オフィス移転でかかる費用の項目は?見積もりが必要な項目を紹介

オフィス移転でかかる費用の項目は?見積もりが必要な項目を紹介

オフィス移転・リニューアル

オフィスを移転する際にはさまざまな費用がかかります。もちろん企業規模によって金額は大きく異なるため、予算を詳細に出すのは簡単ではありません。しかし、どのようなものに費用がかかるのかを知っておけば、後になって予算外の支出が大幅に増えるような事態は避けられます。そこで今回はオフィス移転で費用の見積もりが必要になる項目をお伝えします。

また、どのタイミングで見積もりを取るべきかを含めてオフィス移転の流れを知りたい方は、『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』の記事もご覧ください。

オフィス移転にかかる一般的な費用項目

オフィス移転にかかる費用のなかでも、必ず押さえておくべき項目について紹介します。

新オフィスにかかる費用項目

  • 敷金・礼金

    移転するオフィスの貸主に対して支払う費用です。敷金は賃料の3、6、12カ月分、礼金は賃料の1~3カ月分が一般的ですが、オフィスが入る建物によって大きく異なるため、必ず事前確認を行いましょう。なお、敷金は基本的には移転時にすべて返金されます。また、話し合いによっては敷金が低減される場合もありますが、その際の条件として保証会社の利用を求められる場合があり、費用は借主負担となるので注意が必要です。
  • 仲介手数料

    新しいオフィスへの入居を仲介した不動産会社に支払う費用です。無料の場合もありますが、支払う場合は賃料の1カ月分程度を見ておきましょう。
  • 火災保険料

    新しいオフィスに入居する際には必ず支払う必要のある費用です。金額は入居する建物や補償内容によって異なります。
  • B、C工事費用

    新しいオフィス入居時にビルの指定業者が行う工事費用がB工事費用、借主が実施する工事がC工事費用です。一般的に空調設備や防災設備などの設備工事の多くはB工事、オフィスの内装や電話・LAN配線などの工事はC工事となります。
  • 設計費

    B、C工事以外にオフィス設計を行う場合、施工会社に対して設計費が発生します。
  • 空調工事費用

    B工事以外に空調工事を行う場合、依頼した電気店や施工会社に対して空調工事費用が発生します。
  • 電話・ネットワーク工事

    B工事以外にNTTが行う交換機工事、屋内配線工事、ネットワーク工事にかかる費用です。

旧オフィスにかかる費用項目

  • 原状回復工事費

    移転前のオフィスを入居時に定められた状態に戻すために行う工事にかかる費用です。原状回復をどこまで行うかによって費用は大きく異なるため、移転が決まった時点で貸主へ確認をしておきましょう。
    オフィスの原状回復については、『オフィス移転で気を付けるべき原状回復の相場、範囲とは?』の記事で解説しています。合わせてご覧ください。
  • 産業廃棄物処理費用

    移転先に持っていかないオフィス家具、什器、OA機器などはすべて産業廃棄物となります。中古買取ができるものは業者に依頼し、廃棄するものに関しては法律に則って専門業者へ依頼しましょう。
    なお、PLUSでは、従来のオフィス家具を処分する方法として、廃棄量の削減につながるMRS(マテリアルリバースシステム)を提供しています。詳しくはMRSのページをご覧ください。

引っ越しにかかる費用

  • 引っ越し運搬費用

    移転する際に引っ越し業者に支払う費用です。多くの場合、段ボールや梱包資材は引っ越し業者が提供してくれますが、足りない場合、追加料金を支払って準備しなければならないケースもあるため、予めその費用も見積もっておきましょう。

業務にかかわる費用

  • 新住所を入れた名刺・封筒などの制作費用

    移転先の住所を入れた名刺・封筒など社外用に使う資料費・消耗品費です。
  • 取引先、関係各所への挨拶状費用

    取引先や関係各所に送付する挨拶状にかかる費用です。

オフィス移転時に合わせて検討しておくとよい費用項目

オフィス移転をきっかけに家具の入れ替えを行う場合や、社員増員で家具を増やす、また大幅なレイアウト変更で新たな家具が必要になるケースは少なくありません。そうした際には、移転費用とあわせて費用の検討をしておく必要があります。

  • 社員増員による家具の購入費用

    社員増員による移転の場合は、増員する人数に合わせて家具の購入が必要です。また、パソコンや名刺などもあわせて費用に加えておきましょう。
  • 新たな家具の購入費用

    新しいオフィスに集中ブース、カフェスペースなどを設置する際、それに必要な家具を購入する費用です。レイアウトを決めたうえで費用を算出しておきます。

オフィス移転は家具の見直しをしやすいタイミングです。見直しておきたい家具については『オフィス移転時に見直したいオフィス家具は? 廃棄・リサイクルの方法も紹介』の記事もご覧ください。

オフィス移転で忘れがちな費用項目

ここまでオフィス移転の一般的な費用項目や家具購入費用の項目を紹介しました。ここからは移転の際につい忘れてしまいがちな費用項目を見ていきましょう。

  • 社員の定期代差額支給費用

    移転時に忘れがちなのが社員の定期代差額支給費用です。特に残りが1カ月を切っていて、駅で払い戻しができない場合は、会社側で日割り計算をしたうえで社員に支払います。
  • Webサイト更新費用

    会社概要や会社へのアクセスページなどを更新するためにかかる費用です。外部に依頼している場合は、移転が決まった時点で見積もりを出してもらっておきましょう。
  • 文具購入費用

    新しい家具やパソコンなどの購入は忘れないものの、文具は忘れてしまいがちです。移転するとなくなっていたり、壊れていたりする場合もあるため、移転に合わせて各部署に確認したうえで費用を算出します。

その他、忘れると困るポイントは『オフィス移転で総務部がやるべき業務は?忘れると後になって困るポイントを解説』の記事でも紹介しています。

オフィス移転の費用は細かい項目の見積もりも忘れずに

オフィス移転といえば、新オフィスの契約や内装工事、旧オフィスの原状回復工事などに目がいきがちです。しかし、名刺や封筒の印刷代、ネットワークや空調工事なども忘れずに見積もり算出を行いましょう。

ほかにも社員の定期代差額分の支給や文具購入など細かいながらも社員数によってはまとまった金額となるため、必ず事前に確認と見積もりを出しておくことをおすすめします。

また、オフィス移転は、これまでの働き方を考え直すのにも最適なタイミングです。集中スペースやカフェスペースの設置、マグネットスペースやハドルルームなどの新エリアの確保など、今後を見据え、しっかりと検討されるとよいでしょう。