オフィス移転業者は金額で選ぶと失敗する!?知っておきたいポイントとは

オフィス移転・リニューアル

オフィス移転は什器を新しく購入したり工事費用が発生したりと、なにかと費用がかさむもの。できることなら、移転を依頼する業者への発注費を抑えたいと考えている人も多いのではないでしょうか。

コストを抑えるうえでは重要なことですが、業者を見積もり金額だけで決めてしまうと、後々追加コストが発生したり、トラブルの原因になったりすることもあるため注意が必要です。ここでは、見積書を依頼する際に注意しておきたい点をまとめました。

オフィス移転の見積もり、作業範囲はどこまで?

見積書と一口に言っても、業者によって記載項目は大きく異なります。単純に移転作業のみにかかる金額を記載している場合もあれば、不用品の引き取りや旧オフィスの原状回復にかかる費用までを含んでいる場合もあります。特にオフィス移転にまつわる作業をワンストップで依頼したいと考えている場合は、見積もりにどこまでの作業が含まれているのかをしっかり確認するようにしましょう。

一般的に、オフィス移転をワンストップで依頼する場合は、以下のような作業が含まれていることが多いようです。

  • オフィスのレイアウトプラン策定
  • 新オフィスの内装工事
  • 新オフィスの電気・ネットワーク工事
  • 什器、OA機器の新規購入
  • 移転作業
  • 不用品の引き取り
  • 旧オフィスの原状回復工事
  • 移転に伴う各種諸届け
  • 移転に伴う告知、印刷物作成

また、見積もりを取る際は「一式」などのように金額をまとめて算出したものではなく、詳細項目まで記載された見積もりを依頼するようにしましょう。
詳細が見積もりに記載されていれば、どういった作業が含まれているのかを確認しやすくなるだけでなく、作業工程を綿密に計画したうえで金額を算出していることの裏付けにもなります。こうすることで、後々になって思わぬ追加コストが発生したり、依頼しているつもりの作業が含まれていなかったりした、などのトラブルを防ぐことができるでしょう。

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業者のサポート体制は充実していますか?

オフィス移転の業者を選定する際には、見積もり金額だけでなくサポート体制やアフターフォローが充実しているかを確認することも重要です。オフィス移転の経験が豊富な業者であれば、ただ移転作業をスムーズに進行するだけでなく、オフィス移転を機に省エネにつながる空調や照明の提案をしてくれたり、移転の目的に合わせたオフィスレイアウトを考案してくれたりとさまざまなサポートをしてくれるはず。こうした業者を選ぶことができれば、結果的に費用対効果の高い移転ができるでしょう。

また、オフィス移転はさまざまな作業が同時進行するため、移転後に内装工事の欠陥が見つかったり、オフィスに不具合が出たりするなど想定外の事態が起きないとも限りません。こうしたトラブルにスムーズに対応するためにも、アフターフォローがしっかりした業者を選ぶことが重要です。

法人部門がある業者を選ぶことが大切

大手の引っ越し業者や移転の専門業者など、オフィス移転を請け負う業者にはさまざまな種類があります。通常はこのなかから数社を選んで相見積もりを取ることになると思いますが、その際に重要なのが法人専門の部門がある(オフィス移転を専門とする部門がある)業者を選ぶことです。

言うまでもありませんが、オフィス移転は家庭の引っ越しとは大きく異なります。単純に取り扱う荷物量が増えるだけでなく、移転後スムーズに業務に取り掛かるためには什器や書類を新オフィスのレイアウトにあわせて搬入する必要があるなど、特有のノウハウも必要になります。
こうした事情もあり、引っ越し業者によっては規模に関わらずオフィス移転は請け負いたくないと考えているケースもあるのが現状です。当然ながら、こうした業者に見積もりを依頼しても金額が高くなってしまうだけでなく、十分なサービスを受けることも難しくなるでしょう。

そのため、見積もりを依頼する際は、最初の段階で法人専門の部門がある業者だけに絞って依頼することをおすすめします。こうすることで、結果的にスムーズに移転を進めることができるだけでなく、コストの削減にもつながるでしょう。

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見積もり金額だけに注目しない

オフィスの移転コストの中でも大きな割合を占める業者への発注費用。コスト削減は重要ですが、見積もりを取る際はその金額だけに注目するのではなく、作業範囲や業者のサポート体制までしっかりと確認することが重要です。そうすることで、結果的に満足のできるオフィス移転ができるでしょう。

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オフィス移転パーフェクトマニュアル