オフィス移転案内の送り方・内容・例文を紹介!マナーや注意点も解説

オフィス移転案内の送り方・内容・例文を紹介!マナーや注意点も解説

オフィス移転・リニューアル

オフィスを移転する際には、取引先や仕入先などの関係企業、顧客などに移転を知らせる案内を出す必要があります。正式なビジネス文書として送る場合は、マナーや注意点を押さえて適切に送らなければなりません。送り先に失礼のないように、案内の適切な出し方を押さえておきましょう。今回は、オフィス移転案内の適切な出し方や例文、マナーや注意点などを解説します。また、ハイブリッドワーク時代の移転案内についても触れるので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転全体の流れの詳細は『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』をご覧ください。

オフィス移転案内の適切な出し方

オフィス移転はそれほど頻繁にあることではないので、移転案内を出すのは初めてという方が多いのではないでしょうか。そもそも移転案内とは何か、いつ、誰に、どのように送ればいいのかを解説します。

オフィス移転の案内とは?

オフィス移転案内とは、オフィスを移転する際に取引先などに移転先の住所や電話番号などをお知らせするための文書のことです。オフィス移転に伴い、関係各社でも事務処理が発生するため、忘れずに案内を出す必要があります。

案内の送り先

取引先や仕入先となっている企業のほか、弁護士や会計士など、関係のある企業や個人に送ります。あらかじめ送り先のリストを作成し、送付漏れのないようにすることが大切です。また、やり取りのある部署の責任者宛て、もしくは担当者宛てなのかなど、宛先や宛名を確認する必要があります。

案内を送る時期

案内は遅くとも移転の2週間前までに届くように送りましょう。送付の手配は移転準備で多忙な時期と重なるため、早めに準備しておくことが大切です。送付先のリストを作成するのに2週間程度、案内状の入稿から印刷までに2週間程度かかるとすれば、案内状作成の準備は6週間くらい前から始める必要があります。

案内の送り方

案内はハガキや封書などの書面、またはメールなどで送ります。ハガキや封書などの書面で正式なビジネス文書として送る場合は、社長や部長など上位職の方宛てに送ることが一般的です。ただし、大きな会社の場合、担当者レベルまで移転の情報が届かない可能性があるため、別途メールやFAXなどでも送っておくと安心です。

オフィス移転案内の内容・例文

オフィス移転案内の内容は、件名、時候の挨拶、日頃の感謝、移転先の住所・電話番号・FAX番号、結びのことばなど大体決まった形式となっています。例文を紹介するので、参考にしてください。

ハガキや封書で送る場合の例文

事務所移転のお知らせ

時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、弊社は○月○日より新事務所へ移転することになりましたので、お知らせいたします。

これを機に、社員一同皆様のご期待に添えますよう、より一層社業に専心する所存です。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

【移転先住所】

〒○○○-○○○○

東京都○○区○○

○○ビル

【電話・FAX番号】

電話番号:00-0000-0000

FAX番号:00-0000-0000

【移転先案内図】

メールで送る場合の例文

株式会社○○○○

○○○○様

いつもお世話になっております。

平素は格別のお引き立てにあずかり、厚くお礼申し上げます。

この度、○月○日より新事務所へ移転することになりました。

これを機に社員一同さらに皆様の期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。

今後とも変わらぬご支援のほど、よろしくお願いいたします。

【移転先住所】

〒○○○-○○○○

東京都○○区○○

○○ビル

【電話・FAX番号】

電話番号:00-0000-0000

FAX番号:00-0000-0000

【移転先案内図】

オフィス移転案内を送る際のマナーや注意点

オフィス移転案内は正式な文書として送るため、マナーに気を付けなければなりません。ここでは、オフィス移転案内を送る際のマナーや注意点を確認しておきましょう。

送り先に漏れがないようにする

案内の送り先に漏れがないようにすることが大切です。特に、印刷業者に案内状の印刷を依頼する場合は、リストに漏れや誤りがないかしっかり確認しましょう。また、会社や上位職宛てに送ると、担当者へ移転の案内が届かない可能性もあるためメールや電話でもお知らせしておくと安心です。さらに、コーポレートサイトにも移転のお知らせを掲載し、広範囲に伝わるようにしましょう。

移転日までに届くようにする

案内は新オフィスへ移転する日に間に合うように送付する必要があります。もし移転日よりも前に届く場合は、いつから新住所へ移転するのか明記することもポイントです。前述のとおり、移転の2週間前までに届くように送ることが理想的です。

移転先の地図を載せる

オフィスに訪問する人が多い場合は、案内に移転先の地図を載せておくと親切です。最寄りの駅や国道、インターチェンジなどを起点に、新オフィスまでのアクセス方法を記載します。さらに、周辺に公園や役所、学校などの建物があれば目印として記載するとわかりやすいでしょう。

ハイブリッドワーク時代のオフィス移転案内

オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリットワークを実施する企業が増えています。この場合、紙の案内文に加えてメールで案内を送ることも多いでしょう。自社でハイブリッドワークを実施していない場合でも、送り先の企業でハイブリッドワークを実施しているケースもあります。その場合は、紙の案内よりもメールのほうが確実に移転を知らせることができるでしょう。

メールで移転の案内をする場合も紙で送る場合と同様に、移転日に間に合うように送信し、送信漏れのないように気を付けましょう。また、メールだからこそ気を付けたいこともあります。たとえば、一斉送信する場合はアドレスの入力ミスによる送信漏れや誤送信に気を付けなければなりません。「CC」や「BCC」の使い分けにも注意が必要です。送信先のアドレスを共有しないようにするには「BCC」を使う必要があります。

さらに、ハイブリッドワークの実施により通常と対応が変わる場合にも案内を送るとよいでしょう。ハイブリッドワークの実施期間、期間中の対応方法、電話での問い合わせについてお知らせしておくと安心です。

オフィス移転案内やハイブリッドワーク時の案内は適切に!

オフィス移転案内を正式な文書として送る場合は、ハガキや封書で送るのが一般的です。宛先のリストアップや印刷にも時間がかかるため、計画的に進める必要があります。移転案内が遅れると相手に迷惑がかかる場合もあるので、遅くとも2週間前までに相手先に届くように送ることが大切です。

また、ハイブリッドワーク時代に合わせてメールで案内を送ることも多いでしょう。メールで送る場合もマナーを守り、ミスがないように注意することが必要です。ハイブリッドワークの実施案内もあわせて送ると、相手方とのやり取りがスムーズに進みます。