オフィス移転で総務部がやるべき業務は?忘れると後になって困るポイントを解説

オフィス移転で総務部がやるべき業務は?忘れると後になって困るポイントを解説

オフィス移転・リニューアル

一般的にオフィス移転を担当する部署といえば総務部が挙げられます。組織の円滑な運営に欠かせない総務部は、オフィス移転において果たす役割も重要だといえるでしょう。ただオフィス管理の専門とはいえ、初めてのオフィス移転となれば勝手も異なり、チェックリストがあっても漏れや抜けが出て後になってから慌てることも少なくありません。今回は総務部の実務者目線で、「忘れがちだがやっておかなければならない」「やっておくと作業がスムーズに進む」業務をお伝えします。

また、オフィス移転の流れがわからない、チェックリストがあれば嬉しいという方は、『これで完璧!オフィス移転の流れとすべきこと【チェックリスト付き】』の記事もご覧ください。

移転計画時に総務部がやるべきこと

オフィス移転の話が上がってきた段階で、総務部としてやるべきこととしては次の2点が挙げられます。

  • 書類の確認

後になってトラブルにならないよう現オフィスの賃貸契約書で、「退去予告を何か月前に行うか」「原状回復はどこまで行うか」などを確認しておきます。

  • 情報収集

移転先候補地の環境、家賃目安、交通手段などの情報を収集します。また、忘れがちなのが健康診断を行える病院の確認です。移転先が現オフィスから近い所であれば問題ありませんが、別の市区町村になる場合は、近くに健康診断が行える病院があるかどうかの情報収集もしておきましょう。

なお、オフィス移転のスケジュールとチェックリストについては、『オフィス移転スケジュールとタスクリスト』よりダウンロードいただけます。

移転決定時・直前に総務部がやるべきこと

次に、実際に移転が決まった際、そして移転直前に総務部がやるべきことについてみていきましょう。

移転決定時にやるべきこと

  • 移転スケジュールの作成

移転日から逆算して移転スケジュールを作成し、全社員で共有します。基本的に通常業務を行いつつ移転準備を進めて行かなければならないため、おおまかなスケジュールにすると後回しにされてしまい間に合わなくなる可能性も考えられます。できるだけ細かく日程を区切ったスケジュールを作成し、期限を厳守してもらうようにしましょう。

  • 社外への連絡

取引先や不動産会社、引越業者との連絡のほか、水道・電気・ガス・郵便・ネットなどの会社へ住所移転の連絡をします。

  • 社内への通達

各部署へ名刺・封筒・請求書・社員証などの印刷物の確認や新オフィスのレイアウト確認を行います。レイアウトに変更がある場合、改めて設計図の描き直しや什器のサイズ変更が必要になる可能性もあるため、できるだけ早い段階で確認するようにしましょう。

  • 各種移転・変更手続き

通勤定期解約または変更の手続き、各種保険手続き、クレジットカードや銀行口座の住所変更、納税地変更・給与支払変更手続きなどを行います。

移転直前にやるべきこと

  • 移転準備

段ボールや梱包材の準備、粗大ごみ廃棄の確認、原状回復工事の確認、移転スケジュールの最終確認などを行います。また移転翌日からすぐに業務が行えるよう、新オフィスでのネット回線工事の日程確認も忘れないようにしておきましょう。

オフィス移転に伴うオフィス家具の見直しや廃棄方法については、『オフィス移転時に見直したいオフィス家具は?廃棄・リサイクルの方法も紹介』 の記事で解説しています。

  • 公的書類の提出準備

法務局や税務署への移転登記申請、労働基準監督署・公共職業安定所への届出を行うための書類準備も忘れずに行います。可能であれば移転当日もしくは翌日までには済ませられるようにしておくとよいでしょう。

また、忘れがちなのが、車両がある場合の警察署での車庫証明です。これを忘れてしまうと10万円以下の罰金刑に処される可能性もあります。住所変更から15日以内という決まりがあるので必ず行ってください。ほかにも消防署への防火管理者選任届、他市区へ移転する際の印鑑カード再発行など、事前に済ませておけるものは済ませておくと漏れの防止につながります。

移転後に総務部がやるべきこと

移転が終わっても総務部の仕事は終わりではありません。移転後には次のような業務を行います。

  • 各部署への確認

事前のレイアウトと異なる部分はないか、足りない備品、設備はないかなどを確認し、不備があった場合はすぐに注文する、関連各所に連絡をするなどを迅速に行わなければなりません。また、変更手続きに漏れがあると必要な郵便が届かない、ガスや水道が使えないといった可能性もあるため、改めてすべての変更手続きに漏れがないかどうかの確認を行います。

オフィス移転において総務部は細かい部分にまで目を配り確認を怠らないことが重要

現オフィスと新オフィスの距離がそれほど離れていなければ問題ありませんが、別の市、別の区へ移転する場合、移転先の法務局で印鑑カードを再発行する必要があります。また健康診断で利用している病院を代える必要も生じるため、事前の確認は怠らないようにしましょう。

意外と忘れがちなのが、新オフィスでの車庫証明の取得です。営業車や社用車など複数台の車両がある場合、台数分の車庫証明が必要になるため、事前に警察署で手続きを済ませておきましょう。

オフィス移転というと、役所へ提出する書類やインターネット環境、印刷物の変更などに目が行きがちです。そのため前述したような細かい手続きや確認は総務部が行っておかないと後になって手間がかかってしまいます。そうしたリスクを避けるためにも、全体を俯瞰し、細かい部分にまで目を配ることが求められるでしょう。