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事務所のレイアウトの考え方・ポイント

新しい事務所を立ち上げる際に、レイアウトに悩む経営者や担当者は多いでしょう。せっかくレイアウトを考えるなら、おしゃれでかっこいい事務所にしたいところです。以下より、洗練された事務所のレイアウトを考えるうえで大切な手順や考え方を見ていきましょう。

コンセプト(基本方針)を決める

事務所のレイアウトを決める際には、最初にコンセプトを決めることが大切です。
コンセプトは、事務所の機能や家具、スペースの使い方、働きやすい移動経路の決定など、あらゆることの軸となるテーマです。コンセプトを明確に決め、レイアウトを決める際の判断の基準とすることで、事務所全体で一貫性のあるデザインが作れます。

反対にコンセプトが明確でないと、思いつきで家具を購入したり必要のない機能をつけたりし、結果的に空間全体に統一感がなくなってしまいます。どのようなワークスタイルを実現したいか、どのようなオフィスにしたいのかなどのコンセプトを明確にして、レイアウトを検討しましょう。

ここからは、コンセプトによってレイアウトがどのように変わるのか紹介します。

フリーアドレスを取り入れている場合のレイアウト例

最近では、社員が座る場所を自由に決められるフリーアドレス制を採用する事務所も増えています。執務室の席が固定されていないため、直接仕事で関わることが少ない他部署のメンバーとも自然にコミュニケーションがとれます。そうすることで、新しい発想が生まれやすい環境を構築することができます。

またフリーアドレスでは収納が少ないことが課題になるため、同じ執務室内にはパーソナルロッカーや収納棚を置き収納場所を確保しましょう。さらに、コピー機など多くの人が使う機器をオフィスの中心に置くことで、全体の作業効率もアップします。

フリーアドレスの強みであるコミュニケーションを促進させるには、事務所内の動線を考えることも大切です。執務室からカフェスペースや会議室までの経路をあえて遠回りにすることで、より自然な交流が生まれやすくなります。

内勤者が多い場合のレイアウト例

内勤者が多いオフィスでは、日々の業務をこなす固定席を置くレイアウトにすることで作業効率が向上します。また内勤チームのコミュニケーションを促進する、島型対向式の配置にするのも効果的です。さらにチームが細分化する場合は、2〜3人程度の小グループで打ち合わせができるデスクがあると便利です。

内勤者が多いと、自社でゲストの対応をすることもあります。そのため会議室は、社内用と社外用を用意します。社外用の会議室はエントランスから近いところに設置し、社内用の会議室はプライバシーが確保された場所に置きます。また社内用の会議室ではコストを抑えた内装をほどこし、社外用の会議室はゲストを迎えるのにふさわしい内装にすることで、コストのバランスを図ることが可能です。

ゲストが多い場合のレイアウト例

セミナー会場や学習塾などゲストの多いオフィスのレイアウトは、外部の人が多く集まることを考慮して設計します。想定する来客の人数に応じてセミナー室を複数作ることで、さまざまな使い分けが可能です。

また演台やホワイトボード、プロジェクターなども必要です。デスクを動かすことも多いため、キャスター付きのデスクやスタッキングチェアを採用して、フレキシブルにレイアウト変更ができるように工夫しましょう。

講師や内勤者が作業する執務室は、最低限のスペースに設計します。反対に、エントランスはゲストが落ち着いて待機できるように、家具同士の間隔をとり広々とした空間を設けることが大切です。

面積の配分を考える

コンセプトが決まったら、次は各エリアの面積配分を決めていきます。事務所全体の面積から、執務室や会議室・カフェスペースなどそれぞれの面積を割り出します。

面積配分は、業態やワークスタイルによって変化します。ここでも/前段階において決定したコンセプトに基づくことで、優先順位をつけやすくなり限られたスペースを効率的に運用できます。

面積配分の内訳

一般的な事務所の面積配分を一覧にしました。ただし、コンセプトによって面積配分は変化します。

・執務エリア: 55%
社員が日々の業務を行うエリアです。普段人が集まる場所なため、事務所の中でももっとも広いスペースを確保します。

・役員エリア: 8%
社長室や役員室は、パーソナルスペースを重視してコンパクトに納めます。

・共有エリア: 14%
会議室やミーティングなど、社内で共有する場所は多くの人が一度に集まることを考え、人数に応じて広めに設定します。

・機器管理・情報管理エリア: 10%
サーバーや書類、金庫など重要な情報を管理する場所も必要です。事業内容によっては広いスペースが必要になります。

・休憩エリア: 7%
カフェスペースなどの休憩エリアは家具の高さを工夫したり、外の景色を取り込んだりして開放感のある空間を演出します。

・倉庫・収納: 4%
社員用のロッカーなどの収納スペースです。人数や働き方に応じて設置しましょう。

・通路: 2%
移動に必要なスペースです。自然な動線を確保するために十分な空間を設けましょう。

ゾーニング計画を立てる

ゾーニング計画とは、一つのエリアをスペース分けし配置を決めていく作業のことです。各エリアの面積配分が決まったら、今度は事務所のどの位置にそれぞれのエリアを置くのかゾーニングしていきます。コンセプトと各スペースの目的や用途を考慮して、事務所内のスペースを区分けすることで、レイアウトの大枠が決まります。

例えば来客の多い会社であれば、会議室や応接室などをエントランス寄りに作ることで、スムーズにゲストを案内できます。また機密情報を扱うエリアは執務室の奥に、共有エリアや休憩エリアなど多くの人が利用する場所は事務所の中心にゾーニングします。

ゾーニングとは?注目を集める理由や効果的なゾーニングのポイントを解説

寸法と動線をチェックする

ゾーニングを行った後は、現実的なオフィスレイアウトとして問題がないかを確認するために図面を起こし、各エリアの家具の大きさと人が往来する動線の寸法を確認します。

家具やパーテーション、収納設備などを図面に起こさずそのまま置くと、思ったようなレイアウトにならなかったり十分な導線が確保できなかったりすることがあります。特にオフィス家具はサイズが大きいため、適切な設置が可能かどうか事前に必ず確認しましょう。

また扉の開閉方向も動線や使い勝手に影響するため、図面に起こして実際に働く様子を想像しながらシミュレーションします。実際の事務所の機能性と快適性を保てるスペースを確保しましょう。

基準寸法を満たしているか

良好な仕事環境のために、事務所の通路幅は余裕を持って確保する必要があります。また緊急時の安全な避難のためにも、十分な通路幅の確保は大切です。

ただし人の往来の頻度や人数を考慮すると、それぞれの家具同士の必要な距離は異なるため、どのくらいの間隔を空ければいいのか迷うこともあるでしょう。
そこでJOIFA(日本オフィス家具協会)では、快適で機能性が担保された事務所をレイアウトするための目安となる寸法を定めています。

大人がひとり通れる通路幅は60cm以上、大人がふたりすれ違う場合には120cm以上が必要です。この通路幅を確保するために、デスク間の通路幅やデスクと壁の通路幅、デスクと収納庫の通路幅、さらにはコピー機などの設備との距離を十分に開ける必要があります。

これらの基準寸法に従うことで、効率的な業務と従業員の安全を守るオフィスのレイアウトを作成できます。以下の一覧を基準に、どのくらいの通路幅が必要なのか検討してみましょう。
また、寸法を決める際には法令遵守も必要です。法令遵守については次項で解説します。

・通路幅の基準寸法
ひとりが通行する通路幅: 60cm以上
ふたりがすれ違う通路幅: 120cm以上
ひとりが横向きになった時の通路幅: 45cm以上
着座時の背面の通路幅: 50cm以上

・デスク間の通路幅の基準寸法
デスク同士を横並びに設置する場合: 90cm以上(できれば120cm以上)
デスク同士を背中合わせに設置する場合: 180cm以上
デスクと壁の通路幅: 120cm以上
デスクと収納庫の通路幅: 135cm以上(収納庫を背後に設置する場合は180cm以上)
デスクとコピー機の通路幅: 105cm以上(コピー機を背後に設置する場合は140cm以上)

・会議室・ミーティングルームの基準寸法
座席と壁の間の通路: 100cm程度
会議テーブルとホワイトボードの間の通路幅: 120cm程度
前列との間の通路(同向式・セミナールームタイプ): 95cm程度

法令遵守できているか確認する

事務所内の寸法を図面に起こす際には、レイアウトや快適性、働きやすさのチェックも大切ですが、各スペースが法令に則った寸法であることも必ず確認しましょう。

事務所のレイアウトに関連する法律には「建築基準法」「消防」「労働安全衛生法」などがあります。いずれもオフィスを作る際には、安全や労働環境の観点からクリアするべき基準です。

ここでは事務所のレイアウトを考える際に必要な、基本的な法律内容を紹介します。ただし、下記の例以外でも多数の守るべきルールがあります。法令遵守には専門的な知識が必要になるため、不安な場合は専門家に相談することをおすすめします。

建築基準法

建築基準法では、通路幅について定められています。廊下の両側に部屋がある場合は、通路幅が160cm以上必要であり、片側のみに部屋がある場合は120cm以上が求められます。

消防法

事務所のレイアウトを考える際に、各エリアをパーテーションで区切ることも考えられます。ただし、パーテーションの設置には注意が必要です。

パーテーションの欄間を塞ぐと個室とみなされてしまい、煙感知器、熱感知器、スプリンクラー、非常灯の設置が必要になると消防法で定められています。知らずに施工すると、後から余分なコストが必要になるため注意しましょう。

労働安全衛生法

労働者の安全と健康、職場環境の快適性を確保するために、労働者1人あたりの十分な面積確保や適切な照明の確保が求められます。労働安全衛生法では、労働者1人あたり10立米以上の面積を確保することが定められています。

また設置する照明の照度は、精密な作業は300ルクス以上、一般的な作業には150ルクス以上、粗な作業は70ルクス以上が求められています。さらに照明設備は、6カ月に1回定期的に点検する義務もあります。

感染症対策・災害対策も取り入れる

近年では感染症の流行や自然災害の頻発により、それらに配慮したレイアウトも求められています。
従業員の安全を守り快適な仕事環境を構築するために、多くの企業が新しい価値観に対応したレイアウトを取り入れています。

感染症対策のポイント

オフィスレイアウトを工夫して、従業員同士の距離を約2m以上確保しソーシャルディスタンスを設けましょう。人と人が常に密になる空間を避け、各エリアに換気扇を設置することで、空気の流れを循環させるように換気することが大切です。

また対向型のデスク配置や人が向き合うエリアでは、パーテーションを設け飛沫対策も行います。
小規模なオフィスで十分なスペースの確保が難しい場合、自由に席を選べるフリーアドレス制の導入や固定席を設けないなど、お互いに距離を取りやすい環境を構築することも検討しましょう。

地震対策のポイント

オフィス内の背の高いキャビネットなどの家具は、地震の際に倒れる可能性があります。そのため、壁や床にしっかりと固定することが必要です。

実際に、地震の揺れに対応するオフィス家具も登場しています。キャビネット以外にも、倒れにくいコの字型やH字型で固定できるパーテーションもあります。

また日々の業務においても、通路には避難の妨げになる物を置かないように心がけましょう。
転倒など二次災害につながる可能性も考慮して、滑りにくい床材を採用する、オフィス内に防災用品を備蓄するなども有効です。

火災対策のポイント

火災の発生源となりえる物を減らすことが大切です。多くの人が使うキッチンスペースをおく場合は、IHヒーターなどを導入すると良いでしょう。

火災が起こってしまった際に備え、延焼を防ぐために防炎素材でできた床材やカーテンを選ぶことも大切です。また火災の際に消防隊の進入をスムーズにするために、窓の周辺には家具を配置しないようにして入口の確保を行います。

水害対策のポイント

突発的なゲリラ豪雨が起こることも増え、事務所でも水害対策が必要になってきました。事務所の場所によっては、洪水の危険もあります。自治体のハザードマップを確認して、万が一の避難先の認知をはかりましょう。

オフィス内には防災用品を備蓄し、身動きが取れなくなった際の備えをしておきます。さらに、地域によっては強い水圧に耐えるシャッターの設置も検討しましょう。

事務所のレイアウト事例

近年の事務所のレイアウトは、企業のコンセプトを反映させたおしゃれでかっこいいデザインで、従業員の働きやすさと安全も考慮されて設計されています。

フリーアドレスを導入したフレキシブルな執務室、個人が集中できるワーキングスペース、多くの人が集まるコミュニケーションエリアなど、多様な働き方に対応したレイアウトが求められています。さらには感染症や災害が起こることを考慮し、万が一の事態に備えることも大切です。必要な機能や確保するべき距離を考え、洗練したレイアウトを構築しましょう。

実際にオフィスのレイアウト事例をみてみたいという人は、こちらの記事で写真付きで詳しく解説していますから合わせてご覧ください。

※今回対策の「オフィス レイアウト」の記事を関連リンクとして添付してください。

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関連記事:オフィス移転の流れと進め方やポイントについて

まとめ

事務所のレイアウトは、まずはコンセプトを決めるところからスタートしましょう。どのような機能を持たせたいのか、どのような雰囲気にしたいのか、自社の事業や理念から抽出してコンセプトを決定します。コンセプトを基準にして、必要な設備やエリアを決めたらゾーニングを行います。

完成したら、一度図面に起こし動線を確認しましょう。なるべくゆとりのある動線を設けることで、自然なコミュニケーションが生まれます。緊急時の避難や感染症の予防にもつながるため、安全性にも配慮してレイアウトを考えましょう。

おしゃれさと機能性を両立させたいなら、専門家に依頼するのも有効な手段です。

この記事を書いた人

マーケティング部 コラム編集部 プラス株式会社ファニチャーカンパニー

プラス株式会社ファニチャーカンパニー マーケティング部 コラム編集部

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