オフィス移転の業者を選ぶ際のポイントは?選定の基準や決定までの流れ

オフィス移転の業者を選ぶ際のポイントは?選定の基準や決定までの流れ

オフィス移転・リニューアル

オフィス移転には多くの作業や手続きが発生します。通常の業務を行いながら作業を進めていくため、担当者にとっては大きな負担となることもあるでしょう。オフィス移転をスムーズに行いたい場合は、業者選びが重要です。オフィス移転専門の業者に依頼すれば、荷物の運搬や工事だけでなく、移転計画の策定や書類申請などさまざまなサービスを任せられます。今回は、オフィス移転に使える業者の種類や特長、選定のポイントや流れを解説します。

オフィス移転全体の流れの詳細は『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』をご覧ください。

オフィス移転に使える業者の種類と特長

オフィス移転サービスを行っている業者の主な種類には、「引っ越しサービス」と「オフィス移転コンサル」があります。引っ越し作業をどこまでお任せするかによって依頼する業者が変わってくるため、それぞれの特長やサービス内容を把握しておくことが大切です。

引っ越しサービス

引っ越しサービスは引っ越し専門の業者で、家庭向けの引っ越しサービスを行っている会社も多いため、個人で利用したことがある方もいるかもしれません。法人向けの引っ越しサービスでは、多くの場合、荷物の運搬だけでなく、オフィスのレイアウト設計や内線工事なども行ってくれます。特に大手では、スタッフの研修や引っ越し用の資材が充実していることが特長です。引っ越しのノウハウが豊富で、スタッフの作業スピードや質の高さに期待が持てます。

また、地域密着型の小中規模の引っ越し専門業者は、コストを抑えた引っ越しや、小規模な引っ越しなどを得意とする場合もあります。知名度は低くても大手並みのサービスを提供しているところもあるため、気になる業者があったら見積もりを取ってみるとよいでしょう。

オフィス移転コンサル

オフィス移転コンサルとは、移転前の物件探しや引っ越し作業、手続きの代行、移転後のフォローまでをトータルで行うサービスです。引っ越し業者だけでなく、不動産会社や建築会社、オフィス家具メーカー、デザイン・設計会社など、さまざまな業種が参入しています。それぞれの専門分野ごとに得意とするサービスがあるため、比較してみることが大切です。

オフィス移転では、不動産会社や引っ越し業者、内装工事業者など、さまざまな業者と個別に打ち合わせをする必要があります。しかし、オフィス移転コンサルに依頼すれば、業者との交渉や手配まで行ってくれるためオフィス移転の労力を軽減できることがメリットです。コンサルを通すことで、オフィス移転にかかるトータルのコストが安くなることもあります。

オフィス移転のコンサルに依頼するメリットについては、『オフィス移転をコンサルに依頼するメリットとコンサル選択のポイント 』をご覧ください。

オフィス移転の業者を選ぶ際のポイント

オフィス移転業者は数多く存在するため、どの業者を選べばいいのか悩む方も多いでしょう。ここでは、オフィス移転業者を選ぶ際のポイントを紹介します。

オフィス移転の実績

実績豊富な業者であればオフィス移転のノウハウがあるため、安心して任せられます。オフィス移転業者の多くは、自社のホームページで実績や事例を紹介しているのでチェックしてみましょう。オフィスの内装やデザイン、レイアウトなども依頼したい場合は、それぞれの会社の施工事例を確認することがおすすめです。写真や顧客の声などを参考にするとイメージがわきやすくなります。

プラスのオフィス移転実績はこちら『事例紹介

サービスの範囲

サービスの範囲はオフィス移転業者によって異なります。引っ越し専門の業者であれば、引っ越し作業のほか、原状回復、内装工事、電気・電信工事、レイアウト、書類申請なども行っていることが一般的です。また、オフィス移転コンサルへ依頼する場合は、オフィス移転をトータルで任せることが多いでしょう。それぞれの会社に得意分野があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

アフターフォロー

移転後のレイアウト変更、地震対策、備品の交換など、移転後のアフターフォローが充実している会社もあります。たとえば、移転後にオフィス家具を追加したり、レイアウトを変更したりしたい場合に活用できます。実際に移転先で業務を開始したあとに改めて気付くこともあるため、アフターフォローのサービスが充実している会社もおすすめです。

価格

オフィス移転には多額の費用がかかります。そのため、できるだけコストを抑えた移転を考えている企業も多いでしょう。実際に複数の引っ越し業者から見積もりを取って、予算の範囲内で依頼できるところを選ぶことも大切です。ただし、価格は依頼するサービスの範囲にもよります。価格を安く抑えても、自社で行う作業が増えてしまうと、従業員の負担が大きくなるため注意が必要です。

オフィス移転に必要な費用については、『オフィス移転でかかる費用の項目は?見積もりが必要な項目を紹介』をご覧ください。

オフィス移転の業者選定までの流れ

最後にオフィス移転業者を選定するまでの流れを解説します。

1.依頼したいサービスの範囲を決める

まずはオフィス移転業者にどこまでお任せするのか、依頼したいサービスの範囲を決めます。オフィス移転に伴い選任の担当者を付けられるのか、通常業務に影響が出ないかなどを考慮したうえで、サービスの範囲を検討することが大切です。

2.予算を決める

オフィス移転にかかる費用は、引っ越し費用、新オフィスの契約にかかる費用、旧オフィスの原状回復工事費用、敷金や仲介手数料などです。これらの費用がトータルでいくらになるのか検討し、予算を決めます。

3.見積もりを取る

依頼するサービスの範囲や予算が決まったら、複数の業者で見積もりを取ってみます。見積もりはインターネットの一括見積もりサービスを活用すれば大体の相場はわかりますが、実際に担当者に来社してもらって打ち合わせをしないと正確な料金が算出されません。気になる業者へ連絡を取って、見積もり依頼をしましょう。

見積もりを確認する際は、トータルの料金だけでなく料金の内訳を確認することが大切です。依頼したいサービスが含まれているか、追加料金が発生することはないのかを確認する必要があります。

オフィス移転に関わる見積もりについては、『オフィス移転時に必要な見積りとは? 依頼する業者や選択ポイントを解説』をご覧ください。

4.実績やサービス内容などを検討する

予算に見合った業者が見つかったら、業者の実績やサービス内容などを検討します。料金が安くても実績が少ない場合やサービス内容が充実していない場合は再検討が必要でしょう。

5.オフィス移転業者へ依頼する

料金や実績、サービス内容を検討した結果、自社の要望に合った業者が見つかったら申し込みをします。引っ越し作業や配線工事、廃棄物処理など実際に依頼する業務について担当者と詳細を話し合いながら、移転業務を進めていきましょう。

オフィス移転のスケジュールについては、『オフィス移転のスケジュールを紹介!移転準備は6カ月以上前から!』をご覧ください。

オフィス移転は引っ越し作業をトータルでお任せ!

オフィス移転の業者を決める際は、実績やサービス内容などを比較したうえで検討することが大切です。移転後のオフィスで快適に仕事をするためには、移転サービスをトータルで行っている業者を選ぶことがおすすめです。新しいオフィスづくりの提案や移転計画書の策定、引っ越しに伴う各種手続きの代行、工事の手配など、さまざまな作業をお任せできます。自社だけでは解決できないオフィスの課題も実績やノウハウのある業者に依頼すれば、適切な提案をしてくれるでしょう。