オフィス移転は、業務効率化や従業員満足度の向上、企業ブランディング強化など多くの効果をもたらします。一方で、コストや従業員への影響など注意すべき点も存在します。この記事では、オフィス移転の主なメリット・デメリットを解説。成功のポイントやスケジュールの目安、プラスが手掛けた事例にもふれるので、オフィス移転をする際の参考にしてください。
オフィス移転の主なメリット
オフィス移転は、企業の成長を見据えた戦略的な取り組みとして、多くのメリットをもたらします。主な効果を7つの観点から詳しく解説します。
＜オフィス移転の主なメリット7点＞
- メリット1. 業務動線の最適化による効率向上
- メリット2. 従業員のモチベーション向上
- メリット3. 企業イメージとブランディングの向上
- メリット4. 社内コミュニケーションの活性化
- メリット5. コスト適正化の効果
- メリット6. 優秀な人材の確保と採用活動への好影響
- メリット7. 安全性の向上とBCP（事業継続計画）強化
メリット1. 業務動線の最適化による効率向上
オフィス移転は、現状の業務フローに合わせて物理的なレイアウトを再構築する絶好の機会です。全部署をワンフロアに集約して移動時間を削減したり、頻繁に連携する部署を隣接させたりすると、業務上の物理的なムダを直接的に排除できます。
また、不足していた会議室の増設や、機能的な収納スペースの確保により、場所探しやモノ探しの時間を削減し、本来の業務に集中できる時間を創出します。
メリット2. 従業員のモチベーション向上
快適で洗練されたオフィス環境は、従業員のモチベーション向上に大きく寄与します。自然光が入る空間やリフレッシュスペースの設置、通勤アクセスの改善など、働きやすい環境は従業員満足度を高めることが可能です。
特に、デザイン性の高いオフィスや自由度のあるワークスペースは、働く意欲を刺激し、生産性にも好影響を与えます。
メリット3. 企業イメージとブランディングの向上
新しいオフィスは企業の顔として、顧客や取引先に良い印象を与える重要な要素です。洗練されたエントランスや会議室、ブランドコンセプトを反映した内装などは、企業イメージの向上に貢献するでしょう。
また、魅力的なオフィスは採用活動においても大きなアピールポイントとなり、優秀な人材確保につながります。さらに、従業員の帰属意識やエンゲージメントを高める「インナーブランディング」にも効果的です。
メリット4. 社内コミュニケーションの活性化
オフィス移転を機に部署間の垣根をなくし、社員同士の交流を促すレイアウト設計が可能になります。
例えば、共有スペースやハドルルームの導入、フリーアドレス制の導入などにより、偶発的な会話や情報共有が生まれやすくなります。これにより、チーム間の連携が強化され、組織全体の一体感や創造性の向上が期待できるでしょう。
メリット5. コスト適正化の効果
移転先の選定やスペースの最適化により、オフィス維持にかかる固定費を見直すことが可能です。
例えば、実際の稼働率に応じて席数を調整することで、無駄なスペースを削減でき、賃料や光熱費などのコストダウンにつながります。また、省エネ設備やスマートオフィス機器の導入によって、ランニングコストの削減も実現できるかもしれません。
メリット6. 優秀な人材の確保と採用活動への好影響
近年、求職者にとって企業選びの重要なポイントとして、魅力的なオフィス環境が挙げられるようになりました。アクセスの良さや設備の充実度、デザイン性の高さなどは、企業の魅力を高め、採用活動にプラスの影響を与えます。さらに、入社後の職場環境への満足度が高ければ、定着率の向上にもつながり、人材流出の防止にも寄与するでしょう。
メリット7. 安全性の向上とBCP（事業継続計画）強化
最新の建築基準に適合したオフィスビルは、耐震性や防災設備が充実しており、従業員の安全性を高める要素になります。また、避難経路の確保や感染症対策を取り入れた設計により、安心して働ける職場環境が実現します。
さらに、災害や緊急時にも業務を継続できるようにするBCPの観点からも、移転は有効な手段です。
オフィス移転のデメリット
オフィス移転には多くのメリットがある一方で、計画や実施にあたって注意すべき課題も存在します。ここでは、オフィス移転に伴う主なデメリットと、事前に備えるべきポイントを解説します。
＜オフィス移転のデメリット3点＞
- デメリット1. コストと負担の増加
- デメリット2. 従業員の不満や抵抗感
- デメリット3. 業務への一時的な影響
デメリット1. コストと負担の増加
オフィス移転には、物件取得費や内装工事費、引越し費用、IT設備の再構築など、まとまった初期投資が必要です。さらに、業務と並行して移転準備を行うことで、担当者や従業員の負担も増大します。
加えて、オフィス移転が計画通りに進まない場合、予算超過やスケジュール遅延のリスクも高まるため、事前に綿密なスケジュールと費用計画を立て、余裕を持った進行管理が求められます。
参考記事：オフィス移転の費用相場は？内訳や使える補助金、計画と進め方を解説
デメリット2. 従業員の不満や抵抗感
オフィス移転によって通勤時間が延びたり、慣れた環境が変わったりし、従業員から不満の声が出ることがあります。また、移転を会社側の意向で一方的に進めると、従業員のモチベーション低下を招く可能性があるため、事前にアンケートや説明会を実施し、納得感のあるプロセスを構築することが大切です。
デメリット3. 業務への一時的な影響
移転準備や当日の作業によって、通常業務が一時的に停滞するおそれがあります。電話やインターネット回線の切り替え、社内外の連絡体制の変更により、トラブルや混乱が生じやすくなるため、十分な周知と代替手段の用意が必要です。
特にITインフラの移設は重要で、事前のテストやバックアップ体制の確立を徹底すれば、業務への影響を最小限に抑えられます。
オフィス移転のスケジュールと準備の目安
オフィス移転を成功させるには、スケジュール感を正しく把握し、段階ごとの十分な準備が欠かせません。ここでは、一般的な移転スケジュールの目安や、具体的な準備手順、業務を円滑に進めるための管理方法について解説します。
一般的な移転期間の目安
オフィス移転は規模感にもよりますが、計画から完了まで通常8ヵ月から1年程度を要します。最初に移転の目的を明確にすることから、物件選定や契約、設計・内装工事、引越し準備、移転後の運用まで、段階的にスケジュールを組みましょう。短期間での移転も不可能ではありませんが、リスクが高まりやすいため、時間に余裕をもった進行が推奨されます。
移転準備の具体的な手順
オフィス移転は、現状の課題や将来的なニーズを洗い出し、移転の目的を明確することから始めます。その後、エリアや条件を絞って物件を選定し、レイアウト設計や設備計画、予算の策定を行います。従業員の意見をヒアリングしながらニーズを反映すれば、移転後の満足度も高まるでしょう。
並行して、ITインフラの整備、引越し業者の選定、備品や書類の整理も進めてください。
チェックリストやマニュアルの活用
移転作業は多岐にわたるため、タスク管理用のチェックリストやマニュアルの活用が欠かせません。準備段階から関係部署や業者との連携を図り、進捗管理を定期的に行うと、抜け漏れを防げます。
プラスのような専門業者のサポートを受ければ、プロの視点で提案を受けられ、組織がもつ課題解決につながるオフィス移転が叶い、プロジェクト立ち上げから移転完了まで、スムーズに進行します。オフィス移転をご検討中の担当者さまは、ぜひ専門業者にご相談ください。
オフィス移転を成功させる秘訣
オフィス移転を単なる引越し作業で終わらせず、企業の成長や働き方の進化につなげるには、明確な目的意識と的確なプロセス設計が不可欠です。ここでは、移転を成功に導くために押さえておきたい4つのポイントを紹介します。
■オフィス移転を成功させる秘訣
秘訣1. 移転の目的とコンセプトの明確化
オフィス移転を成功させる第一歩は、なぜ移転するのかという目的を明確にすることです。業務効率化、社員満足度の向上、企業ブランディング強化など、企業ごとに異なる課題や目標を整理し、優先順位をつけて移転のコンセプトを定めます。このコンセプトが社内外の共通認識となることで、意思決定やプロジェクトの進行がスムーズになります。
秘訣2. 従業員の意見を取り入れたプロセス
移転のプロセスに従業員の声を反映させることが、オフィス移転の成功のカギです。アンケートやワークショップを通じて働き方のニーズや課題を把握し、レイアウトや設備計画に反映させましょう。従業員が意見を反映できる環境を整えることで、移転後の職場への満足度や、新しい働き方の定着度が高まります。
秘訣3. リスク管理と柔軟な対応
移転プロジェクトでは、予期せぬトラブルや変更が発生する可能性があります。スケジュールの遅延、予算超過、設備トラブルなどのリスクを想定し、予備費やバッファー期間の確保が重要です。また、状況に応じて柔軟に対応できる体制があれば、問題発生時にも冷静に対処できます。
秘訣4. 適切な専門業者の活用
経験豊富なオフィス移転の専門業者に相談すれば、スムーズかつ質の高い移転を実現できます。レイアウト設計、コスト管理、各種工事、ITインフラの整備まで幅広く対応してもらえるので、社内の負担も軽減されるでしょう。プラスのような専門企業であれば、最新トレンドやテクノロジーを踏まえた提案も可能で、より効果的なオフィスづくりが期待できます。ぜひご相談ください。
プラスが手掛けたオフィス移転の事例
ここでは、プラスが実際に手掛けたオフィス移転の事例を3件紹介します。それぞれの企業が移転によってどのような課題を解決し、どのような効果を得たのかをご覧ください。
オフィス移転で業務効率と快適な働きやすさの両立を目指した株式会社BPORTUS 様
| 入居人数 | 約50名 |
| 延べ床面積 | ５階 250平方メートル / 10階 250平方メートル |
| 業界・業種 | 情報サービス業・コンサルティング業 |
2フロアに分かれる移転計画では、5階を来客対応や会議室を中心とした交流エリアとし、10階を業務に集中できる執務フロアにして、業務効率と快適な働きやすさの両立を目指しました。空間全体をモノトーンで統一することで、機能的でスマートな印象を表現しています。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィス移転で業務効率と快適な働きやすさの両立を目指した株式会社BPORTUS 様
オフィス移転と同時にグループ会社を集約し、シナジーを一本化させたヒビノ株式会社 様
| 業界・業種 | 業務用音響機器販売 |
点在していたグループ会社を一つに集約し、オフィスを移転。グループ間の交流を促進し、互いの業務への理解を深めるとともに、新たなビジネスの創出につなげることが目的です。現場業務の多い企業だからこそ、従業員にとって安らげる居場所となり、チーム力の醸成やブランド発信にもつながるオフィスを目指しました。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
オフィス移転と同時にグループ会社を集約し、シナジーを一本化させたヒビノ株式会社 様
自分に合った働き方ができるようフリーアドレスを導入した某エンターテインメント企業 様
| 入居人数 | 約180名 |
| 延べ床面積 | 約1,400平方メートル |
| 業界・業種 | 娯楽業 |
オフィス移転に伴ってフリーアドレス制を導入し、用途や気分によって座席を選び自分に合った働き方ができるよう、さまざまなバリエーションの座席を用意。特にオフィスエリアの執務チェアは、社内投票にて決定し、利用される社員の方の使い勝手も考慮した計画となりました。
詳しくは、こちらのページをご覧ください。
自分に合った働き方ができるようフリーアドレスを導入した某エンターテインメント企業 様
オフィスのプロに依頼して、オフィス移転で企業の生産性を向上させよう
オフィス移転は、業務効率化、従業員のモチベーション向上、企業イメージの刷新など、さまざまなメリットをもたらす重要な経営施策です。しかし一方で、コストや業務負担、従業員の不安などのデメリットもあるため、十分な準備と関係者の理解を得た上で進めることが重要です。
専門的な知識を必要とするオフィス移転は、経験豊富なプロの力を借りるのが最も確実な方法です。プラスでは、豊富な実績とノウハウをもとに、最適な移転プランをご提案しています。詳しい資料請求やスタッフによるご相談もご用意していますので、ぜひご利用ください。
よくある質問
オフィス移転のメリットは何ですか？
オフィス移転のメリットは、業務効率化と生産性向上、従業員のモチベーション向上、企業イメージとブランディングの向上、社内コミュニケーションの活性化が挙げられます。また、オフィスにかかるコスト適正化、優秀な人材の確保と採用活動への好影響、安全性の向上とBCP（事業継続計画）強化も叶う点もメリットといえます。
オフィス移転のデメリットは何ですか？
オフィス移転のデメリットは、移転の際にコストと従業員への負担がかかることがまず挙げられます。また、通勤経路の変更や周辺環境の変化に伴う従業員の不満や抵抗感も生じる可能性があるでしょう。引越し作業による業務への一時的な影響は避けられないため、事前の準備と十分な説明が必要です。
オフィス移転を成功させる秘訣を教えてください。
オフィス移転を成功させるには、はじめに移転の目的とコンセプトの明確化することが欠かせません。また、反発を防ぐためにも従業員の意見を取り入れたプロセスで、移転計画を進めましょう。オフィス移転には計画の変更やコストアップなどが生じがちなので、予備費やバッファー期間を確保し、リスク管理と柔軟な対応を心掛けてください。スムーズで質の高いオフィス移転を叶えるなら、ノウハウのある適切な専門業者に依頼するのがおすすめです。
【お役立ち資料】
移転プロジェクトメンバー必見の決定版！ オフィス移転のスケジュールとタスクリスト
オフィスの移転は、やるべきことが多岐にわたる複雑なプロジェクト。
この資料では複雑なオフィス移転のスケジュールをわかりやすくまとめています。また、チェックリストや届出書類一覧も付録。
オフィス移転の責任者・メンバーのための保存版資料です。プロジェクト全体像のスムーズな把握や、作業のチェックリストとして是非ご活用下さい。
