失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは?

オフィスデザイン

新たにオフィスのレイアウトを考える際、フリーアドレスを検討する企業は多いのではないでしょうか。限られたスペースの有効活用、コミュニケーション活性化など、多くのメリットを持つフリーアドレスですが、すべての企業に必ずしも効果的というわけではありません。では、フリーアドレス導入に成功する企業と失敗する企業にはどういった違いがあるのでしょう。今回はフリーアドレス導入の失敗例をもとに、その対策方法について考えていきます。

フリーアドレスで悩んだらすぐに読みたい一冊.jpg

フリーアドレス導入に失敗してしまう企業の特徴-ハード面-

フリーアドレス導入に失敗してしまう企業の特徴は、ハード面とソフト面との2つに大きく分類できるでしょう。そこでまずは、ハード面で失敗してしまう企業の特徴を見ていきます。

  • 在席率の低い部門に導入したが、従業員のタイムスケジュールが同じで一定の時間になると席が足りなくなる

フリーアドレス導入に向いている部門として、外出が多い営業職がよく挙げられます。しかし、日中は確かに外出している従業員が多いものの、同じタイムスケジュールで動いている場合、夕方になると全員が帰社するといったことも起こるでしょう。そうなれば席が足りなくなってしまいます。

  • クラウドやモバイルなど、オフィス外でも社内と同様に仕事ができる環境が整っていない

フリーアドレスは基本的に在席率が低いことを前提に、実際の従業員の数よりも席を減らし、空いたスペースを有効活用することが目的のひとつです。そのため資料の確認や報告書の作成などが外出先でもできる環境が整っていないと、帰社してから作業することになり、席が不足してしまうでしょう。

  • 自席で書類の整理や保管ができなくなってしまい、かえって非効率になる

フリーアドレス導入を成功させるポイントのひとつとして、オフィス内のペーパーレス化があります。席が一定しないフリーアドレスは、ペーパーレス化とセットで行わないと移動のたびに書類を持ち歩かなくてはならず、不便なばかりか紛失の確率が高まります。結果として非効率になり、業務効率も落ちてしまいます。

フリーアドレス導入に失敗してしまう企業の特徴-ソフト面-

次にソフト面でのフリーアドレス導入に失敗する企業の特徴を見ていきましょう。

  • 明確な目的がなく導入したため、多くの社員が毎日同じ席で仕事をしている

コスト削減やコミュニケーション活性化につながると聞いたから、はやっているから、などと明確な目的を持たずにフリーアドレスを導入する企業は少なくありません。しかし、明確な目的がないままに導入してしまうと、従業員もどう対応してよいか分からず、結局はもとの部署のメンバーで固まったまま、ということも。

  • フリーアドレス導入でオフィス内に余裕ができたが、無駄なスペースになっている

これも明確な目的を持たずにフリーアドレス導入をしてしまう企業でよくある失敗例です。オフィス内に空いたスペースができたものの活用方法を見出せず、無駄なスペースになってしまうようでは、フリーアドレスを導入した意味がありません。

  • コミュニケーションばかりを意識してしまい、生産性が落ちてしまう

コミュニケーション活性化を目的としてフリーアドレスを導入。確かに部署の垣根を越えたコミュニケーションが取れるようになったものの、そればかりを意識しすぎることの弊害もあります。例えば、縦の連携が取りづらくなり生産性が落ちてしまう、コミュニケーションを重視し過ぎた結果、業務効率が落ちてしまう、といったことが考えられます。

フリーアドレス導入に失敗しないための対策

ここまでフリーアドレス導入に失敗する企業の特徴をハード面とソフト面から見てきました。この特徴をもとに3つの対策をご紹介します。

  • 外出先でも不自由なく仕事ができる環境を整える

モバイルワークやクラウド環境を整備し、外出先でもオフィス内と同様の作業ができるようにします。これによりオフィスに戻る必要がなくなり、席が足りなくなるリスクが低減します。

  • フリーアドレス導入はペーパーレス化とセットで進める

フリーアドレスとペーパーレス化を同時に進めることで、書類管理の煩雑さから解放され、書類を常に持ち歩く手間も軽減されるでしょう。

  • フリーアドレスを導入することで何を実現したいかの目的を明確にする

従業員の増員に対応する、一人ひとりの作業スペースを広げる、コミュニケーション活性化を促すなど、フリーアドレスを導入することで実現したいことを明確にします。そのうえで、すべての従業員にその目的を徹底させれば、フリーアドレスのメリットを生かすことにつながります。

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フリーアドレス導入成功の鍵はフリーアドレスに対する誤解をなくすこと

フリーアドレス導入に失敗してしまう企業では、フリーアドレスがどういったもので、どういった目的で導入すべきかを理解していないケースが多くあります。また、フリーアドレスとは「こういうものだ」という誤解によって失敗に終わるケースもあります。どちらにしても、間違った固定観念からフリーアドレスの可能性の幅を狭めてしまい、結果として効果的な活用ができなかった例と言えるでしょう。このような結果になるのであれば、そもそも導入する意味がありません。

今回のように失敗する企業の例から見てみると、フリーアドレス導入には「クラウド活用やペーパーレス化とセットで行うこと」「何のために導入するかという目的を明確にすること」なども必要で、単純に席を自由化すればいいわけではない、ということを理解する必要があるのが分かります。そのうえで、フリーアドレスにすることでどういった影響が出るのかを、総合的に判断することが重要だと言えます。