応接室を設置する際のポイント、会議室との違い、家具の選び方を解説

新型コロナウイルス感染拡大により、取引先やお客様への対応の場も対面からWebへと変化しつつあります。その影響もあって、以前は多くのオフィスで見られた応接室を無くしてしまう企業も少なくありません。しかし、応接室はエントランスと並び企業の顔ともいえる場であるため、ある程度の規模に成長した企業であれば、ブランディングのひとつとしての設置もおすすめです。今回は、応接室の用途、会議室との違いから、レイアウトのポイントや用途別家具の選定方法までをお伝えします。

応接室の用途とは？

応接室とは、おもてなしを目的として外部のお客様を招き入れるための場です。くつろいだ状態で挨拶や近況を話すだけの場合もあれば、商談や打ち合わせを行う場合もあります。

商談や打ち合わせであれば、会議室や商談室で行っても問題ないのではと思われるかもしれません。実際、オフィススペースの都合もあり、会議室や商談室が応接室を兼ねている企業も多く存在します。ただ、前述したように応接室には、来客をおもてなしするという、会議室や商談室にはない目的があるため、可能であれば分けて設置するのが理想です。

また、スペースの都合でどうしても応接室と会議室、商談室を兼ねなければならない場合は、リラックスできる空間づくりを意識してレイアウトすることが求められます。

応接室のレイアウトにおけるポイント

冒頭でも触れたように応接室はエントランスと並んで会社の顔となる場です。そのため、必要以上に華美にする必要はありませんが、ブランドイメージを向上させるレイアウトにするための工夫は欠かせません。特に重要なポイントとして挙げられるのは次の3点です。

スムーズに移動できる場所に設置する

来客スペースはエントランスの近くに設置するのが基本ですが、あまり入り口に近すぎるとほかのお客様や社員の出入りが多くなり、くつろいでもらいにくくなります。そのため、入り口から適度に離れた場所に設置するのが理想です。

ただし、応接室につながる通路はできるだけほかの社員が通らないようにすること、可能な限り広めの通路にし、スムーズに移動できるようにすることが重要です。

会社からのメッセージが伝わるレイアウトにする

応接室は企業の顔であり、ブランディングを行う場でもあります。そのため、会議室や商談室のようなデスクとチェアだけの簡素なレイアウトではなく、会社からのメッセージが伝わるレイアウトになるよう工夫しましょう。

たとえば、創業時から現在までの社屋の写真を展示する、調度品を設置するといったアイデアもおすすめです。

森村商事株式会社 様

また、大きなガラス窓を設置する、質のいい家具、照明を設置するなど、あえてシンプルなレイアウトにしつつ、センスを伝えるのもよいでしょう。

株式会社クライム 東京事務所 様

さらに、黒や茶を基調とした家具やほかのフロアとは異なるカーペットで重厚感を演出する方法もあります。

サムティ株式会社 様

押し付けすぎない程度にメッセージを込め、オリジナリティを出したレイアウトにすることで、お客様に良い印象を持ってもらえるでしょう。

おもてなしの精神を意識し、くつろげる空間を提供する

応接室を設置する際の最も重要なポイントである「おもてなしの精神」を意識して、くつろげる空間を提供しましょう。ポイントはひとり当たりのスペースです。あまり狭すぎると窮屈さを感じてしまい、くつろぐことはできません。

一般的な執務室でのひとり当たりのスペースは約3坪といわれているため、ひとり当たり5坪以上を確保すればかなりくつろげるでしょう。ただし、これはひとり掛けの椅子を設置する場合で、2～3人掛けのソファを設置する場合は、ひとり当たりのスペースはソファの大きさに合わせます。

応接室のタイプ別、家具の選び方

応接室は重要なお客様を招き入れておもてなしをする場所であるため、家具選びは慎重に行う必要があります。スペースの都合で会議室や商談室と兼ねるケースと専用の応接室として設置するケース、それぞれについて家具選びのポイントを見ていきましょう。

会議室や商談室と応接室を兼ねる場合

会議室や商談室と応接室を兼ねる場合、あまり重厚感のある家具を選択してしまうと、応接室の用途は果たせても会議や商談には向かなくなる場合があります。

そのため、明るめの色のソファやデスクを選択し、重厚感が出すぎないようにすることが重要です。また、窓を大きくして開放感を出す、カジュアルな棚を設置するといった工夫をするのもよいでしょう。

専用の応接室を設置する場合

専用の応接室を設置する場合の家具は、安っぽく見えないものにすることが大切です。

また、耐久性や防汚性が高くない素材の家具は、すぐに買い替えが必要になることもあります。長期的な視点で考えればコストをかけてでも、質の良い素材を使っている家具を選択することが重要です。

さらに、照明やカーペットについても派手さを演出するのではなく、落ち着いた雰囲気があることや、ゆったりとくつろげることを重視した選択をおすすめします。

オフィスの移転とあわせて応接室を設置する場合は、『オフィス移転時に見直したいオフィス家具は？ 廃棄・リサイクルの方法も紹介』の記事もご覧ください。

応接室には「おもてなし」を重視したレイアウト、家具の選択が重要

応接室は、重要なお客様のおもてなしを目的として、ゆったりとくつろいだ雰囲気のなかでコミュニケーションを取る場所です。そのため、特に専用の応接室を設置する場合は、企業のブランドイメージの向上も意識したレイアウト、家具の選択が求められます。といっても、有名なブランドや、単純に価格の高いものを選択すればよいわけではなく、会社のメッセージも込めつつ、いかにくつろげる空間を演出できるかを重視することが欠かせません。

そこでおすすめなのが、オフィス家具を専門に扱うメーカーの活用です。家具の選定を依頼することが可能なだけではなく、設計やレイアウトの段階から相談でき、自社にとって最適な応接室の設置が実現しやすくなります。

PLUSはこれまでにも多くのオフィス設計を手掛けているため、応接室の設置に関しても適切な支援が可能です。オフィスリニューアルや移転で応接室の設置を検討されている際は、ぜひ過去の事例をご覧になったうえで、お気軽にご相談ください。

オフィス事例紹介

また、社長室を設置する際のポイントについては、『社長室の役割とは？設置のメリットやレイアウトのポイントを解説』をご覧ください。