緊急事態宣言が発令される前後のフリーアドレス導入率の違いとウィズコロナにおけるフリーアドレスの必要性 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

※この記事は、2021年のコロナ禍で執筆された記事です。2023年5月8日の5類感染症移行後の対応とは異なりますが、当時の記録として掲載しています。最新のオフィスづくりをご希望の方は、是非お問い合わせくださいませ。

社内でのコミュニケーションは、コロナ禍以前から重要性は高かったものの、緊急事態宣言が発令される前と後でその質は大きく変わっています。最も異なるのは、以前はオフィスにいることが前提だったものが、コロナ禍にはテレワークやサテライトオフィスなどの導入により、オフィスでのコミュニケーションが前提ではなくなった点です。そこで、今回は緊急事態宣言が発令される前と後で行われた社内コミュニケーションに関するアンケートを基に、ウィズコロナにおける社内コミュニケーションの重要性と活性化のためのポイントについてお伝えします。

緊急事態宣言が発令される前後でのフリーアドレス導入率の推移

従業員が自分で座る席を自由に選択できるフリーアドレス。固定席では難しいほかの部署とのコミュニケーションやコラボレーションなどが実施しやすくなるメリットもあり、日本でも導入する企業が増えています。

森ビル株式会社が2020年12月に発表した「2020年東京23区オフィスニーズに関する調査」によると、東京23区内の企業でフリーアドレスを導入したのは、28%（導入予定も含めると42%）。2019年に行われた同調査では、19%（導入予定も含めると29%）です。この結果から、コロナ禍においてフリーアドレスを導入した企業が増加していることが分かります。

この調査では、2020年になってフリーアドレスを導入した理由には触れられていません。そのため、新型コロナウィルスだけが原因とは決められませんが、うまく活用すれば固定席より3密も避けられることもあり、理由の一つであると推測できます。

ウィズコロナにおいてフリーアドレスが求められる理由

ウィズコロナにおいて、フリーアドレスが求められている理由は、前項で挙げたように固定席に比べ、うまく席の選択を行えば3密を避けやすくなる点が挙げられます。また、それ以外にも主に次の2つの理由が考えられます。

部署を越えた出社の人数調整コントロールが可能

コロナ感染拡大防止の観点から在宅勤務や時差出勤が増加しています。しかし、業務によっては出社しなければできない仕事も少なくありません。そのため、ある部署では大多数が出社しているが、別の部署ではまったく人がいないといったケースも珍しくないでしょう。

フリーアドレスは部署に関係なく、自由に席を選択できるため、そうした部署の偏りをなくし、効率的なオフィス活用に貢献します。

社内コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションの活性化は、コロナ禍以前より多くの企業で課題とされていました。そして、テレワークの増加で、コミュニケーションの課題はさらに大きくなっています。

社内コミュニケーションの課題は、同じ部署内での情報共有不足もあります。しかし、それ以上に部署の垣根を越えたコミュニケーションができていないのも大きな課題です。

フリーアドレスは、前述したように部署の垣根を越えたコミュニケーションも可能にするため、ウィズコロナにおいて、コミュニケーション不足を解消する施策としても、大きな期待を集めているのです。

フリーアドレスの導入によって得られるメリットと効果的な導入方法

ウィズコロナにおいても、フリーアドレス導入により得られるメリットは少なくありません。前項で挙げたもの以外でも、「社員が自ら考えて動くようになる」「多様な働き方がしやすくなる」「コスト削減効果がある」「ペーパーレスが進められる」などがあります。

それぞれのメリットの詳しい理由はこちらを参照ください。

「フリーアドレスがもたらすメリットを生かしデメリットを解消する方法」

「フリーアドレスでの快適な業務を実現するデスク選びのポイント」

フリーアドレスの導入は、基本的にはペーパーレスを進めつつ、書庫や個人のデスクを減らし、自由に選択できる場所を増やしていきます。ただし、無造作に大きなテーブルを設置するのではなく、3密を避けながら効率的に働けるようなレイアウトが求められます。

効果的なフリーアドレスの導入方法はこちらを参照ください。

「フリーアドレス導入時の4つの課題とその解決方法」

「失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは？」

ウィズコロナにおけるオフィスの効率的な活用に欠かせないフリーアドレス

アンケート結果からもわかるように、コロナ禍においても、フリーアドレスを導入する企業は増加しています。ただし、緊急事態宣言が発令される前と後で大きく異なるのは、感染症対策を徹底したうえで導入しなければならない点です。

ソーシャルディスタンスを保ったレイアウトのほか、デスクや電話、イスなどの消毒・除菌、在籍確認アプリの導入などは必須といえるでしょう。

感染リスクを極力減らしたうえで、うまく導入すれば、さまざまなメリットを得られるフリーアドレス。導入の検討をされてみてはいかがでしょうか。

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【お役立ち資料】

フリーアドレス導入前のポイントを説明　フリーアドレス導入ガイド

在宅勤務の広がりなどで働く場が広がり、オフィスのフリーアドレス導入も増えています。フリーアドレスを導入する際、メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてご説明します。フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。

【関連ページ】フリーアドレスのメリットとデメリット、導入のポイント