フリーアドレスの課題を解決する便利グッズを紹介

フリーアドレスの課題を解決する便利グッズを紹介

フリーアドレス

コロナ禍の影響もあって多くの企業でテレワークが導入され、空いたオフィススペースを有効活用するためにフリーアドレスを導入するケースが増えています。他部署とのコミュニケーション活性化にも効果を発揮するフリーアドレスですが、席が固定されていないと不便な面も少なくありません。そこで、今回はフリーアドレスの不便な面を解消する便利グッズを紹介します。

フリーアドレスでの働き方

フリーアドレスとは、固定席をつくらず、日によって自分で好きな席を選択して働く形式のことを指します。フリーアドレスの働き方の特徴は次の3点です。

1. ペーパーレスが基本
従来のように従業員一人ひとりに固定席がないため、書類や資料などをしまっておけるスペースがありません。そのため、フリーアドレスではペーパーレスが基本となります。
ペーパーレスについては『居心地のいいオフィスを創るペーパーレス入門』の記事もご覧ください。
 
2. デスクを複数人で共有する
フリーアドレスではオフィススペースを有効活用する目的もあり、個人のデスクはなく、デスクを複数人で共有します。そのため、大型のデスクを複数人で利用したり、一人用のデスクを日々異なる人が利用したりします。
フリーアドレスに適したデスクについて、『フリーアドレスでの快適な業務を実現するデスク選びのポイント』の記事で解説しています。
 
3. オフィス内に個人用の荷物ロッカーを設置
常に座る場所が変わるため、文具やパソコン、個人の小物をしまう場所は用意されていません。基本的には、個人用の荷物ロッカーがオフィスに設置され、荷物はロッカーにしまいます。

フリーアドレス導入時に生じうる課題

フリーアドレスは従来のオフィスデザインを大きく変えるデザインです。そのため、慣れるまでには不便に感じられる点も多々あるのではないでしょうか。特に次の点については、多くの企業で課題となっています。

1. セキュリティ面で不安が残る
フリーアドレスは、ペーパーレスが基本ではありますが、企業によってはどうしても紙での管理が必要な書類もあるでしょう。そのような書類は、通常は個人ロッカーにしまえば問題ありませんが、なかには常に業務で使用する書類で社外秘、部外秘のものもあるかもしれません。そうした場合、持ち運びはもちろん、他部署の従業員と隣り合うケースも多いため、セキュリティ面で不安が残るケースがあるのではないでしょうか。
 
2. 周囲のノイズが気になる
個人用のデスクではなく大型のデスクでは、仕切りがないため、周囲のノイズが気になってしまうという従業員も少なくありません。特に集中して仕事をしたいときや、隣の従業員が電話で話しているときなどは、大型のデスクでは効率が下がってしまう可能性も高まります。
社員の生産性を高めるヒントを『うるさい職場のなかで集中して仕事を進めていくための方法とは?』の記事で紹介しています。
 
3. 私物や文具の紛失が増える
個人デスクであれば、常にデスクの引き出しに私物や文具をしまうため、それらを紛失するリスクもそれほど高くはないでしょう。
しかし、フリーアドレスの場合、日によって座る場所が変わるうえ、周囲にいる従業員も毎回同じ人ではありません。そのため、「自分の文具と間違われて持っていかれてしまう」「置き忘れてしまう」といったことで紛失するケースも増加します。

フリーアドレスに適した便利グッズ紹介

フリーアドレスの不便さは、少しの工夫や便利グッズの活用で解消するケースも少なくありません。ここでは、フリーアドレスの不便解消に役立つおすすめグッズを紹介します。

・カモフラージュホルダー
社外秘や部外秘の書類は基本的には持ち歩かないようにするのが一番ですが、業務上どうしても持ち歩く必要が出てくる場合もあるでしょう。そんなときにおすすめなのが、カモフラージュホルダーです。
見た目は普通の書類を入れるホルダーですが、表面にカモフラージュ柄が施されているため、大きな文字は外から見えても小さな文字や数字は読めません。
外から文字がまったく見えないと何をどこに収納したかを忘れてしまいますが、カモフラージュホルダーであれば、タイトルは見えるので探す手間もかかりません。
カモフラージュホルダーについて詳しくは、「セキュリティファイルシリーズ カモフラージュホルダー」をご覧ください。
 
・デスクトップパネル
普段は同僚とコミュニケーションを取りつつも、業務内容によっては「大型のデスクでも気を散らさずに仕事をしたい」、「周囲のノイズを遮りたい」など、一人で作業に集中したい場合もあるでしょう。そうした際に役立つのが、デスクトップパネルです。
デスクとデスクを仕切るような大型のパネルでは簡単に持ち運ぶことはできませんが、デスクトップパネルは、自分の周囲だけを囲えるような小型のもので手軽に持ち運べるため、フリーアドレスに最適です。
 
・モバイルバッグ
私物は個人ロッカーにもしまえますが、パソコンのほか、業務中にたびたび使う文具や充電器、ファイルなどをその都度ロッカーまで取りに行くのは面倒なうえ、効率も下がってしまいます。そこでおすすめなのが2021年10月にプラスが発売した「モバイルバッグ+(プラス)」です。
荷物が少ない人向けのスリムタイプと、厚型ファイルやACアダプター、マウスなども収納できるワイドタイプの2種類が用意されています。側面と底面にフェルト素材を使用しているため、ワイドタイプでも底板を外せば折り畳むことができ、コンパクトに収納することも可能です。
モバイルバッグについて詳しくは、「モバイルバッグ+」をご覧ください。

フリーアドレスの不便な部分は便利グッズで快適に

フリーアドレスはメリットもあるものの、不便な点もあるのではと考える人は少なくないかもしれません。しかし、多くの不便さは、ちょっとした工夫で快適さに変えることも可能です。

お気に入りのグッズを使うことで、気分よく仕事に臨めるようになる可能性もあるので、それぞれに不便だと感じる部分を便利グッズで快適にしてみてはいかがでしょう。