多様な働き方に欠かせないオフィスセキュリティとは?

多様な働き方に欠かせないオフィスセキュリティとは?

オフィス移転・リニューアル

オフィスとひと口にいっても、サテライトオフィスの占有型や共有型など、会社の本体であるオフィス以外にもさまざまなオフィスがあります。また、テレワークが普及した現在では、自宅をオフィスのひとつと考えるケースも少なくはありません。そのため、セキュリティに関しても、それぞれのタイプのオフィスにおけるセキュリティが求められます。そこで、今回は多様な働き方の実現に欠かせないタイプのオフィスにおけるセキュリティについて、課題と解決のポイントをお伝えします。

オフィスセキュリティとは?

オフィスセキュリティとは、企業の情報や資産を守るために行う対策全般を指すものです。情報や資産の漏洩、紛失は企業にとって大きな損害になるだけではなく、取引先や顧客の信頼を失うことにもつながるため、万全の対策が求められます。

また、オフィスに不審者が侵入すれば、場合によっては従業員が危険な目に遭う可能性もあるでしょう。企業はさまざまなリスクから、資産、信頼、生命を守らなければなりません。

オフィスセキュリティには、大きく分けて「情報セキュリティ」と「空間セキュリティ」の2つがあります。それぞれの概要は次のとおりです。

情報セキュリティ

オフィスには、顧客や従業員の個人情報、自社が提供する商品・サービスに関する重要な機密情報などさまざまな情報が保管されています。

インターネットが普及した現在、個人情報や機密情報はウイルスやサイバー攻撃によって一瞬にして改ざんされる、あるいは漏えいするリスクがあります。これらを防ぐための対策が情報セキュリティです。

空間セキュリティ

オフィスには、サーバーやシステム内にある情報以外にもさまざまな資産が保管されています。紙の書類や現金、株式などをオフィスのどこに保管し、不審者や内部要因による持ち出しから防ぐかを考慮して行う対策が空間セキュリティです。

多様な働き方とオフィスセキュリティの課題

最近ではオフィスワークも、従来の一人にひとつのデスクの形で行うとは限りません。日によって好きな場所を選んで仕事をするフリーアドレスを取り入れる企業が増え始めています。また、サテライトオフィス勤務やテレワークも導入されるようになりました。しかし、こうした新たな働き方においてもセキュリティに関する課題があり、それらを把握しておくことは欠かせません。フリーアドレス、サテライトオフィス、テレワークそれぞれのオフィスセキュリティが抱える課題について見ていきましょう。

フリーアドレスにおけるオフィスセキュリティの課題

フリーアドレスでは基本的に個人のデスクがないため、仕事で使う資料やパソコンなどを常に持って移動します。その結果、置き忘れや紛失のリスクが高まるでしょう。また、異なる部署やチームの従業員と隣り合わせになる機会も増え、内部要因による情報の漏洩、持ち出しなどの可能性も考えられます。

なお、フリーアドレス導入時のポイントについては、『ルールと事前準備が大切!フリーアドレス導入で失敗しないために』の記事でも紹介しています。

サテライトオフィスにおけるオフィスセキュリティの課題

サテライトオフィスには占有型と共有型がありますが、特にセキュリティの観点から課題が生じるのは、共有型です。自社以外の企業と同じフロアで仕事をするため、たとえば、「パソコンの画面を開いたままで席を外してしまう」「隣に聞こえる声で電話してしまう」といったことにより、機密情報が漏えいするリスクがあります。

サテライトオフィスについては、『企業がサテライトオフィスを設置するメリット・デメリットとは?』の記事もご覧ください。

テレワークにおけるオフィスセキュリティの課題

「自宅で業務を行うために会社のパソコンやデータを持ち出し、そのまま紛失してしまう」「個人のパソコンやスマートフォンを使って業務を行いウイルスに感染してしまう」「家庭内ネットワークに不正侵入されてしまう」など、テレワークにもさまざまなセキュリティリスクの課題があります。

セキュリティに配慮したオフィスづくりのポイント

オフィスセキュリティを徹底し、安全に多様な働き方を実現させるには、次のポイントを押さえる必要があります。

フリーアドレスにおけるオフィスセキュリティのポイント

フリーアドレスにおけるオフィスセキュリティの課題を解決するためのポイントは、「在籍確認の徹底」と「フリーアドレスを導入する部署としない部署の振り分け」です。

いつ誰がどこで仕事をしていたかを明確にすることで、万が一、資料やデータを紛失しても原因が解明しやすくなります。また、会計・経理部門や機密事項を扱う部署にはフリーアドレスを導入しないことで情報漏えいを防ぐのも解決策のひとつです。

フリーアドレスの座席予約システムについて詳しくは、「座席管理システムSuwary」をご覧ください。

サテライトオフィスにおけるオフィスセキュリティのポイント

共有型サテライトオフィスを利用する場合、「セキュリティ対策を徹底しているサテライトオフィスを選ぶ」「利用する従業員に対してセキュリティ教育を徹底する」といったことが重要です。また、「パソコンのOSやファームウェアを定期的にアップデートする」、「従業員に、周囲の状況を常に意識させる」、「暗号化通信を必須とする」なども対策として欠かせません。

テレワークにおけるオフィスセキュリティのポイント

個人のパソコンやスマートフォンを業務で使わないようにさせることが重要ですが、会社のものを使う場合でも、利用者の管理やデバイスのセキュリティ対策の徹底は必須です。また、利用者に対しても厳格なルールを策定し、ルールの周知と遵守が対策のポイントとなります。

多様な働き方を実現するためはオフィスセキュリティの徹底が重要

人材不足の慢性化を解消するうえで、フリーアドレスも含めた多様な働き方の実現は、いまや業種を問わず重要な施策のひとつとなっています。しかし、セキュリティ対策をないがしろにしたまま、サテライトオフィスやテレワークを導入すれば、万が一トラブルが発生した際、大きな損害が生まれてしまうでしょう。

多様な働き方を実現させるには、まず徹底したオフィスセキュリティが欠かせません。誰もが安心して多様な働き方を実践するためにも、自社の情報資産をどのように守るべきかを前提にすることがカギとなります。