職場内のコミュニケーションが不足する理由は?原因と対策を考えよう

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「社内の情報共有がうまくいかない」「他部署との連携が取れない」など、職場内のコミュニケーション不足に悩んでいる企業は意外と多いといわれています。コミュニケーション不足は、仕事の効率性や生産性が低下する原因のひとつです。また、人間関係の悪化や離職率の上昇にもつながる危険性もあります。そのため、コミュニケーションを活性化させるための対策が必要です。今回は、職場内のコミュニケーションが不足する原因と対策を考えてみましょう。

職場内のコミュニケーションの現状と課題

大企業であれ中小企業であれ、組織に所属して働いている人であれば、コミュニケーションがうまくいっていないと感じた経験が一度はあるのではないでしょうか。具体的に、社内コミュニケーションに関する課題とはどのようなものなのか、現状を見てみましょう。

職場内コミュニケーションの現状

まずは、職場内コミュニケーションの現状を知るために、HR総研がまとめた「社内コミュニケーションに関するアンケート」の結果をご紹介します。アンケートによると、「社内のコミュニケーションに課題があるか」という質問に対して「大いにそう思う」「ややそう思う」と答えた人の割合は74%と非常に多く、およそ4人に3人が、社内コミュニケーションがうまくいっていないと感じていることが明らかになっています。

職場内コミュニケーションの課題

同じアンケートで、「社内のどの部分のコミュニケーションに課題があるか」という質問では、「部門間・事業所間」という回答が68%に上りました。次いで「経営層と社員」という回答が51%となっています(設問は複数回答可)。

以下、「部署内の部長とメンバー」「管理職同士」「役員同士」という回答が続きますが、いずれも40%以下の割合となっており、トップ2である「部門間・事業所間」「経営層と社員」のコミュニケーションに、特に課題感が強いことがうかがえます。

社員同士のコミュニケーションがうまくいかないことで、業務に支障が出たり、チームワークがうまく機能しなくなったりする危険性があるのはいまさら言うまでもありません。しかし、社内コミュニケーションは、ただ「コミュニケーションを取るように」と指示を出して改善するようなものではなく、活性化のためには企業側も適切な対策を取る必要があると言えるでしょう。

職場内コミュニケーションの重要性

職場内のコミュニケーションか活発になることで、どのような効果があるのでしょうか。ここでは、職場内コミュニケーションの重要性を述べます。

生産性が向上する

職場内コミュニケーションが活発になると、チームワークがよくなり、生産性が向上する可能性があります。仕事をスムーズに進めるために必要な、役割分担や情報共有がしやすくなるためです。お互いの進捗状況を確認しながら、必要に応じて協力し合えるようになります。また、コミュニケーションはチーム内だけでなく、部門間でも必要です。コミュニケーションの活性化によってお互いの業務内容を理解しやすくなるため、部門を越えた連携が可能となるでしょう。

顧客満足度がアップする

顧客満足度を高めるには、ひとつの部門だけでなく複数の部門が連携する必要があります。例えば、営業部門がつかんだ顧客のニーズを開発部門と共有できれば、よりよい商品を提供することが可能です。そのためには、各部門のコミュニケーションを円滑にすることが重要となります。コミュニケーションによりスムーズな情報共有ができると、各部門で顧客のニーズがつかみやすくなるでしょう。

ストレスの軽減につながる

職場内コミュニケーションは、お互いに意見を言いやすい環境をつくるために効果的です。お互い仕事が進めやすいように意見を出し合うことで、社員のストレス軽減につながります。こうしたコミュニケーションは一般の社員同士だけでなく、上司と部下、社員と幹部など、異なるポジションでも必要です。社員の不満や職場内の課題をいち早く把握することができます。

離職率の低下につながる

「上司や経営者の仕事のやり方が不満」「同僚とうまくいかない」など、人間関係の不満は離職につながる原因のひとつです。職場内コミュニケーションにより人間関係が改善すると、離職率が低下する可能性があります。仕事や人間関係の悩みをほかの人に相談しやすくなるため、社員が会社に定着しやすくなるでしょう。

職場内のコミュニケーションが不足する原因

コミュニケーションが不足していたら、まずは原因を洗い出すことが大切です。ここでは、コミュニケーションが不足する原因を挙げていきます。

部門間や事業所間で縦割り意識が強い

毎日顔を合わせる同じ部署間ではコミュニケーションが取れていても、普段業務で関わらない他部署の社員とのコミュニケーションがあまり取れていないと感じる人は少なくありません。縦割り意識が強かったり、他部署の仕事に関わりにくい空気が流れていたりすることが原因です。組織的な連携が阻害されるだけでなく、そもそも会話することもないというケースも珍しくありません。連携して業務を進めていくためには、部門間や事業所間でのコミュニケーションも大切です。

経営層と社員の間で顔を合わせる機会が少ない

経営層と社員は普段顔を合わせることが少なく、業務でも直接関わるわけではないだけに、コミュニケーション不足を感じる人が多いポイントと言えるでしょう。ここでコミュニケーションが不足してしまうと、今後の会社の方向性や経営層が社員に期待していることを共有する機会がなく、社員が会社の将来や自分のキャリアパスなどに不安を感じてしまうという弊害も考えられます。そのためには、経営層と社員間でコミュニケーションしやすい環境をつくることも重要です。

コミュニケーションを取れる場所やきっかけが少ない

オフィス内にコミュニケーションを取れる場所やきっかけが少ないことも原因と考えられます。もともとオフィス内での会話が少なく、コミュニケーションが取りづらい場合は、意識的に場所やきっかけをつくることが大事です。例えば、休憩スペースやミーティングスペースなど、会話が生まれやすい場所を設置するだけでも効果が期待できるでしょう。

職場内のコミュニケーションを活性化するには?

コミュニケーションを活性化するには、どのような対策が必要なのでしょうか。ここでは、具体的な方法を挙げていきます。

他部署との連携を強める対策

コミュニケーション不足を改善するためには、それぞれの部門が行っている業務を報告し合ったり、抱えている情報を共有化したりするなど、業務で関わる場をつくることがひとつの解決策となるでしょう。連絡や確認など、業務で関わる機会が増えれば、そこからいい意味での雑談ができるといったように、自然なコミュニケーションが期待できます。同様に、部門を越えた研修を定期的に行ったり、同期会を推進したりすることなども重要な施策のひとつと言えます。

経営層と社員のコミュニケーションを活性化する対策

経営層と社員のコミュニケーションを活性化するためには、職場環境に関する従業員アンケートを実施したり、一人ひとり役員面談を行って課題や不満がないかを聞いたりするなど、従業員の意見を吸い上げる機会を設けることが大切です。もちろん、すべての従業員の希望をかなえることはできませんが、こうした機会を設けることで「自分たちの意見を聞いてくれようとしている」という意識を持ってもらうことができるでしょう。また、社内報や共有メールなどで、経営層の考え方や今後の会社の方針について情報発信することも重要なポイントのひとつです。

気軽にコミュニケーションが取れる場所やきっかけも大切

社員同士がもっと気軽にコミュニケーションを取れる場所やきっかけをつくることも大切です。コミュニケーションを取るためには何が必要なのか、考えてみましょう。

コミュニケーションが取れる場所をつくる

「部門間・事業所間」「経営層と社員」についてコミュニケーションを活性化させる対策について前述しましたが、気軽にコミュニケーションが取れる場所づくりも大切です。例えばオフィスの一角に誰でも気軽に立ち寄れるリフレッシュスペースや、カフェコーナーがあれば、世代・部門・役職を越えてコミュニケーションが生まれるきっかけとなります。さらに、そういった場所に、社内掲示板や情報誌を設置することで、社員同士の会話のきっかけになり、コミュニケーションがさらに深まることが期待できます。

コミュニケーションツールを導入する

ITによるコミュニケーションツールを導入することで、社内コミュニケーションを活発にしようとする企業もあります。ツールの導入により、さまざまな業務のスケジュールや進捗状況などをパソコンやその他のデバイスから確認することが可能になります。社内における情報共有を円滑にする効果が期待できるでしょう。

オフィスレイアウトを変更する

オフィスレイアウトを変更することで、これまでよりもコミュニケーションしやすい環境が実現できます。例えば、管理職の席に設置していたパーティションを取り払い、一般社員とコミュニケーションを取りやすくすることもひとつの方法です。また、思い立ったときにすぐにミーティングしやすいスペースをつくれば、お互いに情報交換しやすくなるでしょう。

面談の機会を設ける

上司と部下、経営層と一般社員など、縦の関係でコミュニケーションを取る機会は少ないものです。そのため、ときには面談の機会を設け、意識的にコミュニケーションを図るとよいでしょう。話し合うことでお互いの間に信頼関係が生まれ、仕事に対するモチベーションの向上も期待できます。

社内イベントを増やす

コミュニケーションの機会をつくるため、社内イベントを増やす企業も多くなっています。スポーツ大会やバーベキューなど、業務とは関係のないイベントに参加することで、お互いの知らない一面が見えてくるかもしれません。普段は上司と部下の関係にある社員同士でも、イベントでは気軽に会話を楽しむことができるでしょう。

多くの社員がコミュニケーション不足を感じている

業務をスムーズに進め、職場環境の改善や社員の不満解消にも重要とされている社内コミュニケーション。しかし、現状では多くの社員がコミュニケーション不足と感じており、その対策は急務と言えるでしょう。まずは特に課題感が強いと考えられる「部門間・事業所間」「経営層と社員」「コミュニケーションを促す場の設置」の3つのポイントから、見直してみてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーション改善のヒントがあります

オフィスコミュニケーションは、空間づくりをはじめとした
積極的な仕掛けで改善することができます。

仕事をスムーズに、そしてクリエイティブにするために、
オフィスでの活発なコミュニケーションは重要です。

しかし、ワーカー同士のコミュニケーションを誘発するのはとても難しいこと。
オフィスコミュニケーションを円滑にするためには、積極的な”仕掛け”が必要です。
プラスファニチャーカンパニーはオフィスでのコミュニケーションを大切にしています。
私達が実践してきたオフィスコミュニケーションの”仕掛け”をご紹介します。

参考:社内コミュニケーションに関するアンケート | HR総研

プラスの社内オフィスコミュニケーションサービスはこちら https://kagu.plus.co.jp/office-communication/