レイアウト変更やオフィス移転も視野に！ニューノーマル時代のオフィスへ

ニューノーマル時代に合わせるため、オフィスレイアウトの変更やオフィスの移転を検討している企業も多いのではないでしょうか。テレワークで働く人が増えるなか、オフィスの役割を見直す必要も出てきました。オフィスで働くことが当たり前だった時代とは違い、オフィスだからこそ備えられる機能や役割が求められるようになったのです。新しい時代に対応するには、どのようにオフィスづくりを進めればよいのか考えてみましょう。

ニューノーマル時代に合わせたオフィスにするには？

ニューノーマルと呼ばれる時代になり、オフィスの様子も急激に変化しました。オフィスのレイアウト変更や移転などを行った企業も多くあります。ニューノーマル時代に合わせたオフィスにするには、どうすればよいでしょうか。

既存オフィスのレイアウトや移転

コロナ禍以前は、社員の人数に合わせて座席を設けるのが一般的でした。しかし、テレワークを導入した企業では、社員全員が同じ日に出社することは少なくなります。出社率の増減に対応するため、オフィスレイアウトの変更やオフィスの移転を検討する企業も増えました。オフィスの機能を残しつつ、社員が働く場所を自由に選択し、働ける環境を整える必要があります。

バーチャルオフィスの利用

既存のオフィスを解約し、事務所としての機能のみを持つバーチャルオフィスを利用することも可能です。バーチャルオフィスでは、住所貸しや郵便の受け取りなどの基本サービスほか、オプションとして書類の保管や秘書代行、会議室の提供などのサービスも受けられます。オフィスを借りるよりも安く利用できるため、コスト削減に効果的です。小規模な会社の事務所や複数の店舗を持つ会社の本社として利用されるケースが多くなっています。

分散型オフィス

分散型オフィスとは、複数の場所にワークスペースやサテライトオフィスを置き、オフィスを分散させることです。複数の場所にオフィスを分散させることで、本社や支社に人が集中するのを防ぐことができます。通勤にかかる移動時間の軽減、交通費の削減などにも効果的です。さらに、地方在住者の採用、家庭の事情による離職の防止など、人材確保の面でも期待されています。

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ニューノーマルなオフィスに共通して求められること

ニューノーマルなオフィスでは、どのようなことが求められるのでしょうか。共通して求められることを挙げていきます。

オフィスの使いやすさ

特に首都圏では長時間の通勤や満員電車の利用など、通勤が社員の負担になっていることも少なくありません。また、家庭の事情などにより、離職する人が多いことも課題でした。しかし、テレワークの導入やオフィス分散により、通勤の軽減や離職の防止につながる可能性があります。

コミュニケーションがとりやすいこと

オフィスへの出社率が下がるなかでも、社員同士のコミュニケーションは必要だと考えられています。オフィスはコミュニケーションをとる場としても重要な役割を果たしてきました。ニューノーマルの時代になり、ますますその重要性が高まっています。オフィス内でのコミュニケーションはもちろん、社外で働く社員ともコミュニケーションがとりやすい環境づくりが必要です。

変化に対応できること

今後の先行きが見えないなか、柔軟に変化に対応できるようにすることも大事です。コロナ禍ではオフィスの使用人数を減らす必要がありますが、アフターコロナでは出社する人が増える可能性もあります。今後の変化も考えたオフィスづくりが必要です。

感染症対策

オフィスでの感染症対策も重要です。社員を感染から守るためには、出社率を下げるとともに、対面を避けるレイアウトにする必要があります。また、仕切り板の設置やオンライン会議の導入など、飛沫感染を予防する取り組みも進められています。

※あわせてご一読ください。

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ニューノーマルに対応したオフィスを実現するための考え方

今後のオフィス運営を考えるうえで、ニューノーマルに対応したオフィスづくりを進めて行く必要があります。コロナ禍で急激に変化したオフィスはアフターコロナではどうなるのか、まだまだ予測がつかないのが実情でしょう。そのため、状況の変化に合わせて柔軟に対応できるようにしておくことが大切です。短期ではなく長期的に考えてオフィスのレイアウト変更やオフィス移転を検討しなければなりません。

一方、コロナ禍で進んだテレワークや時差出勤などは、今後も継続を求める声が多いと考えられます。そういった、さまざまな働き方に対応できるオフィスを実現することが重要です。

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オフィスレイアウトの変更やオフィスの移転を実行するにあたって

実際に、オフィスレイアウトの変更やオフィスの移転を実行するためのポイントを解説します。

オフィスの役割を明確にする

テレワークの導入が進むにつれて、「そもそもオフィスの役割は何なのか」ということが問われる時代になりました。オフィスの大きな役割といえば、社員が集まり働く場所を提供することです。しかし、今後はより明確な役割が求められています。たとえば、テレワークでは難しい社員同士のコミュニケーションの場、チームワークを高めるための場など、「働く場所」以外の役割も見直す必要があります。

複数の場所にオフィスを分散させる

オフィスの役割が見直されるなか、より利便性の高い分散型オフィスも注目されるようになりました。社員の通勤やプライベートとの両立を考え、目的に応じたサテライトオフィスの設置も必要です。複数の場所にオフィスを分散させることで、災害や感染症拡大などの異常時にも対応しやすくなるでしょう。

オフィスを移転する場合は6カ月以上の準備期間が必要

オフィス移転の準備期間は、6カ月以上必要といわれています。その期間に原状回復工事も必要です。そのため、オフィス移転を決めたら、どのような準備が必要なのかチェックリストを作成しましょう。チェックリストを作ったら、詳細なスケジュールを組み、効率的に準備を進めていくことが大切です。

≪お役立ち資料≫　オフィス移転のスケジュールとタスクリスト

ニューノーマル時代に合わせてオフィスの役割を見直そう！

ニューノーマル時代を迎え、オフィスの役割も見直されるようになりました。テレワークを行う人が増えるなか、オフィスの重要性も再認識されています。テレワークでは希薄になりがちな社員同士のコミュニケーションや新しいアイディアの創出の場として、オフィスは今後も必要とされるでしょう。一方で、従来のような集約型のオフィスは、ニューノーマルに対応できていない可能性があります。オフィスレイアウトの見直しやオフィス移転も視野に入れつつ、新しいオフィスのあり方を考えていくことが大切です。

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