オフィス移転のスケジュールを紹介!移転準備は6カ月以上前から!

オフィス移転のスケジュールを紹介!移転準備は6カ月以上前から!

オフィス移転・リニューアル

オフィスを移転する際には、さまざまな作業が発生します。そのため、綿密な計画を立てて進めなければなりません。オフィス移転の準備は6カ月以上前から始める必要があります。まずは、オフィス移転の目的や条件を明確にしたうえで、移転のスケジュールを決めていきましょう。移転スケジュールを決める際には、事前にいつまでに何をすべきか把握しておくことが大切です。今回は、オフィス移転のスケジュールを紹介するので、スケジュールを決める際の参考にしてください。

また、オフィス移転の流れがわからない、チェックリストがあれば嬉しいという方は、『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』の記事もご覧ください。

オフィス移転の準備は6カ月以上前から

オフィス移転の準備開始が遅れるとスケジュール全体が遅くなってしまう可能性があるため、事前にしっかり計画を立てましょう。ここでは、6カ月以上前から行う準備を紹介します。

オフィス移転計画を立てる

オフィスの移転計画を立てる際に重要なことは、オフィス移転の目的や条件を明確にすることです。目的や条件がはっきりしないと移転計画が立てられません。たとえば、「業務拡大に伴い広いオフィスへ移転する」「営業効率を高めるために駅チカのオフィスへ移転する」など、目的を明確にしましょう。そのうえで、移転先となるオフィスの条件を具体化していくことが大切です。

オフィス移転の目的に応じたレイアウトや家具を合わせて検討することで、スムーズに移転が可能です。『オフィス移転の主な理由とは?目的に合わせたレイアウト・家具の選定 』の記事もご覧ください。

どのようなオフィスに移転するか決める

移転先を決めるために、エリアや交通手段、広さ、家賃などを具体的に検討していきます。エリアや交通手段は営業活動にも影響する可能性があるため慎重な判断が必要です。また、オフィスの広さは社員の増減に対応できるように、今後のことも見据えて検討しましょう。家賃は都心や駅チカほど高くなる傾向があります。希望するエリアの家賃相場を早めに調べておくことをおすすめします。

6カ月前までに現オフィスの解約予約をする

オフィスの解約予告は解約希望日の6カ月前までに行わなければならないのが一般的です。ただし、契約内容によっても異なるため賃貸借契約書を確認しましょう。また、解約日までに原状回復工事を終える必要があります。そのため、原状回復工事の期間も考慮したうえで解約予告を行うことがポイントです。

オフィス移転の4~6カ月前にやるべきこと

オフィス移転のスケジュールが決まったら具体的な手続きに入ります。ここでは、オフィス移転の4~6カ月前にやるべきことを解説します。

原状回復工事の見積り

原状回復工事とは、オフィスを解約する際に借りる前の状態に戻すための工事です。工事費用は基本的に借りている側で負担します。工事費はオフィスの広さや状況、依頼する業者によっても変わってきます。依頼する業者については、事前に賃貸借契約の際に業者が指定されていることも多いため確認してみましょう。工事費は想定よりも高くなる場合もあるため早めに見積もりをとって確認しておくことが大切です。

新オフィスの契約

移転先のオフィスは実際に内覧をして、広さや設備などを確認します。できれば、複数のオフィスを見て、希望するレイアウトが実現可能かどうかを検討することをおすすめします。移転先のオフィスが決まったら入居申込書を提出し、賃貸借契約を交わします。会社案内や登記簿謄本、敷金や保証金など必要な書類や資金は早めに準備しておきましょう。

引っ越し業者との打ち合わせ

移転先が決まったら、引っ越し業者の手配を行います。費用やサービス内容は業者によって異なるため、複数の業者で見積りをとって確認しましょう。荷物の運搬だけでなくレイアウトの設定や配線工事など引っ越しに関わる業務を一括で引き受けてくれるサービスもあります。特に大規模な移転になる場合は、一括サービスを依頼すると便利です。

オフィス移転にかかる費用は原状回復や引っ越しだけではありません。見積もりが必要な項目について『オフィス移転でかかる費用の項目は?見積もりが必要な項目を紹介 』の記事で整理していますので、ご覧ください。

オフィス移転2~3カ月前にやるべきこと

オフィス移転の2~3カ月前になったら、徐々に移転作業の準備を始めていきましょう。ここでは、移転の2~3カ月間にやるべきことをまとめました。

移転スケジュールの詳細決定

オフィス移転に伴う具体的な作業を洗い出し、詳細なスケジュールを決めていきます。新オフィスのレイアウトを決め、家具やOA機器の配置場所を明確にしましょう。新オフィスのレイアウトが決まったら、家具の選定や発注、廃棄する家具の洗い出しも行います。家具の廃棄は引っ越し業者で行ってくれる場合もあるため、必要に応じて依頼しましょう。

移転作業の開始

新オフィスの内装・設備工事を開始します。荷物の運搬開始までに終えるように発注しましょう。さらに、梱包・搬出マニュアルを作成し、自分たちで行う作業について社員に説明します。そのうえで、部署や個人ごとの役割分担を決め、それぞれの作業内容を決めていきます。取引先への移転案内の送付、封筒や名刺など印刷物の発注も必要です。

原状回復工事の打ち合わせ

荷物の運搬が完了した後、原状回復工事に入ります。オフィス移転の2~3カ月前には原状回復工事を依頼する業者と打ち合わせをしておきましょう。原状回復工事の範囲は賃貸契約の内容によっても異なりますが、完全に入居前の状態に戻すことが基本です。工事期間は手直しも含めて1カ月程度かかります。解約日までに工事が終わらない場合は、日割りで家賃が発生する可能性もあるため注意が必要です。

オフィス移転1カ月前~移転~1カ月後にやるべきこと

オフィス移転の日が近づくと作業量も多くなってきます。重要な手続きもあるため、漏れのないように確認しながら行いましょう。ここでは、オフィス移転1カ月前から移転1カ月後までにやるべきことをまとめました。

オフィス移転時に必要な手続きについては、『オフィス移転に欠かせない手続き、その内容と手続きの方法をすべて解説 』の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

オフィス移転1カ月前

オフィス移転に伴い、法務局や税務署、都道府県税事務所などで各種手続き、届出が必要です。それぞれ書類提出や届出の期限が決まっているため、移転前にリストアップしておきます。移転後10日~1カ月以内に行う手続きが多くなっているため、移転後にスムーズに手続きができるように準備を進めましょう。

移転当日

移転当日は荷物の運搬が終わったあと、旧オフィスと新オフィスそれぞれで立ち会いを行います。荷物の積み忘れがないか、搬入場所に間違いはないかなどを確認しましょう。移転が完了したら旧オフィスの原状回復工事を開始します。

1カ月後

原状回復工事が完了したら旧オフィスを明け渡し、契約解除手続きを行います。契約解除後、償却費用が差し引かれたうえで敷金や保証金が返還されます。ただし、返還される時期は契約内容によるため確認が必要です。

スムーズにオフィス移転を進めるには綿密なスケジュールが大事!

オフィス移転をスムーズに進めるには、しっかりスケジュールを立てることが大切です。特に、旧オフィスの解約予約や新オフィスの選定・契約、専門業者の手配、各種届出などはタイミングが重要になります。タイミングを間違えると、重大な問題が発生してしまうこともあるため注意が必要です。

オフィス移転に伴う業務負担を軽減するためには、専門業者へ依頼する方法もあります。オフィス移転の準備からスケジュール管理、移転作業までサポートを受けることができるので検討してみましょう。