フリーアドレスでの快適な業務を実現するデスク選びのポイント

ワークスタイル

ビジネスの世界ではすでに一般的な言葉になりつつある「フリーアドレス」。これにより、オフィスの省スペース化やペーパーレス化が進み、経費削減、業務効率化を実現した企業も多いのではないでしょうか。しかし、メリットはわかりつつもなかなか導入に踏み切れない企業も少なくありません。その理由のひとつとして、どんなデスクがフリーアドレスに適しているかをつかみかねているといったことも考えられます。そこで、今回はフリーアドレス導入のメリットを紹介しつつ、適正なデスクを選択するためのポイント、おすすめのレイアウトなどについてお伝えします。

フリーアドレスの導入で得られるメリットは?

オフィス内に自席をつくらず、業務内容やその日の気分で自由に好きな席で業務を行うフリーアドレス。自席がないとさまざまな不便があるのではと思われがちですが、それを上回るメリットがあると考えて導入を進める企業が増えています。具体的には次のようなメリットが考えられます。

  • 部署を超えたコミュニケーションの実現

一般的なオフィスでは部署ごとにまとまって席が配置されています。そのため、コミュニケーションも同じ部署内だけになってしまいがちです。しかし、フリーアドレスは基本的に部署ごとの垣根がないため、さまざまな部署の人間が同じデスクで業務を行います。これにより部署を超えたコミュニケーションが実現します。

  • ペーパーレス化の実現

一般的なデスクは紙資料を収納するキャビネットがついています。しかし、フリーアドレスの場合、荷物をしまう個人用ロッカーはあるものの、デスクにキャビネットはついていません。そのため、荷物を最小限にする傾向が生まれるためペーパーレス化に繋がりやすくなります。その結果、在宅勤務やモバイルワークの導入も可能になり、柔軟な働き方の実現にもつながります。

  • 社内体制の変更にも対応

社内体制が変更になった場合、通常であれば大幅なオフィスレイアウトの変更が必要になります。しかしフリーアドレスであれば、そもそも部署ごとの垣根がないため、そのたびにオフィスレイアウトを変更する必要がなくなり、コスト削減も実現します。

用途別、フリーアドレスに適したデスクの選び方

フリーアドレスのメリットを理解し、実際に導入となった場合、次に考えるべきはどういったデスクにするかです。ここでは一般的にフリーアドレスで利用するデスクを紹介します。

  • 対面型

フリーアドレスを導入する際、もっともよく使われるのが対面型デスク。そのなかでも長方形で6~8人程度座れるものが一般的です。オフィスの広さによっては拡張できるタイプでもよいでしょう。また、2人掛けの正方形デスクを複数用意すれば日によって配置を変えるといった使い方もできます。

  • 円形

フリーアドレスを導入する際に使いやすい形のデスクです。普段はそれぞれが自由に席を選び業務をしつつ、何かあればすぐにミーティングができる形状です。

  • スタンディング

すべてのデスクをスタンディングにする必要はありませんが、一部をスタンディングデスクにすることで、気分転換になったり、短いミーティングに使ったりといったことが可能になります。

フリーアドレスにおすすめのレイアウトやスペースの有効活用方法

フリーアドレスに使う一般的なデスクの形状を見たところで、次はフリーアドレスにおすすめのオフィスレイアウトやスペースの有効活用方法を説明します。

フリーアドレスのオフィスレイアウトでよく使われるのが、オフィス中央は対面型や円形のデスクでコミュニケーションを重視し、窓側や大きめの通路は片面型デスクで集中業務向けとするパターンです。窓側の景色が良い場所に4~6人掛けのデスクを置きミーティングスペースにするのもよいでしょう。

フリーアドレスは業務内容やその時の気分によって自由に席を移動できるため、オフィス全体を画一的なレイアウトにするよりも、用途に合わせてさまざまなタイプのデスクを用意したほうが業務効率もアップします。

そのほか、フリーアドレスの導入によって一人ひとりのデスクがなくなると、これまでよりも少ないスペースでも業務が可能になるという利点もあります。そこで、企業によっては小さなオフィスに移転し賃料削減を行うことも選択肢のひとつとして考えられるでしょう。あるいは、空いたスペースに社内カフェや集中スペースをつくるなど、オフィスを今まで以上に有効活用することも可能です。

フリーアドレス導入を成功させる鍵はデスクの選択にあり

フリーアドレス導入を検討する際、どうしてもオフィスの省スペース化やペーパーレス化にばかり目がいってしまい、それを実現するためのデスク選びは後回しになりがちです。しかし、実際にはフリーアドレスのメリットを享受するには、それに適したデスク選びも重要な検討課題として考えるべきものです。

フリーアドレスだからとりあえず、複数人で座れる大きなデスクを用意すればいいという考えでは無用の長物になってしまう可能性が高まるだけです。座る人数に対してコンセントの数は適正か、必要以上に大きすぎて圧迫感が強くなってないかなど、使用人数、オフィスの広さや動線まで考慮に入れた選択をすることが重要です。

また、集中して業務を行えるスペースのデスクの選択を忘れてはいないか、ミーティング時間の短縮効果を生むスタンディングデスクは必要かなど、業務効率化を意識することも欠かせません。

このように、デスク選択はフリーアドレスの成功、ひいては業務効率化にも欠かせないことのひとつです。フリーアドレス導入時には、忘れずにデスクの選択やレイアウトも一緒に検討するようにしましょう。