ハイブリッドワークを前提としたフリーアドレスのオフィスレイアウトとは?

ハイブリッドワークを前提としたフリーアドレスのオフィスレイアウトとは?

フリーアドレス

フリーアドレスで成果を上げるには、オフィスレイアウトが大きなポイントとなります。これまで多くの企業では全社員がオフィスに出社する前提のレイアウトだったのではないでしょうか。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大などにより、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入した場合、これまでとは異なるレイアウトの検討が必要になるでしょう。そこで今回は、ハイブリッドワークを前提としてフリーアドレスを実践する際のオフィスレイアウトについて、ポイントや注意点をお伝えします。

ハイブリッドワークをより詳しく知りたいかたは、『ハイブリッドワークとは?テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』をご覧ください。

フリーアドレスは大きく2タイプにわけられる

オフィスで固定席をつくらず、席を自由に選ぶワークスタイルであるフリーアドレス。「異なる部署やチームの社員とコミュニケーションが取りやすくなる」「新たなコラボレーションや新規事業のアイデア創出のきっかけになる」などさまざまなメリットが考えられます。

一般的なフリーアドレスのオフィスレイアウトは、全席をフリーにして自由に選べる、「完全フリーアドレス」と、部署やチームごとに仕切りをつくり、そのなかで自由に席を選べる、「グループアドレス」の大きく2つに分けられます。

完全フリーアドレスは、前述したように異なる部署やチームの社員とコミュニケーションを取りやすくなることが大きなメリットです。ただし、オフィスによっては在籍確認が難しくなります。これに対しグループアドレスは、異なる部署やチームの社員とのコミュニケーションは難しいものの、同じ部署、チーム内で常に新鮮な気持ちで仕事に取り組めるのがメリットだといえるでしょう。

ハイブリッドワーク下でのフリーアドレス導入における注意点は?

前項では一般的なフリーアドレスの概要とメリット・デメリットを見てきました。ハイブリッドワークを考慮せずフリーアドレスを導入した場合、どのような問題が起こるのかについて説明します

  • 出社したもののコミュニケーションが増えない

ハイブリッドワークではオフィス面積に対して出社する社員が少ないため、近くに社員がいない状態になりやすいでしょう。そのため、出社しているのにコミュニケーションが増えず、導入の目的が達成できないかもしれません。また、グループアドレスでも全員が出社するわけではないため、出社している社員で固まってしまい新たなアイデア創出などに結びつかないケースもあります。

  • テレワークを行っている社員とのコミュニケーションを重視してしまう

本来、異なる部署やチームの社員同士、または同じ部署やチームであっても接点の少ない社員同士が席を近くにすることでコミュニケーションを活性化させるのがフリーアドレスの役割のひとつです。しかし、ハイブリッドワークでは、同じ部署やチームでテレワークをしている社員とのコミュニケーションを重視してしまい、目の前にいる社員とのコミュニケーションが疎かになる可能性があります。

フリーアドレス導入の際のルールについては、『ルールと事前準備が大切!フリーアドレス導入で失敗しないために』の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

ハイブリッドワーク下でのフリーアドレスを成功させるオフィスレイアウトのポイント

ハイブリッドワークを導入した場合、オフィススペースを有効活用するには、適切なレイアウトによるフリーアドレスがおすすめです。ハイブリッドワークを導入した場合にフリーアドレスをうまく機能させられるオフィスレイアウトのポイントを説明します。

  • コミュニケーションスペースを増やす

全社員出社を前提としたレイアウトでは、ハイブリッドワークには少し広すぎます。そこで、フリーアドレスのスペースを限定し、それにより空いたスペースにハドルルームやカフェスタンドなど、コミュニケーションを増やす目的のエリアを設置しましょう。休憩時間に出社している社員が集まり、雑談を通じたコミュニケーションの活性化が見込めます。

プラスでは、オフィスのコミュニケーションスポットとなる「5 TSHBO CAFE」を提供しています。

  • Web会議用のスペースを設置する

せっかく出社したにもかかわらず、多くの社員が自席でWeb会議や電話をしていると、近くの社員同士で会話しにくくなりかねません。その対策として、Web会議ができるスペースを設けることをおすすめします。Web会議などを専用エリアで行うことにより、フリーアドレスの席に座っているときは近くの社員と会話しやすい雰囲気をつくりやすくなります。コミュニケーションを増やすというフリーアドレスの目的を果たしつつ、打ち合わせにも集中できるようになるでしょう。

フリーアドレス成功のポイントについては『失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは?』の記事もご覧ください。

テレワーク社員とオフィスにいる社員とのコミュニケーションにメリハリを付けることが重要

元々のオフィスの広さにもよりますが、ハイブリッドワークでフリーアドレスの実施を成功させるためには、オフィスレイアウトに工夫することがおすすめです。社員の出社状況や、出社時の働きやすさなどを考慮することで、フリーアドレス導入の目的を達成しやすくなるでしょう。

例えば、出社している社員が少なくても幅広くコミュニケーションを図るためには、フリーアドレスのスペースをコンパクトにする、ハドルスペースやカフェスペースなどコミュニケーション用のエリアを設置するなどが挙げられます。もし、レイアウトに迷ったらお気軽にプラスにご相談ください。

また、『フリーアドレス導入のポイント』も紹介しています。ぜひ参考にしてください。

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