効率はどうして良くならない?生産性向上のためにできることを考える

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業務効率や生産性が低く毎日残業続き……そんな職場になっていませんか? 生産性が上がらない原因はどこにあるのでしょうか。そもそも「生産性向上」とは何か、生産性向上を妨げる要因とは、その改善方法など、これを読めば生産性向上のヒントがきっと見つかるはずです。

「生産性向上」と「業務の効率化」同じだと思っていませんか?

「生産性向上」とは、文字通り従業員一人ひとりの生産力を向上させることをいいます。そのためには、売り上げや利益、また数字には表されなくても企業の将来的な成長に貢献するといった「成果」を上げることが重要です。「成果」を上げることで企業全体が成長し、長時間労働の解消やワーク・ライフ・バランスを実現するためのゆとりを持つことができます。

「生産性向上」に似た概念として「業務の効率化」という言葉もあります。この両者はよく似た概念なので、「生産性向上(業務の効率化)」といったように同じ意味を持つ言葉として使われることも少なくありません。ただ、企業を成長させるために必要な「成果」を考えたとき、両者の意味合いは少し異なることを認識しておく必要があります。

「業務の効率化」は、文字通り解釈すると業務を効率的に進めることを指します。つまり、限られた時間でより多くのタスクをこなすことに重点が置かれており、厳密には「成果」という概念は含まれていません。意地悪な見方をすると「業務の効率化」だけを重視する労働環境では、いくら多くの業務をこなしても肝心の業績は上がらず、企業を存続させるためにさらに多くのタスクをこなさなければいけない事態にも陥りかねないのです。そうなってしまえば、短時間で多くの業務を強いられるジタハラ(時短ハラスメント)を招く結果にもなり、働きやすい労働環境を実現できるはずもありません。

もちろん、一般的に「業務の効率化」という場合は「それによって成果を上げる」という意味合いが含まれていることも多いのですが、そもそも企業を成長させるために重要な「成果」が棚上げされているケースが多いことも事実です。自社で取り組みを行う際は、それによって本当に「成果」が上がるのか、まずはしっかりと検討する必要があることを覚えておきましょう。

生産性が向上しない理由はどこにある?

業務の生産性が向上しないと、いつまでたっても仕事が終わらないばかりか、利益の確保もままならず、さらにひとりあたりの業務負荷が増し、長時間労働から抜け出せない…という負のスパイラルにも陥りかねません。当然ながらこうした状況をよしと考える人は誰もいないでしょう。

このように、本来なら業務の生産性向上は誰もに共通した願いのはず。しかし、それでも状況が改善しない原因はどこにあるのでしょうか。それぞれの業界の仕組みや企業風土、社員個人の働き方にもよりますが、よくあるものとしては以下のような原因が考えられます。

業務が複雑化していて生産性を向上させるのが難しい

業務内容が複雑化することにより、似たような業務でも同じやり方が通じなくなり、その結果として一律で生産性を向上するのが難しくなる場合があります。このような状況下では一つひとつの業務プロセスを検証していくのも難しく、そもそも生産性向上のための手がかりを探るのに多大な労力が必要になるという場面も少なくありません。

業務プロセスやメンバーが固定化しすぎている

業務プロセスの確立やそれを担うスタッフのベテラン化は、業務の安定化という意味では大切ですが、一方で新しいやり方を受け入れにくくなるというデメリットが生じる場合があります。より生産性の向上を図れる方法があっても、業務プロセスを一から学び直したり、これまで蓄積した知識が部分的でも使えなくなることに、反発が生まれてしまうのです。

生産性が向上しない理由を、管理職が把握できていない

本来なら業務管理を行うべき立場である管理職が現場の状況に詳しくなく、生産性が向上しない理由を把握できていない場合もあります。このような状態では生産性を向上させるための具体的な方法を考えるのはそもそも不可能で、現場で働く社員と管理職層の摩擦を生むだけになってしまいます。

生産性向上のためにできることは?

それでは、業務生産性を向上させるためにはどうすればいいのでしょうか。それを考える上でのヒントが、日本能率協会グループが行った調査に示されていたのでご紹介しましょう。

この調査は同グループがビジネスパーソン1000人に対して、生産性向上について訪ねたものです。それによると、生産性向上のために大切なのは「新しい知識・技能を学ぶ」ことであると考えている人が最も多く(32.7%)、自分がスキルアップすることで仕事の生産性や質を高めようとする意識が強いことが分かります。
これに次いで多いのが「仕事の優先順位を見直す(29.8%)」「健康を維持・向上する(25.6%)」といった回答で、そもそもの仕事のやり方を見直したり、長時間労働やストレスなどで健康を損なわないことも重要と考える傾向があるようです。

その一方で「人に任せたり協力してもらう」「必要以上の完璧さを求めない」と回答した人の割合はどちらも20%弱と低い割合だったことも特徴的です。まわりの社員も多くのタスクを抱えるなか、なんとか自分で業務を遂行していかなければならないと考える傾向があることが伺えます。

生産性を向上する上での課題には前述したようにさまざまなものがあり、その解決方法も一律ではありません。ただ、企業側は業務のプロセスや職場の労働環境を見直すとともに、社員一人ひとりが必要なスキルを身につけられるような教育制度を整えていくことが、生産性向上の足がかりとなるのではないでしょうか。

参考:4回ビジネスパーソン1000人調査 | 日本能率協会グループ

生産性を向上させるつのアイデア

会議室でのミーティングを減らす

ビジネスの意思決定の場として重要な会議ですが、複数の社員が仕事の手を止めて集まる必要があり、また参加する社員が増えればそれだけコストも増大するという一面もあります。そのため、最近では業務の生産性を妨げないよう、不要な会議は減らしていくという動きも。

もちろん、必要な会議を無理に減らす必要はないのですが、ちょっとした打ち合わせであればデスク周りのスペースで簡易的な報告にとどめるなど、会議のやり方を見直すのも一つの方法です。

もっとも、会議を行うことで部署全体の業績に関わるような議論ができたり、情報共有により業務がスムーズに進んだりするなどのケースもあります。会議をなくすことが必ずしも生産性の向上につながるとは一概にいい切れないのです。そのため、まずはその会議をなくすことで本当に「生産性向上」が実現できるのかを、「成果」という視点から事前に検討することが重要です。

生産性を向上させるのは「スキル」と考える

仕事量が多くてどんなにがんばっても終わらない。そんなふうに感じている人は、そもそも効率のいい働き方ができているかどうかを見直してみてはいかがでしょうか。生産性を向上させるためには、ただやみくもに急ぐだけでなく、自分で効率的なやり方を生み出したり、パソコンスキルを身につけたりするのが有効な場合もあります。まずは自分の働き方が効率的かどうか、見直してみましょう。

すぐにやらなくていいことは「後回し」に

業務を「後回し」にするというと聞こえはよくないかもしれません。しかし、現在かかえている仕事全てが緊急ではないはず。急ぎでない仕事は後に回してより優先度の高い仕事に集中することで、業務の生産性の向上につながります。急に依頼される割り込みタスクやクライアントからの電話、メールでの依頼など、それぞれの緊急度をもう一度、確認してみてはいかがでしょうか。

生産性向上のための取り組みの注意点について詳細を知りたい方はこちらもご覧ください。

その取り組みは本当に生産性向上につながっていますか?

生産性を高めたいなら製造業に学べ!

日本のホワイトカラーの生産性が低いことが問題視されますが、生産性改善に長年取り組んできた製造業から学べることは少なくありません。製造業においては、生産性が、生産量を直接左右するため、重要度が高いと考えられてきたのです。では、具体的にどんな手法を取り入れているのでしょうか。ポイントは大きく2つあります。

業務プロセスの「見える化」

生産性を向上させるためにはさまざまなアプローチが考えられますが、まず押さえておきたいのが無駄を省き作業効率をアップさせることです。製造現場においては作業ミスによるやり直しや、作業手順が突き詰められていないことが原因の無駄が必ず潜んでいるもの。まずは現在どのようなプロセスで業務が行われているのかを「見える化」し、無駄をつぶしていくことで生産性向上につなげているようです。

「見える化」を実現するためには、どのように作業を行っているかをヒアリングしたり、作業者の様子を目視で確認したりすることはもちろんですが、作業工程を細分化してそれぞれにかかる時間を計測したり、生産出来高を数値化したりするなどのデータを集めることが重要です。製造現場にカメラを配置して、普段の作業の様子をモニタリングし、無駄を探していくのも有効な手段となるでしょう。

具体的な目標数値を設定する

現状の業務プロセスを「見える化」し、どうやって無駄をつぶしていくかの方針が固まったら、次はそれをもとに具体的な目標数値を設定します。このとき重要なのは、あくまで無駄の削減により実現可能な数値を設定すること。「このくらい生産したい」といった希望観測的な数値では、ただ人的リソースを酷使するだけの結果になり、生産性向上は望めません。

また、実際に作業する作業員にその数値を設定した根拠を説明し、理解を求めることも重要なポイントのひとつ。目標数値を告げるだけでは、単に労働負荷を増やそうとしているととらえられ、モチベーションの低下にもつながりかねません。

生産性向上は、社員の努力だけでは実現が難しい

業務の生産性向上は、業務プロセスや社内の体制などさまざまな問題が絡んでいるため、単純に社員の努力だけで解決するのは簡単ではありません。企業側はこのことを十分に認識した上で、業務プロセスの見直しや教育制度の充実、労働環境の改善など、多方面から解決の糸口を探っていくことが重要といえるのではないでしょうか。