フリーアドレス導入時の課題、収納問題の解決方法

ワークスタイル

オフィス内のコミュニケーション活性化や省スペース化などに効果を発揮するフリーアドレス。特にスタートアップ企業や、営業中心で在席率が低い企業で導入されているケースが増えています。しかし、フリーアドレスにはさまざまなメリットがある一方、デメリットも少なからず存在します。大きなデメリットといえるのは、フリーアドレス用のデスクには収納スペースがない点です。毎日席と共に私物を移動させるとなると、整理されないために見た目が雑然としがちなだけでなく、セキュリティ面でも問題があります。そこで、フリーアドレス導入時の収納問題について、解決策とおすすめの収納用品を紹介します。

フリーアドレスを導入するうえでの問題点

「新しいオフィスの形」というと、海外発祥と思いがちですが、実はフリーアドレスは日本発祥です。オフィスでのひとり当たりの作業スペースを拡大することを目的に考えられました。このフリーアドレス、確かにオフィスの省スペース化をはじめ、多くのメリットがありますが、導入に二の足を踏む企業も少なくありません。考えられる主な理由としては以下があります。

  • マネージメントが難しくなる

座る席が自由になると、同じ部署の従業員であっても、リアルタイムでの在席確認が困難になります。現状の把握が難しくなるうえ、従業員の帰属意識も希薄になりがちです。

  • 形骸化してしまいやすい

フリーアドレスを導入しても、結局同じ部署、同じチームでまとまってしまうケースも見られます。こうした場合、管理はしやすくなるものの、フリーアドレスを導入した意味がなくなり、制度が形骸化する可能性があります。

  • 個人の荷物や書類の収納場所がなくなる

フリーアドレスで使用するデスクには基本的に引き出しやサイドキャビネットなどの収納がありません。そのため私物や書類をデスクの上に置いてしまい、見た目の問題が出てくるのはもちろん、紛失、盗難などセキュリティ面でも不安が残ります。

フリーアドレス導入における収納問題の解決策

前項で挙げたフリーアドレスの主な問題点3つのなかで、優先的に解決しなくてはならないのが収納問題です。ほかの2点の問題は、社内ルールを策定し、厳守を奨励することである程度の解決が可能です。しかし、収納問題には物理的な解決策が必要となります。具体的には次のとおりです。

  • ペーパーレス化を進め、荷物の量を減らす

まず、収納する荷物そのものの量を減らすことが重要です。基本的に、フリーアドレスとペーパーレス化は同時に導入しなければ大きな効果が発揮されません。ペーパーレス化をせずにフリーアドレスだけを導入すると、先述したように機密情報の紛失や盗難といったリスクが増大します。

  • 個人用ロッカーや移動用ワゴンを用意する

自席をなくし、収納場所をなくす代わりに個人用のロッカーを設置します。私物をロッカーに保管することで、業務に不要なものを常に持ち歩かなくてはならないといった不便さが解消されます。さらに移動用ワゴンを導入し、必要品だけを気軽に移動できるようにすることで、業務効率化も実現しやすくなるでしょう。

フリーアドレスにおすすめの収納用品

フリーアドレス導入に際し、おすすめの収納用品として、個人用ロッカーと移動用ワゴンを紹介します。

パーソナルロッカーL6

個人用の荷物を収納できるロッカー。社員証やICカードで施開錠が可能になるため、別途認証用カードや鍵を用意する必要がありません。また扉の裏に封筒や書類を入れておける収納ボックスがあり、ロッカー内で荷物が散乱してしまうことを避けられます。サイズも豊富で、オフィス空間に合わせた選択が可能です。

オフィスカート

コンパクトなつくりで楽に移動ができるオフィスカート。ハンドルを格納することができるため、ワゴン自体の収納も場所をとりません。小さいながらも収納容量は多く、大きなファイルやパソコンを運ぶときなどに女性でも気軽に活用できるワゴンです。

フリーアドレスの収納問題は従業員一人ひとりの意識改革が重要

フリーアドレスの収納問題を解決するには、ペーパーレス化や個人用ロッカーの設置など物理的な解決策が効果的です。しかし、それだけで完全に解決するとはいいきれません。物理的な解決策を考えることに加え、従業員一人ひとりの意識を改革することが重要です。

これまで業務で使う書類やファイル、個人の荷物などは基本的に個人専用のデスクやロッカーに格納していました。この意識のままでは、フリーアドレス導入後も固定した席をつくり、荷物も同じ場所においてしまうでしょう。これではフリーアドレスを導入した意味がありません。

フリーアドレスをオフィスに浸透させるには、「週に最低でも1回は席を替えること」、「個人の荷物をデスクの近くに置かないこと」といったルールの徹底や、個人ロッカーの利用を推奨することが大切です。フリーアドレスのルールを策定することが、収納問題の解決にもつながるといえるでしょう。