オフィス引越しに必要な手順とやること
オフィスの引越しは、企業にとって一大イベントです。会社の規模が大きくなり今のオフィスで業務に対応できなくなった、建物が老朽化したなど、引越しする理由はさまざまですが、いずれにせよしっかりとした準備が必要です。ここではオフィスを引越しするに当たってのスケジュール感や、手順についてチェックしましょう。
オフィス移転の流れと進め方 スケジュールやポイントをチェックリスト付きで解説
オフィス引越しのスケジュール感
オフィス引越しは段階的に進めます。以下に記したのは、引越し完了までのおおよそのスケジュールです。
6カ月前
管理会社への旧オフィスの解約通知（賃貸物件の場合）
旧オフィスの原状回復工事計画
新オフィスの物件探しと移転先選定
4カ月前
新オフィスのレイアウト計画
新しい什器やオフィス家具の選定
3カ月前
引越し業者への見積もり依頼
社員への通知
1カ月前
社員に向けての引越しマニュアルの作成
引越しスケジュールの確認と社員への周知
各種届出
取引先への移転通知の発送
名刺の住所変更
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1週間前
引越し当日の役割分担の決定
引越し業者やその他の業者に依頼する作業
以下に、オフィスの引越しにおける専門業者への依頼が必要な領域を記しました。
内装のレイアウト
各部署やフロアごとのゾーニング計画やレイアウトのデザイン
精密機器の梱包・運搬
コピー機、ファックス、サーバーなどの運搬
電話の移設、LAN工事、電気工事
新オフィスでの通信インフラの整備
梱包などの作業の際に注意すべきこと
オフィスの引越しには大量の梱包がともない、基本的には社員一同となって梱包作業を行います。社員がそれぞれ行う作業範囲で、注意する点を紹介します。
書類やファイルの梱包
書類やファイルは、ダンボールの色やラベルで識別できるようにしておくことで、移転先で開梱する際にわかりやすいでしょう。雑多に梱包すると、開けた時に非常に手間がかかります。
個人の荷物の梱包
個人情報が含まれる書類やファイルは、各自で梱包します。普段使わないファイルや書類から少しずつ梱包を始めると、スムーズに進められます。また事前に各自持ち帰ってもらうことで、作業も楽になります。
オフィス引っ越しの費用
多くの物や人が移動するオフィスの引越しには、まとまった費用が必要になります。個人の引越しであれば比較的簡単に見積もりが出せますが、オフィスの移転においては価格に影響する要素が多岐に渡り、業者との綿密な打ち合わせが必要です。基本的な部分だけ見ても、引っ越しにかかる基本的な費用、新しいオフィスの準備費用、旧オフィスの原状回復工事、敷金や仲介手数料までさまざまな費用が発生します。ここでは、オフィス移転にかかる主要な費用項目について詳しく解説します。
オフィス移転で気を付けたいことは？引っ越し見積もりのチェックポイント
引越しにかかる単純な費用
オフィスの引越しにかかる費用の内訳は、引越し業者に支払う「引越し費用」と「不用品の処分費用」の二つが大きな割合を占めます。引越し費用は書類やパソコンなど必要な物品を運ぶ費用で、相場は社員1人当たり約3万円です。仮に従業員が100名いるなら、引越し費用だけでも300万円必要です。加えて、新しいオフィスに移動させない不用品の処分費用がかかります。大型のデスクや古いPCなど、台数によってはかなり金額がかさみます。さらに産業廃棄物の処理には追加費用が発生することもあるため、引き取り可能なものはリサイクル業者を利用するなどの工夫が必要です。
原状回復のための工事費用
現在のオフィスを賃貸している場合、退去時には「原状回復工事」が必須です。一般的な原状回復費用の相場は坪単価で3万円程度ですが、ビルの規模や築年数、立地によって変動します。原状回復の費用は業者によって大きく差が出るため、坪単価3万円を基準に正当な見積もりを提案してくれる業者を選択しましょう。現地視察を経ずに高額な見積もりを提示する業者も存在しますから、相見積もりするなど複数の業者に依頼してコストを削減しましょう。
新オフィスを用意するのに必要な費用
新しいオフィスを整えるための費用は多岐に渡ります。基本的なものは「不動産取得費用」「内装工事費用」「ネットワーク工事費用」「什器購入費用」の4つです。内装工事費用の目安は1坪あたり10万円からです。もちろん、内装デザインにこだわることで費用はアップします。さらにセキュリティ強化や感染症対策などの特別な要望がある場合は、その分の費用が上がることを見込んでおきましょう。
また業者によってサービスの範囲や内容、料金にも大きく違いがあるため、イメージする内装を希望の価格で工事してくれる業者を探しましょう。
次にLANや電話、電気などのインフラの整備にかかるネットワーク工事費用は、1人当たり5万円からが目安です。ネットワーク工事費に関しても、扱っている事業内容によって費用は異なります。仮に膨大な情報をコンピューターで管理しているなら、必要なセキュリティレベルも上がり、その分料金も高額になるでしょう。什器類については、旧オフィスから転用するもの、新しく調達が必要なものをリストアップし、可能なら旧オフィスのものを流用することで費用を抑えられます。
敷金や仲介手数料など、中間費用
不動産取得には初期費用がかかります。条件によって異なるものの、オフィスの移転では「前家賃」「敷金・礼金」「仲介手数」「火災保険料」がかかるのが一般的です。前家賃とは当月分の家賃を前もって支払うことで、月末近くに入居する場合は当月の日割り分と翌月1カ月分が請求されます。オフィスにおける敷金は家賃の4〜8か月分が一般的で、仲介手数料は賃料の1か月分が目安です。火災保険は2年契約で2〜3万円程度かかり、保険内容によって保障範囲が異なるため、契約前に詳細を確認しておきましょう。
オフィス引越しの見積もりはいつまでに行う？
オフィス引越しは家の引越しと比べて複雑な作業や手続きが多いため、早めに計画しておくことが大切です。最低でも3〜4カ月前には複数の引越し業者に見積もりを依頼し、サービス内容や費用を比較し、なるべく早めに選定しましょう。また配線工事や什器類の廃棄、引き取りなどを一括して行ってくれる引越し業者であれば、費用と時間の削減につながります。ただし業者によって対応可能な作業範囲が異なるため、見積もり時にどの範囲まで依頼したいか明確に伝えることで、その後の作業もスムーズになります。
オフィス引越しの業者の選び方
オフィスの引越し業者を選定する際には「サービスの範囲」「引越し安心マークの有無」「料金」に注目して選ぶとスムーズです。
対応しているサービスの範囲で選ぶ
オフィスの引越しでは、荷物の運搬だけでなく、新しいオフィスの作業環境の整備も必要な工程です。電話やインターネット、電気の配線工事やオフィス家具配置など、環境整備を含めた総合的なサービスを提供する業者を選ぶことで、引っ越した後のトラブル回避やコストの削減につながります。
「引越し安心マーク」を取得しているかで選ぶ
「引越し安心マーク」は、全日本トラック協会が認定する優良引越し事業者に与えられるマークです。機密情報や精密機器の運搬が必要な引越しでは、このマークを取得している業者を選ぶと安心して任せられるでしょう。
料金で選ぶ
オフィス引越しの料金は複雑で、想定していた予算を超過することも考えられます。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と照らし合わせ、なるべく安価かつ安心安全な業者を選定しましょう。
オフィス引越しの見積もりやサポート内容の実績
オフィス引越しの際に最もコストがかかるのは、引越し業者へ支払う料金です。とはいっても、新オフィスの良し悪しはその後の業務効率や企業全体のブランディングに影響するため、価格だけで決めるのは避けた方が良いでしょう。
どのようなサービスを提供しているのか、どこまでの作業に対応しているのか、アフターフォローはあるのかなど、価格面以外にも注目して、総合的な希望を叶えてくれる業者を選定しましょう。
ここからは、プラス株式会社のオフィス引越し事例を3つ紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
セーラー万年筆株式会社 広島工場
セーラー万年筆株式会社広島工場の移転では、既存の什器と新規購入品の組み合わせてレイアウトを行いました。来客の多い見学コースのエントランスはアンティーク家具と万年筆のデザインを取り入れた家具を配置し、視覚的なブランディングを行っています。
一方の製造ラインや会議室は、白を基調とした清潔感ある空間に整えられており、おしゃれさと業務効率の向上を目指してデザインしています。
株式会社エドウイン
株式会社エドウインの新オフィスは、社内でのコミュニケーションを活発にすることを目的にデザインされました。従業員のコミュニケーションとブランド間のシナジー効果を高めるため、1フロアに従業員を集約し、現場目線での意見を取り入れながら新たなオフィス空間を構築しています。
主な交流の場となるナチュラルモダンデザインのカフェスペースは、社内コミュニケーションの中心となるよう設計されています。オフィス内のデザインはシンプルで統一性を重視し、モノづくりで発展してきた同社のブランドを感じさせるデザインにまとめています。
株式会社廣済堂
株式会社廣済堂の新オフィスは、これまでの多層階を1フロアに集約することで、コミュニケーションや創造性の活性化を目指す空間として設計されました。ドーナツ型のフロア形状は行き止まりがなく、人や情報が活発に行き交うことが可能となりました。またレイアウトやインテリアデザインでは、印刷業務を主に行う廣済堂らしさが表現されるよう、印刷技術を活かしたオリジナルのカーペットやプリントタイルを設置しています。執務空間はシンプルでありながら、働く社員や商品が際立つように設計されており、活気よく働けるような配慮がされています。
オフィス引越しは計画的に！
オフィスの引越しは、早めに計画を行いましょう。引越し業者への依頼は遅くとも3カ月前までが理想ですが、急いで進めることで見落としや不備が生まれます。業務効率を維持しながら引越し作業を進めるために、早めにコツコツ準備しておきます。また、引越しにはまとまった費用が必要です。工程ごとに別々の業者に依頼を出すと、連絡タスクも増え金額も上がる傾向にあります。そのため、デザインから引越し完了までワンストップで依頼できる業者を選定しましょう。プラス株式会社では、オフィスの引越しに関する幅広いサービスを提供しています。そのほかの事例も掲載していますので、ぜひホームページをご覧ください。
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