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オフィス移転を行う際に発生する業務は、100以上になることも珍しくありません。「新しいオフィス家具や備品の購入」「官公庁や不動産会社、インフラ関連会社との手続き」「レイアウトプラン作り」など、その内容は多岐にわたります。そこで、今回はオフィス移転やリニューアルを滞りなく進めていくためのポイントとコンサルに依頼することのメリット、自社にとって最適なコンサル選択のポイントについてお伝えします。

オフィス移転全体の流れの詳細は『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』をご覧ください。

オフィス移転、リニューアルの流れ

オフィス移転やリニューアルが決まった場合、具体的にどういった流れで進んでいくのでしょうか。まずは外部に依頼をせずに、自社で進めていく場合の一般的な手順を確認しておきましょう。

目的確認、移転先・レイアウト等決定

なぜ、オフィス移転・リニューアルを行うのかの目的を明確にしなければなりません。そのうえで、目的を果たすためのオフィスの場所、レイアウト、設置するオフィス家具などを選定します。

旧オフィスの解約手続き、新しいオフィスとの契約

オフィスの解約手続きは、3~6カ月前までに行うのが一般的です。新しいオフィス探しと並行して、既存オフィスの契約内容を確認のうえ、解約手続きや原状回復工事の確認を行います。リニューアルの場合は、オーナーや管理会社とリニューアル内容に関しての打ち合わせをしつつ、工事期間中の仮オフィス探しを行う必要があります。

手続き、インフラやネットワークの手配

新しいオフィスが決まったら、移転日を決め、移転に必要な書類を官公庁や不動産会社に提出します。また、引っ越し会社の選定、電話・インターネット回線や電気・水道・ガスなどのライフライン、郵便物の転送手続き、移転挨拶状の手配などもできるだけ早めに準備しておきましょう。リニューアルの場合でも、電話・インターネット回線の増設などがあれば、同様に早めの手配が必要です。

事前工事、引っ越し

設定したレイアウトに応じて、新しいオフィスのオーナー、管理会社に工事日の連絡をしたうえで、移転日までに工事が終了するように手配をしましょう。引っ越し当日は、事前にマニュアルを作成し、各自がそれにのっとり行動します

オフィス移転のスケジュールについては、『オフィス移転のスケジュールを紹介!移転準備は6カ月以上前から!』をご覧ください。また、オフィス移転に必要な手続きについては『オフィス移転に欠かせない手続き、その内容と手続きの方法をすべて解説』で解説しています。

オフィス移転、リニューアルを効率的に進めるポイント

簡単にオフィス移転、リニューアルの流れを確認しましたが、実際にはこれ以外にもさまざまな手続きや準備が必要なため、事前にしっかりと計画を立てないとスムーズに移転、リニューアルをすることはできません。そこで、効率的に進めるための主なポイントを4つ紹介します。

できるだけ早い段階から荷物の整理を始める

日常的に業務で使用する書類や文具、パソコン類以外の荷物に関してはできるだけ早めに整理し、必要ないものは廃棄します。特に3~4月に移転する場合、年度末と重なり、通常業務が優先となってしまうため、ギリギリになって何も準備ができていないといったことになりがちですので注意しましょう。

業務に必要な設備をできるだけ早く準備する

移転したものの、ネットワークやインフラ工事が終わっていなければ、多くの業務がストップしてしまうことがあります。これらを避けるためにも、移転後すぐに必要な設備、工事は早めに業者に連絡をし、工事の準備を進めなくてはなりません。

移転時期に業務が滞らないようにする

移転前後はどうしても通常業務以外の雑務が発生し、仕事の納期に間に合わなくなるといったことが起こりがちです。これを避けるには、事前に前倒しで業務を進める、分担できる業務は分担するなどして、移転時期に慌てなくて済むようにします。

専門家のサポートをうまく利用する

自社のノウハウが不足する部分は、専門家に任せることを検討します。ただし、オフィス移転のサポートを展開している専門家は複数いるため、適切な専門家を選ぶことが求められます。代表的な専門家としては「オフィス移転コンサルタント(以下:オフィス移転コンサル)」が挙げられます。オフィス移転コンサルの詳細は次章にて紹介します。

オフィス移転のコンサルとは

オフィス移転、リニューアルは細かい雑務が実に多く、特に担当者となると日常的な業務ができなくなってしまうこともあり得ます。そこで、自社だけですべてを行わず、外部のオフィス移転コンサルに依頼することもあわせて検討してみるのがおすすめです。

オフィス移転に伴う業務を代行してもらうことで、自社の日常業務が滞ることを回避します。さらに、進め方についてのアドバイスやサポートも受けられます。オフィス移転コンサルは、オフィス移転に関する専門知識や経験が豊富であり、オフィス移転にかかる多岐の業務についてトータルサポートが期待できます。事務的な業務を代行するだけでなく、オフィス移転の目的やどのようなオフィスを望んでいるのかを汲み取り、理想のオフィスづくりの道しるべとなる存在です。

なお、総合的なコンサルのほか、オフィス移転に関連した事業を行う業者(不動産業者や引っ越し業者等)が自社業務を生かしてオフィス移転コンサルを提供していることもあります。多様なコンサルの種類については後述します。

コンサルに依頼するメリット

外部コンサルに依頼することで、次のようなメリットも生まれます。

専門家による移転、リニューアルのアドバイスがもらえる

移転やリニューアルについての実績、経験のある専門家から、的確なアドバイスがもらえます。この場合、レイアウト設計はもちろん、移転準備から引っ越し当日、運用開始に関することまでさまざまなアドバイスがもらえます。

各種手続きを代行してくれるため、業務に集中できる

最適なレイアウトプランの提案、インフラ、インターネットなど多くの手続きを代行してもらえるため、移転前後であっても通常業務に集中できる環境がつくれます。ただし、外部コンサルが代行できない手続きもあるため、依頼をする際には事前の確認が必要です。

さまざまな手続きの窓口を一本化でき、漏れがなくなる

自分たちですべて手配をするとなると、どうしても漏れが生まれやすくなります。しかし、外部コンサルに依頼すれば、手続きの窓口が一本化され、漏れが発生するリスクを最小限に抑えることが可能です。

業者選択を間違えるリスクの軽減

見積もりの見方や自社にとって最適な業者の選択など、自分たちだけでは判断が難しいものに対してアドバイスがもらえます。その結果、無駄なコストやトラブルが発生するリスクが軽減されるでしょう。

スケジュールに沿ってスムーズに進む

オフィス移転はさまざまな準備、手続きが必要です。ひとつ忘れてしまうことでほかの準備が進まない、手続きが遅れてしまうといったケースも少なくありません。これらの作業を通常業務を行いながらこなしていくのはかなり困難です。

しかし、外部コンサルに依頼すれば、移転日に合わせて最適なスケジューリングをしてくれるため、準備や手続きを漏れなくスムーズに進めていけます。

さまざまな雑事にも対応してくれる

オフィス移転を自分たちだけで行ってみるとわかることですが、移転に関する直接的な作業以外にも雑事が発生します。具体的には、「備品や文具の調達」「新オフィス周辺への挨拶回り」「不要な備品の処分」「トラブル時の対応」など多種多様です。

もちろん外部コンサルによりどこまで対応してくれるかは異なりますが、移転やリニューアルで発生する雑事にも対応してくれるため、困ったときの助けになります。

コンサルに依頼するデメリット

さまざまなメリットがある一方で、次のようなデメリットがあります。

費用がかかる

費用がかかるのは当然ではありますが、効果に見合っていることが重要です。事前の確認不足で想定外の費用が発生し、コスト高になってしまう可能性もあるので注意が必要です。

打ち合わせの手間は生じる

コンサルに頼めば、丸投げできるわけではありません。さらに、良いコンサルほどサポートの質を高めるために、事前の打ち合わせを重視します。効率的な打ち合わせをするためには経験が必要です。実績が乏しいコンサルを選択してしまうと、打ち合わせに多くの時間をとられてしまうかもしれません。

コンサルにも不得意分野がある

オフィス移転は多くの分野が関わってくるため、コンサルにも自然と分野ごとに強みが生じます。コンサルの強みを事前に見極めないと、期待する効果を得られない可能性があります。

オフィス移転、リニューアルのコンサルの種類

オフィス移転をする際、さまざまなメリットを得られる外部コンサルへの依頼。しかし、ひと口に外部コンサルといっても、どこに依頼すればよいのでしょうか? オフィス移転専門のコンサル会社はもちろんありますが、実はそれ以外にも多くのコンサルが存在します。ここでは、オフィス移転やリニューアル時に頼りになる外部コンサルの種類を見ていきましょう。

オフィス移転専門コンサル会社

オフィス移転の専門家としての総合的なサポートが期待できます。オフィス移転においては必然的に、不動産会社や建設・内装会社などさまざまな会社が関わってきますが、プラットフォームとしての役割を担ってくれます。また、オフィス移転後のトラブルや悩みといったアフターフォローも期待できます。

不動産会社

物件探し・物件価格交渉・賃貸契約等に強みを持ちます。移転先の立地が決まっていて動かせない場合や、物件の条件にこだわりがある場合に向いているでしょう。たとえば、既存顧客のために現在のオフィスから徒歩圏内の物件を探している、というような場合です。

建設・内装会社

オフィスづくりに強みがあり、オフィスの快適性やレイアウトにこだわりがある場合に向いていいます。移転先オフィスが決まっているが、「窓が少ない」「スペースが十分ではない」などの難点がある場合に、解決してくれる可能性が高いです。

オフィス家具メーカー

デスク・椅子はもちろん、照明・カーペット・カーテンなどさまざまなオフィス家具を提供可能です。オフィス環境を整えることで作業効率を上げたい場合や、企業ブランディングのためにこだわりのあるオフィスインテリアを揃えたい、といった場合に強みを発揮します。

引っ越し・運送会社

移転時のオフィス用品、機器の安全性が高まります。また、引っ越し作業が特にスムーズになるでしょう。精密機械が多い、移転先が遠い、移転規模が大きいなど、引っ越し作業の重要度が高い場合に向いています。

デザイン・設計会社

意匠やレイアウト設計にこだわりたい場合に向いています。デザイン性の高いオフィスで働くことは従業員満足度の向上につながるでしょう。特に、独創性が重視される業界の場合は、オフィスデザインがアイデアの創出や企業のアイデンティティに関わります。また、デザイン性の高いオフィスはクライアントや求職者が来社したときの評価を高める効果も期待できます。

IT系会社

システム構築やネットワーク環境の整備に強みを持ちます。情報セキュリティやデータバックアップ、トラブル時のサポートも期待できるでしょう。業務の停滞を防ぎ、スムーズに業務を移行したい場合に向いています。移転時にITインフラの拡充を図りたい場合にも有益です。

コンサルを選択するポイントと注意点

オフィス移転、リニューアルのサポートを行うコンサルは多種多様です。では外部コンサルを依頼する際、何を基準に選択すればよいのでしょう。ここでは見るべきポイントと依頼する際の注意点を紹介します。

自社が不得手としている箇所を得意とするコンサルを選択する

たとえば、業務が忙しく移転先を探す時間がない場合は、移転先の候補を多く持っている、交渉を得意とする外部コンサルがおすすめです。移転、リニューアルで新たな業務ツールやシステムの導入を検討しているのであれば、IT系に強いコンサルがよいでしょう。基本的には自社の不得手としている部分を補ってくれる外部コンサルの選択がポイントです。

どこまで依頼できるのかを事前に確認する

前項でも触れたようにオフィス移転やリニューアルのコンサルといっても、すべての作業を一括でサポートしてくれるわけではありません。事前にどこまで依頼できるかの確認を怠らないようにしましょう。後々、トラブルに発展するリスクを低減できます。

自分たちの意見をどれだけ聞いてくれるかを見極める

コンサルは専門家だといっても自社のことを最も知っているのは自分たちのはずです。意見を押し付けるコンサルではなく、自分たちの考えを実現するために尽力してくれるコンサルを選択しましょう。

法令や条例の知識、安全対策などに長けているかを確認する

オフィス移転やリニューアルには多大なコストがかかることもあり、コストダウンをできるだけ実現するコンサルを選択しがちです。しかし、コスト削減だけを意識し、法令や条例に違反したり安全対策を怠ったりするようでは意味がありません。コスト削減効果をセールスポイントとしている場合は、なぜ安くなるのかまでしっかりと確認しましょう。

見積書の金額が詳細に書かれているかどうかを確認する

見積もりは必ず複数社から取り、明細が詳細に書かれているかどうかを確認します。また、なぜその価格になるのかを尋ね、明確に回答できないコンサルは避けたほうがよいでしょう。

自社と同規模以上の移転コンサル実績を確認する

見積もりの確認と同時に自社と同規模もしくはそれ以上の企業でどれだけコンサル実績があるかの確認も重要です。見積もり確認時に過去実績もあわせて確認することをおすすめします。

オフィス移転の業者を選ぶポイントについては、『オフィス移転の業者を選ぶ際のポイントは?選定の基準や決定までの流れ』でより詳細に解説しています。

プロジェクトマネジメントの活用事例

オフィス移転コンサルの成功例として、武蔵野化学研究所様のオフィス移転を弊社がプロジェクトマネジメントした事例を紹介します。

化学製品の製造を行う武蔵野化学研究所様では、従業員の要望を取り入れつつ、移転に関わる多くの業務をこなしてスムーズな移転を実現できるかが悩みでした。そこでプロジェクトマネジメントが早期に同社のコンセプトを理解し、コンセプトを軸にしたオフィス移転をサポート。想いをカタチにしたオフィス移転プロジェクトを成功させたのです。「Easy Access(アクセスしやすい)」というオフィスコンセプトに基づき、オフィス機能の見直しを図り、「業務が行いやすい」「人とのコミュニケーションがとりやすい」「必要な情報が手に入りやすい」など、あらゆる面でのEasy Accessを実現したオフィスを構築しました。

また、移転後の業務を見据えたオフィスコンセプトの提案によって、移転をゴールとすることなく、移転をスタートとして「オフィス移転」を実行することができたとしています。

詳細「プロジェクトマネジメントの活用 – 武蔵野化学研究所様の移転PJ事例

コンサル選択のポイントはワンストップで依頼できるかどうか

オフィス移転が多い3月は、多くの企業で年度末の決算期であることから、ただでさえ業務が滞りがちです。そのような状況のなかで、自分の業務を進めつつ、移転やリニューアルを行えば、最悪、移転日に間に合わない、移転後、すぐに業務を始められないといったケースも起こりえます。

そこで、おすすめなのが、移転やリニューアルに関わる多くの業務を外部のコンサル会社に依頼することです。ただし、自社のニーズを満たすコンサルを選択することが重要です。

所定の業務を代行してもらうのみでは、大きな効果は得られないかもしれません。打ち合わせの手間が生じる分、手間がほとんど変わらない恐れもあります。また、得意分野が偏ったコンサルでは、デザイン・営業・施工を仲介するのみで、総合的な意思の疎通がはかれないかもしれません。

そのため、それらをワンストップで請け負い、総合的な視野でオフィス移転をサポートできるコンサルを選択することが理想です。効率的かつ満足度の高いオフィス移転を実現できるでしょう。

プラスであればデザイン・営業・施工がひとつのチームとなり、迅速な対応が可能となります。オフィス移転、リニューアルを検討の際は、ぜひプラスにご相談ください。

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この記事を書いた人

マーケティング部 プラス株式会社ファニチャーカンパニー

プラス株式会社ファニチャーカンパニー マーケティング部

プラス株式会社ファニチャーカンパニーのマーケティング部門です。オフィスに関する最新のトレンド情報や、オフィス移転・リニューアル・オフィスデザインに関する情報を発信しています。 オフィスの最新情報はInstagram「plus_kagu」で検索してフォロー!昨日よりもオフィスが好きになるような、「家具・働く空間にまつわる工夫・デザイン事例」などの情報をお届けしています。

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