フリーアドレスで成果を上げるために欠かせない席決めのポイントを解説 | オフィス移転・オフィスリニューアルのプラス株式会社ファニチャーカンパニー

テレワークを導入する企業が増えたこともあり、オフィス有効活用の一環として改めて注目を集めるフリーアドレス。社員全員の出社を前提としたフリーアドレスに比べ、出社人数が少ないため従来以上に同じメンバーで固まるケースが増えているのではないでしょうか。そこで、今回はハイブリッドワークにおけるフリーアドレスの席の考え方について、高い成果を上げるために欠かせないポイントをお伝えします。

ハイブリッドワークをより詳しく知りたいかたは、「ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点」をご覧ください。

フリーアドレスの運用で欠かせないポイント

そもそもフリーアドレスとは、部署の垣根を越えたコミュニケーションにより、新たなコラボレーションや業務の活性化を目的に行われる施策のひとつです。そのため、フリーアドレスの運用では次のポイントは欠かせません。

自由に席を選べるようにする

例えば、部下に自分の目が届くところにいてほしいために、上司が自分の近くに座るよう強制してはフリーアドレスの意味がありません。特定の場合を除き、すべての社員が自分の意思で座る席を選択できるようにする必要があります。

どの席でも業務をスムーズに進められるように設備を用意する

どの席に座っても最低限の業務ができる設備を用意しておくことも重要です。特定の席以外では、十分な業務ができないとなれば、そこに社員が集中してしまう可能性が高まります。これではフリーアドレスの目的を果たせません。

フリーアドレスのスペースはコンパクトにまとめる

オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方であるハイブリッドワークを導入している場合、オフィスに出社する人数は以前の半分以下になるケースも少なくありません。そうしたなかで、全社員がオフィスにいる想定でフリーアドレスのエリアをつくれば、スペースに空きができてしまい、コミュニケーションが取りにくくなります。そこで、レイアウトを見直してコンパクトにまとめる必要があるでしょう。

フリーアドレスの運用については、『独自に実施したアンケート結果から見る、フリーアドレスを効果的に運用するポイント』の記事もご覧ください。

よくあるフリーアドレスの失敗例

フリーアドレスを成功させるには、前項で挙げたポイントに注意する必要がありますが、それ以外にもよくある失敗例を把握しておくことも重要です。ここでは、よくあるフリーアドレスの失敗例を紹介します。

席の固定化

誰に強制されるわけでもなく、席の移動が面倒で常に同じ席に座ってしまい、フリーアドレス本来の目的が形骸化されてしまうケースです。

誰がどこにいるかわからず業務が滞る

毎日違う席に座る場合でも問題点がひとつあります。それは、誰がどこにいるかの把握が難しくなる点です。特にハイブリッドワークを導入している場合、管理を怠ると、そもそも社員がオフィスにいるのかどうかの確認もできなくなり、その結果、業務が滞ってしまいます。

部署、チーム間でのコミュニケーション不足

他部署や他のチームとのコミュニケーション活性化が実現する反面、同じ部署、チームとのコミュニケーションが不足してしまうのもよくある失敗例のひとつです。

フリーアドレスの失敗例については、『失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは？』の記事もご覧ください。

フリーアドレスでの席決めのポイント

フリーアドレス運用のポイントや失敗例を踏まえ、フリーアドレスで成果を上げるための席決めをする際、どのようにすればよいのか、そのポイントを説明します。

席をランダムに決めるための運用を設ける

例えば、出社した時にくじを引き、そこで出た席に座るといった運用を設けることで、席の固定化が防げます。席が毎回変わると、他部署や他のチームの社員と近くになるなど、普段では生まれないコミュニケーションの機会が増えます。それにより、コラボレーションや業務のアイデア活性化といった効果が期待できるでしょう。

週に1回は部署やチームでまとまる機会をつくる

週に1回程度部署やチームでまとまって座る機会をつくります。これにより、他部署や他チームとのコミュニケーションを取りつつ、各自の部署、チームとのスムーズな業務の実行が保たれます。

席予約システムの活用

席予約システムを活用し、事前に自分の座る席を予約できるようにするのもおすすめです。これにより、在席確認が簡単に行えるようになるため、現在オフィスにいる社員は誰か、テレワーク社員は誰かもすぐに確認ができます。

プラスでは、スマートフォンアプリで簡単に席予約ができるサービス、「Suwary（スワリー）」を提供していますので、ぜひ、詳細をご確認ください。

これまで以上に重要となる席決めのルール策定

全面的なテレワークから、オフィスワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークに移行する企業も増加しています。そうしたなかで、オフィスの有効活用としてフリーアドレスを活用する場合、気をつけたいのが席決めのルールです。

オフィスにいる社員の数が少ないため、以前よりも好きな席を取りやすくなり、つい同じ席に座ってしまうケースも増えるでしょう。これを避けるには、2日続けて同じ席に座らないなどのルール策定が重要となります。

フリーアドレスのルールについて、『ルールと事前準備が大切！フリーアドレス導入で失敗しないために』の記事もご覧ください。

また、オフィスにいる社員とテレワーク社員の在籍確認も簡単ではありません。そうした際は、席予約システムを使い、社員側も管理する側も効率的に席決めと管理をできるようにするのがおすすめです。ハイブリッドワーク下でのフリーアドレスでお悩みの際は、ぜひ、座席管理システム「Suwary（スワリー）」の活用をご検討ください。