フリーアドレスとは自由に働く場所を選べるオフィススタイル
フリーアドレスとは、社員が固定の席を持たず、自由に好きな場所で仕事ができるオフィス運用スタイルのことです。空いている席をその日の気分や業務内容に応じて選べるため、柔軟な働き方が実現します。部署や職位に関係なくさまざまな社員同士が隣り合えば、自然と会話や情報交換が生まれやすくなり、部門間の壁を越えたコミュニケーションを促進します。一方で、固定席制と比べて「自分の席がないこと」に不安を感じる従業員もいるため、特に初期段階ではさまざまな配慮が必要です。
ABWとフリーアドレスの違い
フリーアドレスと混同されやすい概念に「ABW（Activity Based Working）」があります。ABWは、業務の内容や目的に応じて、最適な場所をみずから選択して働くという考え方です。オフィス内の集中ブース、ミーティングエリア、リフレッシュスペースだけでなく、在宅勤務やカフェなどの外部環境も選択肢に含まれます。
一方でフリーアドレスは、主にオフィス内で座席を自由に選べる仕組みであり、物理的な「座席の固定をやめること」に重きを置いています。そのため、ABWはフリーアドレスよりも広義の働き方改革といえるでしょう。実際には、ABWのステップとしてまずフリーアドレスを導入し、そこから在宅勤務や多様な働き方へ拡張していく企業も多く見られます。
ABWについて詳しくは、こちらのページをご覧ください。
【事例あり】ABWとは？フリーアドレスとの違いやメリット・デメリットを解説
フリーアドレスの種類
フリーアドレスには、企業の働き方や文化に合わせて大きく3つの運用スタイルが存在します。以下でそれぞれの特徴を、詳しく見ていきましょう。
＜フリーアドレスの種類＞
- 完全フリーアドレス型
- グループアドレス型
- ABW型
完全フリーアドレス型
完全フリーアドレス型は、オフィス内のどの席でも自由に利用できるスタイルです。座席に一切の制約がなく、その日の気分や業務内容に応じて柔軟に選べます。
このタイプは特に出社率が低い企業や、業務の自由度が高い職種で効果を発揮します。ただし、席の取り合いや私物管理の問題が起こりやすく、運用ルールの整備が欠かせません。
グループアドレス型
グループアドレス型は、部門やプロジェクトチームごとにエリアを区切り、その中で自由に席を選ぶスタイルです。完全フリーアドレスよりも秩序があり、チームの一体感を保ちつつ柔軟性も確保できます。
部門ごとの業務特性や連携を重視する企業に向いており、比較的導入しやすい中間型ともいえます。
ABW型
ABW型は、デスク席に限らず、集中ブースやカフェスペース、リラックスエリアなど多様な働く場所を選べるスタイルです。フリーアドレスを基盤としながら、より多様な働き方を可能にする進化系といえるでしょう。
業務ごとに最適な環境を選べるため、生産性や創造性の向上が期待できます。ICT整備や運用ルールの高度な設計が求められますが、柔軟な働き方を本格的に推進したい企業に適しています。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスの導入によって得られるメリットは多岐にわたります。主なメリットは以下のとおりです。
＜フリーアドレスのメリット＞
- コミュニケーションの活性化
- 社員の自律や柔軟な働き方の実現
- スペース効率の向上とコスト削減
コミュニケーションの活性化
フリーアドレスは座席が固定されないため、日によって隣り合うメンバーが変わり、部門を越えたコミュニケーションが自然に生まれます。
普段接点のない部署や職種との会話が増えれば情報共有が進み、チーム全体の一体感やイノベーションの創出にもつながります。職場の風通しが良くなり、組織文化の活性化が期待されるでしょう。
社員の自律や柔軟な働き方の実現
フリーアドレスを導入すると、自分で働く場所を選ぶようになるため、従業員の自律性や主体性が高まります。集中したいときは静かなスペース、チーム作業のときは共有エリアを使うなど、仕事の目的に応じて自分で最適な場所を選択し、自分にとって働きやすい環境を整えられるようになります。
こうした柔軟な働き方は働きやすさの向上につながり、社員満足度やエンゲージメントの向上、さらには離職防止にもつながるでしょう。
スペース効率の向上とコスト削減
使用頻度の低い固定席を撤廃すれば、全体の席数を最適化できます。その結果、オフィス面積を圧縮でき、賃料や光熱費などのコスト削減にもつながるでしょう。
特に、出社率が低い企業では、実際に使われていない座席が多く見られます。フリーアドレスを導入すれば空席のムダが省かれ、必要最小限のスペースでの運用が可能となります。
フリーアドレス時に社員が気にするポイント
フリーアドレスの導入を成功させるには、社員が気にするポイントを知る必要があります。「どのようなポイントでいごこちのいい席を選ぶか」といった問いに対し、多かった回答（複数回答）は次のとおりです。
「周囲の音」（40％）がもっとも多い結果となりました。静かな席を望む声ももちろんありますが、少しざわざわしている環境を望む声もあります。次に多かった回答は「自分の視界や周囲の視線」（31%）と「席の位置」（31％）です。チームメンバーが見渡せるかどうか、出入りがしやすいかどうかなどが重要なポイントとなるでしょう。
「周囲の人」と回答した人は27％。職種や業務内容によって、「チームメンバーの近くに座りたい」、「なるべくひとりで集中したい」など希望が分かれるでしょう。「家具や機器」を気にする社員も多く、25％という結果でした。気になるポイントは、机上面の広さ、プリンターからの距離など、作業内容によって異なるでしょう。
フリーアドレスのデメリットを解消するには、これらのポイントを押さえつつ、以下の点に注意してください。
フリーアドレスの注意点と改善案
フリーアドレスは柔軟な働き方を実現できる反面、導入と運用にあたっていくつかの注意点があります。事前に課題を把握し、対策を講じることが成功のカギとなります。
＜フリーアドレスの注意点＞
- 席が確保できない・定着しないリスクがある
- セキュリティや私物管理が煩雑化する可能性がある
- チームが連携しづらい
席が確保できない・定着しないリスクがある
フリーアドレスでは、早く出社した人がよい席を確保し、遅れてきた人が不便な場所しか選べず、「席取り合戦」になる懸念があります。特に座席数が出社人数に対して少ない場合、不満が高まりやすく、制度が形骸化するかもしれません。
この課題への対策として、プラスが開発した座席管理システム「Suwary」がおすすめです。「Suwary」はオフィスの座席を予約できるアプリで、働く場所の可視化と公平性を確保できます。チェックインのデータを利用して、利用状況も分析可能です。
また、集中したい社員のためにプライベート空間や集中ブースを設けると、フリーアドレスの定着につながります。仕事の質と効率を高めるための集中ブースをお探しの場合は、ぜひプラスにお問い合わせください。
セキュリティや私物管理が煩雑化する可能性がある
共有席の運用により、個人情報や機密資料の管理が難しくなるケースがあります。書類や私物が放置されると、情報漏洩や紛失のリスクも高まります。
この対策としては、ペーパーレス化の推進とともに、パーソナルロッカーの設置が不可欠です。社員一人ひとりが個人の荷物を管理できるようにし、机上を常にクリアに保つルールづくりも欠かせません。プラスでは使いやすいパーソナルロッカーを提案しているので、ぜひご活用ください。
パーソナルロッカーについては、こちらのページをご覧ください
チームが連携しにくい
フリーアドレスを導入するとチームメンバーの所在が把握しにくくなり、チームの連携に支障が出ることも考えられます。フリーアドレスを導入すれば、社員が日ごとに異なる場所で働くことになるためです。
この課題には、チャットツールや日報ツールなどの活用が効果的です。また、定期的なミーティングを設けて情報共有を促進すれば、孤立感の軽減や進捗の可視化にもつながります。フリーアドレスを成功させるには、物理的な仕組みだけでなく、デジタルツールの活用も不可欠と言えるでしょう。
フリーアドレス導入が効果的なケース
すべての企業にとってフリーアドレスが最適とは限りません。フリーアドレス導入が効果的な企業の例は、下記のとおりです。
■フリーアドレス導入をおすすめする企業の例
出社率が低い企業
出社率が低い企業でフリーアドレスを導入するとスペースを効率的に活用でき、コスト削減につながります。リモートワークや在宅勤務が中心で、オフィスに人が集まる頻度の少ない企業では、固定席のままではスペースが無駄となるでしょう。
コミュニケーションを活性化させたい企業
部署横断での連携や社内の風通しを改善したい企業にとって、フリーアドレスは効果的な手段です。日ごとに異なるメンバーと隣り合えば、偶発的な会話や新たな発想のきっかけが期待できます。
DXが進んでいる企業
業務DXが進んでいる企業では、紙書類や専用設備に依存せずに仕事を進められるため、席に縛られない働き方が可能です。ICT環境の整った企業ほど、フリーアドレスの効果を最大限に引き出せます。
ワークスタイルがプロジェクト型の企業
ワークスタイルがプロジェクト型の企業なら、業務の進行に合わせてメンバーが柔軟に集まれるフリーアドレスのほうが、スピーディーな業務遂行が期待できます。部門ごとに区切られた固定席は、プロジェクト単位で動く組織にはかえって不便な場合もあるでしょう。
新しい働き方やABWの導入に積極的な企業
フリーアドレスは、段階的に働き方改革を進めるための基盤整備として最適です。より高度なABWやハイブリッドワークへ移行したいと考えている企業にとって、フリーアドレスはその第一歩となるでしょう。
【事例】プラスがお手伝いしてフリーアドレス導入で生産性が上がった事例5選
事例1：フリーアドレスを導入してコミュニケーションが活性化した株式会社ファイン 様
| 入居人数 | 約80名 |
| 延べ床面積 | 693平方メートル |
| 業界・業種 | 製造業 |
オフィスリニューアルの際にフリーアドレスを導入した同社。従業員がワンフロアにまとまり、コミュニケーションが活性化したといいます。さまざまな形のデスクを採用し、キャスター付きのものは業務に合わせて自由な配置もでき、多様なワークスタイルを下支えしています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
事例紹介：株式会社ファイン様
事例2：フリーアドレスで部署を超えたコミュニケーションが生まれた株式会社TOTOKU 様
| 入居人数 | 約40名 |
| 延べ床面積 | 1,000平方メートル |
| 業界・業種 | 電気・情報通信業 |
オフィス移転を機にフリーアドレスを導入した同社。チャレンジングなレイアウトを取り入れ、業務内容によって選べる集中エリアも従業員から好評です。オープンなオフィスでは、部署を超えたコミュニケーションが自然と生まれるようになり、業務の効率化とチームの一体感の両立を実現しています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
事例紹介 株式会社TOTOKU様
事例3：多彩なチェアを採用し、今日の居場所を選ぶ楽しさもプラスした一般財団法人 日本気象協会 様
| 入居人数 | 約300名 |
| 延べ床面積 | 約1,940平方メートル |
| 業界・業種 | 一般社団法人 |
フリーアドレスを導入した執務エリアでは数種類のチェアを組み合わせ、座席を選ぶ楽しさにもこだわりました。いつでもどの人でもアクセスしやすいフロアの真ん中に集中ブースを設置し、じっくりと作業できる環境も整えています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
事例4：フリーアドレスで従業員がワンチームになれた株式会社ICUS 様
| 入居人数 | 約40名 |
| 延べ床面積 | 約425平方メートル |
| 業界・業種 | 設備保守・メンテナンス業 |
新拠点でオフィスづくりを行った同社では初めてフリーアドレスを導入し、働き方にも変化がありました。他部門への理解が深まり、従業員全員がひとつのチームになれたといいます。パーソナルロッカーを使ってデスクゾーンとパブリックゾーンを緩やかに仕切ったことも、大きな工夫です。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
事例5：グループアドレス制から段階的に働き方を変化させるヒロマツホールディングス株式会社 様
| 入居人数 | 約100名 |
| 延べ床面積 | 約1,000平方メートル |
| 業界・業種 | 自動車関連事業 |
同じ環境を求める従業員同士が集うことで成果向上を狙うプラスが提案する「PEERence（ピアレンス）」に共感いただき、同社の本社機能のフロア移動時にグループアドレスを導入しました。今後は段階的にフリーアドレスに転換する予定で、多様な働き方がさらに加速しそうです。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
フリーアドレスの導入前に押さえておきたいポイント
フリーアドレスを成功させるためには、導入前の準備が極めて重要です。以下のポイントをしっかり押さえておきましょう。
＜フリーアドレスの導入前に押さえておきたいポイント＞
- 導入目的の明確化と現場の納得感を大切にする
- ICT・インフラ整備とルール設計を徹底する
- 対象業務や職種を見極める
導入目的の明確化と現場の納得感を大切にする
導入目的の明確化は、フリーアドレスを成功させるための重要なポイントです。「スペース効率の向上」「コミュニケーションの活性化」「ABWの実現」など、目的はさまざまで、その目的によって設計や運用の方法が異なるからです。
また、現場スタッフの理解と納得感も成功のカギとなります。トップダウンでの導入では反発を招きやすく、制度が形骸化するリスクもあります。導入前のヒアリングやトライアル期間を設け、現場とともにつくり上げるプロセスが大切です。
ICT・インフラ整備とルール設計を徹底する
フリーアドレスを運用するには、無線LANやウェブ会議システム、ノートPCの支給など、どこでも仕事ができるICT環境の整備が前提となります。また、座席予約システムやルールブックの整備も欠かせません。
「個人の荷物はどこに置くのか」「毎日の座席はどう決めるのか」など明文化されたルールがあれば、混乱なく運用できます。物理的な設備だけでなく、社員の行動をサポートする仕組みづくりが求められます。
対象業務や職種を見極める
フリーアドレスの導入にあたっては職種や業務内容ごとに適性を見極め、フリーアドレスに向いていない部門には別のスタイルを併用するなどの柔軟な対応が必要です。
職種によっては、フリーアドレスが適していないケースもありえます。紙の書類や大型の設備を頻繁に使う業務では、固定席のほうが効率的かもしれません。また、密なチーム連携が求められる職種では、毎日顔を合わせる席配置のほうが適しているでしょう。
フリーアドレスでオフィス環境を改善したい担当者様はご相談ください
フリーアドレスは、単なる席の変更ではありません。社員の働き方やコミュニケーション、企業文化そのものに影響を与える「働き方改革」の一環です。効果的に運用するためには、トータルでの取り組みが求められます。
プラスでは、豊富な導入支援実績と専門知識をもとに、企業ごとの課題や目的に合わせた最適なフリーアドレス導入プランをご提案しています。座席管理システムやパーソナルロッカーの提供はもちろん、ABWやハイブリッドワークを見据えた空間設計のコンサルティングも可能です。
「自社にフリーアドレスは合うのか？」「何から始めればいいかわからない」というご担当者様は、お気軽にプラスにご相談ください。効果的なフリーアドレスの導入プランをご提案いたします。
フリーアドレスに関するよくある質問
ABWとフリーアドレスの違いは？
ABW（Activity Based Working）は「業務内容に応じて最適な場所を選んで働く」という働き方のコンセプトを指し、フリーアドレスは「オフィス内の空いている席を自由に使う」という座席運用ルールを指します。フリーアドレスはABWを実現する一要素であり、ABWの方が広い概念であるといえます。
どんな職種でもフリーアドレスを導入できる？
フリーアドレスは、すべての職種に適しているわけではありません。紙の資料を頻繁に扱う部門や、固定のチーム作業が多い業務では、フリーアドレスがかえって不便になることもあります。そのため、導入前に職種や業務内容の精査が必要です。
フリーアドレスを導入するメリットは？
フリーアドレスを導入すれば、社員同士のコミュニケーションが活発になり、部署を越えた情報共有が促進されます。また、オフィスのスペース効率が高まり、固定席に比べて柔軟な働き方が可能になるでしょう。多彩な働き方にも対応しやすく、時代に合ったオフィス運用が実現できます。
