フリーアドレスで成果を上げるには、オフィスレイアウトが大きなポイントとなります。これまで多くの企業では全社員がオフィスに出社する前提のレイアウトだったのではないでしょうか。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大などにより、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入した場合、これまでとは異なるレイアウトの検討が必要になるでしょう。そこで今回は、ハイブリッドワークを前提としてフリーアドレスを実践する際のオフィスレイアウトについて、ポイントや注意点をお伝えします。
ハイブリッドワークをより詳しく知りたいかたは、『ハイブリッドワークとは？テレワークの定着を実現させるポイントと注意点』をご覧ください。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、オフィス内で決まった座席に座らず、気分や業務に合わせて空いている座席を選んで仕事をするワークスタイルです。この働き方はIT企業やベンチャー企業で広く取り入れられていましたが、感染症の影響でさまざまな働き方が広がったことで、オフィスの使い方についても見直しが進み、その一環としてフリーアドレスを導入する企業文化が広がっています。フリーアドレスは従業員だけではなく企業側にもメリットがあり、オフィススペースの有効活用やコミュニケーションが誘発されることで、イノベーションの創出につながります。
フリーアドレスは大きく2タイプにわけられる
オフィスで固定席をつくらず、席を自由に選ぶワークスタイルであるフリーアドレス。「異なる部署やチームの社員とコミュニケーションが取りやすくなる」「新たなコラボレーションや新規事業のアイデア創出のきっかけになる」などさまざまなメリットが考えられます。フリーアドレスは、以下の2タイプにわけられます。
完全フリーアドレス
完全フリーアドレスは、座席の選択が完全に自由で、毎日違う席を選んで仕事をするワークスタイルです。その日の気分や業務内容に応じて好きな座席を選ぶことができ、自然なコミュニケーションが生まれます。毎日異なる環境で仕事に取り組めるため、業務効率の向上や感染症の予防などにつながります。ただし、チーム間でのコミュニケーションをとりづらくなることが欠点です。
グループアドレス
グループアドレスは、部門やプロジェクトチームごとに指定されたエリア内で自由に座るフリーアドレスの一つの形態です。完全フリーアドレスほどの自由度はないものの、チームのマンネリ化を防ぎつつ、気分転換をしながら業務が可能です。また完全フリーアドレスの課題であったチーム間のコミュニケーション不足が解消され、チームワークを構築しやすいこともポイントです。一方で、完全フリーアドレスに比べてデッドスペースが生まれやすいというデメリットもあります。
フリーアドレスのデスクレイアウト基本種類を4つ紹介
フリーアドレスでは、業務内容によって社員がデスクを選べることが利点です。そのため、業務に合ったデスクレイアウトを採用することが大切です。ここでは、フリーアドレスで用いられているデスクレイアウトの特徴を紹介します。
【対向型】
対向型は面積効率が高く、フリーアドレス以外でも多くのオフィスで採用されています。社員同士が向かい合うことでコミュニケーションが取りやすく、チームでの業務が円滑に進むメリットがあります。しかし、個々の集中環境が若干欠けることもあります。
【背面式】
背面式は、集中と交流の両立を図るレイアウトです。背中合わせで配置されたデスクは振り返ると向かい合わせになるため、必要なときにすぐにコミュニケーションを取れます。普段は1人の作業に集中可能です。
【クロス型】
クロス型レイアウトは、コミュニケーションを活性化させます。テーブルを縦横に交差させて配置しあえてジグザグの通路を作ることで、ランダムな動線が生まれ、自然と社内のコミュニケーションが活発になります。
【ブーメラン型】
ブーメラン型レイアウトは、1人あたりの作業面積を広く確保したい場合に適しています。1人当たりの机上面積が広く、複数モニターを使う業務にも適しています
フリーアドレスのオフィスレイアウト事例を図面付きで紹介
フリーアドレスを導入している企業のオフィスを、写真付きで紹介します。フレキシブルな働き方であるフリーアドレスでは、デザイン性が高いオフィスを構築可能です。
50名規模のオフィス「株式会社コスモ調剤薬局」204.0m²
株式会社コスモ調剤薬局は、1986年の創業以来、地域社会への医療貢献を目指す地域に根差した企業です。完全フリーアドレス制を導入しており、5階のヘッドオフィスと6階の多目的フロアには、さまざまな働き方に対応できるデスクが設置されています。また大きなキッチンがあり、日々コミュニケーションが生まれています。
100名規模のオフィス『グローバルセキュリティエキスパート株式会社』743.71m²
グローバルセキュリティエキスパート株式会社では、色彩効果を活かしてフリーアドレスに必要なモチベーションや集中力を高めています。ブルーやオレンジ、グリーンなど自然を感じさせる配色で視覚的にも優しい快適な環境を実現しています。ソファ席や集中ブースを設けており、さまざまな働く環境を社員は自分で選択可能です。
200名規模のオフィス『セイコーソリューションズ株式会社』約2000㎡
営業やSE部門の多様な働き方に対応するため、円形のソファブースや固定席エリアを設置。外周のソファブースは外出先から戻った社員が気軽に作業でき、内周はチームミーティング用に活用されています。最上階のカフェフロアでは、眺望を楽しみながらリラックスして業務に取り組めます。
300名規模のオフィス『ネットイヤーグループ株式会社』2,400m²
執務スペースでは固定席を設けず、どの席でも自由に使用可能です。大人数が行き交うオフィスですが、静かで落ち着いたインテリアが集中を促ようにデザインされています。別フロアにある社員用ラウンジは、仕事や休憩、ランチ、ミーティングなど多目的に利用でき、仕事にメリハリを生んでいます。対人距離が確保しやすいため、プライバシーも保たれます。
フリーアドレスが向いているケース
フリーアドレスの導入が向いているオフィスには、いくつか特徴があります。社員が自分の固定席を持たず自由に席を選べるフリーアドレスは、効率的なオフィススペースの利用を実現する一方で、自社の働き方との相性がよくないと十分にメリットを発揮できません。自社に適しているかを見極めるために、以下のポイントをチェックしてみてください。
社員の在席率が低い
社員の在席率が低い職場は、フリーアドレスが効果を発揮しやすい環境です。
フリーアドレスは社員数よりも座席数が少ないことが特徴で、社員全員が同時に出社することが少ない企業に最適です。外出の多い営業部や、社内外とのミーティングが頻繁な企画などの部署が該当するでしょう。コアビジネスが営業や企画で成り立っている場合、全社員がそろうことがほとんどないため、フリーアドレスを導入することで空席を作らずに済み、オフィススペースを有効に活用できます。
反対に社員の在席率が高い部署でフリーアドレスを導入すると、座席が不足する可能性があります。
リモートワークが浸透している
リモートワークや時短勤務など、柔軟な働き方が浸透している職場もフリーアドレスに適しています。
ICTの進化やDXの普及により出社せずに自宅で勤務することが可能となり、全社員が一度に出社することがない企業も増えてきています。
全社員がそろう機会が少ない企業では、フリーアドレスを導入することで空席が目立たなくなり、社員同士のコミュニケーションが活性化されます。
また感染症予防の観点からも、リモートワークは今後さらに普及することが予測されます。
フリーアドレスを導入して執務スペースを圧縮することで、空いたスペースを戦略的に活用でき、オフィスの生産性向上を図れます。
部署をまたぐ業務がある
フリーアドレスには、他部署とのコミュニケーションを促進する効果もあります。部署をまたいだ業務やプロジェクトが多い企業では、フリーアドレスを導入することで他部署とのコミュニケーションが取りやすくなり、業務の円滑化が図れます。
また部署の枠にとらわれないコミュニケーションが促進されることで、社員は関係値を高めながら業務が可能になり、活発に意見交換がされることでイノベーションも生まれやすくなります。フリーアドレスの導入は、組織全体の連携強化にも用いられています。
フリーアドレスが向かないケース
フリーアドレス制は多くの企業で導入され、その柔軟性や効率性が評価されていますが、全ての職場に適しているわけではありません。
自社の業務内容や職場環境に照らし合わせて、フリーアドレスの適用が本当に適しているかどうかを慎重に判断することが重要です。
紙を使った業務が多い
電子契約が普及しペーパーレス化する企業が増えていますが、まだ主な業務媒体に紙を使用している企業もあります。
契約書や企画書など、紙での書類作成や管理が多い場合、固定席を持つ方が効率的です。紙ベースの書類は場所を取るため保管スペースを確保する必要がありますが、フリーアドレスではこれらの書類の管理が煩雑になる可能性があります。
また上長を探すのに時間がかかるため、紙の資料に確認やサインが必要になった時にロスが生まれます。
事務職など、機密情報を多数扱う
経理や法務・事務職などの個人情報や機密情報を扱う職場では、フリーアドレスは適していません。フリーアドレスではさまざまな部署の社員が同じスペースで働くため、誰がどこから見ているか分からず、情報漏えいのリスクが高まります。
さらに個人情報や機密情報をペーパーレス化するのは容易ではなく、依然として紙ベースでの保管が一般的です。
フリーアドレス導入のメリット
フリーアドレスをこれからのオフィス形態として捉える企業が多い背景には、フリーアドレスを導入することで得られる多くのメリットがあります。ここでは、フリーアドレスの利点について解説します。
オフィスコストが軽減される
フリーアドレスを導入することでオフィススペースの利用効率が向上し、オフィスコストの削減につながります。
固定席を設けないため、社員の在席率に応じて必要なデスク数を調整でき、無駄なスペースを省くことができます。
外出が多い営業部やリモートワークが一般的になっている企業では、全社員分のデスクを用意する必要がなくなるケースもあります。
そのためオフィス賃料や光熱費の節約につながり、企業全体の経費を削減することも可能です。
また従来はデスクに使われていたスペースを会議室やリフレッシュエリアに転用することも可能で、さまざまな付加価値を生み出せます。
コミュニケーションが活性化される
フリーアドレスでは毎日異なる席に座るため、社員同士のコミュニケーションが自然に増えます。
部署を越えた異なるメンバーと隣り合うこともあり、部門間の連携が強化され、情報共有がスムーズになるでしょう。
また固定席がないため、ちょっとした打ち合わせや相談がしやすくなり、社内の風通しが良くなります。
社員のモチベーション向上やチームワークの強化につながり、結果的に業務の効率化を促進し、新しいアイデアやイノベーションを生む土壌が育まれます。
社員の意識改革が促される
フリーアドレスを導入することで、社員の働き方に対する意識改革が促されます。
固定席がなくなることで、自分のデスクに依存することなく、必要に応じて最適な場所で業務を行うようになります。
この結果自己管理能力が育まれ、自律的に仕事を進められます。
また毎日異なる環境で仕事をすることで柔軟な思考が養われ、新しい視点から物事を考える力も身に付くでしょう。
生産性が上がる
フリーアドレスの導入は、社員の生産性向上にもつながります。
フリーアドレスでは、シーンに合わせたさまざまなデスクが導入されています。
例えば静かに作業に集中したいときには静かな集中ブースを選び、チームでのディスカッションが必要なときにはオープンなエリアを選ぶといった、柔軟な働き方ができます。
またオフィス内の動線が活発になることで、社員同士の意見交換や情報共有が頻繁に行われるようになり、業務の効率化が図られます。
さらにはフリーアドレスではリフレッシュスペースが設けられることも多く、オフィス環境が快適になり、社員の満足度やモチベーションが向上することで生産性がアップします。
フリーアドレス導入のデメリット
前項では一般的なフリーアドレスの概要とメリットを見てきました。ハイブリッドワークを考慮せずフリーアドレスを導入した場合、どのような問題が起こるのかについて説明します
業務や社員の管理がしにくくなる
フリーアドレスを導入すると、社員がどこに座っているか分かりにくくなり、管理が難しくなることがあります。そのため導入と同時に、デジタルツールを活用して出社状況やスケジュールを可視化する仕組みを導入すると良いでしょう。また導入後も従来通り定期的にミーティングを行い、チームで集まって進捗確認や問題点の共有を行うことも大切です。
出社したもののコミュニケーションが増えない
フリーアドレスを導入しても、社員同士のコミュニケーションが増えないケースもあります。1人で行う業務が多い企業に起こりやすい問題ですが、コーヒーコーナーやリラックススペースを設置することで解決可能です。自然に会話が生まれる環境を整え、交流を促します。
テレワークを行っている社員とのコミュニケーションを重視してしまう
フリーアドレスを導入すると、オンライン上でアプローチが可能なテレワークを行っている社員とのコミュニケーションを重視してしまいがちです。そのため、出社している社員とバランスを取ったコミュニケーションを意識することが大切です。ハイブリッドなコミュニケーションを促進する仕組みを作ることで、全員が一体感を持って働ける環境を構築しましょう。
フリーアドレス導入の際のルールについては、『ルールと事前準備が大切！フリーアドレス導入で失敗しないために』の記事で解説しています。あわせてご覧ください。
フリーアドレス導入までのプロセス
フリーアドレスをスムーズに導入するにあたって、必要なプロセスがあります。ここでは、フリーアドレスの導入に必要な4つのステップについて解説します。
フリーアドレスの導入目的を設定する
まずはフリーアドレスの導入目的を明確にすることから始めます。
この目的は経営陣だけで決めるのではなく、普段業務を行う社員も含めて全員で共有することが大切です。
目的は企業によってさまざまですが、例えばテレワークによるオフィス人員減少への最適化、社内コミュニケーションの活性化を狙いとするなどがあります。
フリーアドレスを採用する部署の選定
フリーアドレスを導入する際、全ての部署に一律で採用するのではなく、業務の性質に応じて決めましょう。
一般的に営業部門は外回りも多くフリーアドレスが適している一方で、人事部門は機密書類を扱うことが多いため固定席が望ましい場合もあります。
各部署の業務特性を踏まえて適切な部署を選ぶことで、フリーアドレスの運用が円滑になります。
フリーアドレスの運用ルールを設定する
フリーアドレスを運用するためのルールを作りましょう。
例えば食事や軽食をとれるエリア、静かに過ごすためのエリアなど決まりごとを設定し、社内で共有します。
またフリーアドレスでは収納が不足しがちですから、個人の荷物管理や書類整理の方法も事前に決めておくと良いでしょう。
必要なツールやレイアウトの検討
フリーアドレスに適したツールやオフィスレイアウトを検討します。
フリーアドレスでは、配置変更しやすいキャスター付きのデスクが採用されることが多いです。
ホワイトボードなどの家具も、フレキシブルに移動できるタイプのものが使いやすいでしょう。
また個人の荷物を保管するパーソナルロッカー、会議室やミーティングルームの予約管理システムなどもあると便利です。
導入目的、業務内容、使用のルール、必要なツールを押さえることで、フリーアドレスに移行後も業務が円滑に回ります。
フリーアドレス導入と同時に導入検討するべき設備
フリーアドレでは、社員同士のコミュニケーションを促進しつつ個人の集中力も維持できる環境を用意し、さまざまなニーズに対応することが大切です。ここではフリーアドレスの導入とともに、オフィスに設置をおすすめする設備を事例とともに紹介します。
集中できるブース
フリーアドレスでは、活気を生み出す工夫とともに、1人で仕事に集中するためのブースを設けることで働き方にメリハリが生まれます。業務に合わせて選択肢を設けることが大切です。
テレワークブース（個ブース）のメリット・デメリット、選び方のポイントを解説
株式会社セゾン情報システムズ-DEEP THINK LAB
株式会社セゾン情報システムズ-DEEP THINK LABでは「DEEP THINK」という名前のとおり、熟考できる集中ブースを設置しています。暖かな照明と自然を取り入れたデザインで、気持ちを落ち着かせて働くことが可能です。また交流スペースと自然につながっており、生まれたアイデアをすぐにチームメンバーに伝えられます。
Web会議用のスペース
近年ではWeb会議の機会が増え、オフィスワークにおいてもWeb会議に対応したスペースの必要性が高まっています。
Web会議においては雑音が会議の妨げになることも多いため、静音性が求められています。フリーアドレスは活気が生まれる一方で音も発生するため、ブースやパーテーションでエリアを区切り、集中できるスペースを設けWeb会議に対応しましょう。
株式会社 プレステージ・インターナショナル 山形BPOパーク
株式会社 プレステージ・インターナショナル 山形BPOパークでは「カタクリ」「アユ」「ウグイス」の三つの会議室を設けており、いずれもオンラインミーティングに対応した設備が備えられています。落ち着いた環境で、クライアントや他拠点とのコミュニケーションを可能にしています。
事務用品を管理するスペース
フリーアドレスの欠点は、固定席がないため収納スペースが限られることです。そのため、社員の私物を収納するロッカーや、事務用品を管理するスペースが必要になります。とくに事務用品の管理においては、業務中にすぐに取り出せるように執務室と近い場所に設置することが求められます。また災害など救急時における防災用具なども、すぐに取り出せるようにしておきましょう。収納エリアを設けることで、業務効率を維持しながらフリーアドレスを実現できます。
オフィス内を整理整頓しすっきりさせる収納整理のアイデアを解説
NECネッツエスアイ株式会社 新潟支店
NECネッツエスアイ株式会社 新潟支店では執務室に小上がりスペースが設けられており、社員はいつもと違う環境でリラックスして業務に取り組めます。さらに小上がりの下には収納スペースが設けられており、防災用具が収納されています。救急時にもすぐに必要な道具が取り出せ、安全な避難が可能です。
フリーアドレス導入を成功させるオフィスレイアウトのポイント
ハイブリッドワークを導入した場合、オフィススペースを有効活用するには、適切なレイアウトによるフリーアドレスがおすすめです。ハイブリッドワークを導入した場合にフリーアドレスをうまく機能させられるオフィスレイアウトのポイントを説明します。
コミュニケーションスペースを増やす
全社員出社を前提としたレイアウトでは、ハイブリッドワークには少し広すぎます。そこで、フリーアドレスのスペースを限定し、それにより空いたスペースにハドルルームやカフェスタンドなど、コミュニケーションを増やす目的のエリアを設置しましょう。休憩時間に出社している社員が集まり、雑談を通じたコミュニケーションの活性化が見込めます。
プラスでは、オフィスのコミュニケーションスポットとなる「5 TSUBO CAFE」を提供しています。
Web会議用のスペースを設置する
せっかく出社したにもかかわらず、多くの社員が自席でWeb会議や電話をしていると、近くの社員同士で会話しにくくなりかねません。その対策として、Web会議ができるスペースを設けることをおすすめします。Web会議などを専用エリアで行うことにより、フリーアドレスの席に座っているときは近くの社員と会話しやすい雰囲気をつくりやすくなります。コミュニケーションを増やすというフリーアドレスの目的を果たしつつ、打ち合わせにも集中できるようになるでしょう。
導入目的を決定する
フリーアドレスを導入する目的を明確にしましょう。コミュニケーションの活性化、オフィススペースの有効活用、働き方の柔軟性向上など、導入の目的を決めてそれに基づいたレイアウトを計画します。
フリーアドレスを採用する部署を決定する
フリーアドレスを採用する部署を決めましょう。すべての部署がフリーアドレスに適しているわけではありません。営業や企画など、離席率が高い部署がフリーアドレスに適しています。経理や法務などデスクワークが主な部署は、固定席が望ましいでしょう。
運用ルールを決定する
フリーアドレスを成功させるためには、ルール作りも大切です。座席やフロアの予約システムを導入する、個人の持ち物はロッカーに保管する、共有スペースの使い方など、ルールを定めることで混乱を避け、スムーズな運用が可能になります。
ICT環境を整備する
フリーアドレスを成功させるためには、ICT環境の整備が不可欠です。Wi-Fiの安定した接続、クラウドサービスの導入、リモートアクセスの確保など、どの場所でも快適に仕事ができる環境を整えます。
導入後の検証を綿密に行う
フリーアドレス導入後には、定期的に運用状況を検証し、課題と改善点を洗い出します。社員からのフィードバックを収集し、必要に応じて運用ルールやレイアウトを見直しましょう。
フリーアドレス成功のポイントについては『失敗例から学ぶフリーアドレスを成功させるポイントとは？』の記事もご覧ください。
フリーアドレスのオフィスレイアウトはプラスにご相談ください
現代のあらゆる問題に対応するために、フリーアドレスは近年急速に注目を集めています。自社でもフリーアドレスの導入を検討しているなら「PLUS株式会社」にご相談ください。事業内容や社員数に合わせ、貴社に最適なフリーアドレス対応のオフィスを提案いたします。今回紹介したオフィス事例以外にも豊富な導入実績を持っており、従来のオフィスの枠にとらわれない幅広い要望に対応可能です。
【お役立ち資料】
フリーアドレス導入前のポイントを説明 フリーアドレス導入ガイド
在宅勤務の広がりなどで働く場が広がり、オフィスのフリーアドレス導入も増えています。フリーアドレスを導入する際、メリット、デメリットを把握した上でどのような点に注意したらよいのか、ポイントについてご説明します。 フリーアドレスの導入を検討されている方はぜひご覧ください。
【関連ページ】フリーアドレスのメリットとデメリット、導入のポイント
まとめ
フリーアドレスを踏まえたレイアウトを構築することで、効率的で活気のあるオフィス環境を構築できます。
またテレワークとも相性が良く、従業員一人ひとりのニーズを叶える試みとなるでしょう。
ただしフリーアドレスにも欠点はあるため、導入の際にはフリーアドレスにすることで生産性が上がる部署の選定を行いましょう。
不公平感がないように、社内ルールを決めることも大切です。
新しいオフィスを誰もが快適に使える仕組みを構築しましょう。
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