フリーアドレスでは収納が課題に！収納のポイントや役立つグッズを紹介

フリーアドレスでは個人の席が設けられないため、私物や共用物を収納するスペースが必要になります。また、仕事道具を持ち運ぶ際にはバッグや収納ボックスなどがあると便利です。今回は、フリーアドレスで課題になりがちな収納について解説します。収納のポイントやペーパーレス化実現の方法も紹介するので、フリーアドレスの収納に困っている場合はぜひ参考にしてください。

フリーアドレスとは

近年、フリーアドレスを導入する企業が増えてきました。フリーアドレスとは、オフィスに固定席を設けずに、自分が選んだ席に座って仕事をするワークスタイルのことです。業務内容に応じて自由に席を選べるため、社内コミュニケーションの促進につながることが期待できます。 また、外出する社員がテレワークをすることが多い職場では、オフィスを利用する人の数が日時によって変動します。従来のような固定席であれば、本人が出社しない場合でも席を空けておく必要がありましたが、フリーアドレスの場合は、社員全員の席を用意する必要がありません。オフィスを利用する人の数だけ席を空けておけばよいのです。そのため、オフィスの省スペース化につながり、空いたスペースは別の目的で有効活用できます。 フリーアドレスを導入する際に同時に進めておきたいのが、書類のペーパーレス化です。フリーアドレスでは自席がないため、個人で書類を保管しておくスペースがありません。これまで自席の周辺に保管しておいた紙の書類はできるだけ電子化する必要があります。そのため、フリーアドレスでは、書類は紙ではなく基本的にデータで管理します。 フリーアドレスを導入することでペーパーレス化も加速し、書類の保管スペースを確保する必要がなくなるでしょう。 フリーアドレスやABWの詳細については、『より自由な働き方ができるABWとは？フリーアドレスとの違い』の記事をご覧ください。

フリーアドレスで収納が重要な理由

固定席の場合はデスクの上にパソコンを置きっぱなしにできます。また、文房具や書類はデスクの引き出しに収納することが可能です。デスクは通常チームごとに配置されているため、共通の書類を保管しておくキャビネットなどが備えられていることも多いでしょう。しかし、オフィス内に書類が山積みになっているケースも少なくありません。 一方、フリーアドレスではデスクが共有になるため、デスクの上や引き出しに私物を置いておくことができなくなります。離席する際には毎回自分の荷物を片付けなければなりません。個人の収納スペースがないと、パソコンや文房具などの仕事道具を常に持ち歩かなければならず不便です。そのため、ロッカーやキャビネットなどの収納スペースを設けることが重要になります。また、紛失や盗難を防止するため、セキュリティ対策が可能な収納スペースも必要です。 ただし、企業によっては私物を収納するための個人ロッカーのスペースをあまり確保できないケースもあるでしょう。たとえば、冬にはコートやジャケットなどを保管する場所も必要ですが、個人ロッカーがない場合には、代わりにそれらを収納できる場所を用意しなければなりません。個人ロッカーに収納できないものは共有スペースにまとめて保管するという方法もあります。

フリーアドレスにおける収納のポイント

フリーアドレスではどのような収納スペースを用意すればいいのでしょうか。ここでは、フリーアドレスにおける収納のポイントを解説します。

私物の収納

私物を収納するためのスペースとして個人用のロッカーを設置しましょう。個人用のロッカーには、ノートパソコンや文房具、バッグなどさまざまなものを収納するため、十分な収納力が必要です。さらに、コートや傘などを収納するための共有の収納スペースもあると便利です。

共有物の収納

書類や機器などの共有物を収納するためのスペースも必要です。共有物は、どこに何があるのかがわかるように決まった場所に収納できるようにします。使用頻度の高いものについては、デスク周辺の取り出しやすい場所に収納スペースをつくっておくと便利です。一方、使用頻度が低いものについては、倉庫など別の場所にまとめて保管する方法をとることもできます。ものの使用頻度に合わせて、収納スペースの場所を決めましょう。

ペーパーレス化・書類削減

収納スペースをつくるだけでなく、紙の書類を削減するための取り組みも重要です。書類は紙ではなく電子データとして保存すると、収納スペースを設ける必要がありません。書類を電子化することで、印刷代や紙代などのコストを削減できます。電子データであればオフィス以外の場所からもWeb上でアクセスできるため、テレワークにも対応しやすくなることもメリットです。 プラスではオフィスの整理・収納に課題がある担当者向けにeBook「オフィスダイエット ガイドブック」をリリースしました。フリーアドレスの導入をきっかけにした資料の整理削減に取り組むための資料としてぜひ参考にしてください。

資料は「オフィスダイエットガイドブック」のページからダウンロードいただけます。

フリーアドレスの収納に役立つグッズと選び方

フリーアドレスでは収納に課題のあるケースが少なくないため、フリーアドレスの収納に役立つグッズも多く登場しています。ここでは、そうした収納グッズをいくつか紹介します。

フリーアドレスに役立つ収納グッズ

• かばん型ファイルボックス 「かばん型ファイルボックス」は、ファイルボックスをかばんのような形にした収納ボックスで、ノートパソコンや書類の持ち運びに役立ちます。
• ショルダー収納 ショルダータイプの収納です。ノートパソコンや書類などを肩に掛けて運べます。
• ハンガー付きファイルボックス ハンガー付きファイルボックスは、ハンガーをデスクに掛けられるタイプの収納ボックスです。デスク周りにものを置くスペースがない場合に重宝します。
• バッグインバッグ バッグインバッグはオフィスで使用するグッズをまとめて入れておけるバッグです。通勤用のバッグからそのまま取り出して持ち運びができます。
• スタンド型ペンケース スタンド型のペンケースは、机の上に自立させてペン立てとして使用することができるペンケースですが、普通に持ち運ぶこともできます。机の上に置いたときに中身が取り出しやすく便利です。
• ガジェットポーチ ガジェットポーチは、ケーブルやUSBなどのガジェット小物を収納するのに便利です。紛失しやすいこまごまとした小物もすっきり収納できます。

収納グッズの選び方

収納グッズは、仕事で使うものに合わせて選ぶのがポイントです。たとえば、パソコンや書類などを収納するなら、大きめの収納ボックスがおすすめです。また、フリーアドレスではものを持ち運ぶことが多いため、バッグ型やショルダー型など持ち運びしやすいグッズを選ぶとよいでしょう。

フリーアドレスでは収納に工夫を！

フリーアドレスでは、個人用のロッカーや共有物を置くための収納スペースを設置しましょう。一方で、ペーパーレス化を進めるなど、ものを減らす工夫も必要です。また、個人で使うものは持ち運びやすいようにファイルボックスや収納バッグなどを利用すると便利です。さまざまな便利グッズがあるので、自分が使うものに合わせて選びましょう。

【お役立ち資料】

フリーアドレス導入前のポイントを説明　フリーアドレス導入ガイド 在宅勤務の広がりなどで働く場が広がり、オフィスのフリーアドレス導入も増えています。フリーアドレスを導入する際、メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてご説明します。 フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。