどの席に座っているのか、座席表で確認すればすぐに確認できます。しかし、フリーアドレスでは席が固定でなく、座席表もありません。上司に相談したいことがあっても、すぐに見つけることができなくなります。フリーアドレスは誰がどこの席にいるのかわからないので、探すのに時間がかかることがデメリットです。

フリーアドレス導入の際の注意点

フリーアドレスの効果を得るためには、事前準備やルールづくりが大切です。導入するにあたり、以下の点に注意しましょう。

導入目的を明確にする

フリーアドレスの導入を検討する際は、目的を明確にしておくことが大切です。目的が明確でないと、効果やメリットを判定できません。例えば、他部署との連携が目的なら、導入後、具体的にどのような効果があったかを検証することが重要です。効果が実感できるようであれば、従業員の理解も得やすくなります。

適していない部署もある

例えば、総務部門は企業のなかで中心となる部署なので、従業員が出入りする機会も多いでしょう。このような部門がフリーアドレスを導入すると、担当者を見つけにくくなるため、不便に感じられるかもしれません。また、情報部門も、固定のシステムを使うことが多いため、フリーアドレスには向いていない可能性があります。

一部で試験的に実施してみる

多くの部門を擁する組織では、すべての部署で一斉にフリーアドレスを導入することは難しいでしょう。急にオフィス環境が変わると混乱が生じ、組織がうまくまわらなくなるリスクもあります。最初はチーム内や部門内など一部で導入し、実際にうまく機能するのか見極めることが大切です。

ルールづくりをする

フリーアドレスには、ルールづくりが欠かせません。フリーアドレスを導入しても、毎日同じ席に座る人が多く、結局は固定席と同じになってしまったという失敗例は多いものです。そのため、席の決め方には一定のルールが必要になります。実際に、導入してみて問題が発生したら、その都度話し合ってルールを決めていきましょう。

フリーアドレス導入のデメリットや注意点も把握しよう!

フリーアドレスには、社員、企業それぞれにメリットがあります。うまく機能すれば、これまでよりも働きやすいオフィスが実現できるかもしれません。しかし、人によっては導入後、かえって働きにくくなったと感じるケースもあるようです。そのため、フリーアドレスのデメリットや注意点にも目を向ける必要があります。そのうえで、段階的な導入も検討し、問題が発生した場合の対応策も話し合っておくことが大切です。