オフィス移転のメリットとは？ハイブリッドワークの実現も可能に！

現在のオフィスは社員にとって働きやすい環境となっているでしょうか。「スペースが狭い」「不便な場所にある」など課題がある場合はオフィスの移転を検討してみてもよいでしょう。働き方の多様化によりオフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークの実現を目指している企業も少なくありません。オフィスを移転することで、よりハイブリッドワークが実施しやすい環境をつくることも可能です。今回は、オフィス移転のメリット、見落としがちなデメリットや注意点、オフィス移転のメリットを最大化するためのポイントなどを解説します。

オフィス移転で解消できる課題

オフィスの課題を解消する方法として、オフィス移転も検討してみましょう。オフィスを移転することで、より働きやすい環境を実現することが可能になってきます。

ハイブリッドワークに対応した職場の整備

ハイブリッドワークは新しい働き方として注目されており、社員だけでなく企業にとってもメリットがあります。ハイブリッドワークを導入するメリットのひとつは、オフィススペースの有効活用です。

ハイブリッドワークを導入すれば、固定席を廃止してフリーアドレスを取り入れることも可能です。社員全員分の席を用意する必要がないため、空いたスペースをWeb会議用のブースや集中ブースなど目的に応じたスペースとして活用できます。オフィス移転を機に、より機能的で使いやすいオフィスづくりが進められるでしょう。

事業拡大や合併

新規事業の開始や、利害の一致する企業との合併などで、急激に社員が増加する場合、既存オフィスだけでまかなうのは難しく、多くの業務が滞ってしまうでしょう。

既存オフィスはそのまま使用して新たなオフィスを契約する方法もありますが、既存オフィスの近くに空きがないと、新旧2つのオフィス間で移動の手間やコストがかかり効率的ではありません。

既存事業のアイデアを新規事業に活かしたり、異なる企業文化を持つ社員が互いに刺激し合いながら仕事を進めたりするには、やはりそれらに携わる社員が同じ場所で働くのが最適です。

既存オフィスのスペースでそれが難しいのであれば、広いスペースを持つ新しいオフィスへの移転が一つの良い方法になり得るでしょう。

また、事業合併やテレワークの導入などで、社内に使用していないスペースが増える、出社率が低くなったなど、よりミニマムなオフィスの方が使い勝手が良いかもしれません。そのような場合も、オフィスの移転が良い選択肢になるでしょう。

快適な環境での業務

テレワーク中心から出社中心に方針が変わり、出社率の増加に対応するためにスペースを拡張するケースもあります。オフィス環境を整えるには、オフィスを利用する人の数に合わせて十分なスペースを確保しなければなりません。出社率の増加により、オフィスが手狭になることもあるでしょう。適切なスペースを確保するためには、オフィス移転を検討する必要があります。

また、いかに使い慣れたオフィスであっても、長期間使用している間に老朽化は進んでいきます。修理や修繕はオフィスのオーナーにより、すぐに対応してもらえる場合もありますが、対応が遅くなりがちなケースも少なくありません。

空調設備の老朽化、トイレや給湯室など水回りの故障などへの対応ができず、いつまでもそのままの状態では快適な環境とはいえず、仕事に対するモチベーションも落ちてしまうでしょう。

不便な環境での仕事で効率が落ちたり、オーナーとの交渉に手間をかけたりするのであれば、設備が整ったオフィスへ移転したほうが、ストレスもかからず快適に業務を進めていけるでしょう。

適正なスペースの確保

現在のオフィスは社員数に合ったスペースが確保できているでしょうか。社員が増えた場合、通常、今よりも広いスペースが必要になります。社員1人あたりのスペースが狭いとストレスを感じやすくなるため、注意が必要です。また、オフィスのスペースが限られていたとしても、レイアウトを工夫することで、ミーティングルーム、リフレッシュスペース、マグネットスペース（マグネットゾーン）などを設置できる可能性もあるでしょう。そうした工夫によって、より働きやすい環境を整備することが大切です。

一方、ハイブリッドワークの導入やペーパーレス化などによりスペースが余り、縮小移転するケースもあるでしょう。前述のとおり、ハイブリッドワークを導入すれば出社率が下がるため、従来よりも狭いスペースでオフィス運営ができるようになります。また、ペーパーレス化を実行すれば紙の書類を保管する必要がなくなるため、これまで書庫として使っていたスペースが空く可能性もあります。余分なスペースができてしまった場合は、オフィスを移転して賃料を抑えるのも良い方法のひとつです。

1人あたりの適正スペースについては、『【コロナ対応版】1人当たりの適正値は？自社に最適なオフィス面積の決め方』をご覧ください。

優秀な人材の確保

多くの企業にとって優秀な人材の確保は重要な課題です。しかし、オフィスが不便な場所にあると通勤が困難という理由で応募をためらう人もいるため、人材の確保が難しくなります。また、現在働いている社員も、ライフスタイルの変化により通勤時間をこれまでどおり確保できなくなった場合、離職につながるおそれもあります。利便性の高いオフィスへ移転することで社員が定着しやすくなり、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

オフィス移転による主なメリット

オフィスを移転することでどのようなメリットがあるのか、主なメリットを解説します。

多様な働き方を取り入れるきっかけになる

新型コロナウイルス感染拡大防止対策として、テレワークを導入する企業が大幅に増加しました。その後、感染拡大が落ち着いた段階で、テレワークとオフィスワークを融合させたハイブリッドワークを導入する企業が増えています。このように、オフィス移転をきっかけに多様な働き方を取り入れることができます。

ハイブリッドワークの取り入れ方は、企業によっても異なりますが、テレワークを中心とし、週に1～2回程度オフィスに出社するのが一般的です。その場合、常に全員がオフィスにいるケースは少なくなるため、既存オフィスを縮小移転し、サテライトオフィスを設置したり、コワーキングスペースを活用したりする方法もあります。働く場所を一カ所に限らずに、社員が業務内容や個人の都合に合わせて自由に選べるようにすると、柔軟な働き方が可能になります。

ハイブリッドワークについては、『ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』をご覧ください。

モチベーションの向上

オフィス移転により社員がより働きやすいオフィスづくりを進めることが可能です。オフィス移転に伴い、設備やレイアウトの変更をするため、ハイブリッドワークに適したオフィス環境を実現する機会にもできるでしょう。このような変化は社員の仕事に対するモチベーションアップにもつながります。

社員のコミュニケーション機会の増加

社員同士のコミュニケーションは、情報共有や生産性の向上、ストレス軽減、離職率の低下など、さまざまなメリットをもたらすと考えられています。しかし、コミュニケーションの不足が課題となっている企業も少なくありません。コミュニケーションを活性化させるためには、オフィスレイアウトも重要です。オフィス移転を機にコミュニケーションが取りやすい動線を重視したレイアウトに変更し、社内コミュニケーションの活性化を図りましょう。

業務効率化・生産性向上

入居した当時は使いやすかったオフィスも、時間を経るとともに荷物が増え使いにくく感じることもあるでしょう。どんなに綿密に計画してレイアウトされたオフィスでも、社員が増えたり業容が変化したりするなかで当初のレイアウト計画が崩れてしまうのはよくあることです。その都度レイアウトを再考案する方法もありますが、オフィス移転を機に一から計画を立て直したほうが、使いやすいオフィスを実現できる可能性があります。

自由なレイアウトが可能なオフィスに移転し、社員のモチベーションが向上すれば、業務効率化や生産性向上も期待できます。レイアウトの自由度が低いオフィスでは、ハイブリッドワークに適したレイアウトができない場合もあり、効率化は進みません。

現在では、社員個々の働き方によってフリーアドレスの席やリフレッシュスペース、オフィスカフェ、集中ゾーンなどのなかから自由に働く場所を選べるオフィスが求められています。会社側が社員の自由を制限するようなオフィスでは、モチベーションが上がらないうえ、効率化もできず、生産性も落ちてしまうでしょう。

社員が快適に働けるオフィスへの移転ができれば、自ずと業務効率化・生産性向上が実現する可能性も高まります。

企業イメージの定着・向上

オフィス移転に伴い、企業イメージを意識したオフィスデザインを取り入れることも可能です。たとえば、受付ホールや応接室にコーポレートカラーを採用すれば、来客者や社員に企業イメージを定着させることができます。また、デザイン性の高いオフィスにすることで、企業イメージのアップにもつながるでしょう。

オフィスを移転することで得られるメリットについては、『コストの削減やブランディング効果も！オフィス移転のメリットとは？』の記事もご覧ください。

ブランディングの実現

移転先の住所地やエントランスのデザインなどにより、ブランディング効果も見込めます。顧客や取引先・社員にとってアクセスしやすい場所に移転すれば、営業効率や業務効率が上がる可能性もあるでしょう。住所地のイメージから企業価値を高めることも可能になります。

また、近年トレンドになりつつある「おしゃれなオフィス」もブランディングを実現する一つの方法です。例えば、オフィス内にたくさんの植物や自然光を取り入れて明るく開放的な空間にしたり、部分的にライトを落としてシックな空間にしたりといった取り組みは、その最たる例といえるでしょう。

おしゃれなオフィスにはさまざまなメリットがありますが、まず言及すべきはブランディングを強化できるという点です。オフィス空間のデザイン性を高めることで、クライアントや取引先企業に「面白い取り組みをしている」「質の高い仕事をしてくれそう」といったポジティブな印象を与えることができれば、今後の取引にも良い影響を与えることができるでしょう。

また、ブランディング効果の高いおしゃれなオフィスを創ることで、そこで働く社員のモチベーションアップにつながり、採用活動を有利に進めることができるなどの人事的なメリットも見逃せません。新オフィスに入居する前には必ず内装工事が発生します。移転を機に、オフィス全体のデザインを見直してみるのもいいかもしれません。

コストの削減

毎月発生する家賃はオフィスコストのなかでも大きな割合を占めます。移転を機に、会社の規模や立地にあわせた賃料の物件を探し、固定費を最適化できるのは非常に大きなメリットです。

たとえば、組織体制の再編成などで複数の拠点を統合したり、これまで同じビルの異なる階で営業していたのをワンフロアで行うことにしたりするケースもあるでしょう。社員数の減少やハイブリッドワークの実施などにより、オフィスの縮小を検討している企業もあるかもしれません。オフィスを縮小することでコピー機の台数を減らしたり、備品の重複を削減したりするなど、大きなコストカットを実現することができます。

また、都心のオフィスから郊外のオフィスへの移転を検討するケースもあるでしょう。オフィス移転により家賃が安くなる場合は、長期的なコスト削減が可能です。家賃は毎月固定でかかるため、家賃コストの削減は企業の安定経営にもつながります。また、訪問頻度の高いクライアントや取引先企業の近くに移転することができれば、交通費の削減にもつながるでしょう。

メリットを求めるあまり見落としがちな注意点やデメリット

一方で、オフィス移転には注意点やデメリットがあることも把握しておかなければなりません。メリットを求めるあまり注意点やデメリットを見落とさないようにしましょう。

働き方が制限される可能性がある

オフィス移転により拠点を集約させた場合、従来よりも通勤範囲が狭くなり、社員の働き方が制限されるおそれもあります。そのため、オフィス移転を検討する際には、立地条件をよく確認することが重要です。勤務時間が長くなることでオフィス出社の機会が減ったり、ワークライフバランスを保ちづらくなったりするケースもあるでしょう。オフィス移転後も社員が仕事を続けやすいように、移転先選びは慎重に行う必要があります。

レイアウトの失敗

移転はしたが効率的に働けるレイアウト設計を十分にできなかったというケースもあります。「社員を増員するため、とにかく広いスペースが欲しい」「ハイブリッドワークを導入するため、できるだけオープンなスペ―スが欲しい」などおおまかな目的で移転を進めるのは注意が必要です。

移転をする際には、既存オフィスでの課題点を明確にし、課題点解消のためにはどのようなオフィスが必要で、どのようなレイアウトにすればよいか、までをしっかりと検討しなくてはなりません。

移転先を決めてからレイアウトを考えるのではなく、目的を果たすためのレイアウトを考えたうえで、それに適した移転先を選択することが重要です。

移転コストがかかる

オフィス移転には、さまざまなコストがかかります。たとえば、新オフィスの契約にかかるコスト、現オフィスの原状回復工事の費用、引っ越し費用、新しいオフィス家具の購入費用、不要品の廃棄費用などです。そのため、移転コストがどのくらいかかるのか事前に把握し、費用に見合った効果が期待できるのかを検討しましょう。

オフィス移転のコストについては、『オフィス移転時に必要な見積りとは？ 依頼する業者や選択ポイントを解説』をご覧ください。

移転準備に手間や時間がかかる

オフィス移転はすぐに実現できるわけではありません。移転準備にはかなりの作業と時間が必要です。通常の業務を行いながらオフィスの移転準備も進めていかなければなりません。そのため、オフィス移転をするには6カ月前から計画的に準備を進める必要があります。社員数が少ない場合や通常業務が忙しい場合は、リソースの確保も課題になるでしょう。

オフィス移転により通勤時間が長くなる社員もいる

社員によってはオフィス移転により、現在のオフィスよりも通勤時間が長くなる場合もあります。なかには通勤が不可能になる社員もいる可能性があるため、事前に社員の状況を確認することが大切です。オフィス移転により通勤が困難になった場合の対処方法も検討しておく必要があるでしょう。

オフィス移転のメリットを最大化するためのポイント

オフィス移転のデメリットをできるだけ解消し、メリットを最大化するためには社員の理解が必要です。どうすれば理解が得られるのかを解説します。

多様な働き方が導入できる環境を確認しておく

求職者が就職先・転職先を選択する際、テレワークやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）、ハイブリッドワークなど多様な働き方を重視するケースは少なくありません。それは既存社員も同様で、オフィス移転をするなら人材確保・離職防止双方の観点から多様な働き方ができる環境かどうかの確認は欠かせません。

たとえば、ハイブリッドワークを導入する場合、オフィスでは社員同士の対面によるコミュニケーションがいかに取れるかが重要なポイントです。すぐミーティングができる、異なるチーム同士の社員がコラボレーションを行える、リラックススペースで雑談ができるなどの環境がつくれるかどうかは必ず確認しましょう。

プラスでは、ハイブリッドワークが可能な新しいフリーアドレスの形態「ピアレンス」を提唱しています。チームで効率的に働ける「チームゾーン」、異なるチームの者同士が集まれる「アクティブゾーン」、一人で集中して業務を行える「カームゾーン」の3つに分けるゾーニングで快適なハイブリッドワークを支援します。オフィス移転を機にハイブリッドワークの導入を検討している際は、ぜひ、参考にしてください。

ピアレンス｜プラス株式会社

オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転の目的を明確にしておくことで、移転先や移転後のオフィスデザインを失敗しないでしょう。また、オフィス移転を実現するためには、長い準備期間と多くの作業量が必要です。移転準備を行う担当者だけでなく、多くの社員に負担がかかります。そのため、オフィス移転の目的やメリットなどを明確にして、社員に説明することが大切です。よくある移転の目的としては、業務拡大または縮小によるオフィスの最適化、営業エリアの拡大、人材の確保、コスト削減などが挙げられます。移転の目的はさまざまですが、社員が納得して移転後のオフィスを利用できるように、事前に移転の目的を共有しておきましょう。

社員の希望をヒアリングする

前述のとおり、社員によってはオフィス移転によりかえって通勤が不便になってしまう人もいます。そのため、オフィスの移転先や移転後のレイアウトなどについて社員から意見を聞くことも重要です。なるべく社員の希望に合ったオフィス移転が実現できるようにしましょう。

レイアウトや家具の選定については、『オフィス移転の主な理由とは？目的に合わせたレイアウト・家具の選定』をご覧ください。

オフィス移転で社員がより働きやすい環境を実現！

オフィス移転により課題が解消すれば、社員のモチベーションアップや働く環境の整備につながります。ハイブリッドワークをしやすい環境をつくることもでき、社員の満足度向上や新しい人材の確保という効果が期待できるでしょう。一方で、オフィス移転にかかるコストや移転準備の負担も考慮しなければなりません。また、社員によっては現在のオフィスよりも通勤時間が長くなる可能性もあります。オフィス移転を成功させるためには、移転の目的を明確にしたうえで、働きやすさや業務効率向上につながるオフィスづくりが大切です。

関連記事：オフィス移転の流れと進め方やポイントについて

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