スマートオフィスとは？メリット・デメリットと導入のポイントを解説

スマートオフィスは、IoT機器やデジタルデバイス、クラウドサービスなどを高速ネットワークで連携させ、業務効率化や、利便性向上を目指すオフィススタイルです。IT技術の進化により、大企業はもちろん中小企業でもスマートオフィスを導入する企業が増加しています。そこで今回は、スマートオフィスが注目を集める理由や導入によるメリット・デメリット、そしてスムーズに導入するためのポイントをお伝えします。

スマートオフィスとは？

スマートオフィスとは、オフィスでの業務を快適かつ便利に行えるようにするため、さまざまなIT技術や高速ネットワークを活用して、スマート化を進めたオフィススタイルです。

スマートオフィスの大きな特徴は、業務効率化や生産性向上を達成するためにIT技術を駆使し、オフィスの快適性や利便性を高める点にあります。

たとえば、営業管理システムと会計管理システムや顧客管理システムを連携させれば、大幅な業務効率化が可能です。しかし、それだけでは単なるシステム連携による効率化にすぎません。

スマートオフィスでは、システム連携以外にも、オフィス内の室温や湿度、照明、会議室の空室など、社員が業務を行っている場所をセンサーで管理し、業務の状況によって社員が働きやすい環境を構築できるのが、スマートオフィスです。

業務効率化や生産性向上を目指す際には、システム化だけではなく、いかに社員が快適に働けるかも重要な要素となります。スマートオフィスが注目を集めているのは、社員の快適性、利便性を重視している点にあると言えるでしょう。

スマートオフィス導入によるメリット・デメリット

スマートオフィスを導入することで得られるメリット・デメリットとして次の点が挙げられます。

スマートオフィス導入によるメリット

ABW（Activity Based Working）の実現

スマートオフィスを導入すれば、業務内容によって自由に働く場所を選択できる「ABW」が実現します。IT技術と高速ネットワークの活用により、いつでもどこでも働ける環境の構築が可能です。オフィスはもちろん、自宅やサテライトオフィス、カフェなど、さまざまな場所で業務を行うことができます。

ABWについて詳しく知りたい方は、「より自由な働き方ができるABWとは？フリーアドレスとの違い」の記事をご覧ください。

業務効率化、生産性向上

オフィスのスマート化により、社員が快適かつ便利にオフィスで働けるようになるため、結果として業務効率化や生産性向上につながる可能性が高まります。

業務効率化や生産性向上を目指す際には、業務プロセスの改善も重要ですが、それ以上に社員の士気を高めることも欠かせません。オフィス内で暑さや寒さを感じず、常に快適な環境で業務ができれば、士気も高まりやすくなるでしょう。

生産性向上について詳しく知りたい方は、「生産性向上のポイントは、業務の能率アップと効率化にあり」の記事をご覧ください。

DX化の推進

業務のIT化は、DX化の第一歩です。既存システムの改修はもちろん、競合に対して優位性を保つには、IT化による業務改革が必須となります。スマートオフィスの導入は、業務のIT化が欠かせないため、DX化を進めていくうえでも大きなメリットとなるでしょう。

スマートオフィス導入によるデメリット

セキュリティの不安

いつでもどこでも自由に働ける環境を構築するためには、オフィス内だけではなく自宅や外出先、サテライトオフィスなどでも十分なセキュリティ対策が欠かせません。また、デバイスへの対策に加え、社員のセキュリティ教育にかかる手間やコストは、スマートオフィス導入によるデメリットと言えます。

セキュリティについて詳しく知りたい方は、「オフィスの安全を守る！セキュリティソリューションまとめ」の記事をご覧ください。

初期投資に多額のコストがかかる

最新のIT機器導入やセンサーの設置など、オフィスをスマート化するには初期段階で多額のコストが必要です。セキュリティにかかる費用も含め、事前にしっかりとした予算立てをしないと、思わぬコスト増になってしまう可能性があります。

スマートオフィス導入の方法

コストを抑えつつ、スムーズにスマートオフィスを導入する主なポイントは、「既存業務の見直し」「段階的な導入」などです。それぞれについて概要を解説します。

既存業務の見直し

ゼロからスマートオフィスを導入するには、多額の初期費用が必要となります。そこで、まずは既存業務の見直しを行い、「既存システムを活用しながらスマート化を進められるか」「クラウドサービスをうまく活用できないか」などを検討しましょう。

すべてを刷新するのではなく、既存業務とうまく組み合わせながら必要に応じてスマート化を進めていきます。

段階的な導入

一気にすべての部署でスマートオフィスを導入すれば、当然多額のコストがかかってしまいます。そこで、業務やオフィス環境の改善箇所に優先順位をつけ、段階的に導入を進めていきましょう。

コストをかけてでも優先的にスマート化を進めていきたいのはペーパーレス化とフリーアドレスの導入です。利便性重視はスマートオフィスの基本でもあるため、まずは、快適なオフィスの環境構築を優先しましょう。

また、フリーアドレスの効果を高めるために座席予約システムを導入するのもおすすめです。フリーアドレスを形骸化させないためにも、フリーアドレスのデメリットでもある「利用状況がわからない」という状態を解消することも重要だと言えます。

※フリーアドレスの座席予約システムについて詳しくは、「座席管理システムSuwary」をご覧ください。

ペーパーレス化について詳しく知りたい方は、「ペーパーレス化が進まない理由とは？推進のポイントを考える」の記事を、フリーアドレスについて詳しく知りたい方は、「フリーアドレスがもたらすメリットを生かしデメリットを解消する方法」の記事をご覧ください。

スマートオフィス成功のポイントは段階的な導入

スマートオフィスは、オフィスのIT化を進め、快適かつ便利に業務を行える環境を構築し、業務効率化や生産性向上を目指すオフィススタイルです。社員の士気向上やDX化の推進にも高い効果を発揮しますが、セキュリティや初期導入コストには十分な検討が必要となります。

ポイントは、既存の業務プロセスやオフィス環境を見直し、スマートオフィスの導入を進めやすい箇所から段階的に進めていくことです。状況を見ながら少しずつ適用範囲を拡大させていけば、スマートオフィス成功の可能性も高まるでしょう。