ファシリティマネジメントを取り入れるメリットは、適切にオフィス環境を最適な状態で保有、維持管理でき、経営基盤そのものを最適化できることです。従来の建築物管理では、点検や修繕を繰り返していても「コストが削減できない」「施設の老朽化による現場の不満が絶えない」といった課題がありました。場当たり的な対応だけでは、資産価値の維持とコスト抑制の両立、つまり全体最適を実現することは難しいでしょう。
この記事では、ファシリティマネジメントを取り入れるメリットや、進める手順、失敗を防ぐ方法を解説します。総務・施設担当の方は、ぜひ参考にしてください。
ファシリティマネジメントとは施設を最適な状態で維持管理する手法
ファシリティマネジメントとは、建築物などの施設や環境を最適な状態で保有、維持管理する手法のことです。対象は建物そのものだけでなく、空調・照明・電気・給排水などの設備や家具・什器、災害対策やセキュリティまで広く含みます。ファシリティマネジメントは、国際規格であるISO 41001においても「組織の目的を達成し、人々の生活の質（QOL）を向上させるために、建物・設備などの環境を最適化する経営活動」として定義されており、世界的に認められた経営手法の1つです。
ファシリティマネジメントの取り組み例を紹介します。
■ファシリティマネジメントの取り組み例
取り組み例 内容 施設・設備の定期的なメンテナンス 設備の経年劣化や故障による業務停止を防ぐため、空調・給排水・電気系統などの点検・修繕を計画的に実施し、資産価値を維持する ワークプレイスの最適化 出社率や業務形態の変化に合わせ、座席数の調整やABW（Activity Based Working）の導入を行い、スペースの生産性と利用効率を最大化する 省エネ・環境負荷の低減 運用コスト削減と脱炭素化を目的として、照明のLED化や高効率な空調設備への更新、BEMS（ビルエネルギー管理システム）による電力監視を行う BCP（事業継続計画）の整備 災害時でも業務を継続できるよう、備蓄品の確保や非常用電源の設置、入退室管理システムによるセキュリティレベルの構築など、安全性を担保する
ファシリティマネジメントを取り入れるメリット
ここでは、ファシリティマネジメントを取り入れるメリットを解説します。
■ファシリティマネジメントを取り入れるメリット
コストと品質を両立して施設管理を最適化できる
ファシリティマネジメントを取り入れるメリットは、コスト抑制と施設品質の維持を高い次元で両立できる点です。コスト削減に偏れば安全性や快適性が損なわれ、品質のみを追えば維持費が膨らむため、全体最適には両者のバランスが欠かせません。
例えば、修繕の先送りは将来的な突発故障を招き、結果として高くつきます。一方で過剰な更新は不要な投資となります。LCC（生涯コスト）の視点を持てば、故障リスクと費用対効果を見極めた「過不足のない投資」を実現できるでしょう。
見積金額の安さだけで判断せず、点検結果や故障時の影響、更新後のランニングコストまで含めて総合的に評価することが大切です。
施設の状態とコストを可視化できる
ファシリティマネジメントを取り入れると、施設の状態と関連コストを可視化でき、データにもとづいた的確な意思決定が可能になります。場当たり的な管理では支出の全体像が見えず、特定の設備に無駄な費用をかけ続けてしまいかねません。
資産台帳と点検データを紐づけて整備すれば、「設置年」「修繕履歴」「業務への影響度」が明確になり、根拠のある議論が行えます。点検報告書のデータを蓄積し、修繕計画や次期予算の策定に活用できる仕組みを整えましょう。
優先順位を明確にし、計画的に設備投資できる
ファシリティマネジメントでは限られた予算を有効活用するため、優先順位を明確にした計画的な投資判断が行えるようになります。
「安全リスク」や「停止時の業務影響」を基準に優先度を整理し、中長期的な投資計画を可視化することで、毎年の意思決定もスムーズになります。客観的なデータと影響度にもとづき、社内外へ説明責任を果たせる順序で進めてください。
突発対応を減らし、安定した施設運用を実現できる
事後保全から予防保全へとシフトするファシリティマネジメントでは、突発的な故障が減り、安定した施設運用が実現します。点検を怠れば小さな劣化が故障に発展し、多額の復旧費用と業務停止を招きます。
データにもとづき計画的に更新・修繕を行うと、不測の事態を抑制することが可能です。現場の負担が減り、担当者はより戦略的な改善活動に時間を割けるようになります。特に、緊急対応の結果記録は重要な情報になるため、詳細な記録を残すのがおすすめです。受付から復旧までの履歴を蓄積し、再発防止策へつなげるサイクルを回しましょう。
ファシリティマネジメントを進める手順
ここでは、ファシリティマネジメントを進める具体的な手順を紹介します。
＜ファシリティマネジメントを進める手順＞
- ステップ1：KPIと方針を設定する
- ステップ2：現状を把握し、データを整備する
- ステップ3：計画を策定し、優先順位を決める
- ステップ4：運用ルールを整備し、実行する
- ステップ5：評価・改善を継続する
ステップ1：KPIと方針を設定する
はじめに、評価指標（KPI）と判断基準を明確にします。目的が曖昧なままでは改善の方向性が定まらず、個人の感覚に頼った場当たり的な判断に陥りかねません。
「年間修繕費」や「トラブル件数」といった成果指標に加え、「点検実施率」などのプロセス指標を組み合わせて設定しましょう。併せて「安全性と法令遵守を最優先する」といった優先価値を明文化すれば、組織としての判断に迷いがなくなります。指標は増やしすぎると集計が形骸化しやすいため、月次で追える3つ程度の重要指標に絞り、確実に運用できる体制を整えてください。
ステップ2：現状を把握し、データを整備する
次に、適切な意思決定の土台となる施設データを整備します。情報をまとめれば、設備の状態やコストの全体像が見えやすくなり、効率的に投資判断できます。
データを整備するために、資産台帳を作成し、設置年、修繕履歴、コスト、業務への影響度を統一フォーマットで管理すれば、勘に頼らない「データ主導の管理」が可能です。
最初から全項目の入力を目指すと挫折するおそれがあります。まずは重要設備に限定して台帳化を始め、運用が軌道に乗ってから段階的に対象を広げましょう。
ステップ3：計画を策定し、優先順位を決める
整備したデータをもとに、修繕・更新の優先順位を決めます。限られた予算を有効活用するには、リスクの大きさに応じた計画的な投資が不可欠です。優先順位が不明確だと、重要設備の劣化を見落とし、致命的な業務停止を招くおそれがあります。
具体的には、「影響度（安全・法令・業務）」と「緊急度（劣化度）」の二軸で優先順位を整理するのがおすすめです。単年だけでなく中期投資計画まで可視化すれば、突発的な故障に振り回されず、安定運用できます。ただし、予算が余ったからと、年度末に場当たり的に工事を決めるのは避けましょう。常に中長期計画に照らし、投資の妥当性を再評価するプロセスを徹底することが大切です。
ステップ4：運用ルールを整備し、実行する
修繕・更新の優先順位が決まったら、計画を確実に実行するために組織全体の運用ルールを標準化します。報告方法や対応基準がバラバラでは、情報の集約が遅れるだけでなく、対応品質の低下や属人化を招いてしまうからです。
不具合の受付フォームを統一し、発生場所や症状、写真などの必須項目を定めます。受付から完了までのステータスを可視化し、誰がどこまで判断して動くのかという「決裁ライン」を明確にしておくことが重要です。
「誰が判断すべきか」が曖昧な状態は現場の混乱を招くため、緊急事態が起きるたびに迷わないよう、一次対応の権限をあらかじめ設定しておきましょう。
ステップ5：評価・改善を継続する
実施した施策は、効果測定と改善サイクルを回すことが重要です。個別の事象を処理して終わらせず、根本原因を分析しなければ、同じ課題が繰り返し発生し、全体最適は実現できません。
定期的にKPIの達成状況をレビューし、設備・運用・人の各観点から改善策を練ります。議題はテンプレート化し、再発防止策や未完了案件の滞留理由を議論する場を定例化するのがおすすめです。この定例会を固定して意思決定の精度を上げ続ければ、管理の質が維持できるでしょう。
ファシリティマネジメントで失敗を防ぐチェックリスト
ファシリティマネジメントを成功させるには、よくある失敗パターンを事前に回避することが欠かせません。日常的な運用時、および体制構築時に確認すべきポイントを整理しました。
日常運用での失敗を防ぐチェックリスト
日々の業務では、「点検しただけ」で終わってしまうケースが少なくありません。点検、予算、判断が適切に連動しているか、次の観点で確認しましょう。
■日常運用での失敗を防ぐチェックリスト
No. チェック項目 説明 1 点検から計画更新までを連動させているか 点検を「やりっぱなし」にせず、結果を即座に台帳へ反映し、修繕計画の修正までを一連のワークフローとして実行する 2 データの更新サイクルを統一しているか 点検実施、台帳更新、優先順位の再検討のタイミングをそろえ、常に最新かつ整合性の取れたデータで判断できるようにする 3 年度計画に基づいた意思決定ができているか 現場の要望や突発的な事象に振り回されず、期初に策定した計画と照らし合わせて、修繕・更新の要否を客観的に判断する 4 余剰予算による「予算消化」を回避しているか 年度末に予算が余った際も、安易な工事発注は避け、中長期計画の優先順位に沿って投資の妥当性を再評価・承認する
体制構築・再設計時に押さえるチェックリスト
新たにファシリティマネジメントの仕組みを整えたり、運用を見直したりする際は、初期設計の精度が定着度を左右します。運用が止まらず回り続ける状態を目指し、次の観点を確認してください。
No. チェック項目 説明 1 管理の対象範囲を明確に限定しているか 最初から全てを網羅せず、まずは「重要設備」や「特定拠点」など、リスクの高い範囲に絞ってスモールスタートを切る 2 台帳の管理項目を統一しているか 設置年、点検結果、修繕履歴、費用など、分析に欠かせない「共通の定義」を定め、情報の粒度がバラバラになるのを防ぐ 3 更新の役割とルールを明文化しているか 「誰が・いつ・どのように」データを入力・更新するのか、運用フローと責任の所在をマニュアルなどで明確にする 4 情報の入力・報告形式を共通化しているか 不具合の受付時に、場所・症状・緊急度などが決まったフォームで報告される仕組みをつくり、情報の過不足をなくす 5 改善に向けたレビューを定例化しているか 月次などで運用状況を振り返る場を設定し、データの精度向上やワークフローのボトルネックを議論するサイクルを組み込む 6 現場に無理のない運用負荷に設計されているか 入力が過度な負担にならないよう、必要な項目を精査し、運用が定着してから段階的に拡張できる現実的な設計にする
オフィス環境のプロ・プラスはファシリティマネジメントの実装を支援します
ファシリティマネジメントとは、施設の状態とコストを可視化し、優先順位にもとづいて点検、修繕、投資判断を回し続ける運用です。方針や計画を作って終わりではなく、運用ルールとレビューの仕組みまで整えてはじめて、突発対応の削減やコストと品質の両立につながります。
オフィスづくりのプロ・プラスは、方針整理や点検・修繕計画の運用設計から、リニューアルやレイアウト改善といった実装まで一体で支援します。総務・施設担当者の「決めたはずなのに進まない」を減らし、改善を実行へつなげたい場合は、オフィス環境のプロであるプラスへご相談ください。
ファシリティマネジメントに関するよくある質問
ファシリティマネジメントにはどのようなメリットがありますか？
ファシリティマネジメントは、コスト削減や快適性だけに偏らず、両方のバランスで施設管理を最適化できることがメリットです。資産台帳と点検・修繕データをそろえると、状態とコストが見える化され、投資判断の根拠が明確になります。影響度にもとづく優先順位が付けやすくなり、限られた予算でも納得感のある配分が可能です。結果として突発対応が減り、運用が安定するでしょう。
ファシリティマネジメントを進める手順を教えてください。
ファシリティマネジメントを進める際は、まずKPIと方針を決め、何を優先して判断するかを明確にします。次に現状を把握し、資産台帳と点検・修繕の履歴、費用データを統一します。その上で、影響度で優先順位を付けて、年度・中期計画を作り、受付・記録・決裁の運用ルールで実行してください。最後にKPIを定例で振り返り、計画とルールを更新していくことで、施設・設備管理の質が維持できるでしょう。
ファシリティマネジメントを日常運用する際のチェックポイントは？
ファシリティマネジメントを日常運用する際は、点検・予算・判断の3要素が適切に連動しているかを確認しましょう。具体的には、点検結果を即座に台帳へ反映し、最新状態に基づいて修繕計画を更新する一連の仕組みを徹底します。情報の不一致を防ぐため、点検から優先順位付けまでの締め日を統一しておくのがコツといえます。年度末の予算消化を目的とした安易な発注は避け、計画に基づいた意思決定を継続することが重要です。
