フリーアドレスが失敗してしまう理由とその解消方法を解説

テレワークの増加によるオフィスの有効活用、他部署とのコミュニケーション活性化などさまざまな理由でフリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、フリーアドレスの導入が必ずしもコミュニケーション活性化につながるとは限りません。また、同じ部署のメンバーで固まってしまい、かえって無駄なオフィススペースが増えてしまう可能性もあります。そこで今回はフリーアドレスが失敗する主な理由や事例を紹介しつつ、その解消方法をお伝えします。

フリーアドレスが失敗する原因

フリーアドレスを導入したものの、失敗に終わり元のオフィススタイルに戻ってしまう理由としては、次の3点が挙げられます。

新人教育が難しい

新人社員は常に先輩や上司の近くにいてサポートを受ける必要があるため、フリーアドレスを導入しても、結局は席が固定してしまい、フリーアドレスの効果が期待できません。

特に、業種や職種により特定の時期だけではなく定期的に新入社員が入ってくる企業では、フリーアドレスの定着は難しく、失敗してしまう可能性が高まります。

雑談が増えすぎてしまう可能性がある

他部署や他チームの社員との雑談は、新たな発見やアイデアの創出において欠かせないポイントのひとつです。しかし、フリーアドレスにより、常に雑談をするようになってしまうと、業務効率が落ち、失敗に終わってしまうでしょう。

無理やり全社で導入しようとしてしまう

フリーアドレスはあらゆる部署、チームの社員とオープンなコミュニケーションを取れるのが大きなメリットです。しかし、人事や経理などセキュリティを重視しなければならない部署やプロジェクトチームでは、そのオープンな環境がデメリットになる可能性があります。

業務内容により最適な働き方は異なるため、段階を踏まずに全社でフリーアドレスを無理やり導入しようとすると失敗に終わる原因となってしまうでしょう。

社員側が感じるフリーアドレスのデメリット

フリーアドレスがうまくいかない原因のひとつとして挙げられるのが、企業側のメリットばかりを優先し、社員側が感じるデメリットに気づいていない点です。ここでは社員側が感じるフリーアドレスのデメリットを解説します。

毎朝、どこに座るかを考えなければならない

従来のオフィススタイルであれば、毎朝決まった席に着き仕事を進めていけます。しかし、フリーアドレスは原則として毎日、異なる席に座らなければなりません。毎朝、出社の際にどこに座るかを選択する手間が増加するのは社員にとってデメリットといえるでしょう。

机に私物や書類などを収納できなくなってしまう

フリーアドレスで使用する机は、常に人が変わることから引き出しがないケースがほとんどです。そのため、私物や会議で使う資料、商品カタログなどを収納する場所は個人ロッカーになります。その結果、自分の荷物であるにもかかわらず、使用時は席を立って取りにいく必要が生じるため、面倒くさく感じてしまうでしょう。

誰がどこに座っているかの把握がしづらい

日々、席が入れ替わるため、誰がどこに座っているのか、在席中なのか外出してしまっているのかが把握しづらくなります。その結果、業務が滞ってしまうことも少なくありません。これも社員が感じるデメリットのひとつです。

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ノートパソコン・無線LANでの仕事が基本となってしまう

フリーアドレスでの業務はデスクトップ型のパソコンは使えないため、基本的にノートパソコンを使うケースが増えてしまいます。最近ではノートパソコンでも高性能な機種が増えたものの、業務内容によっては、動作が重くなり業務スピードに遅れが出てしまう可能性が高まるでしょう。

また、通信も無線LANが中心となるため、環境によっては有線LANに比べ安定性に欠けてしまう場合があり、これも不便な点となります。

フリーアドレスのメリットを生かしてデメリットを解消する方法を知るには、「フリーアドレスがもたらすメリットを生かしデメリットを解消する方法」をご覧ください。

フリーアドレスの失敗例

フリーアドレス導入に失敗してしまう企業でよくある失敗事例を紹介します。

クラウドやモバイルなど、オフィス外でも社内と同様に仕事ができる環境が整っていない

フリーアドレスは基本的に在席率が低いことを前提に実際の従業員の数よりも席を減らし、空いたスペースを有効活用することが目的のひとつです。そのため、資料の確認や報告書の作成などがどこにいてもできる環境が整っていないと、業務効率が著しく低下します。

自席で書類の整理や保管ができなくなってしまい、かえって非効率になる

席が一定しないフリーアドレスは、移動のたびに書類を持ち歩かなくてはならず、不便なばかりか紛失の確率も高まります。結果として非効率になり、業務効率も落ちてしまいます。

電話や郵便物など席が決まっていないことでうまく取り次ぐことができない

常に席が変わるフリーアドレスでは電話が来ても取り次げない、郵便物の渡し漏れが起こるなど、事務的な部分での面倒が増えることで、業務上のミスも起こりやすくなります。

明確な目的がなく導入したため、多くの社員が毎日同じ席で仕事をしている

コスト削減やコミュニケーション活性化につながると聞いたから、はやっているから、などと明確な目的を持たずにフリーアドレスを導入する企業は少なくありません。しかし、明確な目的がないままに導入してしまうと、従業員もどう対応してよいかわからず、結局は元の部署のメンバーで固まったままになりがちです。

フリーアドレス導入でオフィス内に余裕ができたが、無駄なスペースになっている

フリーアドレスを導入することでオフィス内に空いたスペースができたものの、活用方法を見いだせず、そのまま放置され無駄なスペースになってしまうことも。

在席率の低い部門に導入したが、従業員のタイムスケジュールが同じで一定の時間になると席が足りなくなる

まずは試しに在籍率の低い部門に導入したところ、うまくいかずにそのまま頓挫してしまうケースもよくある失敗事例のひとつです。

フリーアドレスのデメリットを解消するための対策

さまざまなメリットを持つフリーアドレスを導入しても、社員が不便に感じて積極的に活用しなければ導入したメリットも得られなくなってしまいます。そこで、フリーアドレスの不便さを解消し、積極的に使いたいと思える6つの対策を紹介します。

ランダムに席を決めるアプリを導入する

毎朝席を決めるのが面倒で同じ席に座る社員が多いと、フリーアドレスを導入した意味がありません。そこでランダムに席を決めるアプリを導入すれば、使わないスペースも減り、効率的なオフィス活用が可能になります。

キャスター付きの収納ボックスを導入する

収納スペースの減少や手元に必要な荷物を置くスペースが少なくなるといったフリーアドレスのデメリットは、キャスター付きの収納ボックス導入により解消が可能です。荷物を取るという理由だけで個人ロッカーへ移動する必要もなくなり、業務をスムーズに遂行できるようになるでしょう。

席予約システムを導入する

誰がどこに座っているかがすぐにわかる席予約システムを導入すれば、社内を見渡したり、周囲の人に聞いたりする手間が省けるため、フリーアドレスのデメリット解消に効果的です。

有線LANケーブルを増やす

最低でも社員の人数分の有線LANケーブルを用意し、基本的に無線LANは使わなくてもよいようにします。そうすることで、回線が切れて業務が滞ってしまうリスクを回避しやすくなります。

スペックの高いパソコンを支給する

すべての社員にスペックの高いパソコンを用意する必要はありませんが、業務内容に応じてスペックの高いパソコンを用意すれば業務の非効率化は避けられるでしょう。

部署内・チーム内フリーアドレスの導入

フリーアドレスに慣れるまでは、部署内やチーム内だけでのフリーアドレスを導入します。その際、部署、チームを仕切る棚やパネルをなくせば、他部署、チームとのコミュニケーションも取れ、自然と通常のフリーアドレスに移行しやすくなるでしょう。

フリーアドレスに向いているケースとは

フリーアドレスに向いているのは、具体的に次のようなケースです。

コアタイムのないフレックスタイムを導入しているケース

外出や離席が多いだけではなく、コアタイムのないフレックスタイムを導入しているケースです。同じ時間帯に社員がオフィスに集まってしまう可能性が低いため、フリーアドレスに向いています。

ペーパーレス化が進んでいるケース

ペーパーレス化が進んでいるオフィスもフリーアドレス向きです。資料を紙で持ち歩いたり保管場所を確保したりする必要がなくなるため、フリーアドレスで日々、違う席に移動するのも苦になりません。

ハイブリッドワークを導入しているケース

オフィスワークとテレワークを合わせたハイブリッドワークを導入しているオフィスも、フリーアドレスに向いているケースといえます。テレワークの社員がオフィスへ出勤する日を調整することで、オフィスに人が集中してしまうのを防げるため、フリーアドレスの導入をしやすくなるでしょう。

フリーアドレスをポジティブに捉えるためのポイント

社員にフリーアドレスをポジティブに捉えてもらうには、企業側の都合だけでフリーアドレスを押し付けるのではなく、社員の声をしっかりと聞き入れる必要があります。社員側と企業側が話し合いを行い、それぞれのフリーアドレスに対する認識のズレや偏見、先入観を取り払っておかないと、社員の不満がたまってしまうだけです。

社員が感じるフリーアドレスに対する不満と企業側が考える導入のメリットを擦り合わせ、双方が納得できるポイントを見いだせれば、失敗に終わるリスクが減るでしょう。

フリーアドレス活用のポイントは社員にもメリットがあると理解してもらうこと

フリーアドレスに失敗してしまう最大のポイントは、社員にどういったメリットがあるのかが明確に伝わっていない点にあります。企業側の都合だけでフリーアドレスを押し付けられているといった意識を持ってしまうと、フリーアドレスを積極的に活用しようとは思わず失敗に終わってしまうでしょう。

そこで、フリーアドレスをポジティブに捉えてもらうためには、企業側が導入の目的を明確にしたうえで社員が得られるメリットを伝えることです。そして、スムーズに進めるためのルールを社員も巻き込んでつくっていけば、積極的に活用したいと思うようになり、成功する可能性も高まります。

企業側都合だけで進めるのではなく、社員が自分たちも参加している意識を持てるよう、コミュニケーションを重ねていくことがフリーアドレス成功のポイントだといえるでしょう。

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【フリーアドレスに関するお役立ち資料】

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