オフィスプランニングとは？ハイブリッドワーク実現に欠かせないプランニングのポイントを解説

感染症拡大対策をきっかけにテレワーク導入を進めた企業が、緊急事態宣言解除を受けてオフィスワークに戻るケースは少なくありません。ただし、テレワークが定着しつつあることもあり、テレワークを残しつつもオフィスワークを行うハイブリッドワークを導入する企業も増えています。そこで重要となるのがハイブリッドワークに適したオフィスプランニングです。今回は、ハイブリッドワークを前提としたオフィスプランニングのポイントをお伝えします。経営者やプランニング担当者の方はぜひ参考にしてください。

オフィスプランニングとは？

オフィスプランニングとは、目的に応じてオフィス内のレイアウトから内装のデザイン、オフィス家具の選定、設置などを行うための計画を指すものです。オフィス移転時はもちろん、改装時にもプランニングをしっかりと行うことで、社員が働きやすく成果を上げやすいオフィスが実現します。

オフィスプランニングの基本的な流れ

オフィスプランニングは、コンセプトの策定やレイアウト作成など新たなオフィスを構築するためのあらゆる計画の総称です。オフィスプランニングの期間は、改装であっても平均2ヶ月かかるとされています。そこで、ここではオフィスプランニングをスムーズに進めるための基本的な流れを解説します。

新たなオフィスのコンセプト策定

オフィスプランニングの第一歩は、目的とするオフィスのコンセプト策定です。今回の例でいえば、ハイブリッドワークが前提であるため、オフィスワーク中心の社員とテレワーク中心の社員がコミュニケーションを取りやすくすることをコンセプトとします。

コンセプトの作り方については、『オフィスリニューアルでどう変わる？デザインコンセプトの重要性』の記事をご覧ください。

現状分析・課題抽出

策定したコンセプトを実現させるため、まず行うのは現在のオフィスレイアウトの分析による課題抽出です。コミュニケーションを阻害するレイアウトになっていないか、業務を非効率化させる動線になっていないかなど、コンセプトに沿ったチェックポイントを作って確認します。

オフィスレイアウトのアウトライン作成

現状分析の結果を基に、課題解決やコンセプト実現につながるオフィスレイアウトのアウトラインを作成します。ハイブリッドワークの場合、席を部署やチームごとにするのか、フリーアドレスにするのかなど外枠を決めたうえでおおまかなアウトラインを作成しましょう。

ハイブリッドワーク下における職場環境のアイデアについては、『誰もが快適に働ける職場環境とは？ハイブリッドワーク下における良い職場環境つくりのポイント』の記事をご覧ください。

オフィスデザインの確定

オフィスレイアウトのアウトラインを基にオフィスデザインを確定させます。社内にデザイン部門がない場合は、専門業者に依頼するのがよいでしょう。

必要な家具や設備の選定

オフィスデザインが決まったら、用途に応じたオフィス家具や設備の選定を行います。予算を考慮しながら必要な家具、設備を選定したうえで改めてオフィスデザインの最終稿を完成させましょう。

オフィスプランニングにおいて重要なポイント

基本的なオフィスプランニングの流れを見たところで、ハイブリッドワークを前提としたオフィスプランニングを行う際に欠かせないポイントを解説します。

これまでのオフィスが持つ役割を再考する

従来、オフィスは社員全員が集まって働くための場所でした。しかし、テレワークを導入する企業が増えたことで、オフィスの役割は業務で必要なときに集まる場所へと変わっています。

そして、ハイブリッドワークでは、さらにオフィスワーク中心の社員とテレワーク中心の社員がコミュニケーションを図りつつ業務を行う場へと変貌を遂げようとしています。

そのため、従来の考えのままでオフィスプランニングをしても失敗に終わってしまう可能性が高まるだけです。テレワークは自宅でもオフィスと同じように働けることが必要でしたが、ハイブリッドワークでは逆にオフィスでも自宅と同じように働ける環境の構築を考える必要があります。

レイアウトから家具選定までトータルで相談できる専門業者に依頼する

オフィスデザインや家具の選定を自社だけで行うのは難しいため、専門業者への依頼が欠かせません。ただし、デザインと家具の選定をそれぞれ別の業者に依頼してしまうと手間がかかるだけではなく、思ったような成果を得られないケースも考えられます。

ポイントは、ハイブリッドワークを前提としたオフィスレイアウトやデザインの経験が豊富であること。そして、デザインから家具選定までトータルで相談できる業者を選択することです。

プラスでは「ピアレンス」というコンセプトのもと、人が集まって一緒に働くことで相乗効果が生まれやすいオフィス環境づくりを目指しています。デザインから家具選定までトータルでサポートし、より生産性が高まるオーダーメイドのオフィスすることが実現可能です。

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オフィスプランニングはコンセプト策定から家具選定までトータルで考えることが重要

オフィスプランニングは、単純にどのようなオフィスにするかを考えればうまくいくわけではありません。コンセプト策定から、レイアウト、デザイン、家具や設備の選定までトータルで検討することが重要なポイントです。そのため、専門業者に依頼する際にもコンセプト策定から完成までトータルで相談できる業者を選択しましょう。

特にハイブリッドワークを前提としたオフィスプランニングでは、これまでのオフィスに対する考えのままでは、うまくいかない可能性も考えられます。そのため、ハイブリッドワークの知見や経験を持った専門業者に依頼することは、より重要なポイントになるといえるでしょう。