リモートワークの課題、勤怠管理を適切に行うためのポイントを解説

リモートワークの課題、勤怠管理を適切に行うためのポイントを解説

テレワーク・在宅勤務

2020年以降、リモートワークを導入する企業が増加した大きな理由は、感染症を防止するためというものでした。しかし、そもそもリモートワークは、多様な働き方の実現に高い効果があるとして、以前より国が推し進めてきた施策のひとつでもあります。通勤時間の削減、業務効率化などさまざまなメリットをもたらすリモートワークですが、その反面、勤怠管理が困難になるのは大きな課題です。そこで、今回はリモートワークのメリットを高めるうえでも欠かせない、勤怠管理をはじめとする課題の解決策をお伝えします。

多様な働き方によって生まれた課題

2020年以降、感染症対策としてのリモートワーク導入が多かったものの、社員のライフワークバランスの向上、交通費の削減などさまざまな効果があるとして、これを継続する企業は少なくありません。

しかし、セキュリティ対策やペーパーレス化など解決しなければならない課題も多く、なかでも勤怠管理は大きな課題のひとつです。オフィスに全社員が集まる形態での業務ではなくなるため、次の点がリモートワークでの勤怠管理の課題として挙げられます。

自己申告による勤怠管理がベースになってしまう

たとえば、リモートワークでの業務中に1時間ほど私用で中抜けしたとしても、離れた場所で働いているため見つからない可能性があります。逆に勤務時間外の労働を報告しない隠れ残業が増える可能性も高まるでしょう。どちらにしても、勤怠管理が自己申告になってしまうため、企業側で管理をすることが難しくなるのが課題のひとつです。

リモートワークに関する注意点は、『リモートワーク導入を成功させるために人事総務部が気をつけるべきポイントとは?』でも紹介しています。

業務進捗状況の把握が難しくなる

同じオフィスで働いている場合、何か不明点や問題点が発生した際、すぐに近くにいる同僚や上司に相談することが可能です。また、同僚や上司の側も比較的容易に他の同僚や部下の業務進捗状況を把握できます。

しかし、リモートワークの場合、他の社員に相談する際には、電話をかける、メールやチャットをするといった手間が生じるうえ、相手が今、何をしているかが見えません。タイミングが合わずに相談ができない、進捗状況の把握ができないといったことで業務が滞ってしまう可能性も高まるでしょう。

進捗状況の把握ができないと、適切なスケジュールの割り振りもできなくなるため、忙しい社員と手が空いている社員が生まれ、正しい評価をすることが難しくなります。

リモートワークを実施するなかで直面しやすい課題については、『柔軟な働き方ができるリモートワーク!企業側と従業員側の課題は?』の記事もご覧ください。

社員同士のコミュニケーション量の低下

リモートワークの導入後、業務上で接点のある社員同士でしかコミュニケーションを取らなくなるケースがあります。通常のオフィスワークでは雑談や気軽な相談により、部署の垣根を超えてコミュニケーションを取ることがありますが、リモートワークではそういった機会がないためです。意識的に社員同士のコミュニケーションを増やす工夫が求められているといえます。

社内コミュニケーション不足については、『職場内のコミュニケーションが不足する理由は?原因と対策を考えよう』の記事もご覧ください。

勤怠管理の課題の解決策

リモートワークにおける勤怠管理の課題は、「時間管理」と「業務管理」が難しくなる点です。この課題を解決し、リモートワークの効果をより高めるには、次の解決策が考えられます。

勤怠管理ツールの導入

始業・終業・休憩時間の申告のほか、シフト管理や休暇の申請、週や月ごとの勤務時間と残業時間の集計を行えるツールを導入します。時間管理は、メールやグループウェア、社内SNSなどを使っても可能ですが、集計機能を備えているツールでないと、管理する側の手間が増えてしまい効率的ではありません。

また、ワンクリックで始業・終業・休憩時間を申告できるツールなら、毎回時間を手入力で申告するのに比べて入力間違いが減り、正しい時間管理ができる可能性が高まります。

フリーアドレスの座席予約システムについて詳しくは、「座席管理システムSuwary」をご覧ください。

サテライトオフィスの活用

リモートワークを行う社員が自宅で働くことによる業務管理の困難さを解決する策としておすすめなのが、サテライトオフォスの活用です。育児や介護などの理由によってどうしても自宅でないと働けない社員以外が複数人で集まって働ける場所をつくれば、相談もできるうえ、進捗状況の把握もしやすくなります。

サテライトオフィスについて詳しくは、『サテライトオフィスとは?メリット・デメリット、成果を上げるための導入のポイント』の記事をご覧ください。

社員同士のコミュニケーション量低下の解決策

リモートワークの課題として、「社員同士のコミュニケーション量の低下」も挙げられています。リモートワークを行う社員同士のコミュニケーション活性化を図る策は、「雑談の推奨」と「ハイブリッドワークの導入」です。

雑談の推奨

リモートワークがオフィスワークと異なる点のひとつは、雑談が難しい点です。オフィスであれば、隣に座る社員との会話や休憩室での雑談も可能ですが、リモートワークではそうはいきません。

雑談は、気分転換になるだけではなく、新しいアイデアが生まれるきっかけとなる可能性もあるため、グループウェアや社内SNSであえて雑談ができる場をつくり、そこで気軽に雑談をできるようにします。

ハイブリッドワークの導入

インターネットを活用したコミュニケーションだけではなく、対面によるコミュニケーションを活性化させるための手段としておすすめなのがハイブリッドワークです。

週に1回もしくは週に3~5時間などを目安にオフィスで働く日を設ければ、コミュニケーションを取る機会をつくれるとともに、業務進捗状況の報告もできるため、業務管理の面でも大きなメリットがもたらされるでしょう。

ハイブリッドワークについて詳しくは、『ハイブリッドワークとは?テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』の記事をご覧ください。

サテライトオフィスやハイブリッドワークも活用して適切な勤怠管理を

リモートワークの勤怠管理は、自己申告がベースになってしまうため、互いへの信頼感が重要なポイントです。しっかりとしたコミュニケーションを取れる環境づくりが、結果として適切な勤怠管理につながるといえます。

勤怠管理ツールの導入もおすすめですが、同時にサテライトオフィスやハイブリッドワークをうまく活用し、対面でのコミュニケーションをできるだけ取れるようにしましょう。リモートワークの課題となる、勤怠管理、業務進捗状況の把握、コミュニケーション量低下に対し良い結果が出る可能性が高まります。