作業が効率的に進む!仕事に集中できる方法とは?

ワークスタイル

仕事量は多いのに、なかなか作業が捗らない状況はつらいもの。オフィスでは仕事に集中したくても、電話やメールの対応、周囲の雑音など、集中の妨げになることがたくさんあります。人の集中力が持続する時間は45分程度ともいわれています。そのため、短時間で集中して仕事をすることが、効率的に仕事を進めるカギとなるのです。では、仕事での集中力を高めるにはどうすればよいのでしょう。ここでは、仕事で集中力を高める方法をご紹介します。

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デスク周りやパソコンの作業環境を整える

仕事に集中するためには、作業環境を整えることが大切です。デスク周りやパソコン内のデータが乱雑になっていると、作業効率が落ちるうえ、ミスも多くなります。忙しいときほど、作業環境はきちんと整えておくべきです。

デスク周りの整理

オフィスのデスク上は、できるだけ無駄なものは置かず、必要な資料や書類をすぐに取り出せるようにしておく必要があります。資料やモノが山積みになっている場合は、「いるもの」と「いらないもの」を分け、いらないと判断したものは処分しましょう。

事務用品は基本的にそれぞれ一種類ずつあれば十分です。デスク上や引き出しに同じ種類の事務用品が何個もある場合は、備品の保管場所へ戻しておきます。それだけで、だいぶデスク周りがすっきりするはずです。

また、進行中の仕事は一目でわかるようにファイリングして、デスク上に置いておくと便利です。必要なときにすぐ取り出せるため、スムーズに作業を進めることができます。

パソコン内のデータ整理

効率的に作業を進めるためには、パソコン内のデータ整理も欠かせません。データが増えると、デスクトップ画面がフォルダやファイルのアイコンでいっぱいになってしまうことがあります。デスクトップ上のファイルは、整理しないと次々に増えていくもの。その原因として次のようなことが考えられます。

  • 仕掛かり中のファイルを見つけやすいようデスクトップに保存し、完了後もそのままになっている
  • ダウンロードしたファイルをとりあえずデスクトップに保存し、そのまま放置されている
  • アプリをショートカットにしたが、実際にはほとんど使用していない

このようなファイルやアプリがないか見直し、デスクトップ画面を整理しましょう。

デスクトップ上には、必要最低限のショートカットアイコンと仕掛かり中のファイルのみ置くようにします。また、過去の資料やデータは関連するものごとにフォルダにまとめ、すぐにアクセスできるようにしておきましょう。

集中力の持続には適度に休憩を取ることも大切!

早く仕事を仕上げたいと思っていても、連続して作業を続けていると、かえって効率が悪くなってしまうことがあります。人は一定の時間を超えると、集中力が落ちてきてしまいます。そのため、長時間かかる仕事を効率的に行うには、適度に休憩を取ることも大切です。

45分間でいったん休憩

人が集中力を持続できる時間は45分間といわれています。それ以上作業を継続すると、徐々に集中力が落ち、作業に時間がかかるようになります。集中力を持続させるためには、45分間でいったん作業を中断し、15分程度の休憩を取るとよいでしょう。作業時間を区切ることで、仕事の進捗度を測ることもできます。また、どんなに気の進まない作業でも、45分間なら集中して取り組むことができるでしょう。

休憩中はブドウ糖を摂取

休憩中には脳のエネルギー源となるブドウ糖を摂取することをおすすめします。ブドウ糖が多く含まれる食品といえば、米やパンなどの炭水化物です。しかし、効率的に摂取するには手軽に食べられるお菓子が便利。例えば、ラムネやチョコレートなど小さなお菓子なら、仕事中でも簡単に食べられます。最近では、ブドウ糖を多く含むラムネが集中力を高めるとして人気です。休憩中に食べられるように、デスクに常備しておくとよいでしょう。

瞑想(めいそう)は集中力の向上に効果的

集中力を高めるには瞑想も効果的です。瞑想が仕事のストレス軽減や集中力の向上に効果があるとして、企業で取り組んでいるところもあります。瞑想で意識を一点に集中させることで、集中するクセをつけられるようになるのです。集中力をコントロールできるようになれば、気が散ったときにも、すぐに意識を仕事に戻すことができます。また、思考をいったん休ませることはストレスの軽減にも効果的です。ストレスが軽減されると、より集中力が高まります。

オフィスの集中スペースを利用することで作業効率アップ!

集中力を高める工夫をしても、オフィス内が騒々しい状況では、作業はなかなか捗りません。また、オフィスによっては頻繁に電話や来客など対応に追われることもあります。そこで、おすすめなのがオフィスの集中スペースを利用することです。

オフィスの集中スペースとは

オフィスの集中スペースとは、パーティションで区切られたスペースや、雑音のない静かなスペースのこと。オフィスでのコミュニケーションは大切ですが、一人で作業に集中した方が効率的に仕事を進められる場合もあります。状況に応じて仕事をする場所を変えることで、作業効率を高めることも可能です。実際に、社員が仕事に集中できるように、社内に集中スペースを設置している企業も増えています。集中スペースがない場合は、上司の許可を得たうえで、使用していない会議室や応接室を利用してもよいでしょう。

リラックスできる環境で集中

人が多いオフィスでは、自分が気づかないうちに緊張状態になっていることがあります。人は緊張していると集中力が低下し、ミスも多くなりがちです。集中スペースに入ることで、緊張を和らげ、リラックスした状態で作業をすることができます。集中力が高まり、効率的に仕事を進められるようになるのです。集中スペースでは、電話や来客対応などで作業を中断する必要がないため、さらに作業が捗るようになるでしょう。

進化する集中スペース

オフィスの集中スペースは、単に一人で作業ができる環境があればよいというわけではありません。そこで作業をする人がリラックスして、集中できる環境であることが大切です。最近では、音や光、照明などが調整され、集中力を高める工夫がされている集中スペースもあります。心地よい空間をつくることで、効率的に作業するだけでなく、新しいアイディアが生まれる工夫がされているのです。

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オフィスの集中スペースは欠かせない存在に!

仕事で集中力を高めるには、デスク周りやパソコン内を整理することが大切です。また、適度に休息することで、集中力を持続することができます。しかし、たくさん人がいるオフィスでは、どうしても集中力が途切れてしまいがちです。オフィスに集中スペースがあれば、1つの作業を効率的にこなすことができます。進化する集中スペースでは、社員がリラックスして集中できる工夫があります。作業効率が求められるなか、集中スペースはオフィスに欠かせないものとなるでしょう。